Что такое архивирование данных? Цели, методы и лучшие практики

Каждый щелчок, пролистывание или касание продолжает цепочку данных, которая дополняет обширную мозаику нашего онлайн-мира. Поддержание, защита и организация наших цифровых ценностей становится все более важным.

Решения для архивного хранения предназначены для долгосрочного сохранения данных. Данные такого типа не требуются для повседневной работы, но они сохраняются по коммерческим или нормативным причинам. Решения для хранения данных, которые часто включают в себя сжатие, дедупликацию и шифрование данных, должны быть экономически эффективными при сохранении целостности данных.

Внедрение цифровых данных занимает центральное место, когда инновации постоянны, а цифровая информация течет, как бесконечная река. Управление и защита этого огромного количества данных становится критически важным, поскольку наш цифровой след расширяется в геометрической прогрессии.

Подобно тому, как мы храним сезонные украшения в кладовой большую часть года, чтобы поддерживать порядок в жилом пространстве, архивирование данных перемещает редко используемую информацию в безопасное место. Это упрощает получение важной информации, не засоряя активные места хранения.

В другом сценарии считайте свой веб-сайт сокровищницей материалов, где каждая часть информации работает как драгоценный камень. Со временем некоторые из этих сокровищ могут стать менее актуальными или доступными, но все же сохранят историческое значение.

Архивирование данных систематически сохраняет такие редко используемые, но важные драгоценности, гарантируя, что ваш виртуальный сундук остается в порядке и что избыточные данные не замедляют работу вашего веб-сайта.

Стратегия архивирования данных не только повышает производительность вашего веб-сайта, но и способствует сохранению вашей цифровой истории.

Цели архивирования данных

Цели архивирования данных включают содействие эффективному управлению данными, соблюдение нормативных требований, сохранение цифровой истории и восстановление данных после стихийных бедствий, если они происходят. В частности, они касаются:

• Длительное хранение. Целью архивирования является гарантия того, что важные неактивные данные останутся доступными и неповрежденными в течение длительного периода. Он защищает объекты от потери данных из-за сбоев оборудования, сбоев системы или технических изменений.
• Оптимизация затрат. Архивирование высвобождает ресурсы активных систем хранения за счет перемещения устаревшего материала в другое место. Это повышает общую производительность системы и снижает стоимость высокопроизводительных вариантов хранения данных.
• Соответствие и нормативные требования . Законы требуют, чтобы многие отрасли хранили определенные типы данных в течение определенного времени. Правильное сохранение данных позволяет компаниям соблюдать нормативные требования.
• Историческая справка и анализ. Архивированные данные содержат важные данные, идеи, тенденции и закономерности из прошлого, даже если они в настоящее время не работают. Он по-прежнему может содержать информацию, которая помогает принимать обоснованные бизнес-решения или прогнозировать тенденции.
• Эффективное управление данными. Хорошо организованная среда данных требует хорошей сохранности данных. Он удерживает старые материалы вне активных мест хранения, позволяя пользователям быстро идентифицировать и извлекать нужную им информацию.
• Управление знаниями . Критические институциональные знания часто включаются в исторические данные организаций. Организации часто включают важную информацию в свои хранилища исторических данных. Надлежащее архивирование гарантирует, что эта информация будет доступна даже при кадровых изменениях.

Архив данных, хранилище данных и резервное копирование данных

Хранение данных держит информацию под рукой. Резервное копирование данных направлено на быстрое восстановление последних, скомпрометированных данных для обеспечения непрерывности бизнеса. Наконец, хотя архивирование данных частично использует хранилище и немного резервное копирование, основное внимание при этом уделяется сохранению старых, менее используемых данных.

Соблюдение нормативных требований, оптимизация и историческая справка — все это необходимо для эффективного управления данными. Хранилище отвечает текущим эксплуатационным требованиям, а архивирование обеспечивает долгосрочное сохранение и эффективность использования ресурсов.

Преимущества архивирования данных

Архивирование данных выходит за рамки простого хранения данных; эта практика позволяет предприятиям повышать производительность, обеспечивать соблюдение требований, принимать обоснованные решения и защищать свои цифровые активы для долгосрочного хранения.

• Исторические данные дают важную информацию, тенденции и закономерности. Архивирование гарантирует, что исторические данные остаются доступными для изучения, что может помочь пользователям принимать обоснованные решения.
• Активные, доступные, изменяемые данные часто требуют надежных ресурсов хранения и обработки. Никто не использует архивные файлы так часто, что освобождает ресурсы, повышает эффективность системы и снижает затраты.
• Цифровые активы, такие как записи, документы и исследования, часто становятся ценными с течением времени. Архивирование данных защищает эти активы от потери данных, проблем с устройствами и технологического устаревания.
• Архивирование соответствует успешной практике управления данными и подтверждает, что данные хорошо организованы, легко доступны и точно классифицированы.
• Меры безопасности включены в надлежащие методы архивирования для защиты архивных данных от нежелательного доступа или взлома.
• Неожиданные инциденты прерывают бизнес-операции. Защищая резервные копии важных данных, архивирование обеспечивает непрерывность бизнеса.

Основные законы об архивировании данных

Вот несколько законов и постановлений с конкретными требованиями к политике хранения данных, которые помогут нам лучше понять функцию хранения данных в соответствии с требованиями.

• Согласно статье 5(e) Общего регламента по защите данных (GDPR), данные должны «храниться в форме, позволяющей идентифицировать субъектов данных, не дольше, чем это необходимо для целей, для которых обрабатываются персональные данные». GDPR позволяет компаниям хранить персональные данные в течение длительных периодов времени, «при условии, что персональные данные будут обрабатываться исключительно в целях архивирования в общественных интересах, научных или исторических исследовательских целях или статистических целях в соответствии со статьей 89(1)».
• Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) не содержит каких-либо единых критериев для архивирования медицинских данных, поскольку они различаются в зависимости от штата. Тем не менее, он включает четкую информацию о хранении документов, связанных с HIPAA.
• По данным Министерства труда США, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует от предприятий вести учет в течение как минимум трех лет. Табель учета рабочего времени, расписания и записи о доходах должны храниться в течение двух лет для расчета заработной платы. Представители Министерства труда должны иметь доступ ко всем записям для проверки.
• Согласно гл. 802(a)(1) Закона Сарбейнса-Оксли (SOX), «любой бухгалтер, который проводит аудит эмитента ценных бумаг, к которому применяется раздел 10A(a) Закона о фондовых биржах 1934 года, должен поддерживать все аудиты или проверять рабочие документы в течение пяти лет с момента окончания финансового периода, в котором была завершена проверка или проверка».

Проблемы архивирования данных

Архивирование данных представляет собой несколько проблем, которые предприятиям необходимо преодолеть для успешного управления хранящимися данными. Ниже приведены пять вопросов, которые вам, возможно, придется решить.

1. Объем и рост данных. Поддержание и сохранение огромных объемов информации может стать непосильной задачей, поскольку объемы растут в геометрической прогрессии. Предоставить масштабируемые решения для архивирования, способные справиться с растущими объемами данных, — непростая задача.
2. Классификация и идентификация данных. Вам придется сделать трудный выбор относительно того, какие данные следует сохранить, исходя из их актуальности, нормативных требований и тенденций использования. Обязательно правильно идентифицируйте и классифицируйте материалы для архивирования, чтобы обеспечить эффективный поиск.
3. Правила хранения данных и их соответствие: в разных секторах действуют разные правила хранения данных. Сохранение данных в соответствии с этими стандартами и доступность для аудита является испытанием для каждого профессионала в области информации, особенно когда правила меняются.
4. Поиск и доступность материалов. Архивированные материалы часто менее доступны, чем текущие данные. Это балансирующий акт, обеспечивающий возможность легкого восстановления сохраненных данных без ущерба для безопасности.
5. Устаревание технологий. По мере развития технологий необходимо будет обновлять форматы данных, методы хранения и процедуры архивирования. Гарантия долгосрочной доступности сохраненных данных представляет собой значительную трудность.

Лучшие практики архивирования данных

У вас должен быть план архивирования данных как важнейший компонент вашей политики управления жизненным циклом данных. Это позволяет одновременно сохранять информацию и поддерживать реалистичный бюджет хранилища.

Ниже приведены пять наиболее рекомендуемых методов построения эффективной стратегии архивирования данных.

1. Установите четкую политику архивирования.

Создайте четко определенные политики архивирования, определяющие тип данных, которые необходимо сохранить, а также параметры, когда их следует архивировать и как долго их следует хранить. Внедрите критерии приемлемости данных для обеспечения согласованности и соответствия правилам.

2. Сортировка и определение приоритетности данных

Классифицируйте данные по их ценности, чувствительности и частоте использования. Не каждая точка данных требует одинакового уровня сохранности. Расставьте приоритеты в архивировании данных с учетом требований бизнеса, нормативных ограничений и исторической важности.

3. Примите меры безопасности данных

Настройте системы шифрования, контроля доступа и аутентификации, чтобы обеспечить безопасность сохранных данных. Регулярно проверяйте и контролируйте доступ к архивным данным, чтобы избежать несанкционированного доступа.

4. Используйте масштабируемые и эффективные решения для хранения данных.

Выбирайте системы архивирования, способные обрабатывать расширяющиеся объемы данных. Рассмотрите возможность применения экономичного хранилища, такого как ленточные архивы или системы облачного архивирования, для управления расходами.

5. Сосредоточьтесь на архивировании документов

Ведите тщательный учет ваших операций архивирования данных, включая правила, методы и обоснование выбора архивирования данных. Эта документация полезна для аудита, обеспечивает согласованность и служит справочной информацией для принятия будущих решений.

Решения для архивирования данных

Решения для архивного хранения обычно хранят электронные письма, документы и другие данные, которые не являются актуальными в данный момент, но все же имеют ценность для исторической справки, соответствия требованиям или восстановления данных. Эти системы могут поддерживать физическое хранилище, например ленты, и цифровое хранилище, например облачные сервисы.

Открывая будущее архивов данных

Архивирование данных становится постоянным хранителем информации в нашей цифровой эпохе, поддерживая нити истории, соответствие требованиям и эффективность. Проходя сквозь потоки инноваций, мы обнаруживаем, что архивирование данных защищает нашу историю и управляет нашим будущим. Это позволяет нам делать обоснованные суждения, ориентироваться в нормативной среде и оптимизировать ресурсы.

По мере развития технологий важность надлежащего сохранения и защиты данных будет оставаться неизменной, обеспечивая связь между хорошо известным прошлым и неизведанной территорией впереди.

Воспользуйтесь этой возможностью и узнайте больше о защите данных !