Как поддерживать организованную стратегию управления проектами?

Управление проектами — это многоэтапный процесс, критически важный для планирования и организации ресурсов компании для выполнения конкретной задачи. Для некоторых это зависит от проекта. В то время как для других предприятий управление проектами уже укоренилось в операционной культуре. В прошлом мы слышали об управлении проектами только при работе с ИТ, инженерными или строительными проектами. Но поскольку эта концепция теперь применима к любой отрасли, принципы примерно одинаковы — это определение целей, идентификация компонентов, назначение задач и мониторинг контроля качества.

Каждый проект включает в себя множество движущихся частей. Возможно, тот, кто играет важную роль, является менеджером проекта. Ему поручено принимать решения и контролировать все для достижения желаемого результата. Для него успех проекта зависит от того, как он следит за тем, чтобы команда следовала предложенным шагам и процессам на протяжении всего ожидаемого жизненного цикла. Но идеальный сценарий всегда легче сказать, чем сделать. Хорошая вещь в управлении проектами сегодня — это наличие современных инструментов и ресурсов, подпитываемых инновационными цифровыми технологиями.

Облегчают ли современные инструменты управления проектами работу менеджеров?

Нельзя говорить об управлении проектами, не коснувшись роли, которую играют технологии. Было бы бесполезно участвовать в проекте, если ваша команда не максимально использует такие инструменты, как программное обеспечение для управления проектами. Независимо от размера проекта или количества задействованных людей использование программного обеспечения помогает более эффективно планировать, организовывать, развертывать и контролировать задачи. Но не каждая платформа или инструмент отвечает задачам, с которыми сталкиваются менеджеры проектов — из-за уникальных требований их отрасли или сложности проекта.

Важно иметь в виду, чтобы использовать лучшее программное обеспечение для управления проектами. Например, для простых проектов может подойти инструмент с базовыми возможностями. И если вам нужны лучшие функции, предлагаемые платформой управления проектами, очень важно сравнить надежные возможности и рассмотреть идеальный вариант, который подходит для ваших нужд.

Вам рекомендуется: Zoho Projects для фрилансеров: как организовать свой бизнес, завершить проекты и повысить производительность?

Правильный подход к выбору инструмента и технологии

Выбор инструментов, особенно технологий, — непростое решение для руководителей проектов. В конечном счете, вы хотите, чтобы эти инструменты были ценными активами, а не помехой для производительности. Конечно, стоимость также имеет значение, потому что большинство корпоративных инструментов не бесплатны.

Когда дело доходит до управления проектами, внедрение инструментов и технологий должно быть целенаправленным решением. Не существует универсального решения или платформы. Чего вы хотите добиться, требуя от своей команды использования определенного инструмента? Каковы ваши приоритеты при выборе возможностей программного обеспечения для управления проектами? Как только он появится в вашем распоряжении, также важно признать, что технология — это только один из факторов, влияющих на успех проекта. Руководителям проектов по-прежнему необходимо использовать методы и стратегии, обеспечивающие эффективность и производительность.

Имея это в виду, давайте обсудим полезные советы, которые помогут руководителям проектов сохранять организованность и решать все проблемы, возникающие в ходе проекта.

Определение приоритетов и целей проекта

Прежде чем ваша команда начнет работать над проектом, первым шагом будет хотя бы план конкретных приоритетов. Завершение проекта должно быть процессом с фазами и шагами, которые можно разбить на практические задачи. Установка приоритетов поможет вам и вашей команде приспособиться к ожиданиям проекта. Список приоритетов также станет основой ваших критериев мониторинга и контроля качества. Короче говоря, приоритизация задач в определенном порядке даст команде целенаправленный подход к их ежедневной работе.

Определяем сроки и график выполнения

У каждой задачи, какой бы маленькой она ни была, должен быть крайний срок. Хорошо организованный менеджер команды соблюдает плотный график, чтобы мотивировать каждого участника не отставать. Конечно, идеальный сценарий — уложиться в установленный срок. Но в случае задержек менеджеры также должны сохранять гибкость и найти новый план курса, чтобы учесть возможные изменения и корректировки к установленному сроку.

Хотя для некоторых соблюдение строгого графика может показаться интимным, это важный аспект контроля качества. Не позволяйте никому из членов команды говорить вам обратное.

Установка контрольных точек проекта

В чем разница между вехой и целью? Веха относится к конкретному событию, которое отмечает завершение определенного этапа или фазы проекта. Веха важна, потому что она дает менеджеру и команде подробное представление о ключевых событиях, которые подтолкнут проект к следующему шагу. Чтобы не запутаться в том, что является обычной задачей, а что вехой, следующие вопросы должны быть вашим тестом.

• Будет ли завершение указанного события существенно влиять на окончательный результат?
• Важно ли событие для определения того, продвигается ли проект вперед?
• Включает ли он участие заинтересованных сторон?

В общем, если вы считаете событие важным, то его следует считать вехой проекта. Это позволит вам отслеживать и отображать прогресс команды.

Иметь четкий набор краткосрочных и долгосрочных целей

Ранее мы упоминали о важности определения приоритетов задач, что идет рука об руку с этой рекомендацией. Если вы четко определите краткосрочные и долгосрочные цели проекта, вам будет легче определить, какие задачи стоят на первом месте. Кроме того, вы можете эффективнее делегировать полномочия, если разделите результаты проекта на управляемые «ориентированные на цель» задачи. Эти цели также должны стать основой для отслеживания прогресса, особенно когда вам нужно наладить контакт или научить члена команды.

Вам может понравиться: Как использовать программное обеспечение для управления проектами Agile для работы с клиентами?

Постоянная связь

Постоянная коммуникация сложна даже для самых опытных менеджеров проектов. Когда вы руководите большой командой, многое может пойти не так. Кроме того, доверие и понимание людей с разными характерами может помешать решению проблем, возникающих во время работы над проектом.

Эффективное общение — это тоже процесс. Это требует приверженности со стороны менеджера, чтобы быть последовательным в поощрении каждого члена команды стать более открытым. К счастью, есть много простых способов добиться этого. Помимо регулярных встреч и индивидуальных коуч-сессий, вы можете использовать такие инструменты, как приложение для обмена сообщениями, видеоконференции и даже регулярные электронные письма, чтобы держать линии связи открытыми. Кроме того, менеджер обязан быть восприимчивым к мнениям и идеям, которые могут помочь в решении общих вопросов и проблем.

Автоматизация упрощает повторяющиеся задачи

Ранее мы упоминали, что современное управление проектами опирается на технологии. Но бывают случаи, когда менеджерам не удается максимально использовать преимущества этих инструментов. Когда они будут в вашем распоряжении, поищите способы автоматизировать повторяющиеся задачи. Позволяет ли программное обеспечение для управления проектами планировать повторяющиеся задачи и назначать их автоматически? Как насчет инструмента, который автоматически создает отчеты для конкретных данных? Руководители должны понимать, что работа вручную не делает вас лучше в вашей работе. Эти инструменты доступны именно потому, что у вас есть только определенное количество часов каждый день, чтобы сделать что-то.

Делегировать и назначать

Руководителям проектов не нужно делать всю тяжелую работу. Вы можете разделить свою команду на мини-подразделения, на которые возложены определенные административные задачи. Конечно, также важно убедиться, что вы выбираете правильного сотрудника, который может справиться с поставленной задачей. Делегируйте полномочия на основе их сильных сторон и основных компетенций, чтобы вы могли максимально использовать неиспользованные таланты или навыки каждого участника.

Контроль качества и мониторинг прогресса

Последним в нашем списке рекомендаций является важность отслеживания прогресса посредством контроля качества. Отчеты и аналитика проекта помогут вам определить области для улучшения и конкретные возможности для обучения. Если есть KPI, команда должна иметь доступ к отчетам, которые показывают, как они сочетаются с целями.

Преодоление общих проблем, с которыми сталкиваются менеджеры проектов

Теперь, когда мы обсудили советы, которые помогут менеджерам стать более организованными и продуктивными, как же им преодолеть распространенные управленческие проблемы? Это реальность, что даже самый опытный менеджер время от времени натыкается на препятствия. Это примеры неконтролируемых случаев, которые могут помешать прогрессу проекта.

1. Бюджетные ограничения и проблемы. Деньги всегда являются серьезной проблемой для менеджеров проектов. Когда вы ограничены определенным бюджетом, это может усложнить достижение задач и целей. Согласно исследованию 2017 года, 49,5% руководителей производства считают стоимость проекта самой большой проблемой. Чтобы решить эту проблему, мы вернемся к нашей предыдущей рекомендации о важности планирования. Процесс установления целей и приоритетов, по крайней мере, сведет к минимуму проблемы, связанные с перерасходом и нехваткой средств.
2. Членам команды не хватает навыков: ваша команда будет настолько хороша, насколько хорош самый слабый член. И проект сильно зависит от индивидуальной работы. Как руководитель проекта, вы должны будете объективно оценить компетенции, чтобы определить, нужно ли вам усилить свою команду дополнительной поддержкой.

Вам также может понравиться: Сделайте планирование проекта легким с помощью этих 10 инструментов управления.

Заключительные слова

В заключение следует отметить, что хорошо организованный руководитель проекта играет решающую роль в успехе команды. Для менеджеров поставленная задача может быть непосильной и утомительной, но вам не нужно подходить к проекту без помощи инструментов и команды компетентных сотрудников. Обсуждаемые здесь советы никоим образом не включают в себя все передовые методы, которые может использовать руководитель проекта. Хотя управление командой — это сугубо личное дело, соблюдение установленных принципов продуктивности и эффективности гарантирует благоприятные результаты.