Как платить сотрудникам

Опубликовано: 2023-04-21

Платите своим сотрудникам

Хотите знать, как платить работникам? Поскольку для этого требуются знания о налогах на заработную плату, законах о днях выплаты заработной платы, процентных расчетах и ​​многом другом, неудивительно, что вы можете быть немного не в курсе при обработке первых нескольких расчетов заработной платы в вашем бизнесе. К счастью, мы вас прикрыли.

В этом руководстве рассказывается обо всем, что вам нужно знать, чтобы платить своим сотрудникам, в том числе о выборе способов оплаты труда сотрудников, настройке графика оплаты труда, расчете заработной платы сотрудников, налогах на заработную плату и многом другом. Давайте начнем.

Оглавление

  • Как платить сотрудникам за 11 шагов
    • 1. Займитесь юридическими вопросами: EIN вашего бизнеса, налоговые формы сотрудников и отчетность о новых сотрудниках
    • Получите EIN для вашего бизнеса
    • Попросите всех новых сотрудников заполнить предварительные налоговые формы
    • Полная отчетность о новом найме
    • Правильная классификация сотрудников и подрядчиков
    • Изучите законы о заработной плате и кадрах
    • 2. Установите график выплаты жалованья в соответствии с законами вашего штата.
    • 3. Выберите, какие способы оплаты сотрудников вы будете предлагать
    • Другие менее популярные способы оплаты
    • 4. Выберите, использовать ли программное обеспечение для расчета заработной платы или процесс расчета заработной платы своими руками
    • Когда вы должны рассмотреть программное обеспечение для расчета заработной платы
    • Когда вам следует подумать о самостоятельном расчете заработной платы
    • 5. Рассчитайте валовую заработную плату для ваших сотрудников
    • Как рассчитать почасовую заработную плату для ваших сотрудников
    • Как рассчитать заработную плату для ваших сотрудников
    • 6. Рассчитать и удержать налоги с заработной платы
    • Пример расчета налога на заработную плату
    • 7. Делайте удержания из заработной платы сотрудников
    • 8. Рассчитайте чистую прибыль для каждого сотрудника
    • Пример расчета чистой прибыли сотрудника
    • 9. Просмотрите и внесите исправления в платежную ведомость
    • 10. Платите своим сотрудникам
    • 11. Делайте налоговые депозиты и отчисления на заработную плату
  • Итог о том, как платить сотрудникам
  • Как платить сотрудникам Часто задаваемые вопросы
    • Как платить налоги с зарплаты?
    • Какие существуют способы оплаты труда сотрудников?
    • Как установить оплату для своих сотрудников?
    • Могу ли я сам вести расчет заработной платы?
    • Какой самый популярный способ оплаты для сотрудников?

Как платить сотрудникам за 11 шагов

Чтобы платить сотрудникам, вам необходимо выполнить задачи администрирования заработной платы, рассчитать заработную плату сотрудников, произвести удержания и вычеты и, наконец, отправить расчет заработной платы. Готовы сделать свой первый расчет заработной платы?

Вот пошаговое объяснение того, как платить своим сотрудникам всего за 11 шагов.

1. Займитесь юридическими вопросами: EIN вашего бизнеса, налоговые формы сотрудников и отчетность о новых сотрудниках

Есть несколько юридических предпосылок, которые вам необходимо выполнить, прежде чем платить своим сотрудникам, в том числе:

  • Получение EIN для вашего бизнеса
  • Заполнение и подача анкет о приеме на работу
  • Отчетность о новых сотрудниках
  • Классификация сотрудников

До тех пор, пока вы не выполните каждое из этих предварительных условий для расчета заработной платы, вы не сможете на законных основаниях платить своим сотрудникам. К счастью, большинство из этих задач не требуют много времени и могут стать основой процесса адаптации новых сотрудников в вашем бизнесе.

Вот взгляд на юридические предпосылки, которые вам необходимо выполнить, чтобы вести платежную ведомость для вашего бизнеса.

Получите EIN для вашего бизнеса

Если вы намерены нанимать и платить сотрудникам, по закону вы обязаны получить идентификационный номер работодателя (EIN) для своего бизнеса. EIN используются для идентификации юридических лиц и обычно используются при заполнении налоговых форм от имени вашего бизнеса.

Подача заявки на EIN для вашего бизнеса совершенно бесплатна, и весь процесс можно выполнить онлайн. Вы получите свой EIN сразу после заполнения заявления, но регистрация EIN в системе IRS может занять до двух недель. Тем временем вы можете использовать свой новый EIN, чтобы открыть банковский счет, подать заявку на получение бизнес-лицензии и подать налоговую декларацию по почте.

Попросите всех новых сотрудников заполнить предварительные налоговые формы

На федеральном уровне любой вновь нанятый сотрудник должен заполнить как форму W-4, так и форму I-9.

Форма W-4 используется для определения статуса подачи сотрудником информации и утаивания информации. Работодатели используют форму W-4 для расчета федерального удержания, включая любые корректировки, сделанные для количества одновременно занимаемых должностей, вычетов и кредитов. Работодатели должны удерживать работников по форме W-4 не менее четырех лет после того, как работник заполнил форму.

Форма I-9 используется для проверки права человека на трудоустройство. Эта форма заполняется работодателями с использованием информации, предоставленной вновь принятым сотрудником. Работодатели обязаны изучить форму I-9, чтобы убедиться, что работник в разумных пределах соответствует квалификационным требованиям.

Форма I-9 должна храниться не менее трех лет после даты приема на работу сотрудника или в течение одного года после прекращения трудовых отношений, в зависимости от того, какая дата наступит позднее.

Если вы будете нанимать подрядчика 1099, подрядчик должен заполнить форму W-9. Форма W-9 представляет собой запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика и сертификата подрядчика, и вы будете использовать информацию, указанную в форме, для сообщения о платежах подрядчика. Храните форму W-9 не менее четырех лет.

Могут быть формы предварительного трудоустройства на уровне штата, которые вам необходимо будет заполнить для новых сотрудников, но они будут различаться в зависимости от штата. Обязательно ознакомьтесь с законами и постановлениями вашего штата, касающимися предварительных налоговых форм.

Полная отчетность о новом найме

По закону работодатели обязаны сообщать о новых или повторных наймах в Справочник новых сотрудников своего штата (SDNH) в течение 20 дней после приема на работу. Затем государственное агентство направит информацию в Национальный каталог новых сотрудников (NDNH).

Отчетность о новом найме делается, чтобы облегчить выплату алиментов, установить отцовство, найти родителей детей за пределами штата и обеспечить выполнение постановлений о выплате алиментов. Новые отчеты о найме также помогают обнаруживать мошенничество с пособиями, в том числе мошенничество со страхованием по безработице и мошенничество с компенсациями работникам.

Многие предприятия отправляют заполненную форму сотрудника W-4 в соответствующие агентства по отчетности о новых наймах, но предпочтительным способом подачи являются государственные порталы.

Правильная классификация сотрудников и подрядчиков

При найме сотрудников для своего бизнеса вы можете выбирать между наймом 1099 и W-2 сотрудников. Однако такого понятия, как 1099 сотрудников, не существует, поскольку 1099 подрядчиков классифицируются как владельцы малого бизнеса с индивидуальным предпринимательством, а сотрудники W-2 классифицируются как частные лица, работающие на бизнес.

Как работодатель, вы должны определить, классифицируется ли новый сотрудник как работник W-2 или подрядчик 1099 для юридических и налоговых целей. Разница между подрядчиком 1099 и сотрудником W-2 сводится к тому, насколько вы контролируете работу сотрудника, финансовый контроль вашего бизнеса над работником и тип деловых отношений у вас с работником.

Работодатели обязаны удерживать налоги от имени сотрудников W-2, а трудовое законодательство обычно применяется только к работникам W-2. И наоборот, работодатели не обязаны удерживать какие-либо налоги с 1099 подрядчиков. Кроме того, большинство законов о труде не распространяются на 1099 подрядчиков.

Изучите законы о заработной плате и кадрах

Для владельцев малого бизнеса законы о заработной плате и кадрах могут быть трудными для изучения и соблюдения. Однако, если у вашего бизнеса нет бюджета для найма специалиста по кадрам, вам необходимо следить за тем, чтобы вы были в курсе и соблюдали законы о заработной плате и кадрах. Вот неполный список федеральных и государственных законов о заработной плате и HR, которые необходимо знать вашему бизнесу:

  • Минимальная заработная плата в вашем штате или населенном пункте
  • Ставки социального налога
  • Налоговые ставки Medicare
  • Ставки налога на безработицу
  • Налоги/отчисления на заработную плату в зависимости от местоположения
  • Законы о детском труде
  • Ставки налога на заработную плату в общественном транспорте
  • Законы/правила об отпуске по болезни
  • Законы об обязанностях присяжных
  • Законы об отпуске по семейным обстоятельствам и налоги на заработную плату
  • Законы о компенсации работникам
  • Законы о страховании по инвалидности
  • Законы о равных возможностях в сфере занятости

2. Установите график выплаты жалованья в соответствии с законами вашего штата.

Когда дело доходит до выбора графика оплаты, важно учитывать законы о днях выплаты жалованья в вашем штате. В большинстве штатов действуют законы о выплате заработной платы, которые определяют максимальный период между выплатами сотрудникам, разрешенный на основе множества факторов, включая тип работника, которому вы платите, годовой оклад сотрудника и получает ли сотрудник дополнительную оплату.

Тем не менее, вы должны также учитывать денежные потоки вашего бизнеса при принятии решения о графике оплаты. Бюджет заработной платы вашего бизнеса может занимать значительную часть доходов вашего бизнеса. Таким образом, лучше планировать денежные потоки вашего бизнеса (т. е. когда у вас регулярно есть деньги в банке) при принятии решения о день выплаты жалованья вашего бизнеса.

Наконец, обязательно учитывайте стандартные для отрасли дни выплаты жалованья. Если ваша отрасль обычно платит сотрудникам раз в две недели, а вы платите раз в месяц, вы, скорее всего, отпугнете потенциальных сотрудников, даже если вы соблюдаете законы штата о выплате зарплаты.

3. Выберите, какие способы оплаты сотрудников вы будете предлагать

При выборе способов оплаты сотрудников вам необходимо учитывать, какие варианты соответствуют вашему бюджету, являются наиболее удобными для ваших сотрудников и лучше всего подходят для ведения учета. Как правило, наиболее популярными способами оплаты в США являются прямой депозит и бумажные чеки.

Как прямые депозитные платежи, так и платежи бумажными чеками органично создают журнал записей при их использовании, поэтому они отлично подходят для ведения налогового и бухгалтерского учета. Стоимость прямого депозита обычно составляет менее одного доллара за платеж, в зависимости от банка вашего бизнеса.

Однако бумажные чеки могут быть немного более дорогостоящими и трудоемкими, так как вам нужно решить, где заказать деловые чеки, хранить запас бумаги для деловых чеков и, возможно, подписаться на программное обеспечение для печати чеков.

Другие менее популярные способы оплаты

  • Наличные: хотя использование наличных разрешено законом, IRS обычно не рекомендует предприятиям платить сотрудникам наличными, потому что гораздо сложнее вести учет наличных платежей.
  • Платежные карты: платежные карты или платежные карты все чаще предлагаются в качестве опций поставщиками программного обеспечения для расчета заработной платы. Эти карты работают как пополняемые дебетовые карты и отлично подходят для сотрудников, не имеющих банковских счетов.
  • Криптовалюта: Криптовалюта — это своего рода дополнительный способ оплаты, поскольку это новый способ оплаты, который еще не полностью отрегулирован. Если вы хотите платить сотрудникам в криптовалюте, поговорите со специалистом по налогам, чтобы лучше понять законы о налогах на криптовалюту и правила бухгалтерского учета.

4. Выберите, использовать ли программное обеспечение для расчета заработной платы или процесс расчета заработной платы своими руками

Независимо от того, решите ли вы использовать программное обеспечение для расчета заработной платы или обрабатываете расчет заработной платы вручную, метод расчета заработной платы остается прежним. Тем не менее выбор между использованием программного обеспечения для расчета заработной платы или самостоятельной обработкой заработной платы является важным решением, которое влияет на финансы, время и процессы ведения учета владельцев бизнеса.

Продолжайте читать, чтобы сравнить, когда вам следует выбрать программное обеспечение для расчета заработной платы или обработку заработной платы своими руками для вашего бизнеса.

Когда вы должны рассмотреть программное обеспечение для расчета заработной платы

Плюсы

  • Экономит время при расчете заработной платы
  • Работает с налогами на заработную плату
  • Проводит пользователей через процесс расчета заработной платы
  • Бонусные функции (HR, учет времени, управление льготами и т. д.)

Минусы

  • Стоимость подписки
  • Восприимчивость к техническим проблемам
  • Некоторым вариантам не хватает гибкости

Как владелец бизнеса, вам следует рассмотреть возможность использования программного обеспечения для расчета заработной платы, если вы:

  • Не имеете опыта в процессе начисления заработной платы
  • Достаточно комфортно пользуются компьютером
  • Хотите сэкономить время на расчете заработной платы
  • Не хотите нести ответственность за соблюдение правил расчета заработной платы
  • Готовы платить экспертам для обработки ваших налогов на заработную плату
  • Готов оплатить подписку на программное обеспечение для расчета заработной платы
  • Готовы исследовать лучшие варианты программного обеспечения для расчета заработной платы для вашего бизнеса

Когда вам следует подумать о самостоятельном расчете заработной платы

Плюсы

  • Бесплатно
  • Полностью настраиваемый процесс расчета заработной платы
  • Контроль данных о заработной плате

Минусы

  • Больше права на ошибку
  • Полное обязательство по налогу на заработную плату
  • Кропотливый

Как правило, как владелец бизнеса, вам следует рассмотреть возможность использования процесса начисления заработной платы «сделай сам», если вы:

  • Достаточно хорошо осведомлены о законах и правилах по заработной плате
  • Уверены в своей способности вести учет заработной платы
  • Готовы вручную вести расчет заработной платы
  • Работайте с налоговым специалистом, чтобы справиться с налогами на заработную плату вашего бизнеса.
  • Иметь средства для безопасного хранения информации о заработной плате

5. Рассчитайте валовую заработную плату для ваших сотрудников

Чтобы начать обработку платежной ведомости, вам необходимо рассчитать валовую заработную плату для ваших сотрудников.

Валовая заработная плата работника представляет собой общую сумму всех его заработков до вычета любых налогов с заработной платы или вычетов. Валовая заработная плата включает в себя заработанную заработную плату для окладов и почасовых работников, а также любые дополнительные доходы, такие как чаевые, оплата за сверхурочную работу, бонусы, комиссионные, вознаграждения, задолженность по заработной плате и многое другое.

Как рассчитать почасовую заработную плату для ваших сотрудников

Работники с почасовой оплатой получают установленную ставку за каждый отработанный час в течение одного периода оплаты. Почасовая оплата может привести к переменному заработку в каждый период оплаты, так как сотрудник может пропустить время из-за болезни, опоздать, уйти раньше, работать сверхурочно или столкнуться с другим событием, которое нарушает его график работы.

Чтобы рассчитать общий почасовой заработок за период оплаты для сотрудника, вам необходимо умножить количество часов, отработанных им в период оплаты, на их почасовую ставку. Это очень просто.

Например, если сотрудник проработал в общей сложности 74 часа за один платежный период и зарабатывает 30 долларов в час, валовой заработок сотрудника составит 2220 долларов за период оплаты (74 x 30 = 2220).

Если тот же работник отработает дополнительно шесть часов сверхурочно за тот же период оплаты (всего 80 отработанных часов) и заработает за это время полтора часа (45 долларов в час за шесть часов), его валовой заработок составит 2490 долларов.

Как рассчитать заработную плату для ваших сотрудников

Расчет брутто-зарплаты для наемных работников является вопросом разделения. Поскольку большинство наемных работников получают ежегодную заработную плату, вам просто нужно разделить их общую годовую зарплату (до вычета налогов) на количество периодов оплаты в году.

Например, давайте рассмотрим сотрудника, зарабатывающего 84 000 долларов в год и получающего оплату два раза в месяц (всего 24 платежных периода). Этот сотрудник зарабатывает 3500 долларов за расчетный период (84 000/24 ​​= 3 500).

6. Рассчитать и удержать налоги с заработной платы

Работодатели несут ответственность за расчет и удержание налогов с заработной платы от имени своих сотрудников. Следующие налоги являются наиболее распространенными налогами, удерживаемыми работодателями:

  • Медицинские налоги
  • Налоги на социальное обеспечение
  • Налоги Федерального закона о налоге на безработицу (FUTA)
  • Государственные налоги на безработицу
  • Подоходные налоги

Чтобы рассчитать налоги на заработную плату, вам нужно будет вручную умножить каждый отдельный налог на валовой заработок сотрудника.

Пример расчета налога на заработную плату

Мы можем использовать налоги FUTA в качестве примера. Налоги FUTA облагаются налогом по ставке 6% от первых 7000 долларов, выплачиваемых сотруднику ежегодно.

Во-первых, мы преобразуем 6% в десятичную дробь — 0,06 из 100. Отсюда вы умножаете налоговую ставку на облагаемую налогом валовую прибыль, так что 0,06 x 7000 = 420 долларов. В этом примере работодатель несет ответственность за уплату налогов FUTA в размере 420 долларов в год за каждого работника, зарабатывающего не менее 7000 долларов брутто-зарплаты.

После того, как вы рассчитали обязательства по налогу на заработную плату из валовой заработной платы вашего сотрудника, вы можете удержать эту сумму для его зарплаты и отметить удержания при создании квитанций о заработной плате вашего сотрудника.

7. Делайте удержания из заработной платы сотрудников

В дополнение к налогам на заработную плату доходы работников также уменьшаются за счет отчислений из заработной платы. Удержания из заработной платы могут быть добровольными и вынужденными. Кроме того, вычеты из заработной платы могут производиться как из доходов до налогообложения, так и из доходов после налогообложения.

Вот краткое изложение некоторых из наиболее распространенных налоговых вычетов из заработной платы:

  • Взносы на пенсионный счет
  • украшения
  • Выплаты страховых премий
  • FSA и HSA
  • Союзные сборы

Как работодатель, вы несете ответственность за вычеты из заработной платы от имени ваших сотрудников и обеспечение надлежащего распределения вычитаемых средств.

Например, если средства вычитаются для покрытия платежа сотрудника в счет медицинского страхования, спонсируемого работодателем, вам нужно будет произвести этот платеж из средств, которые вы вычли из зарплаты вашего сотрудника.

8. Рассчитайте чистую прибыль для каждого сотрудника

После того, как вы произвели все налоги с заработной платы и дополнительные вычеты из заработной платы, пришло время рассчитать чистую прибыль вашего сотрудника. Чистый заработок работника — это общая заработная плата, которую работник получает домой после уплаты налогов и вычетов.

Чтобы рассчитать чистый заработок сотрудника, просто вычтите общую сумму налогов на заработную плату и отчислений из его валового заработка за период оплаты.

Пример расчета чистой прибыли сотрудника

Например, давайте рассмотрим человека, чей валовой заработок составляет 3500 долларов за один платежный период. Предположим, что из зарплаты работника было вычтено 454 доллара для покрытия налогов и отчислений с заработной платы. В этом примере чистая прибыль работника составляет 3 046 долларов США за расчетный период (3 500 – 454 = 3 046).

9. Просмотрите и внесите исправления в платежную ведомость

После того, как вы завершили все расчеты по зарплате ваших сотрудников, пришло время перепроверить ее. Сэкономьте время и деньги, необходимые для исправления ошибочного расчета заработной платы. Вот некоторые детали, которые следует проверить при просмотре платежной ведомости перед отправкой:

  • Точность заработка сотрудников
  • Какие способы оплаты выбираются для каждого сотрудника
  • С какого банковского счета поступают средства
  • Правильно указанное рабочее время
  • Правильные даты платежного периода

После того, как вы вернетесь и исправите все ошибки в расчете заработной платы, вы можете отправить свою платежную ведомость.

10. Платите своим сотрудникам

После того, как платежная ведомость отправлена, пришло время платить вашим сотрудникам. В зависимости от типа платежа, который вы используете для оплаты своих сотрудников, этот процесс может выглядеть по-разному.

Если вы платите своим сотрудникам с помощью прямого депозита, вы должны помнить о своевременном представлении транзакций в свой банк, чтобы гарантировать, что сотрудники не получат зарплату с опозданием.

Если вы платите своим сотрудникам чеком, вы можете просто распечатать чеки в день выплаты жалованья и раздать их своим сотрудникам.

11. Делайте налоговые депозиты и отчисления на заработную плату

Теперь пришло время сделать депозиты налога на заработную плату федеральному правительству и правительству штата из денег, которые вы удержали из зарплаты ваших сотрудников и ваших собственных взносов.

Кроме того, вам нужно будет отправить платежи за любые другие вычеты, которые вы сделали из зарплаты ваших сотрудников.

Налоги на заработную плату, включая социальное обеспечение, медицинское обслуживание и подоходный налог, должны вноситься ежемесячно или раз в две недели, в зависимости от общей суммы налоговых обязательств, которую вы указали в строке 9 формы 944 или в строке 12 формы 941.

Обязательно вносить федеральные налоговые депозиты посредством электронного перевода средств через государственную электронную систему уплаты федеральных налогов или EFTPS.

Налоговые депозиты FUTA подлежат уплате 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января в течение каждого налогового года.

Сроки уплаты государственного налога на заработную плату и даты вычета из заработной платы различаются, но вам необходимо получить эту информацию, чтобы гарантировать своевременное внесение депозитов и платежей.

Итог о том, как платить сотрудникам

К счастью, понять, как платить своим сотрудникам, довольно просто, если вы изучите основы расчета заработной платы и справитесь со всеми поставленными задачами.

Многие владельцы малого бизнеса считают, что наиболее сложной частью оплаты труда сотрудников является правильное получение налогов на заработную плату, поскольку законы о налогах на заработную плату и правила управления персоналом могут сильно различаться в зависимости от того, где вы находитесь. К счастью, у нас есть несколько государственных ресурсов по налогу на заработную плату, чтобы помочь владельцам бизнеса, которые плохо знакомы с заработной платой и HR, сориентироваться.

Ознакомьтесь с нашими руководствами по налогам на заработную плату штата:

  • Руководство по налогам на заработную плату штата Нью-Йорк
  • Калифорнийское руководство по налогам на заработную плату
  • Руководство по налогу на заработную плату в Техасе
  • Руководство по налогам на заработную плату в Аризоне
  • Руководство по налогам на заработную плату во Флориде
  • Руководство по налогам на заработную плату штата Мэриленд

Как платить сотрудникам Часто задаваемые вопросы

Как платить налоги с зарплаты?

Чтобы платить налоги на заработную плату, включая FICA и подоходный налог, владельцы бизнеса должны ежемесячно или раз в две недели вносить депозиты по налогу на заработную плату через федеральную систему EFTPS, в зависимости от ранее заявленных налоговых обязательств вашего бизнеса.

Налоги FUTA должны быть уплачены 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января. В то время как даты и сроки внесения налога на заработную плату штата различаются.

Какие существуют способы оплаты труда сотрудников?

Самыми популярными способами оплаты труда сотрудников являются прямые депозитные платежи и платежи бумажными чеками. Однако в США также используются другие способы оплаты труда сотрудников, в том числе наличные, криптовалюта и платежные карты.

Как установить оплату для своих сотрудников?

Чтобы установить оплату для своих сотрудников, вы должны сначала убедиться, что вы выполнили все необходимые юридические требования для расчета заработной платы, включая получение EIN для вашего бизнеса, заполнение сотрудниками необходимых форм перед приемом на работу и заполнение отчетов о новом найме.

После того, как вы выполните эти шаги, вы можете начать процесс расчета заработной платы для вашего сотрудника.

Могу ли я сам вести расчет заработной платы?

Можно заполнить расчет заработной платы вручную, но, как правило, более эффективно использовать программное обеспечение для расчета заработной платы для расчета заработной платы для вашего бизнеса.

Какой самый популярный способ оплаты для сотрудников?

Прямой депозит на сегодняшний день является самым популярным способом оплаты для сотрудников в США.