От хаоса к порядку: как оптимизировать рабочие процессы контрактов

Контракты — это основа успеха в бизнесе, влияющая на каждый аспект операций — от найма лучших специалистов и налаживания партнерских отношений до продажи продуктов и аренды офисных помещений. Они устанавливают доверие, защищают интересы, управляют рисками и обеспечивают бесперебойную работу внутри организации.

Но вот в чем дело. Традиционные методы управления контрактами хаотичны. Работа с ручными процессами, физическими документами и бесконечным обменом электронной почтой замедляет работу и открывает двери для ошибок и упущенных возможностей.

К счастью, есть решение: контрактные рабочие процессы.

За счет автоматизации, централизации репозиториев контрактов и использования электронных подписей предприятия могут навести порядок в своих процессах управления контрактами и повысить общую эффективность.

В этой статье рассматриваются рабочие процессы контрактов и способы их оптимизации для быстрого и эффективного использования возможностей.

Внедряя структурированный рабочий процесс контракта, предприятия могут повысить эффективность, обеспечить соблюдение требований, улучшить сотрудничество и сократить количество ошибок и задержек.

Проблемы с традиционными рабочими процессами контрактов

Традиционные методы управления контрактами часто неэффективны и существенно влияют на итоговую прибыль компании. Исследования показывают, что компании могут потерять до 9% своей прибыли из-за неэффективного управления контрактами.

Некоторые общие проблемы, связанные с традиционным управлением контрактами, включают следующее:

1. Неэффективные процессы

Ручные процессы отнимают много времени, что часто приводит к задержкам в исполнении контрактов, что приводит к увеличению времени обработки и упущенным возможностям. Просмотр груды документов, создание контрактов с нуля, управление версиями или отслеживание утверждений отнимают драгоценное время и истощают ресурсы, которые можно было бы лучше использовать в другом месте.

2. Отсутствие видимости и отслеживания

Без централизованной системы получение информации о статусе и ходе выполнения контрактов на каждом этапе становится затруднительным. Отслеживание версий контрактов, поправок и переговоров может быть сложной задачей, что может привести к возможным ошибкам и недопониманию. Компании часто борются с разбросанной информацией о контрактах, из-за чего сложно держать всех в курсе.

3. Риски безопасности и вопросы соответствия

Использование физических документов сопряжено с такими рисками, как потеря, повреждение или несанкционированный доступ. Эти риски ставят под угрозу конфиденциальность и целостность конфиденциальной контрактной информации. Кроме того, обеспечение соблюдения правил конфиденциальности данных (GDPR, CCPA), отраслевых стандартов (HIPAA, ISO 27001) и юридических требований становится все более сложной задачей при работе с физическими документами.

4. Ограниченное сотрудничество и общение

Ручная передача и физический документооборот в рабочих процессах контрактов приводят к задержкам связи и неэффективности. Координация проверки, редактирования и утверждения контрактов между отделами и заинтересованными сторонами требует много времени и подвержена ошибкам. Это может привести к срыву сроков и недопониманию.

5. Неэффективность затрат и ресурсов

Ручные контрактные процессы связаны с несколькими сопутствующими расходами, которые могут повлиять на бюджет компании. Такие расходы, как печать, хранение бумаги, почтовые расходы, административные задачи и физическое взаимодействие с клиентами, складываются. Кроме того, могут быть значительными транспортные расходы, включая транспорт и проживание для личных встреч и подписания контрактов. Время, затрачиваемое на поездки для встреч с клиентами и проведение личных переговоров, еще больше увеличивает неэффективность ресурсов.

6 способов оптимизировать рабочие процессы контрактов

Оптимизация рабочих процессов контрактов означает автоматизацию и стандартизацию шагов, связанных с управлением контрактами. Он включает в себя использование рабочих процессов для организации задач и действий, гарантируя, что нужные люди получат нужные документы в нужное время. Цель состоит в том, чтобы упростить процесс максимально эффективно и точно.

Вот шесть способов оптимизации рабочих процессов контрактов в вашей организации.

Источник: Signeasy

1. Внедрите решение для электронной подписи

Решения для электронной подписи оптимизируют рабочие процессы контрактов, устраняя необходимость в физической обработке документов, такой как печать, подписание, сканирование и отправка по почте. Вместо этого контракты можно подписывать в цифровом виде, что экономит время и ресурсы и снижает риск ошибок или потерь.

Электронные подписи также обеспечивают удаленную совместную работу и ускоряют процесс подписания. Стороны могут подписывать электронные контракты из любого места и в любое время, используя свои устройства. Это устраняет необходимость в личных встречах или согласовании нескольких графиков, ускоряя выполнение контрактов и сокращая задержки.

Кроме того, электронные подписи обеспечивают повышенную безопасность и подлинность . Передовые методы шифрования и механизмы аутентификации обеспечивают целостность и действительность подписанных контрактов. Цифровые контрольные журналы фиксируют, кто и когда подписал документ, что добавляет дополнительный уровень безопасности и подотчетности.

Оптимизируя процесс подписания, электронные подписи повышают общую эффективность и производительность. Они снижают административную нагрузку, устраняют неэффективность бумажных документов и обеспечивают бесперебойную работу для всех вовлеченных сторон.

2. Централизованное управление контрактами

Предприятия могут получить несколько преимуществ, объединив все контракты в централизованную систему. Во-первых, он обеспечивает легкий доступ, отслеживание и поиск контрактов. Пользователи могут быстро находить и извлекать контракты из одного источника вместо того, чтобы просеивать физические файлы или выполнять поиск в различных системах. Это экономит время, уменьшает количество ошибок и повышает эффективность управления контрактами.

Централизация облегчает совместную работу и обновления в режиме реального времени. Несколько заинтересованных сторон могут получать доступ к контрактам и работать над ними одновременно, что устраняет необходимость ручной передачи и сокращает задержки. Благодаря мгновенным уведомлениям и общему доступу команды могут беспрепятственно сотрудничать, вносить изменения, добавлять комментарии и отслеживать изменения в режиме реального времени, что приводит к более быстрому утверждению контрактов и повышению производительности.

Кроме того, централизованная система обеспечивает лучшую видимость и контроль над жизненным циклом контракта. Это позволяет предприятиям отслеживать ключевые вехи, отслеживать выполнение контрактов и более эффективно управлять продлением или истечением срока действия. Этот упреждающий подход помогает снизить риски, обеспечить соответствие требованиям и оптимизировать процессы управления контрактами.

3. Включите автоматизацию рабочего процесса

С помощью настраиваемых рабочих процессов вы можете создать единый путь для своих контрактов. Это уменьшает ручное усилие и экономит драгоценное время. Например, генерацию документов можно автоматизировать, создавая стандартизированные шаблоны контрактов с динамическими полями, которые можно заполнить соответствующей информацией.

Рабочие процессы утверждения также можно автоматизировать, определяя последовательность утверждений и отправляя уведомления соответствующим заинтересованным сторонам. Это ускоряет этапы проверки и утверждения, сокращая задержки и повышая эффективность.

Автоматические уведомления и оповещения информируют заинтересованные стороны о статусе контракта, ключевых этапах, приближающихся сроках и необходимых действиях. Это улучшает коммуникацию, обеспечивает своевременные ответы и снижает риск нарушения сроков или пропуска задач.

4. Интеграция с другими системами

Подключив программное обеспечение для управления контрактами к другим важным программным системам, пользователи могут получить доступ ко всей необходимой информации и выполнять необходимые действия в рамках единого интерфейса, устраняя необходимость в ручной передаче данных или переключении между различными приложениями. Это экономит время и усилия, снижает риск ошибок и повышает удобство работы пользователей.

Интеграция с популярными рабочими пространствами, такими как Microsoft и Google, а также с программным обеспечением CRM , ERP или HR, позволяет пользователям подписывать, отправлять на подпись и отслеживать контракты, не покидая своего рабочего места. Эта интеграция гарантирует, что информация, связанная с контрактом, точно распределяется между системами, устраняя необходимость ручного ввода данных.

Интеграция создает единую среду, в которой задачи, связанные с контрактами, органично согласуются с более широкими бизнес-процессами. Например, автоматизация создания контрактов на основе возможностей. Когда в системе CRM определяется новая возможность, соответствующие шаблоны контрактов могут быть созданы автоматически, что экономит время и повышает согласованность.

5. Используйте библиотеки шаблонов договоров

Шаблон контракта — это предварительно разработанный документ, который служит отправной точкой для создания контрактов, предоставляя структурированный формат, который можно настроить для отражения конкретных деталей. Наличие коллекции стандартизированных шаблонов контрактов позволяет ускорить составление проектов. Вместо того, чтобы каждый раз начинать с нуля, пользователи могут легко получить доступ к предварительно утвержденным шаблонам, адаптированным для конкретных целей. Это ускоряет процесс создания контракта, экономя время и силы.

Поддержание библиотеки часто используемых документов, контрактов и соглашений обеспечивает легкий доступ к утвержденным шаблонам. Это способствует согласованности языка и структуры контракта, снижая вероятность ошибок и несоответствий при заключении контракта.

Библиотеки шаблонов контрактов также помогают обеспечить контроль версий документов. Централизуя шаблоны в библиотеке, компании могут легко управлять ими и обновлять их по мере необходимости. Это гарантирует, что пользователи всегда будут работать с самыми последними версиями, что снижает риск использования устаревших шаблонов и обеспечивает соответствие требованиям.

6. Внедрите аналитику контрактов и отчетность

Программное обеспечение для анализа контрактов позволяет предприятиям получить более глубокое представление о выполнении контрактов. Организации могут выявлять закономерности, тенденции и области улучшения, анализируя данные, связанные со статусом контракта, временем выполнения и использованием. Эти знания позволяют им принимать решения на основе данных, оптимизировать рабочие процессы и устранять узкие места, что в конечном итоге упрощает процесс управления контрактами.

Создание отчетов по метрикам контракта обеспечивает всестороннее представление о действиях и производительности контракта. Эти отчеты позволяют в режиме реального времени отслеживать статус контракта, основные этапы и ключевые показатели эффективности. Имея доступ к этой информации, заинтересованные стороны могут легко отслеживать прогресс, выявлять задержки и принимать упреждающие меры для выполнения контрактов.

Анализируя исторические данные о контрактах, предприятия могут заранее решать проблемы, снижать риски и оптимизировать рабочие процессы для улучшения общего управления контрактами.

Как разные отделы оптимизируют рабочие процессы по контрактам

Контракты являются неотъемлемой частью различных команд, таких как юридический отдел, отдел продаж и финансовый отдел. Сотрудничество и координация между этими командами облегчают взаимодействие, сокращают количество передач и улучшают коммуникацию. Это повышает производительность, уменьшает количество ошибок, ускоряет циклы контрактов и, в конечном итоге, обеспечивает лучшие результаты для организации.

Давайте посмотрим, как разные команды оптимизируют рабочие процессы контрактов.

1. Продажи и маркетинг

Команды по продажам и маркетингу используют контракты для поддержки своей деятельности, включая соглашения о продажах, маркетинговые партнерства, соглашения об уровне обслуживания и соглашения о неразглашении. Эти команды тесно сотрудничают с профессиональными юристами, чтобы обеспечить соблюдение требований и согласовать условия контракта. Кроме того, они сотрудничают с финансовыми отделами для управления ценообразованием, условиями оплаты и признанием выручки.

Команды по продажам и маркетингу автоматизируют создание контрактов, процессы утверждения и отслеживание документов. Это ускоряет выполнение контракта и устраняет ручную бумажную работу. Такой совместный подход повышает производительность, улучшает отношения с клиентами и стимулирует рост доходов.

2. Юридический

Юридический отдел занимается договорами с поставщиками, договорами с клиентами, трудовыми договорами, соглашениями о неразглашении и лицензионными соглашениями. Сотрудничество жизненно важно для юридического отдела, поскольку они тесно сотрудничают с различными командами, включая отдел закупок, отдел кадров, финансовый отдел и исполнительное руководство.

Юридический отдел автоматизирует создание контрактов, процессы утверждения и хранение документов для оптимизации рабочих процессов по контрактам. Централизация контрактов в цифровом репозитории позволяет им легко отслеживать статус контракта, получать доступ к соответствующим документам и сотрудничать с заинтересованными сторонами в режиме реального времени. Это повышает прозрачность контрактов, уменьшает число ошибок, допущенных вручную, и обеспечивает соблюдение требований законодательства.

3. HR

HR-отделы используют трудовые договоры, письма-предложения, соглашения о конфиденциальности и соглашения о неконкуренции в своих рабочих процессах. Оптимизация рабочих процессов по контрактам в отделе кадров предполагает сотрудничество между специалистами по персоналу, юридическими группами, менеджерами по найму и новыми сотрудниками.

Отделы кадров могут ускорить процесс управления контрактами, используя такие технологии, как электронные подписи и автоматизированные рабочие процессы. Он включает составление и отправку контрактов на проверку и утверждение, сбор электронных подписей, а также безопасное хранение и управление контрактными документами.

4. ИТ-операции

Команды ИТ-операций содействуют внедрению технологий, взаимодействию с поставщиками, соглашениям об уровне обслуживания и контрактам на техническое обслуживание. Эти контракты необходимы для управления отношениями с внешними поставщиками, обеспечения бесперебойной работы и поддержания целостности ИТ-инфраструктуры.

Оптимизация рабочих процессов по контрактам в ИТ-отделах предполагает сотрудничество между ИТ-специалистами, отделами закупок, юридическими отделами и внешними поставщиками. Используя эффективные инструменты и процессы управления контрактами, эти команды могут упростить создание, согласование и выполнение контрактов.

5. Финансы и бухгалтерский учет

Финансовые и бухгалтерские группы используют контракты для управления финансовыми соглашениями, отношениями с поставщиками, обязательствами клиентов и соблюдением обязательств. Эти контракты обеспечивают точность финансовых транзакций, снижая риски и поддерживая финансовую целостность.

Финансовый и бухгалтерский отделы сотрудничают с юридическими отделами, отделами закупок и внешними сторонами. Автоматизированные рабочие процессы контрактов помогают отслеживать этапы контракта, условия оплаты и финансовые обязательства, обеспечивая своевременное выставление счетов, сбор платежей и соблюдение условий контракта.

Оптимизируя рабочие процессы по контрактам, финансовые и бухгалтерские группы могут повысить финансовую точность, улучшить управление денежными потоками, снизить контрактные риски и обеспечить соблюдение нормативных требований.

Отраслевые приложения рабочих процессов управления контрактами

В различных отраслях оптимизация рабочих процессов по контрактам дает определенные преимущества с учетом потребностей каждого сектора. Давайте посмотрим на них ниже.

1. Здравоохранение

Больницы, фармацевтические компании, исследовательские институты и поставщики медицинских услуг полагаются на эффективное управление контрактами для обеспечения бесперебойной работы и соблюдения требований. Это включает в себя управление соглашениями с поставщиками, поставщиками, поставщиками медицинских услуг и страховыми компаниями.

Одним из ключевых аспектов является обеспечение соблюдения нормативных требований и законов о конфиденциальности, таких как HIPAA, для защиты конфиденциальной информации о пациентах.

Эффективные рабочие процессы контрактов обеспечивают своевременное исполнение контрактов, улучшают взаимодействие заинтересованных сторон и помогают выполнять контрактные обязательства. Используя цифровые инструменты и автоматизацию, организации здравоохранения оптимизируют свои контрактные процессы, уделяя особое внимание уходу за пациентами и налаживанию позитивных отношений с заинтересованными сторонами.

2. Технология

Технологические компании, поставщики программного обеспечения и поставщики SaaS полагаются на оптимизированное управление контрактами для внедрения инноваций, поддержания отношений с клиентами и соблюдения отраслевых норм.

Контрактные рабочие процессы в технологическом секторе охватывают ряд соглашений, таких как лицензионные соглашения на программное обеспечение, соглашения об уровне обслуживания, контракты на разработку программного обеспечения, соглашения об интеллектуальной собственности и партнерские контракты. Эти контракты определяют права, обязанности и ожидания как поставщика технологий, так и клиента.

Кроме того, технологические компании работают в строго регулируемой среде. Они должны соблюдать правила конфиденциальности данных, стандарты безопасности и отраслевые правила. Оптимизация рабочих процессов контрактов позволяет организациям обеспечивать соответствие, управлять рисками и демонстрировать соблюдение требований законодательства.

3. Недвижимость

В сфере недвижимости рабочие процессы контрактов имеют решающее значение для управления договорами аренды, договорами купли-продажи недвижимости и договорами с поставщиками. Оптимизируя эти рабочие процессы, специалисты по недвижимости могут автоматизировать такие процессы, как договоры аренды, продление аренды и контракты на техническое обслуживание недвижимости, экономя время и усилия.

Эффективные рабочие процессы контрактов также улучшают общение и сотрудничество между владельцами недвижимости, арендаторами и командами по управлению недвижимостью, обеспечивая бесперебойную и эффективную работу. Кроме того, оптимизация рабочих процессов по контрактам помогает организациям, занимающимся недвижимостью, соблюдать местные правила и требования законодательства, сводя к минимуму риск ошибок и обеспечивая юридически обоснованный процесс.

4. Производство

В обрабатывающей промышленности оптимизированные рабочие процессы контрактов обеспечивают бесперебойную работу, от управления контрактами с поставщиками и соглашениями о закупках до обработки контрактов цепочки поставок.

Производители могут сэкономить время и ресурсы, автоматизировав заказы на поставку, адаптацию поставщиков и продление контрактов, что позволит им сосредоточиться на основной деятельности. Кроме того, эффективные рабочие процессы контрактов улучшают сотрудничество между производителями, поставщиками и дистрибьюторами, способствуя более прочным партнерским отношениям и бесперебойной коммуникации по всей цепочке поставок.

5. Финансовые услуги

Рабочие процессы по контрактам в сфере финансовых услуг автоматизируют кредитные соглашения, регистрацию клиентов и документацию по соблюдению требований. Это позволяет ускорить обработку, сократить число ошибок, совершаемых вручную, и повысить качество обслуживания клиентов.

Организации могут обеспечить прозрачность, сократить задержки и укрепить отношения с клиентами, способствуя сотрудничеству между финансовыми учреждениями, клиентами и юридическими группами. Оптимизированные рабочие процессы контрактов обеспечивают соответствие финансовых услуг нормативным требованиям, таким как законы о борьбе с отмыванием денег (AML) и требования «Знай своего клиента» (KYC).

Оптимизируя рабочие процессы контрактов, учреждения могут внедрять надежные меры соответствия, отслеживать изменения в нормативных требованиях и снижать риски соответствия.

Как правильно выбрать программное обеспечение для работы с договорами

Из-за обилия доступных вариантов найти программное обеспечение, которое наилучшим образом соответствует потребностям вашей организации, может быть непросто.

Чтобы помочь вам принять обоснованное решение, вот пять основных вопросов, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для электронной подписи и документооборота.

1. Предлагает ли он интуитивно понятный пользовательский интерфейс?

Простота использования является решающим фактором при выборе программного обеспечения для электронной подписи. Ищите решение с интуитивно понятным интерфейсом, позволяющее сотрудникам легко и быстро подписывать документы. Такие функции, как отправка контрактов нескольким подписавшим одновременно, подписание нескольких документов за один сеанс, создание многократно используемых шаблонов, запуск дополнительных рабочих процессов и обновление статуса в реальном времени, необходимы для упрощения и удобства процесса подписания.

2. Интегрируется ли он с моими существующими инструментами?

Подумайте о совместимости программного обеспечения с вашими текущими бизнес-приложениями. Ищите решения для электронной подписи, легко интегрируемые с популярными инструментами. Программное обеспечение должно иметь готовые коннекторы или гибкие API, чтобы обеспечить бесперебойный обмен данными и оптимизировать рабочий процесс на разных платформах.

3. Предлагает ли он беспрепятственный мобильный опыт?

В современном мире, ориентированном на мобильные устройства, выбор программного обеспечения, обеспечивающего бесперебойную работу на мобильных устройствах, имеет решающее значение. Ищите решения для электронной подписи, которые предлагают собственные приложения для основных платформ, таких как iOS, Android и Интернет. Это позволяет сотрудникам безопасно отправлять, подписывать и управлять документами на ходу, повышая производительность и обеспечивая своевременное выполнение задач.

4. Какую безопасность предлагает программное обеспечение?

Безопасность является главной заботой, когда речь идет о работе с конфиденциальными документами. Убедитесь, что программное обеспечение электронной подписи обеспечивает надежные меры безопасности, такие как шифрование SSL для защиты документов. Обратите внимание на такие функции, как методы аутентификации (учетные данные для входа в систему, безопасные цифровые подписи), соответствие отраслевым стандартам (например, E-SIGN Modernization Act, eIDAS, HIPAA, SOC 2) и подробный контрольный журнал для отслеживания процесса подписания и предоставления юридические доказательства, если это необходимо.

5. Способствует ли система ценообразования расширению?

Учитывайте масштабируемость и экономическую эффективность программного обеспечения. Если ваша организация быстро растет, выберите решение, которое может удовлетворить ваши растущие потребности без значительных дополнительных затрат. Ищите быстрое внедрение, приятный пользовательский интерфейс, надежную поддержку клиентов и экономичные функции, которые могут заменить бумажные процессы подписания.

Небольшим организациям с ограниченным бюджетом следует искать поставщиков, которые предлагают простые в управлении решения, бесшовную интеграцию с существующими приложениями и масштабируемость для будущих вариантов использования. Всегда выбирайте поставщика, который обеспечивает всестороннюю поддержку внедрения, обучения и управления изменениями, чтобы обеспечить успешный переход.

Достижение порядка в хаосе

Переход от хаоса к порядку в рабочих процессах управления контрактами — это не просто возможность, а необходимость для успеха бизнеса. Организации могут оптимизировать свои рабочие процессы по контрактам с помощью автоматизации и мышления, ориентированного на цифровые технологии.

Вступая на этот путь, предприятия открывают двери для оптимизации процессов, снижения рисков и высокой производительности. Эта трансформация открывает возможности для повышения эффективности, снижения затрат и культуры сотрудничества.

Поиск лучшего инструмента для вашего бизнеса жизненно важен, поскольку секрет управления контрактами кроется в программном обеспечении.