Программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов: больше никаких головных болей

Каждый доллар в компании и вне ее привязан к контракту.

Контракты — необходимое зло для большинства предприятий, и получение их через юридический отдел мешает заключению сделок. Но в то время как отделы продаж, закупок и другие бизнес-подразделения имеют специализированные инструменты для автоматизации своих процессов, юридический отдел десятилетиями увяз в старом добром Word, потоках электронной почты и резервных дисках (как онлайн, так и оффлайн).

Эту проблему решает программное обеспечение для управления жизненным циклом контракта (CLM). Инструмент CLM поможет вам превратить хаос контрактов в единство, объединив все аспекты контрактного процесса на одной платформе и сократив разрыв между законом и бизнесом.

Система управления жизненным циклом контрактов помогает компаниям автоматизировать и оптимизировать этот процесс. Это гарантирует, что все, кто участвует в данном контракте или сделке, от юридического до корпоративного, подключены от начала до конца и могут легко получить доступ к соответствующей информации.

Хотя управление жизненным циклом контракта не обязательно требует специального программного обеспечения, сложность современного бизнеса и быстро меняющаяся среда требуют большего, чем электронные таблицы, папки и цепочки электронной почты для эффективного управления различными движущимися частями.

Жизненный цикл контракта включает в себя разнообразный и сложный набор задач, обычно выполняемых на следующих этапах:

1. Составление или создание контракта
2. Сотрудничество и переговоры по контракту
3. Утверждение контракта
4. Исполнение контракта
5. Отслеживание контрактов, аудит и отчетность
6. Продление или окончание договора

Традиционные ловушки управления контрактами

Традиционно юридические группы работают в обособленной среде, отдельно от других отделов, но при этом глубоко вовлечены во все аспекты бизнеса. Это создает узкие места из-за многоуровневого сотрудничества и нарушения потока информации между функциями, что приводит к неэффективности процессов.

Команда юристов, работающая с устаревшими моделями, может столкнуться со следующими проблемами.

Отсутствие стандартизации

Без стандартизированных процессов и шаблонов для создания и управления контрактами царит хаос, в результате чего команды борются с разными форматами и языками. Это не только превращает отслеживание контрактов в кошмар, но и затрудняет точное и своевременное соблюдение условий контрактов.

Вещи проваливаются сквозь трещины

Самым большим признаком перегруженности юридической команды и неорганизованного процесса заключения контрактов является то, что вы пропускаете важные даты продления или истечения срока действия контракта или с трудом отслеживаете свои выполненные контракты, что приводит к дорогостоящим ошибкам и несоблюдению требований.

Отсутствие согласованности между бизнес-приоритетами и юридическими приоритетами

Плохая коммуникация между деловыми и юридическими командами приводит к несоответствию с приоритетами компании. В конечном итоге они могут работать независимо друг от друга без продуктивного сотрудничества. Это может привести к недоразумениям и задержкам, которые расстраивают обе команды и негативно сказываются на бизнесе.

Неадекватная видимость и документация

С кем бы вы связались, если бы искали конкретный контракт или хотели бы узнать о нем больше? Доступна ли эта информация? Неправильное ведение контрактных документов затрудняет поиск и ссылку на конкретные условия, когда это необходимо, особенно по мере роста вашего бизнеса.

Негативное восприятие внутри организации

Поскольку юридический отдел может помешать сделке или партнерству, когда это необходимо, команды, которым не хватает информации о заключении сделок или надлежащих каналах связи с юридическим отделом, могут разочароваться, создавая дистанцию ​​между ними. Все команды должны работать вместе, чтобы заключать сделки и обеспечивать успех в бизнесе, поэтому негативное отношение к юридическому отделу только создаст дополнительные проблемы для бизнеса.

Автоматизация традиционных контрактных процессов с помощью технологий

Самый простой способ приступить к управлению жизненным циклом контракта — это сначала использовать онлайн-приложения, такие как доски канбан, программное обеспечение для управления проектами, онлайн-хранилища и электронные таблицы, чтобы привнести некоторое подобие организации в ваш репозиторий контрактов. Многие команды также внедряют инструменты электронной подписи для автоматизации сбора подписей.

Это поможет вам уйти от:

• Устаревшие процессы, такие как контракты, хранящиеся на отдельных жестких дисках.
• Просеивание потоков электронной почты для контекстуальных подсказок
• Отсутствие информации о выполненных контрактах, которые могут быть продлены или срок действия которых истекает
• Подписание и сканирование соглашений вручную для решения проблемы исполнения

Вы также можете использовать специальное программное обеспечение CLM для упрощения управления жизненным циклом контрактов и устранения препятствий. Специализированный инструмент управления контрактами помогает вашей команде юристов автоматизировать повторяющиеся ручные задачи, дает представление о различных этапах жизненного цикла контракта и помогает определить области для улучшения ваших текущих процессов.

Как определить, нужно ли вашей команде решение CLM

Прежде чем инвестировать в организацию процесса заключения контракта, изучите вариант использования CLM в вашей компании. Вам вообще нужно программное обеспечение CLM?

Внедрение решения CLM может быть вашим лучшим выбором, если ваша юридическая команда борется с традиционными проблемами управления контрактами. Вот простое упражнение, позволяющее подвести итоги ваших текущих процессов и определить потребности в автоматизации.

Источник: SpotDraft

Это упражнение также поможет вам создать экономическое обоснование при оценке различных решений CLM и убедить заинтересованные стороны в получении финансирования.

CLM не только для юридических команд

Хотя программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов в первую очередь является юридическим инструментом, оно также действует как бизнес-фактор. Вся организация выигрывает от эффективного управления контрактами. Различные группы и заинтересованные стороны могут использовать программное обеспечение CLM различными способами для оптимизации юридических и бизнес-задач, от создания контрактов с использованием предварительно утвержденных шаблонов до отслеживания данных контрактов и анализа.

Отдел продаж быстрее закрывает сделки

Инструмент CLM предоставляет отделам продаж стандартизированные и предварительно утвержденные документы для самостоятельного создания и настройки контрактов. Он также интегрируется с решением для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы обеспечить более эффективный и прозрачный процесс заключения контрактов.

CLM позволяет специалистам по продажам быстрее заключать сделки, фокусироваться на ценностном предложении и договариваться о конкретных условиях вместо того, чтобы разбираться с общей структурой и языком контракта. Это экономит время и усилия, которые в противном случае тратились бы на составление и обсуждение условий контракта с нуля. Предварительно утвержденные шаблоны снижают риск ошибок или упущений, которые могут задержать выполнение контракта.

Программное обеспечение для управления контрактами также помогает отделам продаж оптимизировать процесс согласования контрактов, отслеживать действия, ускорять процесс проверки, отслеживать статус контрактов, определять возможности для дополнительных или перекрестных продаж и многое другое.

Финансы получают важную информацию и информацию

Контракты являются наименее используемым источником данных, обычно потому, что отслеживание и управление ими в масштабе является сложной задачей. Однако с помощью систем CLM финансовые отделы могут использовать данные о контрактах для улучшения движения денежных средств, повышения эффективности, снижения рисков и принятия более обоснованных решений.

Надлежащее управление контрактами обеспечивает своевременные платежи в соответствии с условиями контракта, улучшает движение денежных средств и снижает риск финансовых потрясений. Это также открывает путь к более эффективным процессам, экономя время и усилия финансовых специалистов на ручных задачах, таких как поиск контрактов и отслеживание платежей.

Благодаря лучшему управлению контрактами финансовые группы получают более полное и точное представление о своем портфеле контрактов, что позволяет принимать более обоснованные бизнес-решения и совершенствовать финансовое планирование.

Финансовые директора, в частности, могут получить невероятные преимущества от инструментов CLM, от использования информации о контрактах для создания точных финансовых прогнозов до обеспечения соответствия и снижения финансовых рисков.

Источник: SpotDraft

Закупки берут контракты с поставщиками под контроль

Группы по закупкам регулярно имеют дело со многими поставщиками и контрактами. Они также управляют процессами, отношениями с поставщиками, финансовым состоянием и отслеживают продление и истечение срока действия.

Программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов упрощает жизнь, предоставляя центральный репозиторий для всех контрактов с поставщиками, а также улучшая прозрачность и отслеживание жизненного цикла контракта. Он автоматизирует такие задачи, как отслеживание платежей или получение напоминаний об автоматическом продлении контракта.

CLM также помогает отделам закупок более эффективно сотрудничать с другими отделами организации, например, с финансовыми и юридическими отделами. Это может помочь автоматизировать процесс утверждения и установить условную логику.

Вы можете настроить последовательности, запускающие автоматическое утверждение контрактов ниже определенного значения и просматривающие запросы от заинтересованных сторон на контракты выше определенного порога. Это обеспечивает надлежащее рассмотрение и обсуждение контрактов, а также информирование всех соответствующих сторон на протяжении всего процесса.

Кроме того, инструменты управления жизненным циклом контрактов помогают отделам закупок принимать более обоснованные решения в отношении своего портфеля контрактов, улучшать стратегическое планирование и выявлять возможности для экономии средств или других улучшений в процессе закупок.

Все команды в организации получают повышенную эффективность

Помимо поддержки отделов по юридическим вопросам, продажам, финансам и закупкам, CLM-система организации решает бизнес-задачи для всех, кто имеет дело с контрактами и данными.

Источник: SpotDraft

Это включает в себя:

• HR-команды используют программное обеспечение CLM для организации и оптимизации писем с предложениями и соглашениями сотрудников.
• Операционные группы используют его для лучшей видимости и отслеживания контрактов, связанных с конкретными проектами.
• ИТ-команды, отвечающие за безопасность данных в организации и обеспечивающие хранение всех конфиденциальных данных контрактов в едином безопасном репозитории контрактов.

Как программное обеспечение CLM автоматизирует жизненный цикл контракта?

Программное обеспечение для управления контрактами предоставляет вам инструменты и функциональные возможности, необходимые для каждого этапа жизненного цикла контракта, от ввода запросов на контракт из программного обеспечения CRM или создания контрактов непосредственно на платформе до отслеживания статуса контракта и создания отчетов.

Создание договора с помощью шаблонов или онлайн-редактора

Прошли те времена, когда MS Word было достаточно для юридической работы. Сегодня компаниям требуется лучшее решение для создания и редактирования контрактов. Современные решения CLM предлагают компаниям два способа упростить создание контрактов:

• С помощью предварительно утвержденных шаблонов контрактов , которые позволяют пользователям легко заполнять такие детали, как имена, даты и стоимость контрактов.
• С помощью редакторов контрактов в приложении , которые улучшают традиционное программное обеспечение для обработки текстов, предоставляя специализированное решение, предназначенное для упрощения работы с юридическими документами.

Сотрудничество и переговоры по контракту

Многие программы CLM включают в себя функции, которые обеспечивают более эффективное сотрудничество с членами команды и заинтересованными сторонами из других бизнес-функций. Вот некоторые из этих особенностей:

• Общие рабочие области
• Обмен документами с контролем доступа
• Инструменты аннотации, обеспечивающие большую гибкость
• Управление и автоматизация запросов на проверку или утверждение

Некоторые инструменты отслеживания контрактов также предоставляют решения для ведения переговоров по контрактам в рамках платформы, позволяя контрагентам сотрудничать с помощью инструментов уточнения и отслеживания активности.

Заключение договора и электронное подписание

Хотя существуют специализированные решения для электронной подписи, многие команды предпочитают запускать весь процесс заключения контрактов на одной платформе. Решения CLM позволяют выполнять контракты, предоставляя собственное или интегрированное решение для электронной подписи в рамках платформы.

Пользователи могут отмечать контракты для исполнения, собирать подписи по порядку, отправлять напоминания и отслеживать статус на одной платформе.

Управление репозиторием контрактов

Одной из самых больших проблем, которую CLM решает для юридических групп, является создание центрального репозитория всех контрактов и связанных с ними документов и данных, а также предоставление журнала действий для большего контекста и прозрачности.

Отчетность и аналитика

Многие современные решения CLM предлагают аналитические панели и возможности отчетности для отслеживания ключевых показателей эффективности (KPI) и выполнения контрактов. Эти функции помогают заинтересованным сторонам добиться большей прозрачности и понимания процесса закупок, найти области для улучшения, добиться большей эффективности и наглядно представить свою работу.

Интеграция с другими инструментами

Многие системы управления контрактами предлагают интеграцию с другими бизнес-инструментами, такими как CRM, такие как Salesforce или Hubspot, инструменты для совместной работы, такие как Slack или Microsoft Teams, решения для облачного хранения и т. д. Интеграции обеспечивают эффективность работы при работе с несколькими платформами и более полное представление данных, связанных с контрактами.

Как выбрать правильное программное обеспечение CLM для вас

Как только вы определите потребность в программном обеспечении CLM для вашего бизнеса, внимательно изучите различные решения на рынке, чтобы выбрать правильное. Инструмент CLM требует значительных инвестиций. Чтобы обеспечить окупаемость инвестиций (ROI) и гарантировать, что контракты не будут полностью расторгнуты, выбранное вами решение должно соответствовать потребностям вашего бизнеса и тому, как работает ваша команда.

Источник: SpotDraft

Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при оценке решений по управлению контрактами.

• Оцените свои текущие процессы и определите проблемы, которые вы хотите решить.
• Поговорите с внутренними заинтересованными сторонами о проблемах, с которыми они сталкиваются.
• Перечислите требования к функциям и интеграции в порядке необходимости.
• Установите свой бюджет и определите ожидаемую рентабельность инвестиций.
• Соберите рекомендации от внутренних и внешних людей, знакомых с системами CLM.
• Тщательно изучайте конкурирующие решения, посещайте живые демонстрации и по возможности участвуйте в бесплатных пробных версиях.
• Изучите процессы поддержки клиентов и внедрения программного обеспечения и сравните их с уровнем поддержки, который вам необходим для внедрения и использования программного обеспечения.

Это помогает быть максимально тщательным и вовлекать внутренних заинтересованных лиц, которые в конечном итоге будут использовать платформу в процессе оценки.

Обеспечение успеха CLM

Большинство внедрений CLM терпят неудачу из-за недостаточного планирования и отсутствия признания внутри организации. Компании часто обнаруживают несоответствие между процессами разных команд и отдельных лиц. Некоторые используют программное обеспечение по назначению, а другие предпочитают ручные рабочие процессы или не знают о доступных им решениях.

Изучение нового решения может быть утомительным. Ваши сотрудники могут неохотно использовать программное обеспечение CLM, что приведет к более низким показателям внедрения и сбоям при внедрении. Ключ к успешному внедрению CLM и достижению окупаемости инвестиций лежит в продуманном планировании и хорошо организованном внедрении.

Источник: SpotDraft

Начните с создания соответствующего плана, в котором тщательно учитываются все заинтересованные стороны, цели, которых вы хотите достичь, процессы, которые вы хотите оптимизировать, и ваши ожидания относительно сроков реализации. Затем следуйте этим советам, чтобы успешно внедрить новое решение:

• Назначьте POC, чтобы он позаботился обо всем процессе внедрения от начала до конца и координировал свои действия с вашим поставщиком CLM.
• Инвестируйте в обучение команд, использующих CLM, чтобы обеспечить быстрое внедрение.
• Попробуйте интегрировать инструменты, которые могут использовать разные команды, чтобы обеспечить бесперебойность процессов и избежать дублирования.
• Планируйте внедрение поэтапно и устанавливайте сроки.
• Откройте каналы связи и примите обратную связь. Точно так же общайтесь с командой внедрения, чтобы понять лучшие практики.
• Сокращение задержек для обеспечения своевременной реализации.

Постарайся; оставить программное обеспечение CLM остальное

Жизненный цикл управления контрактами является важным аспектом бизнеса. Это влияет на затраты, соблюдение нормативных требований, операции и рост. Оптимизация ваших контрактных процессов и улучшение межфункционального взаимодействия с помощью программного обеспечения для управления контрактами — лучший способ обеспечить прозрачность, сократить время обработки и освободить вашу юридическую команду для более стратегической работы.

Независимо от того, выявили ли вы узкие места в своих контрактных операциях, возглавили скудную юридическую команду, борющуюся с требованиями масштабирующейся организации, или просто хотите освободить место для большей эффективности в ваших текущих процессах, решение для управления жизненным циклом контракта (CLM) поможет вам оптимизировать заказные работы в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Продление контрактов на программное обеспечение — непростая задача. Узнайте больше о том, когда продлевать контракт на программное обеспечение и когда расставаться.