Внедрение передового опыта: перенос гиперконвергентной инфраструктуры на HubSpot

Миграция с одной системы на другую может быть сложной задачей для любой компании, но она также может предоставить возможности для роста и повышения эффективности. Недавно у нашей команды была возможность поработать с HCI, компанией по управлению окружающей средой, желающей перейти с Quickbase на HubSpot. В процессе мы внедрили и перепроектировали их сложную структуру данных и процессы, а также обучили их команду инструментам HubSpot.

Компания и вызов

HCI использовала Quickbase в качестве основной базы данных в течение нескольких лет. Хотя Quickbase хорошо удовлетворил их потребности, они стремились упростить процессы с помощью автоматизации и улучшить возможности отчетности. После взаимодействия с Kuno Creative и изучения возможностей HubSpot они решили, что переход на HubSpot был правильным решением. Помимо обычных проблем переноса данных в новую систему и упрощения всех сопутствующих процессов, у HCI также была команда, которой было комфортно работать с их повседневными процессами, и которая нуждалась в поддержке на протяжении всего процесса, чтобы обеспечить внедрение и достаточный уровень комфорта за счет управления изменениями.

Изучение процессов HCI

Куно провел большую часть первых нескольких недель, изучая бизнес HCI, процессы и уникальные проблемы. Это позволило нам разработать их экземпляр HubSpot таким образом, чтобы он имел для них смысл, оставаясь при этом приемлемым и доступным. Также было важно не повторять ошибок, допущенных в предыдущей CRM: в конце концов, гиперконвергентная инфраструктура перемещалась не просто так, а HubSpot предоставил уникальную возможность сбросить несовершенные процессы и построить работающие в более специализированном решении CRM.

Также было важно согласовать временные рамки, вехи и последовательность событий. Это вселило в команду HCI уверенность в том, что они смогут продолжить работу в своей текущей CRM благодаря эффективному плану проекта, охватывающему пять месяцев.

Наше решение

Создание пользовательского объекта в HubSpot

Одним из первых вопросов, которые необходимо решить при миграции, было определение пользовательского объекта для «планирования заданий». Для этого команда Куно использовала Lucidchart для создания ERD и обработки документации и блок-схем, помогая команде HCI визуализировать свои данные в новой среде. Это также дало возможность продемонстрировать возможности HubSpot в отношении функциональности и настройки CRM — то, с чем они боролись в Quickbase. Мы тесно сотрудничали с партнерами по гиперконвергентной инфраструктуре, чтобы гарантировать, что новый настраиваемый объект будет соответствовать их потребностям и обеспечивать достаточную отчетность.

Перенос данных из Quickbase в HubSpot

После создания и проверки пользовательского объекта следующим шагом была миграция данных в HubSpot. Это был сложный процесс, который требовал тщательного планирования и выполнения. В наш план входило сопоставление данных из Quickbase, выравнивание объектов, тестирование процесса миграции и внедрение проверок достоверности данных для обеспечения точности в HubSpot.

Чтобы облегчить миграцию, мы разработали одностороннюю настраиваемую интеграцию с Quickbase на HubSpot. Это связало все аспекты баз данных: деятельность, контакты, компании, возможности и, что не менее важно, ассоциации между этими объектами. Это позволило нам массово перемещать большие наборы данных между пользовательскими и стандартными объектами, что сделало первоначальную миграцию плавным процессом и, что особенно важно, упростило плавную дельта-миграцию. Наличие данных для целей обучения и настройки было важно, но наличие всех данных «промежуточных систем» было особенно важно для удобства гиперконвергентной инфраструктуры в HubSpot при запуске.

Обучение команды на HubSpot

После успешного переноса данных в HubSpot следующим шагом стало обучение гиперконвергентной инфраструктуры работе с новой платформой. Мы разработали индивидуальный план обучения, который включал в себя как очные, так и виртуальные учебные занятия, охватывая все, от базовой навигации до более продвинутых возможностей отчетности.

Принятие

Обучение — это только один из компонентов внедрения, но успешное внедрение идет глубже — оно означает, что команда клиента полностью подготовлена ​​для достижения успеха и процветания в новой среде.

• Мы начали с основ, намеренно продвигаясь к более сложным функциям, насколько позволяли данные.
• Мы заранее согласовали даты перехода, чтобы всем было комфортно и не было сюрпризов.
• Команда Kuno с радостью предоставила себя для дополнительных учебных модулей и звонков в службу поддержки в течение нескольких недель после запуска HubSpot, чтобы обеспечить внедрение и комфорт.

Управление изменениями в проекте

Управление изменениями было важным компонентом этого проекта. Мы поняли, что переход с Quickbase на HubSpot потребует значительных изменений в работе команды HCI. Чтобы помочь справиться с этим изменением, мы тесно сотрудничали с ними, чтобы разработать план коммуникации, который включал регулярные обновления о ходе проекта, учебные занятия и постоянную поддержку.

Мы также предоставили ресурсы, такие как руководства пользователя и шпаргалки, чтобы помочь HCI ориентироваться в новой системе. Наконец, мы провели обзор после внедрения, чтобы собрать отзывы от команды клиента и определить области для улучшения.

Результаты

Нам удалось успешно перенести гиперконвергентную инфраструктуру на HubSpot, обучить их команду работе с новой системой и обеспечить постоянную поддержку для обеспечения длительного внедрения. Управление изменениями было важным компонентом проекта, и мы помогли им, разработав четкий план коммуникации и предоставив необходимые ресурсы и поддержку. Результатом стал безоговорочный успех: наш клиент теперь пользуется более оптимизированным процессом и повышенной эффективностью с помощью HubSpot.

Влияние

Одна только автоматизация экономит HCI около 6,5 часов в день, которые можно посвятить продажам, а не административной работе, что положительно сказывается на доходах. Благодаря обширному обучению и постоянному общению команда HCI с легкостью работает на своей новой платформе, наслаждаясь автоматическим формированием и ротацией лидов, большей прозрачностью как процесса продаж, так и передачи, а также более четкой отчетностью, что позволяет HCI расти и масштабироваться. с платформой, которая может расти и масштабироваться вместе с ними.

Наша команда профессионалов HubSpot успешно осуществила бесчисленное количество миграций HubSpot, помогая организациям по всему спектру, позволяя им с легкостью достигать и превосходить бизнес-цели. Свяжитесь с нами, и вместе мы посмотрим, как мы можем обеспечить превосходство для вашей команды.