21 способ закончить письмо

Электронные подписи могут показаться вам незначительными, но так ли это? Хотя создание сильного текста сообщения имеет решающее значение, то, как вы закончите деловое электронное письмо, также имеет значение, если вы хотите произвести хорошее впечатление.

Фраза «с наилучшими пожеланиями» кажется устаревшей?Простое«спасибо»может показаться простым. Подумайте о том, чтобы полностью пропустить процедуру подписания. Точно нет! Давайте поймем важность подписки по электронной почте и как использовать ее для повышения скорости отклика.

Связанная статья: Лучшие инструменты автоматизации почтового маркетинга

Почему важны окончания электронной почты?

Независимо от того, ожидаете ли вы, что получатель предпримет какие-либо действия или нет, важно, как вы закончите свое электронное письмо. Простая подпись после электронного письма увеличивает средний показатель отклика и значительно увеличивает вероятность того, что получатель ответит письменно.

Кроме того, электронные письма, которые заканчивались«спасибо», получили гораздо больше отзывов, чем те, в которых использовались другие типичные окончания. Что бы вы ни решили, помните, что подтверждение электронной почты — это последнее взаимодействие читателя с вами. Это последнее, что они читают, и от этого зависит, ответят ли они вообще и как быстро.

Представьте это как завершение разговора.Вы бы когда-нибудь встретились с новым деловым контактом, а затем развернулись бы и ушли, ничего не сказав?Нет. Тогда зачем быть невежливым в своих электронных письмах?

Читайте также: Руководство по отслеживанию рассылки по электронной почте

Какие существуют способы завершения электронного письма?

Существуют различные способы завершения электронного письма. Поскольку каждая открытая строка электронного письма отличается, заключительные строки электронных писем также различаются. Вот почему есть несколько способов закончить электронное письмо, независимо от того, пишете ли вы официальное или неформальное письмо.

Здесь мы обсудим некоторые основные моменты, которые следует включить в заключительные строки электронного письма:

Заключительная линия

Краткое заключительное заявление, которое плавно переходит от основной темы электронного письма к вашей подписи, должно быть включено в каждое электронное письмо перед его отправкой. Это последнее предложение может выражать вашу признательность получателю за потраченное время, показывать, что вы готовы к будущему разговору, действовать как призыв к действию или как фраза, подразумевающая, что вы ожидаете ответа.

Закрытие (подписание)

Если вы не находитесь рядом с получателем, каждое деловое письмо должно заканчиваться профессионально. В зависимости от ваших отношений с получателем и сообщения, закрытие может быть формальным или неформальным. Наиболее типичными подписями электронной почты являются «С уважением»и«С наилучшими пожеланиями»,однако мы собрали большое количество официальных и неофициальных примеров (ниже).

Иллюстрация заключительной строки выглядит следующим образом:

Я благодарен, что вы нашли время, чтобы просмотреть мои рекомендации и резюме. Я надеюсь услышать от вас очень скоро!

Искренне,

Бет Джон

Назовите свое имя

Всегда добавляйте свое имя и фамилию в подпись, если вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз. Использование вашего имени в качестве подписи дает право на общение с коллегами или людьми, которых вы уже знаете из предыдущей переписки по электронной почте. Обратите внимание, что лучше не использовать свой псевдоним для завершения разговора, если он не является широко известным и часто заменяет ваше имя.

Название и компания

Когда вы отправляете потенциальным клиентам холодные электронные письма, вы должны указать свое текущее рабочее место и название компании в подписи по электронной почте, чтобы избежать путаницы в отношении того, кто вы есть. Мы рекомендуем хранить ваши текущие контактные данные (номер телефона и адрес электронной почты) подальше от вашей подписи, если вы подаете заявление о приеме на работу.

Вы можете использовать следующий пример в качестве подписи:

Джо Джефферсон

Менеджер по продажам

Контактная информация

Хотя читатель вашего электронного письма знает ваш адрес электронной почты, обычно бывает полезно включить в него дополнительные контактные данные, включая ваш личный номер телефона, поскольку некоторые люди могут предпочесть связаться с вами с помощью этого метода.

Дополнительные ресурсы

Ссылки — это еще один элемент, который вы могли бы подумать о включении в свою подпись. Ссылка может вести к вашей учетной записи LinkedIn, веб-сайту или другим учетным записям в социальных сетях. Он также может перейти на целевую страницу, которую вы хотите рекламировать, ваш онлайн-календарь, портфолио, самую последнюю запись в блоге и т. д.

Читайте также: Как написать письмо для совместной работы

Как закончить электронное письмо? [21 пример]

Если вы не знаете, как закончить электронное письмо в профессиональной обстановке, сравните это с завершением официального письма, чтобы сохранить профессионализм. Сегодня отправка электронного письма приравнивается к отправке письма по почте. Таким образом, любая маркетинговая кампания по электронной почте может использовать одну и ту же методологию и рекомендации. Всегда старайтесь звучать профессионально и доброжелательно.

Связанная статья: Почему кампании по электронной почте терпят неудачу?

Вот несколько примеров предложений, которые вы можете использовать в качестве завершающих строк в своих электронных письмах:

Когда ищешь ответ на вопрос

Подписание, содержащее дружеское напоминание, может служить триггером для действия. Люди реагируют на зрительные раздражители. Когда мы читаем, мы, как правило, обращаем внимание на заголовки, и зрительные ассоциации влияют на нашу память. Согласно исследованиям , вероятность того, что вы выполните задачу, увеличивается на 40%, если она связана с чем-то в пределах вашей линии обзора.

Ниже приведены некоторые рекомендации по продвижению вашего получателя:

• Я искренне благодарю вас за помощь в ответе на мой запрос.
• «Я был бы признателен, если бы вы ответили до [день или время].Спасибо!"

С уважением

Нет никакого способа сделать это более экспертным! Поскольку он не создает никаких ожиданий, он работает, но используйте его с осторожностью. Но имейте в виду, что иногда это звучит не очень тактично. При неправильном использовании может создаться впечатление, что вас не волнует получатель или деловая сделка, о которой вы говорите.

Искренне Ваш

Подходящее закрытие письма для официального электронного письма — это то, чему мы все научились в школе. Однако это может звучать душно. Поэтому, если вы небольшая фирма, мы предлагаем вам держаться подальше от этого и выбрать что-то менее официальное.

Еще раз поздравляем с [триггерным событием]

Вы должны напомнить потенциальным клиентам, что в их фирме произошли изменения и что они могут захотеть сменить поставщиков. Поэтому, если вы признали триггерное событие в начале письма, напомните им об этом при выходе.

Как закончить электронное письмо словами «Спасибо» / «Спасибо»

Каждый раз, когда кто-то говорит«спасибо»,он искренен. Используйте его всякий раз, когда хотите показать, что ожидаете, что читатель что-то сделает, потому что он также может выражать надежду в тоне. Электронные письма принято заканчивать восклицательным знаком, так как это звучит более искренне и захватывающе.

Лучший

Best — это счастливый, быстрый способ сказать«наилучшие пожелания».Если вы получаете множество электронных писем, вы знаете, что почти все используют эту подпись. Подобно тому, как уважение не требует усилий в более формальном общении, оно не вызывает затруднений благодаря своей фамильярности. Недостатком является то, что это может быть скучно и безопасно, что является проблемой, если вы хотите предоставить динамичное, привлекающее внимание сообщение.

Заранее спасибо

Исследование Dripify показывает, что электронные письма, содержащие заранее спасибо, имеют наилучшие показатели отклика. Возможно, это так, потому что ваша подпись выражает благодарность и устанавливает ожидания; вы показываете, что будете в восторге, когда человек, которому вы отправляете электронное письмо, ответит. Всегда будьте осторожны, когда говорите«заранее спасибо»,потому что в более профессиональных условиях это может показаться чрезмерно требовательным.

Искренне Ваш

Этикет советует использовать это закрытие в сочетании с«Уважаемая мадам»или«Уважаемый сэр»,если вы не можете приветствовать получателя по имени — если вы не американец, и в этом случае вы должны использовать«Искренне ваш».

Наслаждайтесь событием и дайте мне знать, как оно проходит

Чтобы продемонстрировать, что вы внимательны во время разговора, упомяните что-нибудь в календаре потенциального клиента.

Предположим, клиент упоминает конференцию в социальных сетях, или вы можете сделать вывод о его присутствии на основе исследования клиентов. В этом случае вы также можете использовать этот выход с клиентами, с которыми вы еще не связались.

Когда вы запрашиваете встречу

Помните, что ваша электронная почта может быть просканирована. Но ничего, читатели используют шаблон «F». В результате последнее, что они увидят в теле письма, — это ваша подпись, выровненная по левому краю. Это дает последнюю возможность предложить им принять встречу.

• «Надеясь на пустое место в вашем календаре»,

• «Готовы работать по вашему графику»

Заботиться

Проблема с коронавирусом, вероятно, является причиной того, что вы начинаете замечать это чаще. Однако, независимо от ситуации, это фантастический неформальный способ закрыть письмо. Он теплый, приятный и отлично подходит для общения с людьми, которых вы знаете.

Отличная работа с вами

Всегда вежливо сообщить кому-то, с кем вы работали, в электронном письме, что вы цените возможность иметь с ним дело. Делая это, вы оставляете место для потенциального будущего сотрудничества.

Фантастического понедельника

Существует общая неприязнь к понедельникам. Ваши потенциальные клиенты будут улыбаться, прочитав эту заключительную строку, демонстрируя, что за вашим электронным письмом стоит физическое лицо. Однако избегайте использовать его для тех, кто не понимает юмора.

Наслаждайтесь праздниками

Использование этого во время праздничного сезона — фантастическая идея, особенно если потенциальный клиент упомянул праздник, который он будет посещать или наслаждаться. Используйте следующий вариант в этом списке, если ваш потенциальный клиент не указал праздник.

Наслаждайтесь перерывом

Желательно сказать: «Наслаждайтесь перерывом»или«Наслаждайтесь отдыхом»,если потенциальный клиент не указал сезон отпусков. Тем не менее, вы знаете, что это будут длинные выходные из-за приближения государственных праздников, которые дадут людям возможность отдохнуть от работы.

Когда вы развиваете отношения

Этот получатель — кто-то, с кем вы знакомы, так что будьте добры к ним. Чтобы выразить им свою поддержку или предоставить материалы, которые могут быть им интересны, закройте свое электронное письмо.

Вот как это сделать:

• Оставайся классным
• Продолжайте вести хороший бой

Смайлики

Подмигивания, смайлики и другие подобные выражения становятся все более популярными. В то время как для некоторых это может сделать их день лучше, для других они могут показаться неприятными. Прежде чем нажимать эти символы эмодзи , вы, вероятно, должны прочитать исследовательскую работу об их использовании в деловых электронных письмах. Обязательно используйте его с людьми, которых вы знаете.

Еще раз спасибо

Вы можете закрыть свое электронное письмо, еще раз выразив благодарность, если получатель оказал вам значительную услугу и ранее упомянул об этом факте. Если получатели не сделали все возможное, чтобы помочь вам, двойное спасибо может показаться фальшивым.

С нетерпением жду Вашего ответа

Возможно, вы видели, как люди задают вопросы или обращаются с просьбой, используя эту подпись: «Не могли бы вы поделиться своим советом фрилансера за чашкой кофе?Ждем вашего ответа…»

К сожалению, это часто выглядит навязчиво. В противном случае мы советуем вместо этого использовать фразу«С нетерпением жду вашего ответа», когда помогаете кому-то другому.

Например, допустим, вы связываетесь с ними по поводу выступления. Другая возможность заключается в том, что вы сообщаете им, что ваш пост в блоге включает их историю. Когда поставщик использует его, фраза передает дружелюбие и теплоту.

С уважением

Используйте слово«уважительно», когда обращаетесь к кому-то значительно более влиятельному, знающему или опытному, так как оно передает чувство уважения к вашему адресату. Кроме того, это может служить для смягчения сообщения, которое в противном случае могло бы быть враждебным.

При подготовке к запланированной встрече или проекту

Заявляя, что вы будете в контакте друг с другом, вы оставляете дверь открытой для будущего диалога. Если вы хотите, чтобы получатели могли связаться с вами, добавьте свой номер телефона в заключительные строки электронного письма.

• Говорите скорее
• Поговорим с вами в ближайшее время
• Ждём скорого подключения

Вот несколько примеров закрытия электронной почты в надежде, что получатель свяжется с вами.

Связанная статья: Лучшие примеры email-рассылок

Как написать лучшие заключительные строки электронного письма?

Вот несколько советов по написанию заключительной части и лучший подход к завершению электронного письма. При выборе закрытия электронной почты необходимо учитывать несколько факторов.

Включить закрытие

Некоторые люди считают, что они могут удалить закрытие из электронной почты. Тем не менее, это выглядит невероятно профессионально; всегда закрывайте документ. Это верно даже для электронной подписи.

Подумайте о ваших отношениях с получателем

При общении с кем-либо о поиске работы используйте официальные электронные письма. Однако, если вы и получатель — хорошие друзья, вы можете использовать полуофициальное завершение, например «Ура» или «Искренне ваш». Всегда используйте более формальную отделку, если вы не уверены.

Не используйте непрофессиональные закрытия

Даже если вы знаете получателя электронного письма, воздержитесь от использования неформальных приветствий, таких как«Увидимся позже», «XOXO»или любой другой подобной фразы в официальном электронном письме.

Используйте свое полное имя

Не используйте свое имя или прозвище при общении с близким другом или коллегой. Используйте свое полное имя, чтобы никто не мог ошибочно идентифицировать вас.

Читайте также: Как использовать переменные электронной почты для массовых рассылок

Каких заключительных строк следует избегать в письме?

Несмотря на растущее смешение нашей личной и профессиональной жизни и то, что рабочие электронные письма иногда сочетают в себе текстовые сообщения, некоторые электронные письма не подходят для работы. Есть много простых примеров, в том числе сленг,«Любовь», «Позже»и непонятные аббревиатуры.

Хотя другие привычки и определенные заключительные фразы представляют собой более скрытую опасность ошибок деловой электронной почты, мы стремимся помочь вам избежать их. Вот несколько ужасных примеров закрытия электронной почты.

Нет линии закрытия вообще

В современном мире, когда многие электронные письма отправляются с мобильных устройств, отсутствие подписи вполне допустимо по мере продвижения цепочки писем, особенно если ваш получатель делает то же самое. Но отправка электронных писем без подписи или пометки официальной подписи, которую вы подготовили, кажется безличной.

Ваш

Это формальное, слишком жесткое завершение заставляет меня думать о старинных любовных письмах. Когда вы что-то просите или даете кому-то информацию, вы не хотите, чтобы они думали о вашем потенциальном клиенте, деловом партнере, заказчике или коллеге.

-[Имя] или -[Инициал]

Несмотря на то, что этот тип подписи может быть уместным для кратких неофициальных электронных писем, большинство людей находят его чрезмерно холодным и отстраненным, особенно при первой связи с получателем.

С уважением, или спасибо

Покажите своим контактам, что вы заботитесь о них, написав полное написание в сообщении«с уважением»или«спасибо», а не сокращая его до«с уважением»и«спасибо».

С уважением

Вы являетесь собственностью получателя?Неа. За исключением того, что если вы отправляете своим родителям электронное письмо с летней программы, это фальшивка и дрянь.

Отправлено из моего Айфона

Мы сочли важным подчеркнуть, что это не является надлежащей подписью, независимо от контекста. Однако это закрытие электронной почты происходит случайно, когда отправитель не включает исходную подпись. Но среди всех подписей этот может быть самым обычным. Это говорит о том, что вы недостаточно цените свой контакт, чтобы изменить подписку электронной почты по умолчанию. Поэтому, пожалуйста, воздержитесь от размытия при разговоре с друзьями или коллегами.

Читайте также: Статистика email-маркетинга, с которой стоит иметь дело

Заключение

Несмотря на то, что заключение электронного письма — это то, что вы, вероятно, напишете в последнюю очередь, оно все равно должно быть обработано так же тщательно, как вступительное предложение, приветствие и тело электронного письма. Вы должны понимать контекст, чтобы заканчивать электронные письма профессионально.

В следующий раз, когда вы не будете знать, как закончить электронное письмо, подумайте, должно ли оно быть официальным, случайным или промежуточным. В следующий раз, когда вы будете думать, как завершить электронное письмо, обратитесь к этой части, если у вас все еще есть проблемы с выбором подходящего завершения электронного письма.

Читайте также: Лучшее время для отправки холодной электронной почты