Что такое письмо-подтверждение пожертвования?

Страстные доноры делают возможными ваши некоммерческие инициативы. И хотя сторонники могут ничего не просить взамен, есть одна вещь, которую вы всегда можете предоставить своим жертвователям: письмо с подтверждением пожертвования. Сегодня мы покажем вам, как его собрать.

Письма с подтверждением пожертвования выходят за рамки подтверждения и благодарности — их требует Налоговая служба (IRS) по закону. Но не волнуйтесь — мы объясним все, что вам нужно знать о письмах-подтверждениях пожертвований, чтобы ваши жертвователи чувствовали себя ценными и выполняли ваши юридические обязательства.

Во-первых, давайте поговорим о том, что такое письмо-подтверждение пожертвования, прежде чем переходить к срокам, необходимой информации и рекомендациям.

Что такое письмо-подтверждение пожертвования?

Понимание того, как получать пожертвования, важно, но знание того, как выразить донорам свою благодарность, не менее важно для успеха вашей кампании по сбору средств. Письмо-подтверждение пожертвования (иногда называемое квитанцией о пожертвовании или благодарственным письмом) — это электронное письмо или документ, в котором признается благотворительный взнос. Как минимум, это подтверждение вашим донорам о том, что вы получили их пожертвование.

Однако ваши письма-подтверждения пожертвований должны быть чем-то большим, чем признание благотворительных пожертвований . Воспользуйтесь возможностью, чтобы выразить свою благодарность и сообщить жертвователю ценность его благотворительного пожертвования. Заставьте их чувствовать себя особенными и замеченными.

Наш последний отчет «Почему Америка дает» показал, что 48% доноров больше всего поощряются к повторному пожертвованию после того, как организация предоставит обновленную информацию о том, где их деньги оказывают влияние. Ваши письма-подтверждения пожертвований — отличное место, чтобы показать жертвователям, какую роль они играют в ваших более крупных целях и миссии. Используйте истории, фотографии и видео, чтобы проиллюстрировать влияние, которое они помогли оказать.

И хотя разовые пожертвования — это здорово, вы хотите сделать все возможное, чтобы превратить своего донора в постоянного жертвователя , и ваше письмо-подтверждение играет большую роль в этом процессе.

Письма-подтверждения пожертвований предназначены не только для того, чтобы сказать «спасибо». Ваши доноры нуждаются в документации при подаче налоговых вычетов, и у IRS есть строгие требования к тому, что должны включать письма (подробнее об этом позже).

Вы также захотите отправить благодарственные письма своим донорам, независимо от того, как они подарили вашу некоммерческую организацию:

• Денежные пожертвования
• Онлайн-пожертвования
• Подаренные товары
• Подаренные услуги
• Подарочные карты
• Фондовые пожертвования
• Унаследованные пожертвования

Нужно ли подтверждать каждое пожертвование?

Юридически нет. Вам нужно только отправить благодарственные письма жертвователям, которые сделали подарок в размере 250 долларов или более. И вам решать, хотите ли вы подтвердить пожертвование пожертвованием или одним письмом-подтверждением в конце года, в котором суммируются все вклады жертвователя. Мы рекомендуем отправить оба.

Признание каждого пожертвования дает вам дополнительную возможность выразить свою благодарность жертвователям. Это также служит немедленным подтверждением. В то же время благодарственное письмо на конец года — это прекрасная возможность подвести итоги пожертвований вашего донора и подчеркнуть, что они помогли сделать. Жертвователям также полезно иметь единый документ для подачи на налоговые вычеты, а не копаться в своей почте или учетных записях электронной почты, чтобы найти отдельные квитанции.

Но как насчет всех ваших других жертвователей, которые пожертвовали менее 250 долларов? Должны ли вы отправить им письмо с подтверждением пожертвования?

Абсолютно.

Выполняя юридические требования, письма-подтверждения также являются прекрасной возможностью выразить благодарность вашим донорам и подтвердить, что вы получили их пожертвование. Каждое пожертвование имеет значение, поэтому не позволяйте ни одному из добрых дел ваших жертвователей остаться незамеченными.

Каков крайний срок отправки подтверждений пожертвований?

Формальных требований к крайнему сроку нет, но наилучшей практикой является отправка подтверждения о пожертвовании в конце года до 31 января года, следующего за годом пожертвования. Придерживаясь этих временных рамок, у ваших доноров будет достаточно времени для подачи налоговых деклараций в соответствии с графиком.

Что касается индивидуальных пожертвований, мы рекомендуем отправлять письма-подтверждения как можно скорее. Это немедленная возможность завершить цикл обратной связи и выразить свою благодарность жертвователям. Но это также позволяет им узнать, что вы получили их пожертвование, а не потерялись в киберпространстве.

Хотя для вашей некоммерческой организации не предусмотрены штрафы за то, что она не отправила подтверждение о пожертвовании, это оказывает вашим жертвователям медвежью услугу. Без этого письменного подтверждения они не могут требовать свои заработанные налоговые вычеты. Некоторых доноров может не волновать эта привилегия, но вы, скорее всего, потеряете будущих доноров, если не предоставите признание, в котором они нуждаются (и заслуживают).

Почему ваша некоммерческая организация должна отправлять благодарственные письма

Думайте о письмах-подтверждениях как о ценной части вашей коммуникационной стратегии. Ваши благодарственные письма могут оказаться более эффективными, чем любая некоммерческая маркетинговая кампания , при условии, что вы уделите им время, любовь и заботу, которых заслуживают эти письма.

Вот несколько причин, по которым вы должны отдавать предпочтение письменным письмам-подтверждениям:

• Юридические причины: Выполните свое юридическое обязательство по отправке благодарственных писем лицам, которые внесли не менее 250 долларов США в виде благотворительных пожертвований в течение календарного года.
• Подтверждение: Обеспечьте своим донорам душевное спокойствие, сообщив им, что вы получили их пожертвование.
• Благодарность. Выразите признательность своим жертвователям и сообщите им, как много это значит для вашей некоммерческой организации и ее участников.
• Воздействие: Сообщите своим донорам, как вы используете их вклад и какое влияние он оказывает на отдельных лиц и сообщества.
• Напоминание: в конце года напомните своим жертвователям, что они сделали пожертвование, побуждая их задуматься о вашей некоммерческой организации и, возможно, запланировать пожертвование снова.
• Осведомленность: Поощряйте своих доноров делиться делом, которое они поддержали, со своими друзьями и семьей.

Вещи, которые должны включать ваши письма-подтверждения

Согласно IRS , письмо-подтверждение должно содержать следующее:

• Название вашей организации
• Сумма взноса
• Описание (не обязательно стоимость) безналичного вклада
• Заявление об отсутствии обмена товарами/услугами (если применимо)
• Описание и добросовестная оценка стоимости предоставленных товаров/услуг (если применимо)

Кроме того, хотя IRS не требует этого, полезно персонализировать ваше сообщение, указав имя жертвователя и дату, когда вы получили благотворительный взнос. Эта информация подтверждает личность получателя и может помочь в его учете.

Вот и вся информация, которую вы обязаны указать по закону. Однако, чтобы узнать, как создать квитанцию ​​о пожертвовании, которая отдает приоритет персонализации, требуется несколько дополнительных деталей. Например, вы можете сообщить своим донорам, как вы использовали средства (или планируете их использовать), а также о предстоящих сборах средств или возможностях волонтерства. Другими словами, сделайте ваши письма-подтверждения чем-то большим, чем квитанция о пожертвовании.

Мы также рекомендуем добавить немного персонализации к вашим письмам путем сегментации. Ваши постоянные жертвователи и крупные жертвователи должны получить специальную благодарственную записку за их особые пожертвования. Дайте им знать, что вы цените их за то, что они делают все возможное, добавив уникальный штрих в свое письмо-подтверждение донора:

• Личное примечание: отправьте своему донору персонализированное сообщение, чтобы узнать, что он жертвовал в течение определенного количества лет или сделал значительное единовременное пожертвование.
• Сообщение от лидера: попросите одного из руководителей вашей некоммерческой организации написать личное сообщение, в котором донору будет известно, как много его вклад значит для организации.
• Признание: подумайте о том, чтобы объявить о своих постоянных жертвователях или крупных донорах (конечно, с их разрешения — и, возможно, без точных цифр) через рассылку по электронной почте или в социальных сетях.

Примеры писем с подтверждением пожертвований

Вот несколько примеров писем с подтверждением пожертвования. Они варьируются от самых минимальных требований до чего-то более личного. Найдите то, что лучше всего подходит для вас.

Вы можете скопировать/вставить их, чтобы выполнить свои юридические обязательства, но мы рекомендуем персонализировать их, чтобы они соответствовали голосу вашего бренда.

Пример 1: Индивидуальное письмо-подтверждение

Привет [имя донора],

Благодарим вас за пожертвование в размере 500 долларов США в пользу [название некоммерческой организации], которое мы получили [дата получения]. Мы не предоставили никаких товаров или услуг в обмен на ваш вклад.

Пример 2: Индивидуальное письмо-подтверждение

Привет [имя донора],

Мы очень благодарны за ваш взнос в размере 250 долларов США в пользу [название некоммерческой организации] [дата получения]. В качестве благодарности мы отправили вам футболку с ориентировочной справедливой рыночной стоимостью 25 долларов США в обмен на ваш вклад. Мы надеемся увидеть вас (в новой рубашке) на предстоящем волонтерском мероприятии [дата мероприятия]. Еще раз спасибо за ваше щедрое пожертвование — мы не смогли бы помочь сообществу без таких доноров, как вы.

Спасибо,

[имя]

Пример 3: Благодарственное письмо на конец года

Уважаемый [имя донора],

Спасибо за поддержку нашей организации в прошлом году. Благодаря таким донорам, как вы, мы смогли помочь 500 животным найти новые дома с любящими семьями. Каждое пожертвование имеет значение, и мы благодарны за ваш вклад.

В прошлом году вы внесли общий вклад в размере 1000 долларов США в [название некоммерческой организации], и мы не предоставили вам взамен никаких товаров или услуг. Мы искренне благодарим вас за вашу помощь и надеемся, что в следующем году мы сможем рассчитывать на вас, чтобы помочь нам помочь еще большему количеству нуждающихся местных животных.

Подпишитесь на нашу рассылку по электронной почте, чтобы быть в курсе всех наших предстоящих сборов средств и волонтерских мероприятий. Пожалуйста, поделитесь им со своими друзьями и семьей, чтобы они тоже были вовлечены.

Спасибо за все, что вы делаете!

С благодарностью,

[имя]

Выйти за рамки признания

Вы можете отправить письмо-подтверждение, когда получите пожертвование, но не позволяйте этому быть концом вашего общения. Ключом к удержанию некоммерческих добровольцев является отслеживание позже и информирование ваших доноров о том, как вы потратили их пожертвования. И если они подписались на ваши электронные письма, сообщите им о других возможностях сбора средств или волонтерской деятельности .

Вы также можете сообщить своим донорам о других способах, которыми они могут помочь вашей некоммерческой организации, например, подписаться на общественный проект или поделиться ссылкой на свою учетную запись LinkedIn.

В конечном счете, вы хотите превратить разовые пожертвования в пожизненные отношения, и ваше письмо-подтверждение является важной частью этого процесса. Так что избегайте соблазна сделать минимум, предоставив квитанцию . Делайте все возможное для своих доноров — надеюсь, они сделают то же самое для вашей некоммерческой организации.

Подумайте об уникальных способах показать донорам, что вы заботитесь о них. Например, вы можете сделать любое из следующих действий:

• Позвоните по телефону: Позвоните по телефону, чтобы лично поблагодарить доноров за их вклад.
• Напишите рукописное письмо: покажите своим жертвователям, как много значит их пожертвование, с помощью написанной от руки благодарственной записки.
• Поделитесь фотографией: пусть ваши доноры увидят, кому или чему они помогли своим пожертвованием.

Автоматизируйте письма-подтверждения

Поместите письма с подтверждением пожертвования на автопилот с помощью онлайн- программного обеспечения для управления донорами . Платформа Classy может помочь вам автоматизировать благодарности, отслеживать эффективность кампании, управлять сторонниками, редактировать повторяющиеся пожертвования и многое другое.

Знаете ли вы, кто делает самые большие пожертвования? А кто чаще дает? Classy Manager может помочь вам искать, фильтровать и сегментировать ваших сторонников, чтобы создавать более целенаправленные сообщения.

Хотите увидеть платформу в действии? Запросите демонстрацию , чтобы узнать, как ваша некоммерческая организация может использовать Classy для управления сбором средств, привлечения новых доноров, открытия интуитивно понятных способов оплаты, отправки писем-подтверждений и многого другого.