Управление цифровыми транзакциями: все документы, которые можно дематериализовать

Термин «Цифровая трансформация» — это выражение, которое можно услышать повсюду, в самых разных областях и контекстах. Это также практически лозунг без какого-либо практического смысла.

Наоборот, любой бизнес есть и должен быть сферой оперативности . Таким образом, цифровая революция всегда должна выражаться в конкретном улучшении процессов, упрощении, экономии, расширении возможностей и реальном изменении менталитета внутри компании на всех уровнях. Другими словами: «цифровая трансформация» должна стать « цифровой зрелостью ».

И основным, очень конкретным и необходимым шагом на пути к этой зрелости являются системы управления цифровыми транзакциями (DTM).

DTM — это очень разнообразная категория услуг, созданных для управления транзакциями на основе документов в цифровом виде и с помощью облачных вычислений .

Поле действительно обширно, как вы можете себе представить: от электронных транзакций до передачи документов (внутри или за пределами компании); от сертификатов, аутентификаций и дематериализованного архивирования ; от электронных подписей до правовых аспектов « неотказуемости », совместного просмотра между компанией и клиентом… и многого другого.

На вопрос « какие документы я могу оцифровать благодаря решениям DTM ?» ответ очень прост: « потенциально все ».

Однако в этом посте мы решили выделить 3 конкретные области , которые, по нашему мнению, являются центральными для повседневного функционирования компании и ее операционных потоков и охватывают как можно более широкий круг вопросов. Речь идет об архивировании документов , аутентификации и электронной подписи , наконец, обо всем, что связано с внутренним документооборотом внутри HR-подразделений .

Скажем сразу: это три решающие стороны, имеющие множество точек пересечения и интеграции (термин, который мы всегда должны иметь в виду, когда говорим о цифровизации!).

Однако прежде чем мы рассмотрим эти три пункта, давайте кратко рассмотрим преимущества и предложения управления цифровыми транзакциями . Это то, что мы сделаем в следующем разделе.

Преимущества предложений по управлению цифровыми транзакциями

Более широкое внедрение систем DTM дает многочисленные преимущества и возможности. Давайте соберем их вокруг нескольких основных моментов:

1. Экономия затрат : благодаря сокращению затрат на печать, рассылку, архивирование и сертификацию (и наемного персонала).

2. Экономия времени : интуитивно понятный аспект при переключении с аналогового на цифровой. Просто подумайте о разнице, например, между отправкой и подписанием контракта по почте и выполнением этого в цифровом формате, удаленно. Внимание: экономия времени важна не только для компании и ее сотрудников, но и для клиента, а это крайне важно, когда речь идет о репутации, клиентском опыте и лояльности.

3. Повышенная безопасность : благодаря DTM снижаются риски, связанные с хранением физических документов, потерей или повреждением во время передачи, манипулированием, а также утечкой или потерей данных в целом. Все всегда остается идеально прослеживаемым, извлекаемым и проверяемым быстро и интуитивно. Конечно, это верно, когда инфраструктура основана на облаке.

4. Гибкость и масштабируемость : две функции, которые напрямую связаны с архитектурой облачных вычислений, на которой всегда строятся системы DTM. Эти функции необходимы для преодоления проблем современной экосистемы, которая настолько изменчива и ускорена, что критически важно избегать сбоев и узких мест.

5. Интеграция с системами CRM и CCM : это самое главное. Безбумажная компания — это компания, которая более эффективна, сокращает отходы, оптимизирует затраты, работает быстрее и делает свои внутренние процессы более интеллектуальными. Но самое главное, это компания, которая может предложить своим клиентам лучший клиентский опыт.

Насколько важны решения DTM в этом отношении? Результаты исследования, проведенного по заказу Forrester, говорят нам следующее:

• 32% людей, которые отказались от заключения контрактов, соглашений и транзакций, сделали это из-за того, что их отпугнули бумажные и ручные процедуры (источник: docusign.co.uk).

Давайте завершим этот раздел еще одним рисунком, демонстрирующим растущую важность систем DTM во всех производственных экосистемах:

• в 2021 году мировой рынок управления цифровыми транзакциями оценивался в 8,04 миллиарда долларов. Ожидается, что с 2022 по 2030 год он будет ежегодно расти в среднем на 25,5% (CAGR) (источник: grandviewresearch.com).

Как и было обещано, мы коснемся трех упомянутых сторон, начиная с темы архивирования документов.

1. Дематериализованное архивирование документов

Отправной точкой для безбумажного предприятия может быть только система цифрового архивирования. Без этого фундамента остальная архитектура не выдержит. Однако будьте осторожны: дематериализация — это концепция, выходящая за рамки простой оцифровки документов .

Благодаря процессам дематериализации бумажные документы могут быть полностью исключены, поскольку цифровые копии приобретают полную юридическую и доказательную ценность . Мы говорим о разнице с деликатным и очень важным юридическим значением. Каковы преимущества дематериализованного документа перед аналоговым документом? Есть много.

Опять же, это вопрос эффективности и экономии времени и денег . Затем есть важный аспект, связанный с простотой поиска , относящегося не только ко всему документу, но и к его частям (при условии, что процесс перехода к дематериализованному документу проведен максимально качественно). Затем подумайте обо всем, что связано с совместным использованием , оперативностью, многоканальностью и прозрачностью.

Короче говоря, это целый ряд очень очевидных и интуитивно понятных преимуществ. Однако мы хотим сосредоточиться на менее непосредственном аспекте, но, возможно, самом решающем.

Дематериализованный архив превращается в кладезь бесценных данных . Данные, которые, как часто говорят, являются настоящим активом современной компании. Здесь фактически хранится и всегда доступна информация о функционировании внутренних процессов и, прежде всего, об отношениях с поставщиками и покупателями.

Обладание этой информацией, знание того, как ее автоматически и разумно интерпретировать, и принятие решений на основе этих знаний является секретом повышения эффективности и постоянного улучшения отношений с клиентами .

2. Аутентификации и цифровые подписи

Идентификация и аутентификация являются необходимым условием для всего, что связано с управлением цифровыми документами.

Именно здесь безопасность, соответствие действующим нормам и все, что связано с соблюдением , в целом, имеет большое значение. И здесь возникает важность полагаться на специализированные компании для управления этими областями, чтобы снизить любой риск, в то же время оптимизируя эффективность установленных систем. Но давайте сузим круг вокруг одного из самых распространенных и незаменимых инструментов: электронной подписи .

Именно Кодекс цифрового администрирования регулирует различные типы электронных подписей, а именно:

• простая электронная подпись ( SES);
• Усовершенствованная электронная подпись (AES) согласно соответствующим техническим правилам согласно разделу V статей 55-61 указа премьер-министра от 22 февраля 2013 г.;
• подпись с безопасной цифровой идентификацией SPID в соответствии с соответствующими рекомендациями AgID;
• электронная подпись или квалифицированная электронная подпись ;
• подпись нотариально заверенная в присутствии нотариуса или должностного лица в соответствии со статьей 25 КАД.

Давайте не будем вдаваться в излишние технические подробности. Тем не менее, есть один аспект, который мы хотели бы подчеркнуть: если вы полагаетесь на услуги электронной подписи, такие как предлагаемые Doxee , одним из наиболее очевидных преимуществ является возможность интеграции с другими решениями для управления цифровыми транзакциями.

Служба электронной подписи Doxee, по сути, легко интегрируется с другими продуктами, такими как электронное выставление счетов, стандартное цифровое хранилище, а также с системами CRM и CCM.

Короче говоря, речь идет не только о соблюдении требований законодательства; речь идет о создании полного цифрового процесса адаптации, который сочетает в себе соблюдение нормативных требований с высоким уровнем взаимодействия с клиентами и пользователями.

3. Внутренние процессы и отделы кадров

Здесь мы подходим к последней стороне, связанной с решениями для управления цифровыми транзакциями, которую, по нашему мнению, необходимо изолировать. После дематериализованного архивирования и связанной с ним аутентификации цифровых подписей мы хотим сосредоточиться на внутренних документооборотах внутри компании .

В этой области основная цель эффективной и современной компании состоит в том, чтобы больше не печатать трудовые договоры во всех их различных и многочисленных формах на бумаге : от найма до управления отношениями и их прекращения. Но и это еще не все: есть еще целая бюрократическая сторона с просьбами об отпуске, отпусках, травмах, болезнях, возмещении расходов и так далее. Речь идет об очень сложном и деликатном деле, где могут таиться риски, в том числе криминальные, непредвиденные обстоятельства, а также – потенциально – огромные потери времени .

К счастью, дематериализованное и профессиональное управление этими внутренними потоками значительно снижает эти риски и, в то же время, резко сокращает время, затрачиваемое на эти действия.

Однако дематериализованный документ должен гарантировать определенные неизбежные требования:

• позволяют установить происхождение и авторство самого документа ;
• обеспечить неизменность и целостность ;
• однозначно связывать конкретное волеизъявление в отношении документа с лицом, выразившим это волеизъявление с помощью компьютерной процедуры (называемым подписывающим или держателем подписи);
• позволить подписавшему придерживаться содержания документа, с которым связана подпись (здесь снова возвращается незаменимый инструмент электронной подписи).

Короче говоря: обязательства, правила и деликатные процедуры должны соблюдаться очень тщательно, чтобы избежать каких-либо проблем. Решения для управления цифровыми транзакциями помогают управлять всем этим самым безопасным, гибким и прозрачным способом.

Однако подчеркнем еще раз: вместе со всеми этими обязательствами приходят и возможности быть пойманными . Эти возможности включают экономию (времени и денег), повышение эффективности и улучшение отношений компании с сотрудниками, сотрудниками и клиентами.

Продукты Doxee Paperless Experience , отвечающие потребностям дематериализации налоговых процессов и документов, связанных с итальянским и европейским соответствием, построены на этом фундаменте и являются лучшими союзниками, чтобы привести вашу компанию к полной цифровой зрелости.