Как написать кодекс поведения, который будет полезен сотрудникам

Установление ожиданий важно в нескольких сферах жизни.

Например, когда вы снимаете новую квартиру с соседом по комнате, вы, скорее всего, ожидаете, что входная дверь всегда будет закрыта.

В деловом мире установление ожиданий особенно важно, так как это обеспечивает ясность для всех сотрудников и настраивает компанию на успех. И успех начинается с написания всеобъемлющего кодекса поведения.

Компании обычно включают свои основные ценности и свою миссию в свой кодекс поведения. Кодекс следует использовать в качестве руководства для создания прочной основы для других политик компании. Эти подробности о поведении и взаимодействии сотрудников должны быть в справочнике сотрудников компании.

Компании, разрабатывающие свой кодекс поведения, обычно обращаются к программному обеспечению для предотвращения домогательств , чтобы предоставить стандартный учебный контент, связанный с правилами, принципами и стандартами, которых должны придерживаться сотрудники.

Кодекс поведения против кодекса этики

Кодекс поведения часто путают с этическим кодексом, но это разные вещи.

Кодекс поведения компании представляет собой набор правил, регулирующих поведение. Это набор принципов и моделей поведения, которые, по мнению бизнеса, играют роль в его успехе. Он также обычно включает в себя элементы корпоративной культуры .

Этический кодекс — это набор принципов, позволяющих сотрудникам отличать правильное от неправильного. В некотором смысле он шире, чем кодекс поведения, и содержит принципы, влияющие на мышление сотрудников и процесс принятия решений.

Оба компонента должны быть частью руководства для сотрудников .

Почему важно написать кодекс поведения

Независимо от того, работает ли ваша компания с десятью сотрудниками или с тысячей, всем участникам, от генерального директора до стажеров и даже совету директоров, будет полезно знать детали кодекса поведения. Когда руководство излагает свои ожидания в письменной форме, они создают структуру, в которой каждый знает, как оказать поддержку.

Написав кодекс поведения, бизнес:

• Разрабатывает ценности компании. Кодекс поведения демонстрирует ценности, которые компания стремится поддерживать, выделяя приемлемое и неприемлемое поведение. Если будет принято решение обнародовать кодекс, люди, заинтересованные в подаче заявок на открытые вакансии, могут узнать больше о деловой этике , ценностях и морали своих потенциальных работодателей до собеседования.
• Направляет поведение на рабочем месте. Четкие ожидания упрощают создание здоровой рабочей среды, в которой все сотрудники ведут себя профессионально. Кодекс поведения должен направлять поведение, приводя его в соответствие с ценностями компании.
• Придерживается применимых законов . Поскольку кодекс поведения касается ненадлежащего поведения, такого как домогательства и методы обучения по предотвращению домогательств , он гарантирует, что сотрудники действуют в рамках закона и что каждый чувствует себя в безопасности на работе. Кроме того, Закон Сарбейнса-Оксли от 2002 г. требует от государственных компаний соблюдения кодексов поведения.
• Улучшает моральный дух сотрудников. Сотрудники, которые относятся друг к другу одинаково и с уважением, как правило, становятся лучшими членами команды. Когда кодекс поведения подкрепляет такое поведение, у нынешних сотрудников повышается моральный дух, что может помочь удержать лучшие таланты.

Что включить в кодекс поведения

Информация, включенная в кодекс поведения, подробно описывает политику работы, допустимое и неприемлемое поведение, действия и последствия. Это руководство для сотрудников, к которому можно получить доступ во время адаптации и на протяжении всего срока их пребывания в организации.

Каждая компания работает по-своему, поэтому кодекс поведения не следует шаблону. Тем не менее, приведенная ниже информация объясняет, что может включать каждый раздел.

Ценности компании, этика и ответственность

В этом разделе кодекса поведения подробно описаны любые темы, связанные с ценностями, которые поддерживает организация, и то, как она намерена претворить их в жизнь.

Информация о значениях может включать:

• Деловая этика.
• Права работника.
• Разнообразие и включенность .
• Социальная ответственность .
• Экологическая ответственность.
• Приверженность и ответственность.

Поведение и действия сотрудников

В разделе кодекса поведения, посвященном поведению и действиям сотрудников, руководство должно рассказать о том, что ожидается в отношении производительности и поведения. Это может включать в себя такие элементы, как то, как обращаться с коллегами по работе, или особенности профессионального выполнения своей роли. Он также может описывать темы о поведении сотрудников.

Примеры поведения и действий в этом разделе:

• Честность в трудовых обязательствах
• Стандарты профессионализма
• Использование социальных сетей в отношении того, уместно ли находиться на таких платформах, как Facebook, Twitter или Instagram в рабочее время.
• Использование имущества компании — обычно правила, касающиеся служебного автомобиля, телефона или компьютера.
• Правила общения.
• Романтические отношения с другими сотрудниками.
• Дисциплинарные взыскания.

Внутренняя политика

Часть кодекса поведения, посвященная внутренним политикам, охватывает повседневные деловые операции. Этот раздел предназначен для предоставления сотрудникам информации, необходимой для ответов на вопросы, которые возникают чаще, чем другие, например, сколько оплачиваемого отпуска они получают или что делать во время чрезвычайной ситуации из-за погодных условий.

Некоторые внутренние практики, которые следует подробно описать в этом разделе:

• Дресс-код компании.
• Ежегодный отпуск, оплачиваемый отпуск и отпуск.
• Политика в отношении ненастной погоды.
• Процесс адаптации .
• Посещаемость, опоздания и пунктуальность.
• Использование личных мобильных телефонов в рабочее время.
• Цепочка команд.
• Юридическое и кадровое соответствие .

Внешняя политика

С другой стороны, кодекс поведения должен иметь и внешнюю политику. В этом разделе подробно описывается, как сотрудники должны вести себя при взаимодействии с внешними сторонами, такими как заказчики, клиенты или сторонние заинтересованные стороны.

В этом разделе разъясняется информация относительно:

• Конфликт интересов.
• Конфиденциальность.
• Конфиденциальность.
• Политика в области интеллектуальной собственности.
• Требования к общению с клиентами.

проступок

Наконец, необходим раздел, в котором подробно описывается поведение, квалифицируемое как проступок. Технически неправомерное поведение может иметь место в вышеуказанных разделах, но здесь вы должны явно указать ненадлежащее поведение.

Эта часть должна включать правила, касающиеся:

• Дискриминация.
• Сексуальное домогательство.
• Злоупотребление или нападение.
• Опьянение.
• Издевательства .
• Плагиат.
• Сообщение о неправомерных действиях.

Как справиться с нарушением кодекса поведения

Знать, как справиться с нарушением кодекса поведения, сложно. Если сотрудник не соблюдает профессиональные стандарты, изложенные в кодексе поведения, может потребоваться принятие соответствующих мер.

В конечном счете, способ устранения этого нарушения зависит от того, какой элемент кодекса поведения был нарушен. Например, дисциплинарное производство в отношении лица, использующего социальные сети в рабочее время, и лица, пришедшего на работу в состоянии наркотического опьянения, не будет одинаковым.

При этом разумно указать в кодексе поведения, что могут потребоваться дисциплинарные меры, включая увольнение, за нарушение кодекса поведения.

Советы по составлению кодекса поведения

При написании кодекса поведения сотрудники отдела кадров должны помнить эти шесть советов, чтобы сделать его максимально полным и ясным.

• Рассмотрим вашу отрасль. Например, кодекс поведения будет отличаться для компаний, в которых сотрудники работают в школе, и на фабрике.
• Избегайте юридического жаргона. Кодекс поведения должен быть написан ясным языком, понятным каждому. Юридический жаргон может быть непонятен в зависимости от того, кто его читает.
• Сделайте это доступным. После завершения код должен храниться в информационной системе управления персоналом (HRIS) , чтобы сотрудники могли получить к нему доступ в любое время.
• Задействуйте всю HR-команду. Все сотрудники отдела кадров должны участвовать в создании кодекса поведения. Вся команда должна подписать ключевые детали, чтобы ничего не упустить.
• Включите поддержку со стороны высшего руководства. Попробуйте начать кодекс поведения с заметки или сообщения от генерального директора, демонстрирующего поддержку со стороны высшего руководства в отношении деталей, изложенных на следующих страницах.
• Убедитесь, что он всеобъемлющий и полный примеров. Кодекс поведения должен содержать четкие примеры, с которыми могут столкнуться сотрудники, и раздел часто задаваемых вопросов с ответами на важные вопросы.

Примеры кодекса поведения

Иногда лучше всего учиться на примерах. Ниже приведены некоторые кодексы поведения, написанные известными и надежными брендами.

• Coca-Cola : Торговая марка безалкогольных напитков позволяет сотрудникам легко находить ответы на свои вопросы с помощью четкого оглавления. Оттуда члены команды могут искать информацию о бренде, защите активов, предотвращении конфликта интересов и работе в команде.
• Google : Кодекс поведения Google информативен и прост, поскольку в нем изложены основные сведения, которые должны знать сотрудники.
• IBM : Их кодекс поведения основан на доверии, и сотрудники видят, что это общая тема для всего документа. IBM начинает с легко читаемого оглавления, сообщения генерального директора, а затем погружается прямо в свои рекомендации.
• Apple : Этот кодекс поведения начинается со слов «Как мы ведем бизнес», что сразу же задает тон для ключевых деталей поведения на рабочем месте, защиты бренда, индивидуальной ответственности и деловой этики.
• Mastercard : Сразу видно, что кодекс поведения Mastercard четко определяет бренд, тему и цвета. Он начинается с сообщения генерального директора и сопровождается запиской совета директоров. Он также предлагает оглавление, чтобы сотрудники могли перейти к ответам, которые они ищут.

Хорошо иметь высокие стандарты

Особенно, когда речь идет о кодексе поведения, которого придерживается ваш бизнес. От подробностей о деловой этике и использовании социальных сетей до дресс-кода и домогательств — предоставление этой информации сотрудникам обеспечивает безопасную и продуктивную рабочую среду.

Узнайте больше о том, что ваша компания может сделать, чтобы избежать враждебной рабочей среды .