Что такое система управления запасами для малого бизнеса? Полное руководство на 2022 год

Система управления запасами может сэкономить время, если вы владелец малого бизнеса, который постоянно вводит данные о продуктах в электронную таблицу или пытается отслеживать свои продажи на бумаге.

Читайте дальше, чтобы узнать, что такое система управления запасами, подходит ли система управления запасами для вашего малого бизнеса и какие функции должны быть в любом хорошем программном обеспечении для управления запасами.

Что такое система управления запасами?

Система управления запасами поможет вам в процессе надзора за всеми товарами вашего бизнеса (сырье, готовые изделия и т. д.) с момента их первого приобретения до момента их продажи. Система управления здесь для жизненного цикла ваших продуктов. Системы управления запасами могут отслеживать товары в разных местах и ​​предоставлять вам любую информацию об этом продукте, необходимую для эффективного ведения вашего бизнеса.

Преимущества системы управления запасами для малого бизнеса

У малых предприятий нет той же подушки безопасности, что и у крупных предприятий, когда дело доходит до потерь продукта / продаж. Когда бизнес работает с небольшой маржой, наличие системы для отслеживания запасов может значительно увеличить прибыль.

Система управления запасами позволит владельцам малого бизнеса:

• Всегда держите товары на складе, чтобы не пропустить распродажу
• Инвестируйте в правильное количество продукта
• Предоставьте точную информацию о доставке
• Подскажите точные цены
• Выявляйте повреждения, потери и кражи продукта на ранней стадии
• Отслеживайте, какие товары возвращаются и почему
• Предвидеть напряженные сезоны и соответствующим образом корректировать свои покупательские привычки.
• Наймите дополнительный персонал или наймите временный персонал, когда необходимо собрать и упаковать большие заказы.
• Поворачивайте склад при необходимости
• Определите, какие продукты продаются, а какие следует прекратить

Типы систем управления запасами

Существует несколько систем управления запасами, которые различаются частотой подсчета запасов и методом, который вы используете для измерения уровня запасов.

Давайте рассмотрим два наиболее распространенных типа систем управления запасами: периодические и бессрочные.

Периодическое управление запасами

Периодическое управление запасами — это система, в которой вы физически подсчитываете уровни запасов один раз за период (месяц, квартал, год и т. д.) и сравниваете это число с показателями продаж. Делая это с течением времени, компании проверяют, отсутствуют ли предметы или слишком много предметов в наличии.

Этот тип системы управления запасами хорошо подходит для малых предприятий с ограниченным уровнем запасов и ассортиментом продукции. Все, что вам нужно для периодического управления запасами, — это кто-то, кто будет физически подсчитывать товары и отслеживать информацию в электронной таблице.

Крупные предприятия или предприятия, предлагающие несколько типов продуктов, могут испытывать трудности с периодической инвентаризацией, поскольку в любой момент времени поступает и отправляется так много разных заказов.

Пример периодического управления запасами

Допустим, вы владеете компанией, которая продает блейзеры. Представители службы поддержки клиентов компании принимают заказы, вводят их в систему, а сотрудники склада компании собирают, упаковывают и отправляют эти заказы. Поскольку ваша компания покупает у оптовика, у вас также есть записи о том, сколько запасов должно поступать.

В конце каждого месяца сборщики физически подсчитывают количество блейзеров на складе. Вы сравниваете это число с уровнем запасов, который у вас есть в отчетах.

Если блейзеров меньше, чем указано в документации, возможно, кто-то прислал блейзер на замену, но не зарегистрировал его, или сборщик случайно упаковал лишний блейзер, не желая того, или оптовик отправил недостаточно запасов. .

Таких сценариев могло произойти несколько, но трудно сказать, какой именно, без подробной информации о каждом заказе. Вот почему периодическое управление запасами подходит не для каждого типа бизнеса.

Постоянное управление запасами

Постоянное управление запасами — это система, в которой уровни запасов обновляются на основе транзакций. Каждый товар имеет идентификатор (UPC, SKU и т.д.) и может быть отслежен. Вы можете точно видеть, где находятся товары на любом этапе жизненного цикла заказа, от покупки до продажи и возврата.

Постоянные системы управления запасами предоставляют владельцам бизнеса самую актуальную информацию о заказах на покупку, заказах на продажу, запасах на полках, поврежденных и возвращенных товарах. Этот тип системы дает вам максимально четкое представление о том, в каком состоянии находится ваш бизнес.

Однако системы постоянного управления запасами могут быть дорогими и трудоемкими в использовании, если вы выберете неправильную.

Пример постоянного управления запасами

Допустим, вы решили внедрить в своей компании Blazer систему постоянного управления запасами. Каждому блейзеру присваивается этикетка со штрих-кодом. Каждая этикетка сканируется при доставке оптового заказа, а каждая этикетка сканируется при комплектации, упаковке и отправке.

Представители службы поддержки клиентов отслеживают, какие блейзеры включены в заказы, используя номера штрих-кодов, связанные с каждым блейзером.

С помощью этой системы вы будете знать, отсутствуют ли в вашем заказе товары, возвращается ли конкретный блейзер в качестве возврата, задерживается ли поздняя доставка клиента и т. д. Вы также можете отправить клиентам идентификатор отслеживания, связанный с блейзером, чтобы они могут видеть, где находится их пакет в режиме реального времени.

10 функций, необходимых в системе управления запасами

В зависимости от типа вашего бизнеса вам могут не понадобиться все эти функции в вашей системе управления запасами. Однако, если вы что-то отправляете, продаете в нескольких местах или имеете дело с каким-либо оборотным товаром, вам потребуется большая часть следующего:

1. Печать и сканирование штрих-кода

Штрих-коды являются ключом к отслеживанию и продаже любых физических запасов. Независимо от того, продаете ли вы товары в физическом месте или храните тысячи товаров на разных складах, каждый отдельный товар должен иметь связанный с ним штрих-код.

Хорошие поставщики систем управления запасами позволят вам печатать и сканировать штрих-коды, интегрируя программное обеспечение компании с вашим собственным оборудованием. Многие компании по управлению запасами также предлагают владельцам бизнеса собственные принтеры и сканеры этикеток со штрих-кодом.

2. Обновления инвентаря в режиме реального времени

Как только заказ собран, упакован и отправлен для доставки, а также всякий раз, когда товары поступают, уровень ваших запасов должен автоматически обновляться, чтобы отразить это. Предметы должны быть зарезервированы каждый раз, когда покупка сделана.

В вашем инвентаре также должны отображаться отдельные изменения уровня запасов, даже если товары объединены вместе как часть более крупного заказа на продажу.

3. Поддержка многоканальных продаж

Если вы продаете товары на таких торговых площадках, как Amazon или Walmart, решите сделать свои публикации в Instagram доступными для покупок, начнете продавать на TikTok с бизнес-профилем TikTok или продаете онлайн и лично, ваша система управления запасами должна поддерживать многоканальные продажи.

Когда вы продаете по разным каналам, вы должны убедиться, что учитывается каждый товар из любого места, иначе вы можете в конечном итоге продать запасы, которых у вас даже нет. Отчеты о многоканальных продажах также могут дать вам представление о том, где ваши товары работают хорошо, и сосредоточиться на повышении продаж на этих платформах.

4. Управление запасами на складах

Если ваши товары хранятся на разных складах, вам должно быть легко просматривать, перемещать и объединять продукты в разных местах. Вы также можете использовать отчеты о местонахождении покупателей, чтобы определить, какие продукты должны храниться в каком месте.

5. Интегрированный учет

Уровни ваших запасов тесно связаны с вашими продажами. Наличие и того, и другого в одном программном обеспечении упростит (и удешевит) просмотр финансовой информации, связанной с затратами на материалы, объемами продаж с течением времени, возвратами, потерями продукции и т. д.

6. Заказ покупки

Многие предприятия полагаются на закупки у других поставщиков, таких как оптовики или поставщики сырья, для продажи своей продукции. Хорошая система управления запасами позволяет легко управлять различными поставщиками, создавать заказы на покупку с использованием настраиваемых шаблонов и даже автоматически отправлять заказы на покупку, когда запасы заканчиваются.

7. Отслеживание запасов

Вам и вашим клиентам нужна самая актуальная информация о том, где находятся продукты и как долго они могут ожидать доставки. Хорошая система управления запасами позволит вам генерировать коды отслеживания запасов, которые вы можете отправлять вместе с квитанциями клиентов, чтобы они могли сами отслеживать свои посылки.

Для владельцев ресторанов и кафе отслеживание запасов продуктов питания является ключевой частью управления запасами ресторана. При правильном управлении запасами скоропортящихся товаров вы можете сократить расходы и сократить количество отходов.

8. Оповещения и прогнозирование запасов

Многие системы управления запасами отправляют вам ежедневные оповещения о запасах и автоматические оповещения о низком уровне запасов, а также могут автоматически генерировать новый заказ на покупку, когда запас товара ниже определенного порога. Некоторые системы автоматически обновляют онлайн-каталоги продуктов, чтобы перечислить товары, которых нет в наличии или которых нет в наличии.

Со временем ваша система управления запасами должна быть в состоянии проанализировать вашу деятельность по продажам, чтобы сообщить вам, когда ожидать притока заказов и есть ли у вашего бизнеса «медленный сезон». Обладая этой информацией, вы можете поддерживать нужный уровень запасов и избегать проблем с денежными потоками в течение всего года.

9. POS-возможности

Если вы продаете товары в магазине, вам понадобится система точек продаж (POS) для проверки покупателей. Благодаря универсальному решению для управления запасами и POS, всякий раз, когда вы продаете товар в магазине или на мероприятии, ваш инвентарь (и ваш веб-сайт электронной коммерции, если он у вас есть) будет обновляться. Вы также можете позволить своим клиентам покупать товары, которых у вас нет в наличии, с возможностью самовывоза и доставки.

В идеале ваша POS-система удобна для мобильных устройств, поэтому вы можете продавать во всплывающих магазинах, на выставках, на специальных мероприятиях, рынках и т. д. Прочтите нашу статью о лучших мобильных POS-системах для различных типов бизнеса, которые можно развивать на ходу. .

10. Сторонние интеграции

Успешные предприятия редко обходятся без использования нескольких различных инструментов для таких вещей, как управление онлайн- и офлайн-присутствием, оплата труда сотрудников, инвентаризация и обслуживание клиентов.

Хорошая система управления запасами будет хорошо интегрироваться с платформой электронной коммерции, бухгалтерским программным обеспечением, системами расчета заработной платы, платежными системами, инструментами управления доставкой и всем остальным, что вам нужно для эффективного ведения вашего бизнеса.

Выберите программное обеспечение для управления запасами, если…

Не каждому бизнесу потребуется специальное программное обеспечение для управления запасами. Небольшие предприятия могут обойтись старым подходом с ручкой и бумагой или простой электронной таблицей.

Тем не менее, вам следует приобрести программное обеспечение для управления запасами, если:

• Ваш бизнес продает несколько продуктов или продает продукты с несколькими вариантами.
• Возвраты чаще встречаются в вашей отрасли (одежда, здоровье и красота и т. д.)
• Вы владеете рестораном или кафе, управляете кейтеринговой компанией или бизнесом по подписке на питание или работаете со скоропортящимися продуктами в любом качестве.
• Многие люди выбирают, упаковывают и отправляют товары.
• Вы отправляете из нескольких мест.
• Вы продаете по нескольким каналам продаж, таким как собственный веб-сайт, онлайн-рынок, социальные сети и/или физическая витрина.
• У вас есть несколько физических мест или вы продаете на выездных мероприятиях, таких как выставки, рынки и всплывающие магазины.
• Текущие количества ваших запасов не совпадают.
• Самостоятельно вести учет запасов слишком сложно или отнимает много времени (иногда цена удобства действительно того стоит).

Следующие шаги, чтобы найти правильную систему управления запасами

Большинство систем управления запасами адаптированы к конкретным отраслям и размерам бизнеса.

Если вы владеете рестораном, кафе, фургоном с едой, баром или продаете еду в любом качестве, ознакомьтесь с нашим лучшим программным обеспечением для управления запасами ресторана. Чем быстрее вы начнете внимательно следить за своими запасами, тем меньше у вас будет порчи продуктов и потерь дохода.

Если вы занимаетесь розничной торговлей, продаете онлайн и офлайн или просто нуждаетесь в гибкой системе управления запасами, прочитайте нашу статью о лучших системах управления запасами, чтобы найти программное обеспечение, отвечающее всем вашим потребностям.

И если вы действительно ограничены во времени, ознакомьтесь с нашей сравнительной таблицей программного обеспечения для управления запасами, чтобы получить общее представление о ваших возможностях.