Руководство по проведению стартовой встречи проекта

Вспомните свой последний первый рабочий день. Вы, вероятно, потратили время накануне вечером, раскладывая свою одежду, спрашивая совета у одного или двух друзей и думая о том, как вы могли бы преуспеть на этой новой должности. Затем вы появились на следующий день настолько подготовленными, насколько могли, и готовыми произвести хорошее первое впечатление на своих начальников и коллег, что, по сути, станет основой для вашего пребывания на этой должности.

Это именно то мышление, которое вы должны принять, когда собираетесь на встречу по запуску проекта с совершенно новым клиентом. Этот клиент согласился на какое-то партнерство с вашим агентством, и теперь пришло время убедиться, что его решение было принято правильно. Давайте обсудим основы успешного проведения стартового совещания по проекту, от подготовки до определения ожиданий и последующих действий.

Что такое стартовая встреча проекта?

Стартовая встреча проекта — это первое реальное взаимодействие менеджера проекта и соответствующей команды с клиентом после завершения процесса продажи. Эта встреча — время для более подробного обсуждения с клиентом его приоритетов, целей и задач в отношении проекта. Мне нравится устраивать эту встречу как несколько структурированный диалог между клиентом и нашей командой, чтобы убедиться, что мы установили ожидания в отношении сроков и исполнения, и просто уделите время тому, чтобы познакомиться с клиентом как на профессиональном, так и на личном уровне.

Чтобы провести эти важные разговоры с любым клиентом, вы должны сначала убедиться, что вы и ваша команда готовы. Ниже мы обсудим шаги, которые необходимо предпринять для подготовки к стартовому совещанию по проекту.

1. Подготовка к стартовому совещанию по проекту

Провести внутреннее стартовое совещание по проекту

Первый (и, возможно, самый важный) шаг в подготовке к стартовому совещанию по проекту — это организация внутренних встреч, чтобы собрать как можно больше информации о клиенте до фактического стартового звонка по проекту. В Go Fish Digital руководитель проекта назначает несколько различных внутренних совещаний для начала, в зависимости от объема работы клиента.

Первая внутренняя встреча всегда проводится между руководителем проекта и тем, кто проходил процесс продажи с клиентом. Эта встреча гарантирует, что менеджер проекта будет в курсе любой справочной информации, которую мог собрать член отдела продаж, а также любых целей или задач, которыми уже поделился клиент. Это также время, чтобы начать обсуждение того, какие члены команды лучше всего подходят для работы над проектом клиента.

Следующее собрание, которое мы назначаем, называется собранием знакомств. Во время этой встречи решительный стратег и аналитики из каждой вертикали в рамках сферы деятельности клиента соберутся вместе, чтобы собрать небольшое исследование. Например, если у клиента есть SEO как часть его проекта, мы можем рассмотреть такие вещи, как видимость, обратные ссылки и скорость сайта. Мы также можем провести короткое сканирование сайта, чтобы убедиться в отсутствии тревожных сигналов. Это время помогает команде начать понимать сайт клиента и озвучивать все, что мы можем захотеть обсудить с клиентом во время стартового звонка по проекту.

Заключительная внутренняя встреча будет назначена за день до начала проекта со всеми членами команды из каждой вертикали в рамках конкретного объема работ клиента. Это собрание предназначено для того, чтобы убедиться, что все чувствуют себя комфортно в своих темах для обсуждения, изложенных в стартовой презентации проекта и повестке дня (о которых мы поговорим ниже), и что ни у кого нет нерешенных вопросов или опасений.

Создайте презентацию и повестку дня стартовой встречи проекта

Создание презентации и повестки стартового собрания проекта — это то, над чем менеджер проекта будет работать в течение недели, предшествующей совещанию. Повестка дня помогает внутренним командам чувствовать себя подготовленными и точно знать, о чем они собираются говорить, а презентация помогает клиенту следовать и визуализировать некоторые ожидания, которые мы будем устанавливать на протяжении всей встречи.

Важно убедиться, что у вашего агентства есть шаблоны как для повестки дня, так и для презентации, чтобы обеспечить последовательность и эффективность в проведении этих встреч.

2. Проведение стартовой встречи проекта

Представьте команду

Первой частью любой встречи по запуску проекта должно быть представление команды. Не все в команде будут работать с клиентами, поэтому полезно использовать лица для имен, с которыми клиент может взаимодействовать через инструмент управления проектом или цифровой канал связи на протяжении всего проекта. Я всегда призываю нашу команду присоединяться к этим встречам с включенными камерами, даже если у клиента камера выключена, чтобы помочь клиенту лучше узнать нашу команду.

Задавайте фоновые вопросы

Следующим шагом на успешном стартовом совещании по проекту является предоставление клиенту возможности представить себя и свою команду. Это также хорошее время, чтобы задать любые вопросы, которые у вас могут возникнуть на основе того, что вы узнали из передачи продаж или из исследования, проведенного до встречи.

На мой взгляд, это самая важная часть стартового звонка. Это заложит основу для отношений с клиентами на месяцы или годы вперед. До стартового звонка вы должны потратить время на просмотр веб-сайта клиента, просмотрев свои заметки, сделанные во время телефонного разговора о передаче продаж, и провести дополнительное исследование клиента, чтобы составить список вопросов, которые нужно задать клиенту во время звонка. Я также обращаю особое внимание на то, чтобы попросить клиента прислать доступ ко всем его свойствам Google, которые будут полезны в его области. Я включил ниже список нескольких вопросов, которые я обычно задаю во время стартового звонка по проекту.

• Какие цели вы ставите перед нашей совместной работой над этим проектом?
• Каковы ваши приоритетные ключевые слова?
• Кто ваши основные конкуренты?
• Кто ваша основная аудитория?
• Каковы ваши основные продукты/услуги?
• Можете ли вы рассказать нам о вашем бренде?
• Были ли у вас какие-либо проблемы или проблемы с присутствием в цифровом маркетинге в прошлом, о которых нам следует знать?
• Какую CMS вы используете? Можете ли вы предоставить нашей команде доступ к вашей CMS?
• Как лучше всего общаться с вашей командой? (Для общения с нашими клиентами мы используем инструмент управления проектами под названием ClickUp , но я всегда проверяю, работает ли он и/или хотят ли они также общаться по другому каналу, например, по электронной почте или в Slack.)

Вы также должны оставить время, чтобы клиент мог задать любые вопросы, которые они, возможно, подготовили или которые могут возникнуть во время представления стартовой презентации проекта. Некоторые из вопросов, которые они задают, могут потребовать дальнейшего изучения или получить ответы в будущем, но всегда полезно помочь клиенту почувствовать себя услышанным во время первого звонка.

Установите ожидания и следующие шаги

Как только вы получите достаточный опыт работы с клиентами, чтобы приступить к созданию стратегии, попросите каждого вертикального стратега, работающего с клиентом, нарисовать четкую картину того, чего клиент должен ожидать в ближайшие недели. Мы думаем, что очень полезно использовать визуальные временные шкалы. Например, в цифровых PR-кампаниях первые несколько недель предназначены для исследований, сбора данных и создания активов. Затем мы можем начать продвигать эту кампанию среди журналистов, чтобы, надеюсь, получить обратные ссылки. Это то, что важно сообщить клиенту во время стартового совещания по проекту, чтобы он знал, когда ожидать обновлений и результатов.

3. Последующие действия и следующие шаги

После того, как совещание по запуску проекта завершено, начинается настоящая работа. Вы уже проделали большую работу по подготовке, исследованию и установлению ожиданий. Но самое главное сейчас — убедиться, что вы доводите до конца то, о чем говорилось во время этого звонка. Будьте усердны в том, чтобы вернуться к заметкам, которые вы сделали в повестке дня встречи по запуску проекта, и обсудить с клиентом все, о чем они спрашивали. Кроме того, поговорите с клиентом о частоте его последующих звонков о статусе и о том, над какими задачами вы будете работать в будущем, чтобы у него был четкий план действий на ближайшие недели.

Вывод

Встречи по запуску проекта имеют решающее значение для закладки прочного фундамента для долгосрочных отношений с клиентами. Не ждите, что каждое совещание будет проходить идеально, но если вы будете следовать приведенным выше рекомендациям, вы сможете сделать первый шаг в поддержке своей команды в проведении эффективного и действенного стартового совещания по проекту.