Как эффективно сообщать о кризисе в вашем бизнесе

Каждая организация подвержена риску кризиса. Это было убедительно доказано за последние два года пандемией COVID-19 и многим другим. К сожалению, такие ситуации нельзя просто игнорировать, надеясь на лучшее. Проблемы не исчезают сами по себе. Вам нужно обратиться к ним.

Дни, когда вы прятали голову в песок и надеялись, что проблема исчезнет, ​​давно прошли. Если вы не будете работать над поиском решения, вы в конечном итоге будете страдать еще больше. Это доказали такие бренды, как Volkswagen, Chipotle, FIFA и Lance Armstrong.

Представьте, что ваш бизнес вступает в период кризиса. Что вы делаете? Кто и что пострадало? Чем больше предприятий вы смотрите, тем больше вы видите, что так много предприятий не готовы к худшему, и если, или, точнее, когда, эти времена наступят, это сильно ударит.

Лидеры теряют контроль. Инвесторы и заинтересованные стороны впадают в замешательство, испытывают стресс и панику. База сотрудников не знает, что происходит. Даже в лучшем случае без надлежащей организации все становится сложно и трудно справляться. В худшем случае бизнес несет большие финансовые и репутационные убытки и может даже полностью закрыться.

Это ваша работа, чтобы этого не произошло, и все начинается с оптимизации того, как вы передаете свои сообщения в своем бизнесе. Мы собираемся разбить его на несколько простых шагов, о которых вы должны начать думать прямо сейчас, готовясь к любому наихудшему сценарию, в конечном итоге помогая вам увидеть себя с другой стороны.

Установка ваших основ

Что идет вверх, должно спуститься вниз. Когда дела в вашем бизнесе идут хорошо, последнее, о чем вы хотите думать, это потерять все, ради чего вы так много работали. Никто не хочет, чтобы их бизнес развалился, но если вы этого не сделаете, как вы можете предотвратить это, если вы этого не сделаете?

Как можно скорее вам нужно собрать важных лиц, принимающих решения в вашем бизнесе, и начать мозговой штурм. Вам нужно подумать обо всех потенциально жизнеспособных кризисах, которые могут повлиять на ваш бизнес, перечислить их и, по сути, придумать решения, которые вы сможете быстро реализовать, если когда-нибудь окажетесь в такой ситуации.

В других обстоятельствах вы можете знать, что грядет кризис, потому что вы сами создаете его, например, увольняя людей или совершая крупную покупку. В таких случаях подумайте о том, как вы можете сократить расходы или внести изменения, которые обеспечат вам возможность продолжать работать на прибыльном и устойчивом уровне.

Однако что произойдет, если возникнет непредвиденная проблема, например, если несколько сотрудников уйдут или заболеют, и им понадобится отпуск. Что произойдет, если у вас возникнет сбой в логистике, и он поддержит ваши производственные и отгрузочные линии, а ваши клиенты пострадают от этого?

Выявляя потенциально самые большие проблемы в вашем бизнесе, результаты этого исследования лягут в основу вашего плана реагирования на кризис, индивидуальной стратегии, которая применяется индивидуально к вашему конкретному бизнесу и будет удовлетворять ваши собственные потребности.

Найдите нужных людей

После того, как вы определили свои проблемы, пришло время привлечь нужных людей к задаче взять на себя управление, если вы когда-нибудь окажетесь в кризисной ситуации. Вы хотите определить небольшую группу исполнительных лиц, которые имеют право принимать решения, когда они должны быть приняты.

В крупных компаниях командой должен руководить генеральный директор, и вы должны работать вместе со своими руководителями по связям с общественностью. Ваша репутация вполне может оказаться под угрозой, особенно если была допущена ошибка или неверное суждение, и быстрое и эффективное обращение к общественному мнению является ключом к преодолению кризиса.

На самом деле, этот момент настолько важен, что даже если у вас есть собственная команда по связям с общественностью, вы можете захотеть нанять независимого подрядчика или консультанта, если считаете, что ваша собственная команда недостаточно опытна. Некоторые кризисы могут буквально разрушить бизнес так быстро, что вы даже не заметите, что вас поразило. Конечно, это зависит от вашего бизнеса и ситуации, но никогда не бывает невозможным.

Затем вам нужно будет подумать о персонале и о том, как вы собираетесь общаться внутри компании. Вам нужно, чтобы ваши лучшие сообщения знали, что им нужно делать. Когда разразится кризис, это повлияет на каждую область вашего бизнеса, поэтому не оставляйте область нетронутой.

Выберите лицо

Как правило, у каждого бизнеса уже должен быть представитель. Это человек, который обучен и способен выступать перед общественностью, решать проблемы, отвечать на вопросы и, по сути, становится лицом вашего бизнеса во время кризиса.

Представитель будет кем-то, кто был предварительно проверен и обучен, чтобы быть основным и / или запасным представителем для различных каналов связи. Этот человек должен быть разнообразным. Например, для того, чтобы выступить перед 1000 человек, требуется другой тип человека, чем для того, чтобы взять на себя обязательство и хорошо выступить в интервью один на один на камеру.

Это особенно важно, поскольку мы живем в эпоху социальных сетей, а это означает, что так легко прокомментировать или опубликовать историю или видео, и было ли это ошибкой. Вам нужен кто-то, кто может оставаться спокойным, собранным и сосредоточенным на поставленной задаче и на том, какого результата они хотят достичь.

Проверьте свои каналы связи

Когда-то единственным способом быстро связаться с кем-то был звонок или факс, при условии, что люди на другом конце были доступны для приема? В настоящее время мы живем в гиперсвязанном мире, и существует бесконечное количество способов, которыми вы можете мгновенно связаться с людьми, независимо от того, где они находятся.

Это означает, что нет никакого оправдания, когда речь идет о том, чтобы держать важных людей в курсе, когда происходит кризис. Сюда входят как внутренние, так и внешние заинтересованные стороны, менеджеры, сотрудники, общественность, СМИ и т. д. Однако, несмотря на то, что есть много вариантов, у вас нет времени в кризис, чтобы выяснять, как связаться с вами.

Вам просто нужно это сделать, а это значит, что вы должны активно приводить в порядок свои системы связи и каналы, чтобы они были готовы к работе. Возможно, у вас даже есть специальный кризисный канал или ветка для обмена сообщениями, которые вы будете использовать только тогда, когда придет время. Конечно, это означает, что вам нужно убедиться, что все будут уведомлены и получат доступ к каналу, потому что вам нужно действовать быстро.

Некоторые каналы для рассмотрения включают в себя;

• Телефонные номера
• Обмен мгновенными сообщениями
• Эл. адрес
• Каналы Slack или Discord
• Онлайн-интернеты
• Платформы социальных сетей

Это всегда важно для определения каналов, которые вы будете использовать для связи с общественностью, вашими клиентами и СМИ. Чем более организованным вы сможете быть, тем быстрее вы сможете принять меры и просто приступить к решению проблем.

Следите за проблемой

Проблема с кризисами в том, что они обычно никогда не остаются такими, какими они были в начале. Например, если у вас есть бракованная партия товара, и вам нужно отозвать всю партию товара, потому что он опасен (скажем, зараженный пищевой продукт), регулирующий орган может принудительно провести инспекцию вашего предприятия, выделив новую проблему с точки зрения здоровья и безопасности. или как вы работаете.

Теперь, очень быстро, вы имеете дело с двумя проблемами, и все может очень быстро выйти из-под контроля. Вот почему так важно иметь способ отслеживать и следить за проблемами, с которыми вы имеете дело. Это восходит к организованности. Вы можете решить проблемы только тогда, когда у вас есть информация для их решения, а это означает, что вы должны следить за ситуацией и быть в курсе фактов.

Более того, вы можете быть уверены, что ваши заинтересованные стороны и руководители захотят узнать, что происходит. То, как вы отслеживаете проблему, будет зависеть от самой проблемы, но вам нужно спланировать, с какой проблемой вы имеете дело, а затем иметь инструменты для отслеживания изменений.

Например, если вы имеете дело с проблемой PR, вы будете использовать такие инструменты, как Google Alerts, чтобы отслеживать тенденции общественного мнения о вашем бизнесе и то, как оно меняется с течением времени.

Оценка ситуации после кризиса

Если вы будете следовать этим советам, вы должны увидеть улучшения в том, как вы справляетесь с кризисной ситуацией. Я не буду касаться того, как справляться с каждым отдельным кризисом, потому что существует бесконечное количество способов, которыми что-то может случиться с каждым отдельным бизнесом.

Тем не менее, с точки зрения общения, это должны быть все советы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до того, как справляться с ситуацией и преодолевать ее. Тем не менее, последний шаг, который вам нужно сделать, — это после того, как кризис произошел, и это оценка того, как вы справились с ситуацией.

Это означает выяснить, что вы сделали хорошо, что у вас не очень хорошо, и как вы будете лучше в следующий раз, когда возникнет кризисная ситуация. Это означает проведение встреч и искреннюю критику подхода вашего бизнеса к ситуации.

Вывод

Хотя ни один бизнес не хочет оказаться в кризисной ситуации, и скрестим пальцы, вам никогда не придется проходить через нее, время от времени будут возникать проблемы, и готовность и ожидание худшего могут спасти вашу шкуру и помочь вам преодолеть проблемы. наиболее эффективным и выгодным способом, который, надеюсь, сделает ваш бизнес сильнее и безопаснее, чем он был в начале.

Тем не менее, самый важный вывод, о котором вам нужно подумать, — это быть активным. Проблемы никогда не исчезают сами по себе, и если их не остановить, есть вероятность, что они только усугубятся. Заземлитесь и возьмите под свой контроль, и ваш бизнес сможет преодолеть все.