Как успешно внедрить управление знаниями в своей команде

Знания являются ценным ресурсом для бизнеса. Однако, поскольку это не материальный актив, предприятия редко имеют стратегию управления знаниями.

С помощью стратегии управления знаниями вы можете выявлять, отслеживать, управлять и обмениваться знаниями в вашей организации и получать больше пользы от этого актива.

Что такое управление знаниями?

Управление знаниями — это концепция, которая относится к различным методам, которые вы можете использовать для создания знаний, управления ими и обмена ими. Независимо от того, создаете ли вы новые ресурсы, обновляете старые или делитесь ими с новыми сотрудниками, управление своими знаниями может способствовать достижению ваших бизнес-целей.

Компании часто обладают явными знаниями, которые легко идентифицировать и которыми легко управлять. Явные знания включают передовой опыт, который вы изложили в письменной форме, учебные ресурсы, интеллектуальную собственность или график обслуживания используемого вами оборудования.

Однако организации также полагаются на неявные знания. Этот тип знаний труднее изложить в письменной форме. Передача обычно происходит лично, но некоторые неявные знания — это то, что сотрудники приобретают благодаря многолетнему опыту.

Почему важно управление знаниями?

Знания представляют ценность для вашего бизнеса. Это актив, но, в отличие от более материальных активов, у вас может не быть должного представления о нем.

Ваша организация ежедневно полагается на опыт своих сотрудников. С появлением таких практик, как удаленная работа и аутсорсинг, как никогда важно улучшить коммуникацию и убедиться, что каждый имеет доступ к знаниям, необходимым для выполнения своей работы.

Управление знаниями также необходимо, потому что во многих отраслях существует пробел в навыках, и новые сотрудники часто учатся выполнять свою работу в процессе начального обучения. Передача знаний новым сотрудникам важнее, чем когда-либо, поскольку на пенсию уходит рекордное количество бэби-бумеров.

Знания также являются важной частью корпоративной культуры. Если вы не передаете знания новым сотрудникам и партнерам, вы можете потерять то, что делает вашу компанию уникальной. Знания и их передача — это то, что вы должны культивировать, чтобы сохранить культуру вашей компании, способствовать росту и инновациям, а также обеспечивать положительный опыт для клиентов и сотрудников.

Пять стратегий внедрения управления знаниями

Эти стратегии помогут вам внедрить систему управления знаниями, чтобы улучшить видимость и извлечь больше пользы из этого ресурса.

Начните с опроса

Просмотрите знания, которые ваша организация изложила в письменной форме, изучив руководства, политики, передовой опыт, учебные материалы и многое другое.

Вы также должны составить список неявных знаний. Этот список может включать процессы, которые вы еще не задокументировали, а также то, что сотрудники научились делать за эти годы без специального обучения.

Цифровизация

Превращение знаний в цифровые ресурсы улучшает доступ. Это также гарантирует, что знания останутся доступными, даже если вы откажетесь от традиционной модели рабочего места и выберете удаленную работу или аутсорсинг.

Хорошая стратегия — создать центральный репозиторий, где сотрудники и партнеры смогут получить доступ ко всем вашим ресурсам. Функции поиска и каталоги являются плюсом, поскольку они помогают пользователям быстро находить конкретную информацию, которую они ищут.

Создание электронной библиотеки также позволяет работать с разными форматами. Вы можете использовать видео или аудио файлы, чтобы поделиться знаниями, которые трудно изложить в письменной форме, например, снимая, как сотрудник выполняет определенную задачу.

Центральный репозиторий также позволит вам более эффективно отслеживать знания. Вы сможете выявить пробелы и обеспечить всем доступ к последним версиям документов, которые вы используете. Кроме того, делиться ресурсами легко, поскольку вы можете отправлять ссылки сотрудникам, которым необходимо просмотреть конкретную информацию.

Управление знаниями и культура

Бизнес с культурой, которая ценит знания и обучение, — это бизнес, который получит больше от управления знаниями.

Вам следует пересмотреть корпоративную культуру и основные ценности. Рассмотрите возможность добавления таких ценностей, как общение, личный и профессиональный рост или непрерывное обучение.

Примите меры с некоторыми новыми проектами

После обновления ценностей вашей компании вам следует искать конкретные решения, чтобы сделать эти ценности частью вашей повседневной деятельности.

Вот несколько примеров:

• Вы можете обновить описания вакансий, чтобы все знали, что вы ожидаете, что они поделятся знаниями с командой. Вы также можете попросить менеджеров следить за этим поведением при оценке производительности.
• Создайте каталог с описанием положения и опыта каждого. Этот документ поможет сотрудникам обратиться к нужному человеку, когда им понадобится помощь.
• Соберите межведомственную команду, чтобы участники могли обмениваться информацией в вашей организации и вместе создавать цифровые ресурсы.
• Ваш отдел кадров может сыграть решающую роль в управлении знаниями с помощью программ личного и профессионального развития, в которых каждый сотрудник может ставить цели и использовать еженедельное выделенное время для удаленного обучения для просмотра персонализированных учебных ресурсов.
• Пересмотрите свой процесс обучения и то, как вы передаете знания новым сотрудникам. Сотрудники, отвечающие за обучение, вероятно, могут внести большой вклад в вашу программу управления знаниями.

Почему важен стратегический подход

Вы добьетесь лучших результатов, если примените стратегический подход к управлению знаниями. Есть несколько вопросов, которые вы должны задать себе при построении этого процесса:

• Каких целей вы хотите достичь с помощью управления знаниями?
• Какую роль знания могут играть в вашей организации?
• Как получить больше от знаний?

Внедрение процесса управления знаниями может стать существенным изменением. Составьте пошаговый план с временной шкалой. Назначьте некоторых сотрудников ответственными за эту трансформацию и изучите программное обеспечение для управления знаниями, чтобы сделать процесс более эффективным.

Ищите также способы продолжать совершенствовать процесс управления знаниями. Ищите новые способы получения знаний, продолжайте создавать новые ресурсы и регулярно обновляйте существующие ресурсы. Прислушайтесь к отзывам сотрудников и определитесь с показателями, которые вы можете использовать для оценки производительности этой новой системы.

Последние мысли

Слишком многие предприятия упускают из виду управление знаниями. Однако лучший способ сохранить этот ценный актив — реализовать стратегический план создания, управления и обмена знаниями. Управление знаниями будет играть еще более важную роль в будущем, поскольку все больше компаний отходят от традиционных моделей и переходят на удаленную работу или работают с растущим числом поставщиков и партнеров.