Как и почему управление данными

Компании полагаются на данные для создания бизнес-аналитики, улучшения своих процессов и увеличения доходов. Однако возможности, которые приносят данные, сопряжены с риском.

Когда данные не управляются должным образом, они могут ухудшиться, стать неуправляемыми или даже потеряться, что нанесет ущерб бизнесу, который они изначально должны были поддерживать.

Поэтому правильное управление данными имеет решающее значение для успеха бизнеса.

Что такое управление данными CRM?

Управление данными CRM — это практика сбора, проверки, хранения и использования данных управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для поддержки бизнес-операций и достижения бизнес-целей. Надлежащее управление данными CRM осуществляется безопасным и эффективным способом, что позволяет компаниям получать максимальную отдачу от своих данных, оставаясь рентабельными и работая в соответствии со всеми правилами обработки данных.

Требуется хорошо продуманная стратегия, охватывающая множество различных функций управления данными, таких как:

• Предоставление доступа к данным нужным людям
• Поддержание данных в актуальном состоянии
• Организация и хранение данных в облаке и/или локально
• Защита конфиденциальности данных
• Защита данных
• Предлагает варианты резервного копирования и восстановления данных
• Удаление данных, когда это необходимо для соблюдения глобальных законов и правил о конфиденциальности.

Эти функции или действия выполняются с помощью различных инструментов и платформ, которые вместе образуют систему управления данными.

Важно отметить, что управление данными включает в себя управление всеми видами данных, а не только данными CRM. Он также контролирует учетные записи сотрудников, справочные данные, данные исследований, отчеты, данные о заработной плате и другие виды внутренних данных и информации из внешних источников.

Таким образом, управление данными затрагивает всех, кто взаимодействует с данными, хранящимися в вашей компании.

Важность управления данными

Данные стали основным активом многих компаний. Компании используют данные для управления маркетинговыми кампаниями, улучшения обслуживания клиентов, оптимизации рабочих процессов и принятия бизнес-решений на высоком уровне.

Такое широкое использование данных (и даже зависимость от них) означает, что надлежащее управление данными имеет решающее значение. Без него возникновение проблем с качеством данных, которые приведут к проблемам на всех уровнях вашей организации, — лишь вопрос времени.

Несогласованные, неполные или неверные данные могут привести к:

• Команды по продажам не имеют достаточной информации для закрытия сделок.
• Маркетинговые команды не могут создавать эффективные целевые кампании.
• Служба поддержки не может предложить индивидуальную помощь.
• Руководство принимает стратегические решения на основе ошибочной информации.

И если у вас нет надлежащего процесса управления данными, вскоре все эти данные, которые вы собираете, станут трудными для обработки и начнут потреблять больше ваших ресурсов вместо того, чтобы помогать вам работать лучше.

Короче говоря, без надлежащего управления данными вы рискуете потерять время, деньги и даже репутацию своего бренда.

Кроме того, компании несут юридические обязательства по обеспечению безопасности своих данных и соблюдению правил конфиденциальности, таких как GDPR и Калифорнийский закон о конфиденциальности потребителей. Управление данными имеет решающее значение для соблюдения этих правил.

Преимущества управления данными

Важность надлежащего управления данными выходит за рамки предотвращения проблем. Сильная стратегия управления данными приносит много преимуществ.

Эффективность

Поддерживая высокое качество и упорядоченность данных, их становится намного проще использовать для всех в вашей организации. Люди могут использовать данные, которые имеют отношение к их задачам, проводить анализ и предлагать улучшения, не полагаясь на специалистов по данным для интерпретации всего этого.

Репутация

Все эти записи клиентов и потенциальных клиентов несут с собой большую ответственность. Держите их в безопасности, и вы сохраните доверие тех, кто работает с вами и покупает у вас. Но если что-то пойдет не так, это нарушение безопасности, потеря данных или нарушение конфиденциальности нанесет удар по вашей репутации.

Согласованное управление данными CRM гарантирует, что конфиденциальность и безопасность данных являются постоянными приоритетами, защищая при этом вашу репутацию.

конкурентоспособность

Собирать большие наборы данных — это одно, а эффективно их использовать — совсем другое. Целенаправленная стратегия управления данными CRM может дать вам конкурентное преимущество, предоставляя вам информацию, которая позволит вам улучшить ваши внутренние процессы, а также ваши усилия в области маркетинга и продаж.

Экономическая эффективность

Когда потоки данных должным образом документированы и данные оптимизированы для предоставления единых источников надежной информации для всех инструментов, становится намного проще создавать повторяющиеся процессы и избегать многократного выполнения одних и тех же типов анализа. (Не говоря уже о ресурсах, которые вы экономите, избегая дублирования данных.)

Типы управления данными

Поскольку это такая большая область, существуют различные типы управления данными, каждый из которых имеет свой собственный набор обязанностей.

Управление данными

Управление данными относится к набору принципов, процедур и политик, которые определяют, как компания управляет своими данными на каждом этапе жизненного цикла данных, с момента сбора данных до того, где и как они хранятся, становятся доступными, используются, перемещаются. , и (потенциально) удален.

У каждой компании есть собственная структура управления данными, основанная на бизнес-целях компании и потребностях в данных. В более крупных компаниях могут быть специальные управляющие данными, которые контролируют распорядителей данных, группы безопасности данных и других специалистов по качеству и управлению данными, а также всех, кто играет роль в обеспечении качества и безопасности данных.

Управление данными

Распорядитель данных — это тот, кто внедряет и обеспечивает соблюдение политик управления данными в компании. Они не устанавливают правила, но следят за тем, чтобы руководство соблюдалось и применялись передовые методы.

Часто распорядители данных также несут ответственность за обеспечение качества данных. Но в более крупных компаниях могут быть специальные менеджеры по качеству данных, помогающие с этой задачей.

Архитектура данных

Там, где управление данными устанавливает правила управления данными внутри компании, архитектура данных фокусируется на предоставлении технологической инфраструктуры, которая позволяет управлять данными в соответствии с установленными принципами.

Безопасность данных

Безопасность данных касается всех процессов, обеспечивающих защиту данных компании, таких как:

• Шифрование данных
• Контроль доступа
• Предотвращение кражи данных
• Защита от случайного перемещения или удаления
• Защита от повреждения данных
• Процессы резервного копирования и восстановления

Группы безопасности данных не просто следят за фактическими данными, но и обеспечивают безопасность аппаратного и программного обеспечения, на котором хранятся эти данные.

Подготовка данных

Подготовка данных состоит из профилирования, проверки, очистки и преобразования необработанных данных, чтобы их можно было использовать для анализа и в качестве источника бизнес-аналитики. Часто это также включает в себя объединение данных из разных источников.

Моделирование данных

Моделирование данных документирует отношения между различными данными и то, как данные перемещаются в компании, как в рамках конкретных инструментов, так и в рамках организационных систем.

Управление основными данными

Управление основными данными направлено на то, чтобы компания всегда работала с единственной, проверенной, актуальной и надежной информацией. Это означает извлечение данных из всех ваших различных источников данных и представление их в виде одного пригодного для использования надежного источника. Это также включает в себя обеспечение того, чтобы данные были представлены одинаково качественно в разных системах и инструментах.

Управление хранилищем данных

Управление хранилищем данных определяет, как данные компании хранятся физически и/или в облаке. Он обеспечивает, контролирует и обрабатывает инфраструктуру, в которой собираются и систематизируются необработанные данные.

Управление большими данными

Управление большими данными относится к тому, как компания собирает и хранит огромные объемы необработанных и структурированных данных, чтобы команды в компании могли использовать эти данные для улучшения своих процессов и принятия решений на основе данных.

Лучшие практики управления данными

Управление данными будет отличаться от компании к компании в зависимости от бизнес-целей и потребностей в данных. Однако есть несколько рекомендаций, о которых следует помнить независимо от политик и процедур, которые вы решите внедрить.

Определите бизнес-цели

Как и в случае с большинством крупных проектов в вашем бизнесе, ваши методы управления данными должны поддерживать ваши бизнес-цели. Это означает, что вам необходимо определить, какие данные вам нужны для эффективной и результативной работы, а также как эти данные лучше всего хранить и использовать.

Сбор слишком большого количества данных может создать нагрузку на ваши ресурсы и отвлечь внимание от вещей, которые действительно помогут вам сдвинуться с мертвой точки. Сбор слишком малого количества данных может привести к тому, что вы упустите возможности при разработке более подробных процедур и рабочих процессов.

Приоритет безопасности данных

Какими бы ни были ваши бизнес-цели, обеспечение безопасности ваших данных всегда должно быть приоритетом. Важно активно работать над этим, а не просто принимать меры, когда происходит нарушение. Создайте план обеспечения безопасности данных, который позволит вашей команде выявлять риски безопасности и превентивно устранять их.

Безопасность данных — это не только обязанность вашей команды по управлению данными. Все сотрудники компании, которые работают с данными, должны обладать знаниями о передовых методах обеспечения безопасности данных. В идеале это происходит посредством постоянного обучения и информирования о новейших угрозах, таких как методы фишинга и атаки программ-вымогателей.

Сосредоточьтесь на качестве данных

Чтобы гарантировать качество ваших данных, вам необходимо четкое определение того, как выглядят высококачественные данные в вашей компании. Как только вы установите эти стандарты, разработайте план постоянного контроля за ними. Проверяйте точность и возможное повреждение данных, чтобы вы могли исправить ошибки, как только они обнаружатся.

Вот несколько показателей качества данных, которые вы можете включить:

• Точность: Насколько верны данные?
• Релевантность: насколько данные соответствуют вашим бизнес-целям?
• Полнота: не хватает ли чего-нибудь, что мешает использованию данных?
• Доступность: есть ли доступ у всех, кому нужен доступ к этим данным?
• Согласованность. Одинаково ли форматируются ваши данные в разных источниках данных и системах?

В связи с этим важно, чтобы передовые методы управления данными были известны во всей компании, чтобы каждый мог внести свой вклад в обеспечение максимально возможной чистоты данных. Вы также можете определить рекомендации по управлению данными для конкретных инструментов, например рекомендации по управлению данными CRM, если они не противоречат вашим общим политикам управления данными.

Разработайте стратегию резервного копирования и восстановления данных

В случае чрезвычайной ситуации подробные процедуры резервного копирования и восстановления могут помочь вам быстро настроить и запустить ваши системы данных. Они также гарантируют, что вы сможете вернуться к работе с высококачественными данными, которые вы так усердно собирали и поддерживали.

Чтобы лучше подготовить команду, заранее определите, что может пойти не так, и наметьте, как вы будете действовать в каждом сценарии. Наметьте пошаговый подход и используйте блок-схемы, чтобы визуально было ясно, что должно произойти (и когда), чтобы все знали, что делать, когда давление нарастает.

Также рекомендуется записывать в журнал, как работают все ваши инструменты управления данными и как выглядят рабочие процессы между ними. Это упрощает целенаправленное устранение неполадок и запуск процедур восстановления только там, где это необходимо.

Когда дело доходит до безопасного хранения ваших данных, обычно используется и рекомендуется методология 3-2-1. В нем говорится о хранении трех копий ваших данных с использованием двух разных методов хранения, один из которых находится за пределами предприятия. Эта система гарантирует, что у вас всегда будет копия ваших данных в случае потери или уничтожения метода или места хранения.

Сделайте данные пригодными для использования

Весь смысл правильного управления вашими данными и обеспечения их безопасности заключается в том, чтобы они могли быть полезны вашей компании. Это означает, что он должен быть легко доступен и удобен для пользователей. Определенный дизайн базы данных может хорошо работать для вашей ИТ-команды, но может сбивать с толку других пользователей.

При разработке методов управления данными всегда помните о конечных пользователях и обеспечьте им беспрепятственный пользовательский интерфейс. Вы не всегда можете сделать это правильно с самого начала, поэтому важно собирать отзывы и вносить изменения по мере необходимости.

В конце концов, ваши данные могут работать на вас ровно настолько, насколько члены вашей команды могут работать с данными.

Используйте надежное программное обеспечение для управления данными

Следовать передовым методам управления данными проще всего, если вы используете программное обеспечение для управления данными, созданное для поддержки этих передовых методов. Правильный инструмент для вас будет зависеть от целей вашей компании и потребностей в данных, но вот несколько вещей, которые вы всегда должны иметь в инструменте управления данными:

• Удобный интерфейс
• Функция очистки данных
• Функция восстановления
• Масштабируемость
• Настраиваемые параметры

Пошаговое руководство по эффективному управлению данными

Управление данными стало неизбежным аспектом ведения бизнеса в современном мире, управляемом данными. Тем не менее, это не так просто сделать правильно.

Поскольку оно охватывает так много различных способов обработки данных, управление данными может легко запутаться и отрицательно сказаться на качестве ваших данных.

Вот почему мы создали наше руководство The Dirt on Data Quality. Он дает вам пошаговые инструкции по созданию эффективной стратегии управления данными, чтобы вы могли убедиться, что ваши данные работают на вас, а не против вас.