4 способа автоматизации документооборота для развития вашего бизнеса

Работа с документами для разработки процессов автоматизации ML — сложная задача. Это не так просто, как нажать несколько кнопок на вашем компьютере! Он состоит из множества задач, каждая из которых включает несколько шагов, которые часто требуют ручного труда. Это относится ко всем видам документов, включая формы заказов, коммерческие предложения, служебные записки и контракты. Давайте разберемся, что влечет за собой автоматизация документов.

Что такое автоматизация документов?

Автоматизация документов — это применение рабочих процессов и систем для оптимизации задач, связанных с документами. Эти задачи могут включать создание, отправку, сохранение, архивирование и аннотирование документов.

Система автоматизации документооборота может быть представлена ​​в различных формах — вручную или во многих случаях с приложением, платформой или программным обеспечением. Во-первых, некоторые инструменты могут иметь множество функций для решения различных задач, в то время как разработчики разрабатывают другие инструменты для решения одной задачи, связанной с документом. Например, инструмент аннотирования документов будет состоять в основном из функций, которые позволяют вам легко вставлять комментарии и примечания или примечания к документам во время аннотирования.

Рекомендуется для вас: Workflow vs BPM: какой инструмент автоматизации бизнеса лучше?

Как автоматизация документов может помочь вашему бизнесу

Одна общая черта этих платформ маркировки данных заключается в том, что все они могут способствовать развитию бизнеса, хотя и по-разному. Вот четыре способа автоматизации управления документами, которые потенциально могут помочь вашему бизнесу:

1. Сводит к минимуму вероятность человеческих ошибок

«Человеческая ошибка» относится к действию, которое действующее лицо предприняло без намерения. Проще говоря, это нежелательный результат или ошибка, возникающая из-за человеческого несовершенства, отсюда и название.

Из-за распространенности ошибок некоторые люди преуменьшают их влияние на бизнес. Однако вы должны иметь в виду, что это одна из причин плохой работы компании. На самом деле, согласно аналитическому отчету Marketwire, человеческие ошибки обошлись компаниям Великобритании и США в общей сложности в 37 миллиардов долларов в 2008 году.

Чтобы дать лучшее представление о влиянии человеческих ошибок, ниже приведены некоторые примеры человеческих ошибок, которые конкретно связаны с задачами, связанными с документами:

• Когда сотрудник вводит неправильную информацию в документ , это может привести к недопониманию, которое персонал должен затем устранить. В результате это может привести к увеличению времени транзакций, уменьшая количество транзакций в день.
• Когда сотрудник отправляет документ на неправильный адрес электронной почты или не в то место , это может привести к утечке данных. Утечка данных поставит под угрозу безопасность вашего бизнеса.
• Если сотрудник случайно удалит документ , ему придется обрабатывать его снова. Вместо того, чтобы работать над новой задачей, сотрудник будет тратить свои ограниченные часы на ту же задачу, которую он мог бы закончить давным-давно, что снижает производительность.

Хотя сценарий разный, все это указывает на один факт — человеческие ошибки снижают ключевые показатели эффективности или KPI, а это может плохо сказаться на бизнесе. К сожалению, полностью исключить вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, невозможно. В конце концов, «человеку свойственно ошибаться», но это именно то, к чему вы должны стремиться. Вместо того, чтобы полагаться на людей, вы можете положиться на системы.

Система автоматизации документооборота или рабочий процесс устраняет необходимость в человеческом вмешательстве, позволяя резко снизить или даже полностью избавиться от вероятности любой человеческой ошибки.

2. Автоматизация может повысить безопасность документов

Жизненный цикл документа представляет собой различные этапы, которые документ должен пройти от создания до возможной утилизации или, в некоторых случаях, «архивации». Жизненный цикл может варьироваться от одного документа к другому, но он должен состоять из следующих пяти этапов:

Генерация документа

Это также известно как создание документа, когда система создает файл на компьютере. Документ обычно начинается как копия шаблона.

Сборка документов

Это когда система собирает необходимые данные или входные данные, такие как имена, даты и числа, чтобы превратить копию шаблона в уникальный документ.

Хранение документов

Это когда система передает заполненный документ получателю, например клиенту или заказчику. Он также перемещает документ в безопасное хранилище, обычно в облачное хранилище на защищенном сервере или в хранилище внутри самой системы.

Управление документами

Это включает в себя организацию большого количества документов, чтобы пользователь мог легко найти документы, которые он ищет в системе по мере необходимости.

Архив документов

Архивирование или уничтожение документа — это этап, на котором вы должны решить, будете ли вы утилизировать документ полностью или просто заархивируете его. Этот этап является необязательным и необходим только в том случае, если документ больше не нужен и/или если его существование может привести к проблемам.

Независимо от того, насколько эффективен ваш рабочий процесс, между каждым из этих этапов всегда будет разрыв. Например, между моментом создания документа и моментом его передачи в безопасное место хранения будет разрыв. И этот пробел может дать хакерам возможность проникнуть в вашу систему и украсть документ, особенно его данные. Эксперты называют этот метод перехватом данных, когда хакер перехватывает данные во время передачи.

Это эффективный метод, главным образом потому, что данные наиболее уязвимы во время передачи, если они не имеют какого-либо шифрования данных. По сути, это то, что предлагает автоматизация документов.

Скорость и безопасность — две основные характеристики систем автоматизации документооборота. Они могут легко пройти через пять этапов жизненного цикла документа, не давая киберпреступникам времени на кражу ваших данных. Большинство платформ также имеют технологию шифрования на случай утечки данных, что в основном гарантирует, что ваши документы и содержащиеся в них данные останутся в безопасности.

Поскольку одна кибератака может стоить малому бизнесу до 38 000 долларов США, предотвращение их возникновения может значительно помочь вашему бизнесу, поскольку это может минимизировать потенциальные потери.

Вам может понравиться: 11 отличных программ для редактирования документов, которые вы можете использовать уже сейчас.

3. Это повышает моральный дух сотрудников, их удовлетворенность и производительность.

Работа с документами — это повторяющаяся и трудоемкая работа. Вы должны заполнить десятки полей, скопировать и вставить информацию о компании и, среди прочего, проверить на наличие ошибок. Хотя это не сразу заметно, монотонный рабочий процесс, который требуется для обработки документов, в конечном итоге снизит моральный дух сотрудников, их удовлетворенность и, в конечном итоге, производительность.

Вы можете приписать этот факт многим факторам, но в основном это происходит потому, что они не испытывают чувства выполненного долга от того, чем они зарабатывают на жизнь. Особенно это касается офисных работников. Автоматизация документов позволяет устранить эти повторяющиеся задачи, поскольку вы начинаете полагаться на автоматизированную платформу для задач, связанных с документами. Это может привести к двум основным преимуществам.

Во-первых, это позволяет вам лучше использовать таланты и навыки ваших сотрудников, что, в свою очередь, повышает прибыльность. Во-вторых, они с большей вероятностью будут испытывать чувство выполненного долга, поскольку они не занимаются деятельностью, которую не каждый может сделать, максимизируя свою продуктивность.

Исследования также показывают, что использование программного обеспечения, систем или любых других технологий для бизнес-операций может привлечь технически подкованных талантов, которые могут стать большим активом для вашей компании.

4. Автоматизация документов экономит ваше время

Фраза «время — деньги» применима ко многим ситуациям, но она вдвойне верна, когда речь идет о ведении бизнеса. Время является фактором, влияющим на доход компании.

Возьмем, к примеру, малярную компанию. Даже если у вас тысяча клиентов, заработать миллионы долларов в одиночку невозможно. Это потому, что, как и деньги, ваше время ограничено.

Вот почему владельцы бизнеса нанимают сотрудников. Это отличный способ увеличить время, которое бизнес может потратить на получение дохода. Однако есть и другие способы продлить время. В частности, вы можете найти способы минимизировать время, необходимое для выполнения определенных задач.

Используя предыдущий пример малярной компании, вместо того, чтобы писать расценки вручную, владелец может вместо этого использовать приложение расценок. Это может стоить денег, но может превратить 10-минутную задачу в 1-минутную, давая владельцу больше времени для других дел. Это одна из основных идей автоматизации документооборота — превратить трудоемкие задачи в быстрые.

Примеры:

Ниже приведены несколько примеров того, как система автоматизации документооборота может сэкономить ваше время:

• Он может вставить информацию о вашей компании, где это необходимо.
• Он может поставить текущую дату в соответствующие поля.
• Он может проверять грамматические и орфографические ошибки (идеально подходит для юридических документов).
• Он может искать несоответствия между различными типами данных (например, при расчете общей стоимости оказанных продуктов и услуг в котировках или оценках).

Какой бы очевидной ни была польза, люди склонны преуменьшать важность экономии времени в бизнесе. Но важно помнить, что средства автоматизации могут сэкономить компании миллионы долларов за счет экономии времени. Нет причин не верить в то, что автоматизация документооборота может сделать то же самое. В конце концов, это инструмент автоматизации, причем один из самых полезных.

Вам также может понравиться: Как ваш бизнес может процветать, используя эти 9 стратегий запуска продукта?

Заключительные мысли

Бесспорно, автоматизация документов — чрезвычайно полезная технология для бизнеса. Но, как и большинство систем, она имеет свои проблемы. Во-первых, это непросто реализовать, так как для правильной установки требуются определенные навыки и технологии. Более того, на полную настройку может уйти несколько дней или даже недель. Однако, как только вы это сделаете, преимущества, которые вы можете получить, несопоставимы с этими проблемами. Короче говоря, это определенно стоящая инвестиция.

Рекомендации

1. Международный центр торговли и устойчивого развития. «Почему вы должны учитывать цену человеческой ошибки». https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Джексон, Нэнси Манн. «Устранение повторяющейся работы может повысить производительность». Automatic Data Processing, Inc., 18 июля 2018 г. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Савани, Фенил. «Перехват и кража данных: 7 методов защиты ваших данных». Tech Arbiters, 7 сентября 2021 г. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Вершина. «Американские компании ежегодно экономят более 10 миллионов долларов только за счет автоматизации этих процессов». 10 мая 2021 г. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.