Управление цифровыми транзакциями: 4 шага к безбумажному предприятию

Для успешной компании сегодня не существует такой вещи, как зрелая цифровая трансформация, если только лучшие решения по управлению цифровыми транзакциями не будут внедрены по всем направлениям. Начнем с вопроса: что содержит аббревиатура DTM?

Он включает широкую категорию облачных сервисов, созданных для цифрового управления транзакциями на основе потоков документов . Все это делается в контексте, который обеспечивает безопасность данных и соответствует (постоянно обновляемым) правилам конфиденциальности .

Мы говорим об электронных транзакциях, передаче документов, аутентификации, цифровых подписях, сертификатах и ​​безопасном и дематериализованном хранении, юридических аспектах « неотказуемости » и совместного просмотра между компанией и клиентом.

Из этих примеров мы можем понять, что решения для управления цифровыми транзакциями вписываются в очень широкую и четко сформулированную область действий, которая включает множество взаимосвязанных аспектов.

В этом посте мы сосредоточимся на 4 ключевых моментах , которые являются ключевыми для перехода к умной и безбумажной компании. Но сначала давайте быстро разберемся в преимуществах внедрения систем DTM.

Преимущества управления цифровыми транзакциями

Мы уже говорили о преимуществах решений для управления цифровыми транзакциями , к которым вы можете обратиться за более подробным обзором. Здесь мы можем резюмировать основные преимущества:

1) Экономия средств . Благодаря цифровым процессам исключаются расходы на печать, рассылку, регистрацию и сертификацию (и связанный с этим персонал).

2) Экономия времени : экономия времени, достигнутая при переходе от аналогового к цифровому, также имеет финансовые последствия. Имейте в виду: экономия времени не только на стороне компании, но и на стороне клиента… и это имеет решающее значение для репутации бренда, качества обслуживания клиентов и аспектов лояльности.

3) Повышенная безопасность : с помощью DTM риски, связанные с хранением физических документов, потерей или повреждением во время передачи, подделкой, а также связанные с утечкой или потерей данных, в целом снижаются. Все всегда остается идеально прослеживаемым, извлекаемым и проверяемым быстро и интуитивно.

4) Гибкость и масштабируемость : две характеристики, которые напрямую связаны с архитектурой облачных вычислений, на которой всегда строятся системы DTM, и которые необходимы для решения задач современной изменчивой и ускоренной экосистемы.

Небольшой стартап, например, может столкнуться с непредвиденным всплеском транзакций в короткие сроки. Без эффективных решений для управления цифровыми транзакциями компания, безусловно, рискует столкнуться с узкими местами, которые мешают ей воспользоваться возможностями быстрого незапланированного роста.

5) Интеграция с системами CRM и CCM : это центральный момент, который невозможно описать всего несколькими строками. Но мы вернемся к этому позже в этом посте, когда сосредоточимся на цифровых процессах.

Наконец, вот красноречивая цифра, полученная в результате недавнего исследования: в 2021 году мировой рынок управления цифровыми транзакциями оценивался в 8,04 миллиарда долларов . По оценкам, с 2022 по 2030 год он будет расти со среднегодовым темпом (CAGR) 25,5% (источник: grandviewresearch.com).

Теперь, как и было обещано, приступим к специфике решений Digital Transaction Management . Как и предполагалось, мы выделили четыре наиболее важных и перспективных для настоящего и ближайшего будущего.

1. Электронная подпись

Согласно веб-сайту Агентства цифровой Италии (AgID), «квалифицированная электронная подпись (FEQ) — или цифровая подпись — является результатом компьютерной процедуры, называемой проверкой, которая гарантирует подлинность, целостность и неотказуемость компьютерные документы» (agid.gov.it).

Исходя из более технических определений, каковы преимущества цифровых подписей?

Прежде всего, скорость и удобство : компьютерные документы можно проверять, где бы вы ни находились, без ограничений, связанных с географическим положением или устройством. Меньше бумаги : с устранением затрат на печать, а затем на подачу документов (со всеми связанными с этим рисками, которые мы уже обсуждали). Это оказывает положительное влияние с точки зрения эффективности , делая процесс подписания любого вида контракта более гибким и продуманным. Кроме того, есть также увеличение безопасности .

Важным аспектом интеграции с другими решениями по управлению цифровыми транзакциями является использование услуг электронной подписи, таких как предлагаемые Doxee. Решения Doxee для электронной подписи можно легко интегрировать с другими продуктами, такими как электронное выставление счетов, цифровое хранилище, соответствующее нормативным требованиям, а также с системами CRM и CCM.

Короче говоря, это полный цифровой процесс адаптации, который сочетает в себе соблюдение нормативных требований с высоким уровнем взаимодействия с клиентами и пользователями .

2. Блокчейн

От хорошо зарекомендовавшего себя инструмента, такого как электронные подписи, мы переходим к довольно молодой технологии, которая все еще может предложить больше.

Мы имеем в виду блокчейн , который является частью более широкой области технологии распределенного реестра (DLT). Эта технология вышла на передний план широкой публики на волне энтузиазма по поводу Биткойна и криптовалютной экосистемы, но ее приложения выходят далеко за рамки чисто финансового характера.

Фактически, блокчейн основан на концепции распределенного консенсуса и представляет собой неизменяемый реестр транзакций , в котором нет необходимости в том, чтобы центральная организация выступала в качестве посредника. Это настоящая революция, которую в значительной степени еще предстоит изучить , которая влияет на все типы транзакций, передачу документов, право собственности, сертификацию и аутентификацию.

Только подумайте о так называемых « умных контрактах ». Это относится к автоматической активации контрактов между различными типами частных сторон на основе программных технологий распределенного реестра и с самыми надежными гарантиями, связанными с целостностью данных об услуге, процессе, транзакции или документе.

Ключевое слово - дезинтермедиация . И именно в этом направлении социально-экономическая среда движется все более решительными шагами. Неудивительно, что регулирующие органы во всем мире (включая Италию) все более и более открыто обращаются к этому типу технологий, чтобы регулировать их использование.

3. Дематериализованное хранилище

Решения по эффективному управлению цифровыми транзакциями начинаются с сохранения дематериализованных документов.

Но прежде чем идти дальше, давайте проясним недоразумения: оцифровка и дематериализация — два разных понятия .

Дематериализация — это процесс, выходящий за рамки простой оцифровки. С его помощью можно полностью исключить бумажные документы, так как цифровые аналоги приобретают полную юридическую и доказательную ценность .

В этой области нельзя импровизировать. И очень важно полагаться на специализированные компании. Уже более 10 лет Doxee Standard Digital Preservation выбирают сотни компаний из разных секторов, с сохранением более 2 миллиардов документов и под управлением более 400 юридических лиц . 

Что еще более важно, решения Doxee для дематериализованного хранения не только выполняют законодательные обязательства и обеспечивают постоянное обновление нормативных требований, но и разрабатываются с учетом потребностей каждой компании, поэтому их можно интегрировать с системами CRM и CCM с точки зрения многоканальности и управления данными .

Именно к цифровым процессам, таким как CRM и CCM, мы обратимся в заключение этого поста.

4. Цифровые процессы CRM и CCM

Безбумажная компания — это более эффективная компания, которая сокращает отходы, оптимизирует затраты, ускоряет и делает свои внутренние процессы более разумными.

Но это не все. Есть еще более важный момент: безбумажная компания — это еще и компания, которая может предложить своим клиентам лучший Customer Experience .

Насколько важны решения DTM в этом отношении? Здесь мы позволим данным говорить за нас. В исследовании, проведенном по заказу DocuSign для Forrester, 32% респондентов заявили, что отказались от закрытия контрактов, соглашений и транзакций, потому что бумажные и ручные процедуры их обескуражили (источник: docusign.co.uk).

И здесь мы подходим к решающему моменту: возможности интеграции систем управления цифровыми транзакциями с системами управления взаимоотношениями с клиентами и управления общением с клиентами . Это настоящий замкнутый круг: внедряя DTM-решения, такие как электронные подписи и дематериализованное хранилище, компания получает в свое распоряжение огромное количество данных . Более того, он имеет в своем распоряжении чрезвычайно детализированные данные, которые можно извлекать и сортировать автоматизированным и функциональным способом. Во что все это выливается?

Это означает возможность получить точную картину всех цифровых процессов, связанных с отношениями с клиентами . Отслеживание истории, знание характеристик людей, их привычек, предпочтений и возможных потребностей.

Таким образом, из этих очень глубоких знаний можно построить столько индивидуальных отношений , сколько есть самих клиентов: автоматически, конечно.

И здесь, с интеграцией управляемой данными перспективы в системы CRM и CCM, переход от отношений «один ко многим» к истинному диалогу «один к одному» выполнен идеально.

Короче говоря, самым зрелым плодом внедрения решений для управления цифровыми транзакциями является возможность реализовать самое важное обещание цифровой трансформации: возможность действительно поставить людей в центр каждого бизнеса .