Как управлять запросами на отгулы как босс

Работодателю может быть трудно сбалансировать желания ваших работников в отпуске. Поиск идеального компромисса между возможностью адаптации и обеспечением достаточного охвата вашей компании может быть сложной задачей.

Связанный пост: Советы по балансу между работой и личной жизнью для сотрудников

По данным различных исследований, преимущества и привилегии трудоустройства ценятся работниками больше, чем сама заработная плата. То, как вы управляете запросами на отгулы, сильно влияет на то, какие люди претендуют на работу с вами.

Если у вас строгие ограничения на свободное время, вам будет сложно привлечь квалифицированных кандидатов на работу.

Если вы сделаете запрос на отгул несправедливым или сложным, у вас возникнут проблемы с удержанием ваших сотрудников на борту. Если у вас нет политики, у вас возникнут проблемы с удержанием персонала в периоды самых загруженных отпусков.

Поддержание здоровой личной жизни вдали от работы, когда это необходимо, и качество жизни считаются напрямую связанными. Крайне важно понимать, как быстро и эффективно обрабатывать запросы.

Создание политики запросов на отгулы, выгодной для всех сторон, может быть выполнено следующим образом:

Установить процесс и сроки

Ализа Найман, менеджер «Олгам Лайф», делится: «Вы должны установить метод запроса на отпуск, которого должны придерживаться работники, если вы хотите справедливо обрабатывать запросы.

Включите в свою политику, за какое время сотрудник должен подать запрос. Некоторые предприятия просят определенный период времени, например, две недели.

Некоторым компаниям может понравиться планировать ежегодные отпуска и просить всех подавать заявки в январе.

Вы можете подготовиться к нехватке персонала, потребовав от работников представить свои запросы к определенной дате. Вы можете рассчитать, сколько охвата вам потребуется, предвидя, кто будет отсутствовать в офисе.

Установление крайних сроков также дает вам некоторую свободу действий для решения любых вопросов, связанных с отгулами (например, слишком много сотрудников просят об одних и тех же датах отгулов).

Укажите лицо (лиц), к которому работник должен обращаться с вопросами (например, менеджер, супервайзер и т. д.). Тогда сотрудники будут знать, когда и кому подавать запросы.

Уточните, что произойдет, если сотрудник не получит отгул к установленному сроку. Вы все равно примете во внимание их просьбу? Будут ли запросы других работников иметь приоритет над их собственными?»

Установить крайний срок запроса

В каждом секторе есть уникальные сезоны высокой интенсивности, в течение которых слишком большой перерыв может иметь катастрофические последствия для деятельности компании. Например, во время зимних каникул очень нужна помощь ритейлу.

Сьюзан Мелони, директор по маркетингу FreePeopleSearch, утверждает: «Вы могли бы установить крайнюю дату, когда запросы на отгулы могут быть поданы при определенных обстоятельствах.

Вы даже можете сделать еще один шаг и установить крайний срок подачи запросов».

Она продолжает: «Это сделано для того, чтобы люди не просили вещи на следующий год, когда не все работники были трудоустроены.

Если вы устанавливаете крайний срок запроса, сообщите об этом всем сотрудникам сразу. Это важно, поскольку вы, вероятно, не сможете принимать все просьбы об отгулах, поэтому вам понадобится процедура, чтобы определить, кто получает просьбу, а кто нет.

Некоторые из этих методов зависят от того, кто делает первоначальный запрос, что справедливо только в том случае, если все в равной степени осознают, что имеют на это право.

Политика «первым пришел, первым обслужен» чаще всего используется предприятиями для контроля времени отпуска, за ней следуют политики старшинства.

Первым пришел, первым обслужен: тот, кто первым попросит отгул, получит его. Вот почему вы объявляете крайний срок каждому сотруднику одновременно и заранее.

Быть гибким важно, поскольку некоторые работники всегда могут быть на первом месте. Вы не хотите, чтобы одни и те же сотрудники были вынуждены работать в праздничные дни только потому, что они не представили свои заявки до следующего дня.

Старшинство: это лучше всего работает, когда есть просьбы об отгуле, которые одинаково законны и конфликтуют по всем другим причинам».

Читайте также: Ответственная игра и управление финансами

Прозрачность в отношении того, кто и когда отсутствует

Отчет с описанием статуса компании — отличный инструмент для управления праздниками.

Коммуникациям руководителей групп и планированию работы помогает понимание отсутствия подчиненных работников.

Кроме того, управление работой упрощается за счет назначения системных помощников, которые занимаются делами отсутствующих сотрудников, пока они находятся в отпуске.

Также работникам нравится открытость и доступность информации о текущем, просроченном, отработанном, запрошенном или неиспользованном отпускном времени.

Наличие всех этих данных в одном месте упрощает управление вашими планами отпуска с начальством.

Понятная система также позволяет удобно хранить файлы с исчерпывающей информацией о имеющемся и использованном отпуске.

Отраслевые требования

В зависимости от сектора это может включать поддержание минимального уровня персонала для обеспечения безопасности пациентов или обязательное присутствие определенной части работников для удовлетворения спроса (производство) (здравоохранение).

Вы работаете в переполненной рождественской розничной торговле или, может быть, в бухгалтерском бизнесе во время налогового сезона? Как только сотрудник начинает работать на вас, убедитесь, что он знает о любых периодах блокировки запросов на отгулы.

Спросите цель запроса

Кажется, что было бы полезно взвесить причины, по которым каждый сотрудник ищет отпуск, и в некоторых случаях это может быть так.

Тем не менее, даже при использовании в сочетании с другими объективными критериями зависимость исключительно от «причины запроса» может вскоре превратиться в порочную игру субъективных предпочтений.

Читайте также: Почему увольнения особенно сильно сказываются на чернокожих?

Учитывать предыдущие запросы

Принятие во внимание «предыдущих запросов» на выходные дни может быть громоздким с точки зрения отслеживания, во многом похожего на «сменный график», но с этим не может справиться хорошо организованная система.

Этот подход предполагает более широкий взгляд на то, когда и сколько времени работники потратили, вместо того, чтобы сосредотачиваться только на запросах на отгулы до отпуска.