Как улучшить качество звонков и сократить расходы для вашего бизнеса

Коммуникации являются критически важной инфраструктурой для бизнеса. Все зависит от четкой и надежной связи: ваши команды должны иметь возможность постоянно общаться друг с другом и с клиентами.

Связанный пост: Лучшее программное обеспечение для колл-центров в 2022-2023 годах

Однако улучшение качества связи часто означает увеличение затрат, что требует сложных расчетов. Будут ли преимущества улучшенной связи приносить достаточный доход, чтобы окупить себя и оправдать затраты?

Но если вы знаете, как улучшить качество связи и одновременно снизить затраты, вам не нужно беспокоиться о взвешивании этих затрат и выгод, по крайней мере, не так сильно.

Конечно, мы расскажем о способах улучшения качества звонков при одновременном снижении затрат, чтобы сделать вашу деловую жизнь проще и прибыльнее.

Как снизить затраты, повысить удовлетворенность клиентов и улучшить качество обслуживания конечных пользователей

Улучшение качества связи при одновременном снижении затрат — это вопрос реализации коммуникационных стратегий и технологий, которые делают работу более эффективной.

В некоторых случаях вы можете реализовать стратегии в любой сети связи, которая у вас есть. Другие стратегии требуют более мощной коммуникационной инфраструктуры.

Вот что нужно сделать, начиная с технологической стороны.

Читайте также: Советы по запуску стартапа в жестко регулируемой отрасли

Перенесите ваши сообщения на транкинговую платформу SIP

По сути, SIP-транкинг использует цифровые соединения для подключения вашей телефонной системы к Интернету, поэтому ваши звонки зависят от интернет-инфраструктуры, а не от традиционных телефонных линий. Провайдеры SIP-транкинга, такие как Telnyx, дают вам возможность перенести вашу телефонную систему на платформу SIP-транкинга, независимо от того, используете ли вы устаревшую телефонную систему или VoIP-связь.

SIP-транкинг предлагает несколько преимуществ как по сравнению со стандартными VoIP, так и с устаревшими телефонными системами:

• Расширенная обработка вызовов. Провайдеры SIP-транкинга лучше контролируют, как ваши звонки проходят по их сети.

Это позволяет им предлагать более продвинутые функции, такие как настраиваемая маршрутизация вызовов для каждого телефонного номера, запись вызовов и программное управление вызовами. Это дает вам гораздо больше контроля и возможностей для маршрутизации вызовов и реализации автоматизации.

• Лучшее качество связи. SIP-транкинг обеспечивает более прямое соединение между вашей внутренней телефонной сетью и глобальной сетью Интернета.

Это означает меньшее количество проводов и аппаратных средств в вашем телефонном соединении. Упрощение инфраструктуры подключения снижает шум и обеспечивает более четкий сигнал для более качественного звука и четкости видеозвонков.

• Больше гибкости. SIP-транкинг совместим как с аппаратными, так и с программными телефонами.

Если у вас уже есть физические стационарные телефоны для ваших команд, они будут работать в магистральной сети SIP. Но SIP-транкинг также дает вам возможность использовать софтфоны, что позволяет вашим командам использовать смартфоны или компьютеры для телефонной связи.

Использование программных телефонов часто повышает производительность, поскольку на программном телефоне легко использовать автоматические дозвонщики и другие телефонные инструменты.

Читайте также: 10 основных преимуществ профессиональных услуг по переезду офиса

• Повышенная безопасность. Провайдеры качественных SIP-транкингов владеют и управляют собственной IP-сетью.

Это означает, что они могут защитить ваши данные о вызовах от начала до конца, а не только защищать ваши данные до тех пор, пока они не покинут сеть вашего SIP-провайдера и не перейдут в стороннюю сеть или, что еще хуже, в общедоступный Интернет.

Улучшенная безопасность снижает риск катастрофических утечек данных, которые могут привести к банкротству компаний.

• Более продуктивное сотрудничество. Более четкая и надежная связь означает, что ваши команды могут лучше обмениваться информацией и делать больше. SIP-транкинг также поддерживает чат и обмен текстовыми сообщениями, чтобы ваши команды могли оставаться на связи, где бы они ни находились.
• Низкие затраты. SIP-транкинг просто более экономичен, чем другие телекоммуникационные технологии.

С помощью SIP-транкинга вы можете предоставлять и завершать телефонные номера по запросу, что означает, что вы платите только за те подключения, которые вам нужны, и тогда, когда они вам нужны. Таким образом, у вас никогда не будет телефонных номеров, бесполезно съедающих ваш бюджет.

Тем не менее, транкинг SIP почти всегда стоит меньше, чем VoIP и традиционная телекоммуникация, как в расчете на номер, так и в расчете на минуту.

Сочетание этих двух факторов снижения затрат обеспечивает значительное снижение затрат для бизнеса.

Настройка отслеживания голосовых сообщений

Отслеживание голосовых сообщений улучшает доставку голосовых сообщений.

Эта технология отслеживает ваши голосовые сообщения, когда они направляются на внешний сайт, а затем возвращает уведомление, когда сайт проверяет сообщение и когда сообщение фактически доставлено.

Это гарантирует, что ваши голосовые сообщения будут маршрутизироваться по лучшим сетям с учетом перегрузки сети и внешних факторов, таких как погодные условия, поскольку отслеживание голосовых сообщений обнаружит, когда доставка сообщения не удается или занимает больше времени, чем должно.

Когда вы знаете, что голосовые сообщения доставляются, вы лучше подотчетны персоналу, поскольку вы знаете, когда сообщения были доставлены. Однако достижение максимальной скорости доставки сообщений просто устраняет сбои связи, которые не зависят от вашей команды.

Читайте также: Варианты бизнес-платежей для вашего растущего бизнеса в 2022 году

Внедрение интерактивного голосового ответа (IVR)

Вы, вероятно, знакомы с системами интерактивного голосового ответа (IVR), даже если не знакомы с этим термином. Если вы когда-либо звонили в компанию и подключались к автоматизированной системе меню, которая реагировала на голосовые команды, вы использовали систему IVR.

По сути, система IVR позволяет вашей телекоммуникационной системе автоматически направлять вызовы нужному человеку.

Без системы IVR вам либо придется использовать тональные меню, которые более громоздки и менее функциональны, чем система IVR. Или у вас должен быть представитель службы поддержки, специально предназначенный для маршрутизации звонков вручную.

Ни один из этих вариантов не является хорошим.

Система IVR не только автоматизирует маршрутизацию вызовов, но и обеспечивает автоматическую поддержку. Некоторые проблемы клиентов можно решить с помощью простых записанных инструкций или информации.

Если вы автоматизируете простые звонки в службу поддержки, это оставит вашим командам по обслуживанию клиентов больше времени, чтобы помочь клиентам, у которых есть более сложные проблемы.

Это сокращает время решения всех ваших запросов в службу поддержки клиентов, что в конечном итоге повышает качество обслуживания клиентов.

Используйте прямую маршрутизацию вызовов

Прямая маршрутизация вызовов просто сокращает количество соединений, необходимых для перевода вызова с одного номера на другой.

Вы можете подумать, что звонки будут постоянно направляться напрямую с одного номера на другой. Однако это не всегда так.

Некоторые операторы связи используют сторонние сети или полагаются на общедоступный Интернет для подключения вызовов. Это может усложнить ваши соединения для звонков, потому что сторонние и общедоступные интернет-сети не всегда являются самыми эффективными и часто добавляют «прыжки» при маршрутизации вызовов с одного номера на другой.

В идеале ваш провайдер SIP-транкинга по умолчанию будет использовать прямую маршрутизацию. Вторая лучшая ситуация заключается в том, что ваш SIP-провайдер предоставит вам возможность использовать прямую маршрутизацию вызовов.

Читайте также: 8 шагов для повышения безопасности при открытии вашего бизнеса

Прямая маршрутизация вызовов обеспечивает надежную доставку сообщений и улучшает связь в режиме реального времени. Когда вызовы перенаправляются косвенно, это может вызвать шум и дребезг при голосовых вызовах и плохое качество изображения при видеовызовах.

Прямая маршрутизация вызовов просто обеспечивает более надежную и четкую связь между вашими командами и вашими клиентами.

Начните сокращать расходы, пока не стало слишком поздно

Как вы, возможно, заметили, для большинства из них требуются транкинговые соединения SIP.

Стандартным VoIP и устаревшим телефонным системам просто не хватает возможностей и конфигурируемости для реализации этих стратегий. Если вы все еще используете одну из этих традиционных телекоммуникационных инфраструктур, вы просто не сможете настроить свои коммуникации так, чтобы они были максимально эффективными.

Таким образом, первым шагом является перенос ваших коммуникаций на транкинговую платформу SIP.

Для большинства предприятий это немедленно сократит расходы и повысит качество звонков. Однако, как только ваши коммуникации будут работать через SIP-подключения, вы сможете настроить телекоммуникации и удвоить свои усилия по сокращению затрат.