Что такое гибридное рабочее место? Как это организовать и управлять

Гибридные модели — это будущее рабочего места.

По мере того, как стартапы переходят на коворкинг и удаленную работу, а крупные компании предлагают варианты гибридной работы, гибкие модели работы становятся все более популярными. Стремление к гибридной работе продемонстрировало значительные преимущества для организаций и отдельных сотрудников, такие как лучший баланс между работой и личной жизнью и экономия средств.

Однако, как и во всем новом, адаптация к гибридной работе требует экспериментов с новыми процессами. Правильное управление гибридным рабочим местом обеспечивает бесперебойную и эффективную работу вашего бизнеса. Он помогает преодолевать трудности на рабочем месте и снабжает вас необходимыми инструментами и организационными структурами, которые помогут вам добиться успеха.

Узнайте, как скоординированный гибридный подход может существенно повысить производительность и моральный дух сотрудников. Но сначала давайте начнем с понимания того, что такое гибридное рабочее место.

Что такое гибридное рабочее место?

Гибридное рабочее место — это среда, в которой сотрудники работают как удаленно, так и в офисе. Сотрудники могут работать из дома, в коворкинге или в офисе в определенные дни и часы.

Гибридная работа обеспечивает большую гибкость и приносит пользу как работникам, так и работодателям. Такая организация работы снимает стресс и повышает производительность, позволяя сотрудникам работать в более комфортных и удобных условиях.

Для работодателей это снижает накладные расходы и добавляет в их кадровый резерв более разнообразную рабочую силу. Хотя важно сбалансировать удаленную работу и работу в офисе, гибридные рабочие места предлагают сотрудникам и работодателям лучшее из обоих миров.

Преимущества гибридного рабочего места

С приближением пандемии сотрудники быстро переходят на удаленную работу и испытывают лучший баланс между работой и личной жизнью, но упускают возможность наладить межличностные отношения на рабочем месте. Гибридный подход дает им лучшее из обоих миров.

Повышает производительность

Гибридная работа повышает производительность и позволяет сотрудникам работать там, где они наиболее сосредоточены и чувствуют себя комфортно.

Некоторые люди более продуктивны в своих уютных домашних офисах, где их ничто не отвлекает. Другим нужна суета коворкинга или кафе, чтобы почувствовать мотивацию. Третьим нужен баланс обоих, чтобы сломать монотонность. Проще говоря, скоординированная гибридная работа предлагает вашим сотрудникам гибкие варианты работы, которые значительно повышают производительность.

Экономит расходы

Хотя гибридная работа часто считается ориентированной на сотрудников, она приносит непосредственную пользу организации. Наиболее очевидный способ увидеть влияние гибридной работы — это экономия средств. Гибридная модель позволяет организации сэкономить до 30 % на офисных расходах!

С гибридной командой в офис ежедневно приходит меньше людей, а некоторые могут работать удаленно полный рабочий день. Поэтому для людей, которые работают лично, требуется меньше места. Для небольших организаций коворкинги могут на 100 % сократить расходы на аренду, в то время как для более крупных организаций возможен вариант сокращения.

Предприятия также экономят на затратах энергии, таких как отопление и электричество. Если в офис приходит меньше людей или бывают дни, когда нет сотрудников, электричество можно полностью отключить. Дополнительные расходы, такие как техническое обслуживание, страхование и командировочные, также могут быть снижены.

Сотрудники, которые платят за бензин или общественный транспорт, экономят деньги, поскольку им не нужно ездить на работу. Они также могут сэкономить на еде в ресторане или на няне, которая больше не нужна в домашнем офисе.

Улучшает баланс между работой и личной жизнью

Вы все были там, застряли в рутине работы и были так заняты, что у вас не было времени на обед или тренировку, не говоря уже о том, чтобы провести время с семьей или друзьями. Но имея возможность работать где угодно, сотрудники могут расставлять приоритеты в различных аспектах своей личной жизни, таких как семейные обязанности и здоровье.

Время, которое обычно тратится на поездки без физического присутствия в офисе, высвобождается для того, чтобы отвезти детей в школу или на утреннюю тренировку. С традиционной моделью офисной работы с 9 до 5 у вас редко есть возможность посвятить себя тому, что вы любите и в чем нуждаетесь для своего физического и психического здоровья.

Но с гибридным вариантом работы, если для снятия стресса необходимо занятие йогой в полдень, сотрудники могут выбрать работу и найти время для быстрой медитации.

Снижает текучесть кадров

Лучший баланс между работой и личной жизнью также приводит к более высокой удовлетворенности сотрудников. Делая то, что вы любите, работая и чувствуя себя ценным, вы чувствуете удовлетворение. Представьте, что вы видите мир, выполняя свою работу, живете своей любовью к путешествиям, не ставя под угрозу финансовую стабильность.

Гибкость приводит к большему удовлетворению по многим причинам. Это позволяет сотрудникам работать в среде, где они чувствуют себя наиболее комфортно. Кроме того, в гибридной модели работа часто оценивается по качеству, а не по количеству, что снижает ненужную нагрузку в виде долгих часов работы. Это мотивирует сотрудников работать лучше и повышает лояльность.

Гибкий рабочий график и независимая от местоположения работа являются решающими параметрами для многих людей, особенно молодых сотрудников, при выборе компании. Когда сотрудники счастливы, они предпочитают остаться. Это снижает текучесть кадров и привлекает новых сотрудников.

Создает разнообразную команду

Гибридные организации могут расширяться по всему миру без географических границ, определяющих местонахождение их команд. Вы можете получить доступ к лучшим кандидатам со всего мира, поскольку кадровый резерв открыт по всему миру.

Это также привносит в разговор разные точки зрения, стимулируя инновации и творчество. Гибкая модель также открывает возможности для людей с ограниченными возможностями, которые физически не могут находиться в офисе. Те, кто не мог работать в физических офисах, теперь могут это сделать.

Гибридная работа способствует большему разнообразию, позволяя большему количеству женщин войти в состав рабочей силы. У многих женщин есть семейные обязанности, которые мешают им заниматься карьерой, например уход за детьми.

Но работа из любого места позволяет женщинам на этой должности заботиться о своих семьях (при этом продолжая работать). Например, работающая мать, которой больше не нужно ездить в офис, имеет больше времени, чтобы отвезти ребенка в школу.

Проблемы гибридного рабочего места

Хотя гибридные рабочие места предлагают много преимуществ, они не лишены некоторых проблем, особенно когда речь идет об управлении. Руководить командой, которую вы не видите каждый день в разных часовых поясах и местах, может быть непросто даже для лучших лидеров и менеджеров.

Предвзятость производительности

Мы часто говорим: «С глаз долой, из сердца вон». К сожалению, это не относится к гибридным рабочим местам. Из-за «предвзятости производительности», когда менеджеры физически не видят свою команду, они считают, что работа не выполняется.

Хотя это часто неверно, для традиционных менеджеров такая предвзятость приводит к недоверию к удаленным работникам. Когда дело доходит до гибридной работы, производительность нельзя измерять количеством часов, проведенных в офисе. Количественная оценка производительности вредит корпоративной культуре и шансам на успешное внедрение гибридного рабочего места.

Управление пространством

Основная идея гибридной работы заключается в том, что сотрудники приходят в офис только в определенные дни. Однако это создает проблемы, когда командам необходимо работать вместе лично или когда офисные помещения могут одновременно вместить только половину команды.

Управление пространствами может быть затруднено, если вы управляете гибридной организацией. Каждому сотруднику, приходящему в офис, необходимо удобное рабочее место, а коллективу – пространства для совместной работы.

Координация очной (и удаленной) работы

В гибридном рабочем месте нужно управлять не только пространством, но и временем. Менеджеры должны знать, кто и когда работает из дома. Гибридные организации часто используют «гибкий график», который позволяет сотрудникам работать в то время, когда они наиболее продуктивны в течение дня.

Однако согласовать рабочее время непросто. Когда каждый член команды будет на часах? Когда они будут работать из дома? Когда они могут свободно ездить в офис? Вы должны учитывать множество факторов.

Поддержание связи и культуры на рабочем месте

Может быть сложно установить связь и создать культуру единения, когда команды разбросаны по географическим и часовым поясам. Люди естественным образом формируют отношения и связи с близкими им людьми. Удаленная работа может заставить вас чувствовать себя оторванным от команды или организации.

В статье Harvard Business Review объясняется, как наличие друзей на работе улучшает результаты бизнеса, поэтому установление приоритетов общения оказывает реальное влияние на бизнес. Точно так же культура строится на основе общего опыта. И хотя это может происходить виртуально, его сложно создать и поддерживать.

Как преодолеть проблемы гибридного рабочего места

Технологические и организационные цели помогают командам процветать на гибридном рабочем месте. Будь то повышение квалификации менеджеров или внедрение программного обеспечения для управления гибридными рабочими местами, эти советы помогут вашему гибридному бизнесу работать бесперебойно.

Обучайте менеджеров гибридному рабочему месту

Руководство гибридной командой — новый опыт для многих менеджеров. В частности, те, кто долгое время работает в организации, могут укорениться в традиционных подходах и должны научиться руководить командами в этом новом контексте. Точно так же, как вы помогаете новым сотрудникам приобретать навыки, которые принесут пользу вашей компании, вы обучаете менеджеров работать на гибридных рабочих местах.

Консультативный отчет HSM предполагает, что менеджеры должны смягчать напряженность, возникающую на гибридном рабочем месте, например, «презентеизм против производительности». Чтобы избежать предвзятости, менеджеры должны оценивать членов своей команды на основе фактической производительности, а не времени, проведенного в офисе, которое больше не является мерой производительности.

В отчете также предлагается множество навыков, которыми должны овладеть хорошие менеджеры, например, «навыки работы с людьми» и «лидерские навыки, ориентированные на результат». Узнайте больше о том, как создать успешную гибридную рабочую культуру.

Используйте программное обеспечение для планирования сотрудников

Благодаря инновациям в технологии гибридной работы вы можете преодолеть все препятствия при переходе к более гибкому предприятию с использованием различных программных платформ.

Улучшить синхронную связь

До того, как мир перешел на удаленную работу, многие коммуникационные платформы помогали улучшить синхронную связь, когда не все находились в одном и том же месте в одно и то же время. Видеоконференции позволили командам общаться из разных стран или мира, а чат-платформы позволили обмениваться мгновенными сообщениями, не дожидаясь ответа по электронной почте на простой вопрос или запрос.

Сосредоточьтесь на гибридных графиках

Программное обеспечение для планирования сотрудников позволяет сотрудникам бронировать, когда они находятся в офисе, работают удаленно или в другом часовом поясе. Затем менеджеры могут быстро определить, какие дни лучше всего подходят для личных встреч. Это избавляет менеджеров от необходимости просматривать расписание каждого человека в отдельности и консолидировать информацию о расписании.

Управление пространством

Рост цен на недвижимость и энергию требует оптимизации или сокращения офисных площадей. Программное обеспечение для управления пространством помогает собирать информацию об использовании офисных помещений, например, сколько людей приходит ежедневно и в какие дни можно увидеть больше людей.

Эти данные показывают, что вам может понадобиться не так много места, как вы думали ранее, что поможет вам уменьшить размер вашего бизнеса. Это также может указывать на то, что в определенные дни в офис приходит мало людей, что позволяет вам отключиться и сэкономить на счетах за электроэнергию. Кроме того, офис-менеджеры могут позаботиться о том, чтобы каждый получил необходимое ему пространство в тот день, когда он захочет прийти.

Да доверию, нет микроменеджменту

Одной из ключевых задач управления на гибридных рабочих местах является установление доверия между руководителями, сотрудниками и коллегами, даже если они никогда не встречались лично.

Чтобы установить это доверие, избегайте микроменеджмента. Как упоминалось ранее, менеджеры могут заметить снижение производительности, если они не видят рабочей нагрузки своей команды. Но доверяйте им выполнение работы вместо того, чтобы пытаться восстановить контроль, нависая над каждым сотрудником.

Измерение успеха на гибридном рабочем месте связано не столько с тем, сколько времени тратится на выполнение работы, сколько с фактическими результатами. И часто, когда сотрудники могут исследовать, думать и творить без давления микроменеджмента, они достигают еще лучших результатов.

Примите ориентированность на людей

Чтобы устранить отсутствие связи между удаленными сотрудниками, вам необходимо принять ориентированность на людей. Но что это значит? Это означает уделять приоритетное внимание вашим людям и их благополучию во всех аспектах вашей организации. Ориентированность на людей может принимать разные формы, но давайте поговорим о некоторых.

Например, предложите коллегам возможность встретиться лично. В зависимости от рабочей модели вашей компании, это может быть более или менее необходимо. Предположим, вы возглавляете сильно распределенную глобальную команду. В этом случае субсидирование встреч с членами команды или организация встреч в масштабах всей компании необходимы для создания сообщества и связей.

Ориентация на человека также может означать большее вовлечение команды в процесс принятия решений. Будь то простой выбор дня для личной встречи или такой сложный, как разработка стратегии на следующий год, возможность участия каждого создает культуру инклюзивности, которая иногда может быть потеряна, когда некоторые члены команды работают удаленно.

Гибридная работа повышает производительность и удовлетворенность сотрудников, поэтому ваш бизнес выиграет, если вы воспользуетесь возможностью попробовать ее. Помните, что организация и координация на гибридном рабочем месте с правильными инструментами и управлением являются ключом к получению максимальной отдачи от него.

Независимо от того, означает ли координация внедрение программного обеспечения или приверженность ориентированному на людей подходу, эти шаги необходимы для обеспечения успеха.

Инвестируйте в благополучие своих сотрудников

Сотрудники, работающие в гибридной среде, более вовлечены, продуктивны и счастливы, чем их коллеги на традиционном рабочем месте.

Предложение гибкой работы из дома может гарантировать, что сотрудники найдут лучший баланс между своей карьерой и личной жизнью, что приведет к улучшению морального духа и повышению удовлетворенности работой. Неудивительно, что многие компании переходят на гибридные рабочие места — безусловно, имеет смысл инвестировать в благополучие своих сотрудников.

Вовлеченные сотрудники чувствуют себя лучше и лучше работают на рабочем месте. Вот ваше руководство по передовой практике по вовлечению сотрудников и тому, как это сделать стратегически.