Планирование корпоративных мероприятий 101: 5 советов для успеха

Корпоративные мероприятия могут принимать различные формы, включая запуск продуктов, рекламные акции, создание команды, создание сетей, а также профессиональное обучение и развитие. Какой бы ни была причина, планирование может быть непосильным, особенно когда речь идет о новой концепции.

Кроме того, вам нужно получить преимущество, чтобы добиться успеха. Принимая во внимание так много деталей, уделите себе больше времени, чтобы предотвратить такие ошибки, как упущение важной информации, такой как приглашение акционеров или планирование бюджета.

Вы можете подумать о сотрудничестве с организаторами мероприятий в вашем районе, чтобы снять часть нагрузки. Например, если вы планируете организовывать мероприятия в Лондоне, обратитесь к опытным организаторам мероприятий, чтобы получить идеи по организации лучшего корпоративного мероприятия.

Если вам интересно, как организовать успешное корпоративное мероприятие, это руководство содержит новые идеи, советы и рекомендации, которые помогут вам в планировании:

1. Оцените свои основные цели

Определение цели и задач мероприятия — отличный способ начать планирование. Это даст вам четкое представление о том, какие сегменты включить в программу, кого пригласить и какие задачи делегировать команде.

Как правило, он направляет все ваши решения и позволяет оценить успех мероприятия. Кроме того, это даст вам представление о каждом шаге по мере его продвижения.

Чтобы упростить планирование, не забудьте включить некоторые из этих основных целей:

• Приносить доход компании
• Повысьте узнаваемость вашего бренда
• Привлечь потенциальных инвесторов и новых клиентов
• Создайте сообщество через социальное взаимодействие
• Внедрение новых или сложных концепций
• Празднование недавних достижений или прорывов
• Признание сотрудников за их самоотверженность
• Поощряйте командную работу и сотрудничество

Определение ваших целей — это ступенька к планированию, проведению и завершению успешного корпоративного мероприятия.

2. Определите тип и размер мероприятия

Как только вы узнаете цель, вам будет легче определить тип запланированного мероприятия. В зависимости от тона, который вы хотели бы задать, каждое событие также может отличаться от следующего. По этой причине компаниям следует тщательно продумывать размер своих мероприятий.

В среднем большинство корпоративных мероприятий подпадают под одну из следующих категорий:

• Micro: для организаций, которые проводят простые мероприятия с участием до 100 человек. Планировать такие мероприятия относительно легко, но это может зависеть от приглашенных делегатов. Например, если у вас больше старших менеджеров, вам, возможно, придется потратить больше времени на организацию логистики и размещения в зависимости от временных рамок.
• Небольшой: эти мероприятия обычно вмещают 100-250 делегатов. Объем работы, которую вы делаете, также будет зависеть от рангов участников. Однако, как и для микромероприятий, необходимо составить программу, предусматривающую перерывы и планирование транспорта для гостей высшего руководства.
• Средний размер: это более крупные мероприятия с участием до 2000 гостей, в основном для налаживания контактов и торговых выставок, когда высшее руководство хочет встретиться со своими лучшими клиентами. Это требует большего планирования, так как вам, возможно, придется включить развлечения после встречи наряду с размещением и логистикой.
• Масштабные: это самые известные корпоративные мероприятия, на которые собирается около 10 000 делегатов. Навигация по этим договоренностям может быть сложной, и вам понадобится помощь профессионалов, чтобы пройти. Вы также можете использовать корпоративные технологии для бронирования авиабилетов и проживания, регистрации и распределения бюджета для повышения эффективности.

Ваше корпоративное мероприятие пройдет более успешно, если вы заранее оцените количество гостей. Это позволяет вам планировать соответствующим образом и избегать неожиданностей, которые могут разрушить всю программу. Представьте, что произойдет, если у вас будет более 500 делегатов, когда вы планировали только 200!

3. Создайте свой бюджет

Цели и размер мероприятия будут влиять на бюджет. В отличие от других финансовых вложений, когда вы создаете бюджет и фокусируете свои решения, планирование корпоративных мероприятий предполагает установление вашего бюджета в зависимости от размера, целей и типа гостей, которых вы приглашаете.

Например, когда микросеминары предназначены только для топ-менеджеров, вам, вероятно, потребуется больше ресурсов, чем при планировании обучения небольшого персонала с участием около 200 человек.

Это может быть связано с тем, что компании, возможно, придется обслуживать транспорт, проживание и развлечения для VIP-персон, что может быть более дорогостоящим. Бюджет обычно включает следующее:

• Площадка с оборудованием и материалами
• Прохладительные напитки и еда
• Премиальные подарки
• Рекламные расходы
• К чрезвычайным ситуациям относятся непредвиденные отключения электроэнергии, когда необходимы резервные решения.

Принимая во внимание другие потенциальные и экстренные расходы, вы обеспечите выделение адекватных ресурсов для мероприятия независимо от того, что произойдет. Здесь не будет места сюрпризам, и у вас больше шансов на успешное проведение корпоратива.

4. Выберите удобное место и дату

Выбранное вами место будет зависеть от позиции и количества делегатов, прибывающих на мероприятия. Тем не менее, убедитесь, что вы бронируете место как минимум за несколько месяцев, чтобы убедиться, что оно доступно. Чем раньше вы сможете обеспечить место проведения, тем раньше вы сможете разослать приглашения.

При выборе места обязательно учитывайте свой бюджет. Вы можете хотеть что-то причудливое и сложное, чтобы создать шумиху, но вы также не хотите перенапрягать ресурсы компании. Если бюджет не позволяет организовать роскошное место, выберите хорошее место и украсьте его в соответствии со стандартами вашей компании.

Также необходимо учитывать расположение места проведения. Он должен быть доступен для гостей, с необходимыми удобствами, такими как туалеты. Он должен быть достаточно большим, чтобы вместить всех посетителей, и обеспечить достойную планировку, не выглядя при этом слишком тесной. Это место также должно быть безопасным и надежным, с соответствующим аварийным протоколом и планом эвакуации.

5. Создайте свою команду

Вам понадобится команда экспертов, чтобы помочь с планированием мероприятия, от своевременного бронирования мест и размещения, составления расписания и рассылки приглашений до создания материалов. Вовлечение вашей команды в такие приготовления способствует вовлечению и помогает гарантировать делегирование и детальное выполнение задач.

Кроме того, это возможность продемонстрировать навыки и знания нынешних сотрудников, когда дело доходит до планирования мероприятий. Например, команда маркетинга может помочь с рекламными материалами и брошюрами, если это необходимо, а отдел графики берет на себя разработку пригласительных билетов и онлайн-баннеров.

Они также могут дать ценную информацию и идеи, чтобы сделать мероприятие успешным, как лучше спланировать программу и другие соображения. Поэтому, хотя у вас могут быть профессиональные организаторы мероприятий на зарплате, убедитесь, что вы также выделили некоторые обязанности для своих коллег.

Заключение

Планирование корпоративных мероприятий, виртуальных или физических, может быть сложным и пугающим. Просто помните, что наиболее важными соображениями являются размер мероприятия и цели. С правильной командой, состоящей из лучших сотрудников и профессиональных организаторов мероприятий, привлеченных на аутсорсинг, ваше первое корпоративное мероприятие может быть настолько успешным, что вам снова доверят его проведение в следующий раз.