21 способ начать электронное письмо

Электронная почта является важным инструментом для общения, поскольку ее отправляют и получают более 300 миллиардов раз в день. Специалисты по маркетингу, продавцы и представители службы поддержки клиентов могут столкнуться с трудностями при создании отточенного подхода к началу деловой электронной почты, особенно при написании письма незнакомому получателю.

Начало вашего электронного письма может повлиять на то, решит ли ваш читатель прочитать его остальную часть. В этой статье основное внимание уделяется важности вступлений по электронной почте и примерам того, как продавцы могут писать убедительные вступления.

Читайте также: Статистика email-маркетинга, с которой стоит иметь дело

Почему важны электронные вступления?

Как и телефонные разговоры и видеоконференции, электронная почта является важным инструментом для общения. Каждое электронное письмо, которое вы отправляете своим коллегам, должно рассматриваться как шанс заслужить их уважение. Вы увеличиваете свои шансы произвести благоприятное первое впечатление, создавая убедительное введение по электронной почте. Положительное первое впечатление может убедить получателей прочитать ваше электронное письмо целиком и предпринять необходимые шаги.

Не забудьте дать вашей аудитории некоторое представление о точной цели вашей статьи. Таким образом вы сможете наладить четкую коммуникацию, что поможет вам продвигать инициативы и укреплять отношения. Вы можете произвести отличное первое впечатление, профессионально открыв письмо.

Читайте также: Лучшие инструменты автоматизации почтового маркетинга

Как вы можете начать электронное письмо при различных обстоятельствах?

Существуют разные способы начать электронное письмо. У отправителя письма каждый раз будет другая цель. Поэтому; каждое электронное письмо будет иметь отдельный вступительный абзац.

Связанная статья: Лучшие примеры email-рассылок

Вот несколько способов начать электронное письмо в зависимости от обстоятельств:

Уважаемый [имя]

Приветствие, использованное в этом письме, приемлемо для официального контакта по электронной почте. Когда вы хотите проявить уважение к получателю, вы обычно используете его в официальных деловых письмах, сопроводительных письмах и другом общении.

Хотя «господин».и «миссис». были исторически приемлемыми почетными знаками, они рискуют исказить пол или неправильно предположить, что читатель женат. Вместо этого используйте«Дорогой Адам»или«Дорогой Адам Барни».

привет или привет

Что касается приветствий по электронной почте, обычное«привет»с запятой вполне нормально в большинстве случаев деловой переписки. Попробуйте использовать приветствие «Здравствуйте», если желателен более официальный тон. Несмотря на то, что это обычное приветствие, оно также имеет естественную и сердечную манеру.

Привет всем, Привет, команда [название отдела] или Привет, команда

У вас есть несколько альтернатив, когда вы отправляете электронное письмо двум или более людям.«Привет всем», «привет, команда»или«привет,команда [название отдела]» — это некоторые неформальные, но подходящие способы обращения к группе людей.

Кроме того, никогда не обращайтесь к получателям с местоимениями типа «дамы» или «джентльмены», потому что это очень неформальные термины и, следовательно, не подходят для деловых писем.

Я надеюсь, что у вас отличная неделя, или я надеюсь, что вам понравились выходные

Это хорошие строки темы электронного письма, потому что эти строки признают читателя и устанавливают взаимопонимание с коллегой, которого вы уже знаете или с которым хотите установить сердечную рабочую связь.

Я обращаюсь о. . .

Вежливо и прямолинейно начинать электронное письмо со слов«Я обращаюсь по поводу…»,потому что это разъясняет цель общения. Поскольку в течение одного рабочего дня отправляются сотни электронных писем, выбор этого метода свидетельствует о том, что вы уделяете внимание времени получателя, будучи кратким.

Четкое заявление о ваших намерениях также помогает предотвратить недопонимание или двусмысленность в отношении того, что вы хотите, чтобы читатель сделал.

Спасибо . . .

Еще один способ расставить приоритеты у читателя — выразить благодарность. Признание с самого начала того, что ваше электронное письмо является ответом на электронное письмо или действие получателя, способствует совместной работе на работе.

Связанная статья: Как использовать переменные электронной почты для массовых рассылок

21 пример для начала электронного письма

Введение электронной почты является наиболее важной частью. Поскольку начало электронного письма привлекает внимание читателей, очень важно сделать вступительные абзацы запоминающимися.

Статья по теме: Как написать совместное электронное письмо

Вот несколько примеров, с которых можно начать письмо:

Создайте цепляющую тему письма

Создайте привлекательную тему для своего электронного письма, чтобы убедить получателя открыть его. Хитрость заключается в том, чтобы привлечь их интерес, поскольку, в отличие от электронного письма от кого-то, кого они знают, нет никакой гарантии, что они прочитают ваше электронное письмо, если оно не попадется им на глаза.

Тематика нетворкинга:

• — Могу я угостить тебя обедом?
• — Кофе с меня?

Темы продаж:

• «Рост на 40% за 3 месяца — вау».
• «Вы предлагаете онлайн-курс по [книге]?»

Тематика поиска работы:

• «Вы ищете [должность]?»
• «Хотите узнать, каково работать в [компании]»

Приспособьте свое приветствие к случаю и отрасли

Несмотря на то, что приветствие состоит из одного слова, выбор правильного имеет значение. Придерживайтесь обычного приветствия «Уважаемый», если вы пишете кому-то в традиционной сфере, такой как банковское дело или правительство. Используйте «Привет», «Привет»или«Привет», когда отправляете электронное письмо человеку из более спокойной отрасли, включая СМИ, технологии, путешествия или моду.

Выбор приветствия, которое они привыкли слышать, демонстрирует ваше усердие. Их имена включены во вторую часть приветствия. Обязательно обращайтесь к ним по имени. В наши дни это стало стандартом во всех секторах.

Избегайте использования«[Имя] [Фамилия]»,так как это выглядит слишком формальным и роботизированным, а также«мистер/миссис/миссис».[Фамилия]» , потому что это делает вас моложе.

Включить призыв к действию

Не выражайтесь двусмысленно. Ваш потенциальный клиент должен знать, что делать дальше после получения электронного письма о продаже.Вы запрашиваете ответ на электронное письмо?Должны ли они позвонить им?Требуете ли вы, чтобы они зарезервировали время в вашем календаре для выступления?Включение четкого призыва к действию в ваши электронные письма поможет потенциальным клиентам узнать, что делать после получения вашего электронного письма. Поэтому при отправке электронных писем важно добавить CTA, чтобы помочь читателям понять цель сообщения.

Представьтесь

Вы не можете предполагать, что ваш потенциальный клиент знаком с вами или вашим бизнесом. Представление себя должно быть одним из ваших первых действий. Нет необходимости в длинном вступлении. Начните с включения вашего имени, вашей должности и названия вашего бизнеса.

Дайте быструю ценность

Найдите способ немедленно добавить ценность, даже если это всего лишь ваш личный опыт. Просто постарайтесь не быть резким в своем первоначальном письме. Комплимент в начале может смягчить критику.

Поздравить их

Сегодня у нас больше информации о перспективах, чем когда-либо. Таким образом, вы можете легко получить доступ к нескольким историям успеха потенциальных клиентов в Интернете.

Для получения информации о финансировании посетите веб-сайт потенциального клиента, найдите новости компании в Google, изучите профессиональный профиль потенциального клиента в LinkedIn и добавьте всю полученную информацию в свои контактные записи.

Не пытайтесь продвигать потенциального клиента после того, как вы нашли идеальное время, чтобы поздравить его. Просто сделайте кому-нибудь искренний комплимент.

Упоминание общих контактов

Вызов любых контактов, которыми вы делитесь, — самый простой способ начать разговор с новым человеком. Если вы начинаете без ссылки, очень важно быстро объяснить, почему потенциальные клиенты должны быть заинтересованы в вас, в начале вводного электронного письма.

Следовать за

На отправленное вами электронное письмо нет ответа. Обмен, который у вас был, был не там. Отсутствие реакции не обязательно означает незаинтересованность. Свяжитесь с вашим потенциальным клиентом еще раз. Вы должны принять во внимание несколько факторов. Электронная почта никогда не достигала их. Они еще не мотивированы на действия. Ваша цель должна состоять в том, чтобы повторить как минимум два, а в идеале три раза, чтобы продвинуть разговор дальше.

Усильте их миссию

Попробуйте эту стратегию на менеджерах высшего звена. Руководители и владельцы бизнеса несут ответственность за продвижение видения организации. Усильте их миссию в первых строках, чтобы соединиться с получателем.

Объясните цель вашего письма

Хотя заводить новых друзей по переписке — это прекрасно, наши цели в использовании ознакомительных электронных писем — создать коммерческие перспективы или перспективы трудоустройства. В результате вы должны четко указать в своем сообщении, почему вы их пишете. Это очень важно, если вы не знаете никого из них лично.

Предлагать помощь

Помните, что цель первого письма — только получить ответ. Из-за этого проспекту может потребоваться срочный ремонт, который никак не связан с товарами или услугами вашей компании. Вы все еще можете помочь читателям.

Поговорите с сотрудниками низшего звена

В каждой организации есть работники, которые взаимодействуют с клиентами. Начните с того, что спросите у продавцов, как у них дела и где, по их мнению, они могли бы работать лучше. Скорее всего, все они будут реагировать вместе.

После этого свяжитесь с ними еще раз, поделитесь результатами и спросите, чем ваша услуга или продукт могут быть полезны. Сотрудники отдела продаж могут захотеть предоставить ваши данные соответствующим контактным лицам, если есть цели, которых компания может более успешно достичь после внедрения продукта, который вы продаете.

Напишите о них первую строчку

Один из наиболее важных элементов вступительного электронного письма — вступительная строка. Это имеет решающее значение для построения релевантности. Если вам это удастся, вы побудите читателя продолжить чтение.

Ваше первоначальное желание может состоять в том, чтобы представиться, например: «Меня зовут ABC, и я связываюсь с вами, потому что…»,но это только вызовет у них любопытство к электронному письму.

Спасибо им за подписку

Пришло время подтвердить их выбор, когда они подпишутся на материалы вашей компании. Благодарность ваших подписчиков увеличивает их чувство принадлежности к сообществу и способствует большему доверию к вашей компании.

Вы становитесь симпатичным и очеловечиваете свой бренд, выражая благодарность своим новым подписчикам электронной почты.

Как прошел ваш отпуск/выходные/и т. д.?

Не будьте слишком навязчивы с этим; будь осторожен. Тем не менее, можно спрашивать ваших потенциальных клиентов об их отпуске и о том, посещали ли они известные туристические места. Попросите их поделиться своим опытом, но не будьте слишком настойчивы. Желательно связаться после того, как они вернутся из поездки.

Всего хорошего

Вы не обязаны следовать за своим приветствием кратким воодушевляющим заявлением вроде«Надеюсь, все хорошо»или«Надеюсь, у вас были отличные выходные».Это идеально, если вы были в контакте с получателем в течение значительного времени или близки с ним. Вы можете опустить этот абзац, если знаете, что ваша аудитория предпочитает краткие заметки, содержащие только основные детали.

Я искренне надеюсь, что у тебя все хорошо

Пожелав другому человеку всего наилучшего, вы можете установить дружеский тон для чата, не требуя от него слишком много личных данных. Поскольку вы не знаете, как у них дела, это отличная альтернатива для тех, кому вы давно не писали.

Продолжение нашей беседы на [событие/место]

Это было бы отличным началом, если бы у вас был потрясающий разговор с кем-то во время нетворкинга, но это должно было быть точным, поскольку один из вас должен был уйти, потому что ему пора было уйти. Тем не менее, вы обменялись личными контактными данными или визитными карточками. С этим введением вы можете вернуться к разговору, предоставив краткий обзор того, как они вас знают.

Заключительные замечания: «Спасибо за внимание»

Вы хотите задать правильный тон, выражая благодарность и уверенность в электронном письме после собеседования. Поскольку стиль этого электронного письма является выражением признательности, продолжайте изложение аспектов своих знаний и опыта, которые, по вашему мнению, помогут бизнесу и сделают вас подходящим кандидатом на эту должность.

Мне понравилось узнавать больше об особенностях [должностей]

Всегда имейте в виду, что вы решаете, подходит ли компания вам идеально в профессиональном плане, в дополнение к тому, считает ли компания, что вы подходите ей.

Иногда вы можете прийти к выводу, что эта работа вам не подходит. В этом случае используйте это приветствие по электронной почте и вежливо сообщите им, что вы не будете продолжать интервью.

Ты все еще интересуешься?

Простые вопросы, такие как«вам интересно?»может позволить кому-то сбежать, особенно если вы не уверены, хочет ли он продолжить разговор. Он также хорошо работает в качестве темы для продающего электронного письма.

Читайте также: Подробное руководство по отслеживанию охвата электронной почты

Как написать лучшие вступительные строки электронного письма?

Закончив приветствие по электронной почте, переходите к первому предложению.Вот как сделать идеальный:

Держать его коротким

Несмотря на то, что открытие электронной почты имеет решающее значение, вы не должны составлять длинное письмо. Поскольку вводные сообщения электронной почты являются наиболее важной частью вашего электронного письма, у вас, скорее всего, есть важная информация или вопрос, на который нужно ответить. Начальная строка вашего электронного письма должна заинтересовать читателя.

Будьте вежливы и дружелюбны

Ваш тон в электронном письме может звучать иначе, чем при личной встрече. В конце концов, получатель не может видеть ваше выражение лица или слышать ваш голос. Поэтому избегайте использовать строки темы письма, которые являются очень прямыми и могут показаться неприятными, а также чем-то забавным, что получатель не может найти интересным.

Кроме того, смайлик в виде смайлика может сделать ваше представление фантастическим, но будьте уверены, что он будет хорошо принят. Смайлики приемлемы в электронных письмах для близких друзей и коллег, но вы можете избегать их при написании более важных электронных писем, например, своему начальнику или рекрутеру.

Если вы сомневаетесь, поступайте официально

Если вы сомневаетесь, как начать электронное письмо, придерживайтесь формальности. Немного больше официальности и вежливости, как правило, предпочтительнее чрезмерно неформального и потенциально непрофессионального поведения. При необходимости вы можете навсегда изменить свой стиль и темы писем в последующих письмах.

Чего следует избегать, чтобы начать свою электронную почту?

Мы часто делаем ошибки при наборе электронной почты. Однако мы не осознаем, к каким последствиям для бизнеса могут привести наши незначительные ошибки. Поэтому при написании электронного письма мы должны обращать внимание на то, что пишем. Читатели часто теряют интерес, если электронные письма, которые они читают, содержат ошибки.

Связанная статья: Причины, по которым кампании по электронной почте терпят неудачу

Вот несколько ошибок, которых можно избежать, начиная введение в электронном письме:

[Ошибка в имени]

Проверьте правильность написания имени получателя, прежде чем использовать его в приветствии по электронной почте. Опечатки случаются, но опечатка в чьем-то имени вызывает подозрение, что отправитель написал письмо невнимательно.

Можешь сделать мне одолжение?

Вступительная фраза типа «Можете ли вы сделать мне одолжение?»звучит некорректно, особенно когда пишешь кому-то по электронной почте в первый раз.

Вместо этого рассмотрите возможность использования стартовой строки электронной почты, такой как«Я обращаюсь по поводу…», которая передает проблему, которую вы ожидаете решить с их помощью.

Позвольте мне представиться

Этот открыватель электронной почты часто используется при отправке электронного письма новому получателю. Позвольте мне представиться эквивалентно описанию вашего представления в электронном письме.Вы бы сказали это вслух человеку?Звучит утвердительно, но в итоге время потрачено впустую. Вместо этого сразу переходите к делу.

Я знаю, что ты занят, но . . .

Введение этого электронного письма предполагает, что время читателя ценно. В худшем случае это означает, что вы по-прежнему заслуживаете их внимания, хотя и знаете об этом.

Избегайте этой вводной строки, как бы близко вы ни находились к читателю; вместо этого дайте краткий обзор вашей мотивации для обмена сообщениями.

Для предъявления по месту требования

Несмотря на то, чтофраза «Для кого это может касаться»кажется формальным приветствием, она безлична и используется слишком часто. Это означает, что вы не заботитесь о том, чтобы ваш получатель был тем, кем вы его считаете, или имеет ли ваше сообщение отношение к нему.

Электронное приветствие«Уважаемый господин или госпожа»также подпадает под это правило. Гендерно-бинарное приветствие устарело и может рассматриваться как эксклюзивное.

Читайте также: Лучшее время для отправки холодной электронной почты

Заключение

Знакомство с электронной почтой — важнейший элемент электронной почты. Они привлекают внимание читателей и передают сообщение отправителя. Поэтому интро должно быть броским и привлекающим внимание. Однако при написании электронных писем отправители часто допускают мелкие ошибки, из-за которых читатели теряют интерес к чтению всего сообщения. Вот почему важно обращать внимание на мелкие детали, чтобы избежать ошибок, особенно при написании вступлений по электронной почте.