8 советов по управлению успешной командой удаленного маркетинга

В то время как управление маркетинговой командой в офисе, безусловно, не является легкой прогулкой, управление удаленной командой иногда может ощущаться как марафон по невидимой дорожке.

Различные часовые пояса и рабочая культура, непостоянная скорость интернета и трудности со связью — все это создает серьезные проблемы для менеджеров.

В блоге на этой неделе мы поделимся восемью советами, которые помогут вам создать успешную удаленную маркетинговую команду.

Существует восемь ключевых областей удаленного управления командой .

1. Культура : каждый должен понимать и воплощать культуру компании.
2. Инструменты : вы должны предоставить правильные инструменты и убедиться, что все их используют.
3. Границы : Будьте гибкими в отношении рабочего времени, но строги в отношении сроков.
4. Цели : Установите SMART-цели, которые можно легко отслеживать и просматривать.
5. Коммуникация : запланируйте регулярные встречи между руководителями и коллегами.
6. Сотрудничество : поощряйте свою команду к совместной работе и разделению нагрузки.
7. Ответственность : каждый член команды должен чувствовать ответственность за свою работу.
8. Связь : встречайтесь лично не реже одного раза в год, чтобы помочь вашей команде сблизиться.

Зачем вообще запускать удаленную операцию?

Exposure Ninja работает полностью удаленно. Почему? У удаленной работы есть много преимуществ. Вот чем это может быть вам полезно:

• Подбор персонала . Удаленная работа позволяет вам нанимать лучших специалистов из любой точки мира, а не только тех, кто живет в пяти минутах от вашего офиса. Это также позволяет вам нанимать высококвалифицированных специалистов, которых не замечают ваши конкуренты, например, работающих родителей, которым может потребоваться более гибкий график.
• Удержание : удаленные компании не теряют сотрудников только потому, что они переезжают в другие города или даже страны! Это время, которое вы потратили на то, чтобы помочь своим сотрудникам стать экспертами в своих областях, защищено, а возможность предложить гибкость снизит уровень текучести кадров — недавние исследования даже подчеркнули, что гибкость является наиболее желанной привилегией (даже выше финансовых стимулов!) и что его отсутствие может привести к тому, что ваша команда сбежит с корабля.
• Эксплуатационные расходы : поскольку у вас нет помещения для управления, вы можете сэкономить на аренде офиса и связанных с этим расходах, таких как командные обеды, вынос фруктов, канцелярские товары и оборудование.
• Продуктивность . Счастливые сотрудники — продуктивные сотрудники, и не случайно удаленная работа делает сотрудников более счастливыми и продуктивными. Предоставляя вашей команде возможность проводить больше времени со своими семьями и гибко работать над выполнением обязательств, вы обеспечиваете им баланс между работой и личной жизнью, необходимый им для достижения наилучших результатов.
• Обслуживание клиентов : Удаленное управление может предложить продажи и техническую поддержку по всему миру — и круглосуточно — что позволяет вам предоставлять более качественные услуги клиентам.

Хотя управление удаленной командой доступно не всем, если эти преимущества кажутся привлекательными, вы, вероятно, захотите узнать, как эффективно управлять своей распределенной командой. Вот как.

1. Развивайте сильную корпоративную культуру и настраивайте всех на работу

Наличие четкой корпоративной культуры, которую могут принять ваши сотрудники, будет способствовать их лояльности, преданности делу и приверженности делу. Культура вашей компании должна быть основой, на которой вы строите свой стиль управления, руководство для сотрудников и договорные соглашения. Это должно быть подкреплено сильным заявлением о миссии и видением компании, которым ваши сотрудники должны обучаться с первого дня работы.

Удаленные компании воспитывают культуру гибкости, свободы и ответственности. Это позволяет им привлекать сотрудников, которые естественным образом вписываются в желаемую организационную структуру и разделяют основные убеждения и амбиции организации.

Наличие сотрудников, которые соответствуют культуре, жизненно важно для вашего успеха. По словам защитника удаленной работы FlexJobs: « Удаленная работа — это основа нашей культуры… Культура, основанная на понимании того, что жизнь происходит, красноречиво говорит о том, как мы ценим наших людей ».

2. Предоставьте правильные инструменты и убедитесь, что все их используют

Не будет преувеличением сказать, что мы не смогли бы делать то, что делаем в Exposure Ninja, без правильного программного обеспечения!

Мы пробовали и тестировали множество различных инструментов для отслеживания времени, мониторинга производительности и онлайн-общения. Ниже приведены наши лучшие решения, которые помогут вашей команде работать эффективно и четко общаться.

Средства связи

Правильная коммуникация является наиболее важным элементом любого сотрудничества. Большая часть вашего общения будет происходить через такие инструменты обмена мгновенными сообщениями, как Slack.

Slack имеет привлекательный пользовательский интерфейс и эффективно работает как на настольных компьютерах, так и на смартфонах (хотя мы не рекомендуем нашим ниндзя устанавливать Slack на свои телефоны — мы не хотим, чтобы наша команда проверяла их уведомления, когда они не работают!) Slack позволяет вам иметь разговаривайте один на один с членами команды, создавайте отдельные каналы для обсуждения проектов, делитесь файлами и выполняйте многие другие задачи простым и легким способом.

Технически вы можете использовать Slack для видеозвонков, но, по нашему опыту, большинство людей будут придерживаться текстовых сообщений, если они уже используют Slack. Вот почему также важно находить время для видеозвонков. В системе обмена текстовыми сообщениями ваше внимание часто распределяется по нескольким каналам. Видеозвонки — это хороший способ показать кому-то из вашей команды, что в течение следующих двадцати минут или около того вы будете уделять им все свое внимание, а также они позволяют членам вашей команды видеть дружелюбные лица, с которыми они работают каждый день!

Существует множество отличных бесплатных инструментов для совершения видеозвонков. Мы ежедневно используем Skype, Zoom и Google Hangouts.

Доберитесь до вершины Google бесплатно

Загрузите бесплатную копию нашего бестселлера,

" Как попасть в топ Google "

Скачать мою бесплатную копию

Инструменты отслеживания продуктивности

Мы знаем, что удаленные работники более продуктивны, чем их коллеги в офисе, но вы, вероятно, захотите использовать программное обеспечение для организации и отслеживания рабочей нагрузки всей вашей команды. Мы используем Hubstaff для отслеживания производительности нашей команды. Когда член нашей команды начинает работу в течение дня, он просто запускает таймер Hubstaff. Этот инструмент работает в фоновом режиме и не создает помех. Как только наши ниндзя закончат работу на день — или захотят долго пообедать или сделать заслуженный перерыв — они могут просто остановить таймер.

Hubstaff также будет периодически делать скриншоты, пока ваша команда работает. Это не должно быть вторжением или нарушением конфиденциальности — в конце концов, ваша команда должна работать, а не тратить драгоценное время клиента на показы Netflix — но служит средством отслеживания того, как идут дела у ваших сотрудников. Нам, людям, не всегда нравится признавать, что мы боремся с задачей, а когда вы находитесь не в одной комнате со своей командой, может быть еще труднее определить, когда кому-то нужна помощь. Hubstaff позволяет вам видеть, когда ваши сотрудники тратят на задачу больше, чем ожидалось, что означает, что вы можете предложить свою поддержку.

Если член команды перестает работать на какое-то время и забывает выключить свой таймер, Hubstaff автоматически определяет время простоя и приостанавливает таймер, что в Exposure Ninja означает, что нашим клиентам не выставляется счет за простои!

Инструменты распределения задач

Важно убедиться, что каждый член вашей команды четко понимает свои обязанности. Вы можете использовать систему распределения задач, такую ​​как Teamwork, чтобы назначать задачи с инструкциями и сроками выполнения каждому члену вашей команды. Это дает понять всем, кто работает над проектом, и кто должен предоставить что и когда. Один пропущенный срок может оттолкнуть несколько команд, работающих над одним и тем же проектом, но при наличии надежного управления задачами вы можете обеспечить эффективную совместную работу сотрудников. Это подводит нас к следующему инструменту…

Инструменты для совместной работы

Как два человека могут работать вместе в одно и то же время, даже если их столы находятся в сотнях миль друг от друга? Ответ можно найти в трех бесплатных программах, выпущенных Google: Drive, Docs и Sheets. При использовании Google Sheets у нас часто есть около 10 человек из трех разных стран, работающих над одной и той же электронной таблицей одновременно.

Поскольку любые изменения в Google Sheet происходят в режиме реального времени, нет опасности, что член вашей команды может работать с устаревшей информацией. Также можно предоставить людям различные настройки доступа, позволяя вашим менеджерам или администраторам вносить изменения в таблицу, которую другие члены вашей команды (или даже клиенты) могут только просматривать.

Главный совет : убедитесь, что все используют одни и те же инструменты последовательно, а не просто возвращаются к использованию своего собственного предпочтительного программного обеспечения. В противном случае вам будет сложно отслеживать проекты и оценивать эффективность.

3. Установите и укрепите границы

Управление успешной маркетинговой командой — это не только установление четких границ, но и наем и воодушевление нужных сотрудников. Хотя прелесть удаленной работы заключается в том, что она предоставляет вашим сотрудникам гибкость в отношении их рабочего времени и местоположения, важно установить границы в отношении часов, которые они тратят на работу, и того, когда они работают. Вот некоторые из способов, с помощью которых Exposure Ninja защищает нашу продуктивность и производительность:

• По крайней мере 30% рабочего времени приходится на основные часы : это гарантирует, что все будут доступны для общения с менеджером, обновлений канала Slack и быстрых бесед в какой-то момент с 9 до 5.
• Сотрудники обязуются еженедельно общаться с менеджерами : частые чаты важны не только для того, чтобы сотрудники были довольны, двигались по плану и выполняли свою работу наилучшим образом, но также позволяют нашей команде развивать хорошие отношения со своими менеджерами. Это означает, что они чувствуют себя комфортно, обращаясь к ним с любыми проблемами, проблемами или отличными идеями, которые могут возникнуть у них для компании или кампании клиента.
• Hubstaff используется для отслеживания всего рабочего времени : когда наша команда работает над Exposure Ninja, они включают свои таймеры Hubstaff. Это помогает нам понять уровни производительности, увидеть тенденции сотрудников с течением времени и выявить любые проблемы с производительностью, чтобы их можно было обсудить с отдельными лицами и решить.
• Контрактные ниндзя имеют установленное минимальное и максимальное количество часов в месяц : каждый знает объем работы, которую они должны выполнять, и будет общаться со своим менеджером, прежде чем брать на себя сверхурочную работу, превышающую определенное количество. Это означает, что ниндзя не нужно беспокоиться о том, что у них достаточно работы на месяц или, наоборот, что у них слишком много дел. Нам не нравятся стрессовые ниндзя в нашем Додзё .

4. Получите SMART с командными целями

Управление успешной маркетинговой командой означает постановку четких целей, и важно, чтобы они были SMART — конкретными , измеримыми , согласованными , реалистичными и привязанными ко времени .

Несмотря на то, что в сфере маркетинга существует множество акронимов, некоторые из которых более полезны и действенны, чем другие, система SMART предоставляет вам четкую структуру постановки целей, которая поможет вам расставить приоритеты, составить бюджет и уложиться в сроки.

Система постановки целей SMART гласит, что цели должны быть:

• Конкретный : Четко определенный и понятный любому, кто знаком с проектом.
• Измеримость : вы должны быть в состоянии понять, достижима ли цель, увидеть, насколько далеко завершение, и понять, когда цель достигнута.
• Согласовано : часть обеспечения ответственности вашей команды за свою работу заключается в том, чтобы убедиться, что все согласны и понимают не только свои независимые цели, но и цели команды.
• Реалистичность : ваш проект должен быть достижим в рамках временных рамок и бюджетных ограничений, а также с доступными ресурсами.
• Основанный на времени : вы должны установить четкие сроки, которые являются сложными, но достижимыми. Это предотвращает самодовольство ваших удаленных сотрудников и дает им огромное чувство достижения, когда они достигают своих SMART-целей.

5. Общайтесь четко и регулярно

Удаленным компаниям нужны надежные каналы связи. Exposure Ninja использует широкий спектр инструментов для облегчения общения между нашей командой и клиентами, включая Zoom, Yay, Slack и Skype.

Ян Шульц-Хофен, генеральный директор успешной удаленной компании Planio , говорит, что для удаленных компаний лучше всего подходит текстовое общение, поскольку оно прозрачно и не мешает работе: нескольких часовых поясов. Немедленное общение может быть разрушительным… с помощью электронной почты [члены команды могут] рассмотреть вашу статью в удобное время ».

Команды Exposure Ninja используют каналы Slack, чтобы сообщать о ходе отдельных кампаний, информировать менеджеров проектов о проблемах и задавать вопросы.

Slack — идеальная платформа для нас, потому что она работает в любом веб-браузере, хранит журналы чатов для дальнейшего использования и позволяет нам быстро и легко сообщать друг другу о нашем онлайн-статусе — будь то на собрании, при работе со Slack в закрытом режиме или вне офиса. — а также добавлять звездочки к важным сообщениям и закреплять информацию, чтобы просмотреть ее позже.

Мы планируем регулярные голосовые вызовы там, где это необходимо, например, для еженедельных чатов менеджеров и обновлений клиентов, а также для ежемесячных отчетов о ходе работы.

6. Совместная работа с помощью Slack и Google Docs

Удаленное командное сотрудничество создает дополнительную проблему, связанную с отсутствием возможности взаимодействовать лицом к лицу. Язык тела и невербальные подсказки значительно облегчают общение и обмен идеями, но, хотя у вас их может и не быть, правильные инструменты общения и продуктивности облегчат совместную работу над проектами.

Организация сеансов совместной работы в Slack

Если вашей команде необходимо обмениваться идеями и совместно работать над проектом, видеозвонки в Slack — отличный вариант. Вы можете добавлять нескольких участников к звонкам и делиться экраном с коллегами, записывать звонки для дальнейшего использования, устанавливать темы, добавлять теги, закреплять и отправлять документы, а также устанавливать уведомления об изменениях. Он хранит все в одном рабочем пространстве, поэтому вам не нужно ждать, пока ваши сотрудники установят, загрузят или, в некоторых случаях, устранят неполадки другого программного обеспечения!

Совместная работа над документами в Google Docs

Как упоминалось в нашем разделе инструментов для удаленной работы, Google Sheets и Docs отлично подходят для совместной работы, поскольку они позволяют нескольким участникам комментировать документы, вносить исправления, выделять разделы и писать заметки друг другу с предлагаемыми действиями. Вы можете вернуться к другим версиям в любое время, просмотрев историю версий, которая также показывает вам все изменения, внесенные отдельными участниками — вы можете увидеть, кто что сделал и почему.

7. Привлекайте всех к ответственности

Удаленные команды должны быть ориентированы на результат и ставить четкие цели и сроки, если они хотят добиться успеха. У каждого Ninja at Exposure Ninja есть четкие списки задач, установленные менеджерами в Teamwork, со сроками, отслеживанием времени и возможностью добавлять прогресс или оставлять комментарии по каждой задаче.

Ожидается, что все ниндзя будут обновлять клиентские панели и показывать своим менеджерам, над чем они работали, во время еженедельных контрольных звонков, чтобы мы могли убедиться, что результаты предоставляются вовремя и соответствуют стандартам. Это также позволяет нам заблаговременно определять, когда кто-то рискует не уложиться в срок, чтобы его можно было быстро смягчить.

Часть ответственности вашей команды заключается в том, чтобы убедиться, что они знают, над какими личными и профессиональными целями они должны работать. Проведение ежеквартальных индивидуальных оценок и установка KPI так же важны для удаленных компаний, как и для офисных. Убедитесь, что у каждого члена вашей команды есть четкие цели, к которым нужно стремиться, и, если это уместно и возможно, предложите премию за производительность, чтобы поддерживать их мотивацию.

8. Встречайтесь хотя бы раз в год и часто веселитесь

Наконец, не забудьте найти время, чтобы встретиться со своей командой и отпраздновать успехи, будь то морское путешествие летом или небольшое рождественское веселье!

Лучшие удаленные команды тесно связаны между собой и стремятся к успеху друг друга. Коллеги будут разговаривать друг с другом каждый день, как в офисе, и они часто заводят настоящую дружбу — укрепляйте связи в вашей команде, создавая способы взаимодействия друг с другом.

У Exposure Ninja есть канал Watercooler в нашем пространстве Slack, где каждый ниндзя может общаться, а также небольшие группы, посвященные индивидуальным интересам, от кулинарии и фитнеса до искусства, игр и кино.

Мы часто делимся фотографиями наших семей, домашних животных и праздников, спрашиваем друг у друга совета и рассказываем о новых инструментах и ​​технологиях, которые, по нашему мнению, будут полезны нашим коллегам. Добавьте к этому необычные викторины на Хэллоуин и Рождество — в комплекте с сувенирами «Экспозиция ниндзя» и другими вкусностями, — ежемесячные награды «Ниндзя месяца » и командные встречи для разных рабочих групп, и вы получите отличную рабочую среду для своих сотрудников.

Чувствуете вдохновение? Что из этого вы могли бы представить своей удаленной маркетинговой команде?

Мы всегда ищем лучшие и самые яркие умы в области цифрового маркетинга, чтобы присоединиться к нашему полностью удаленному маркетинговому агентству. Посетите нашу страницу удаленных вакансий, чтобы узнать, есть ли открытая вакансия, соответствующая вашим навыкам.