Как выбрать служебную телефонную систему: подробное руководство

Хотя технологии подарили нам различные коммуникационные инструменты для бизнеса, они не смогли устранить необходимость использования телефонов в корпоративной среде. Наиболее предпочтительным каналом обслуживания клиентов по-прежнему остаются телефонные звонки. Но благодаря технологическому прогрессу у предприятий теперь есть множество вариантов своей бизнес-телефонной системы.

Учитывая множество доступных на выбор телефонных систем, выбор наиболее подходящей для вашего предприятия может показаться сложной задачей. Цель этой статьи — предоставить вам четкую информацию о доступных системах, их отличительных особенностях и факторах, над которыми стоит задуматься, когда вы решите. Итак, начнем.

Зачем обновлять свои бизнес-коммуникации?

Если вы изучаете системы деловой телефонии, у вас, вероятно, есть бизнес, и в настоящее время в той или иной форме осуществляется общение с клиентами. Возможно, вы и ваши коллеги используете для работы свои личные мобильные телефоны. Возможно, вы установили конкретные контактные номера для своей компании, включая стационарный телефон; однако остаются сомнения относительно существования более эффективных способов обработки деловых звонков.

Независимо от основы вашего расследования, выбор правильной системы, адаптированной к потребностям вашего бизнеса, окажется полезным. Технологии телефонных систем в наши дни не так дороги, как раньше, они более надежны и оснащены более сложными функциями, которые превосходят те, что были в былые времена. В зависимости от того, как вы сейчас общаетесь с клиентами и какую телефонную систему вы выберете, вот некоторые преимущества, которые вы можете получить при обновлении системы служебной телефонной связи:

• Централизованная связь: в зависимости от отдельных мобильных телефонов или отключенных стационарных линий может возникнуть недопонимание при обработке деловых звонков; выделенная корпоративная телефонная система позволяет направлять все входящие вызовы из одной главной точки.
• Улучшенная обработка вызовов: можно обеспечить более плавную работу, и на звонки всегда будут отвечать такие функции, как постановка вызовов в очередь, переадресация вызовов и автосекретари в системах деловой телефонии.
• Масштабируемость и рост. Беспрепятственный рост вашего бизнеса возможен с помощью телефонной системы, которая позволяет добавлять дополнительные линии и расширения по мере необходимости.
• Аналитика звонков. Со временем ваше взаимодействие с клиентами может значительно улучшиться, если использовать систему деловой телефонии, оснащенную такими инструментами, как отслеживание звонков и аналитика, которые помогут вам лучше понимать ваши звонки.
• Интеграция: у вас есть возможность объединить данные, собранные из ваших телефонных систем, с другими инструментами, которые используются в вашем бизнесе, такими как CRM или программное обеспечение службы поддержки, и это дает вашим агентам комплексное представление о взаимодействии с клиентами.
• Удаленная и гибридная работа. Передовые системы бизнес-телефонии, включающие такие элементы, как мобильные приложения, виртуальные филиалы и возможности программного телефона, упрощают работу в гибридных и удаленных рабочих средах.

По теме: Будущее VoIP-коммуникаций: как искусственный интеллект меняет способы нашего подключения.

Типы бизнес-телефонных систем

В зависимости от того, как вы их классифицируете, это определяет количество существующих телефонных систем. Здесь мы сосредоточим внимание на их разделении на традиционные стационарные телефоны, системы VoIP и виртуальные телефонные системы.

Традиционные стационарные телефоны

Местные или региональные телефонные компании обычно предоставляют так называемые традиционные системы фиксированной связи. Они также считаются коммутируемыми телефонными сетями общего пользования (ТСОП). Услуга предоставляется Вашему бизнесу по медным телефонным линиям.

Частная телефонная станция (АТС), расположенная в вашем помещении, необходима для управления выделенной службой фиксированной связи внутри вашей компании. УАТС — это аппаратное обеспечение, обеспечивающее такие функции, как внутренние номера, переадресация вызовов и списки телефонной книги для телекоммуникационной системы. Многие существующие услуги фиксированной связи представляют собой гибриды, использующие VoIP или виртуальные телефонные системы.

Надежность и проверенность временем — преимущества использования стационарных систем. Но есть множество недостатков, связанных с тем, что многие телекоммуникационные корпорации отходят от традиционных стационарных линий связи; достаточно скоро эти устройства устареют. Крупные корпорации, как правило, единственные, кто способен по доступной цене поддерживать традиционные системы проводной связи благодаря своему бюджету на оборудование и обслуживание. Несмотря на это, эти системы часто называют устаревшими и постепенно заменяются.

VoIP-системы

Вместо использования старомодных медных телефонных проводов для стационарных линий телефонные системы VoIP зависят от подключения бизнеса к Интернету. Они также предоставляют те же функции, которые раньше были доступны только в дорогих системах фиксированной АТС, например:

• Автоматизированные дежурные.
• Очереди звонков.
• Компьютерная интеграция.

Ваш бизнес может позволить себе все эти функции с помощью менее дорогостоящих систем VoIP. Единственное ограничение, которое у них есть, заключается в том, что для максимальной производительности им полностью требуется надежное и высокоскоростное подключение к Интернету. Телефонные системы VoIP также бывают двух типов.

Локальная VoIP

Поскольку ваш бизнес использует локальную систему VoIP, ваша организация размещает все оборудование и оборудование для телефона в своем корпоративном центре обработки данных. Это дает вашему бизнесу полный контроль над настройкой телекоммуникаций, хотя и сопровождается увеличением авансовых платежей и требует выделенных сотрудников для ухода за оборудованием. Этот стиль установки VoIP подходит компаниям, которым необходима полная безопасность своих данных для выполнения обязательств по соблюдению нормативных требований и наличие бригады для наблюдения за системой на месте.

Облачный VoIP

При использовании облачного VoIP все физическое оборудование и текущее обслуживание осуществляется поставщиком телефонной системы. Телефонная система — это все, на чем должен сосредоточиться ваш бизнес. Благодаря использованию облачной VoIP даже скромные предприятия могут получить доступ ко всем возможным возможностям стандартной стационарной АТС, а также к дополнительным функциям VoIP без хлопот по обслуживанию и затрат. Фирмы просто подключаются к своей телефонной системе VoIP через Интернет.

Виртуальные телефонные системы

Малые предприятия и индивидуальные предприниматели часто обнаруживают, что оптимальным решением для их деловых телефонных потребностей является виртуальная телефонная система, которая к тому же легко доступна. При использовании виртуальной телефонной системы звонки на ваш служебный телефонный номер перенаправляются в облачное программное обеспечение, которое обладает всеми функциями других систем, которые мы рассмотрели, например:

• Расширения.
• Переадресация звонков.
• Звоните в аналитику.
• Отслеживание звонков.

Затем мы можем перенаправить все входящие вызовы на мобильные телефоны, стационарные телефоны или, возможно, на вашу голосовую почту в соответствии с вашими предпочтениями. В отличие от других систем, виртуальные телефонные системы соединяют вызовы с использованием существующих телефонных сетей, а их адаптивность обеспечивает удаленным работникам тот же доступ к функциям, что и традиционные системы.

См. также: Цифровой телефон против телефонных систем VoIP – плюсы и минусы.

Факторы, которые следует учитывать при выборе системы бизнес-телефонии

Когда вы рассматриваете все функции, которые могут предоставлять различные телефонные системы, важно учитывать некоторые факторы, выходящие за их рамки, в том числе:

Бюджет

Прежде чем прийти к выводу, подумайте обо всех расходах, связанных с приобретением телефонной системы. Перспектива самостоятельной установки VoIP может понравиться вам из-за оперативного контроля, который она предлагает вашему бизнесу, но подумайте о значительных первоначальных затратах, а также о постоянных расходах, которые могут превышать сумму, которую вы тратите каждый месяц.

Масштабируемость

Масштабирование — непростая задача для стационарных систем. Если будущее расширение входит в ваши планы, еще раз проверьте, не вызовет ли добавление новых контактных номеров и добавочных номеров в телефонную систему вашей организации какие-либо трудности. Кроме того, найдите функциональные возможности, которые могут не использоваться сейчас, но могут оказаться необходимыми позже, чтобы гарантировать, что выбранное вами решение сможет удовлетворить будущие бизнес-требования.

Техническая поддержка

Уровень технической поддержки должен быть ключевым элементом при выборе любого решения. Если вы решите выбрать внутреннюю VoIP, очень важно иметь систему поддержки для решения проблем с аппаратным и программным обеспечением, для решения которых ваша команда не способна. Если вы выберете облачную VoIP или платформу виртуального телефона, важно, чтобы их техническая поддержка быстро реагировала на проблемы.

Интеграции

Множество современных телефонных систем могут интегрироваться с другими программными инструментами, которые использует ваш бизнес, например с вашей CRM. Все поставщики телефонных систем могут иметь различные интегрированные наборы или предоставлять доступ к API, чтобы ваша техническая группа могла разработать свои собственные. Когда ключевой целью модернизации вашей телефонной системы является упрощение потоков задач, решающее значение имеет подтверждение того, что решение хорошо сочетается с инструментами, которые вы активно используете.

Как выбрать поставщика телефонной системы для бизнеса?

Как только вы поймете различные элементы, уникальные для системы делового телефона, а также представление о ее типах в сочетании с навыками их применения в соответствии с требованиями вашего предприятия; следовательно, существует очевидная потребность в инвестировании времени и энергии в этот процесс. Нам нужно начать поиск поставщика телефонных систем прямо сейчас. Вот советы, которые помогут в этом:

• Поставщики исследований: изучите веб-сайты онлайн-сравнения программного обеспечения на предмет поставщиков телефонных систем, которые предоставляют все необходимые вам функции, но при этом имеют похвальную репутацию и соответствуют вашему бюджету.
• Запросите пробные версии. Многие поставщики предоставляют бесплатные пробные версии или демо-версии, которые позволят вам лично взаимодействовать с их системами. Это поможет вам и вашей команде оценить, соответствует ли данная утилита всем вашим потребностям.
• Сравните цены и контракты. У разных поставщиков могут быть разные затраты на структуру. Оцените стоимость каждого пакета, который вы рассматриваете, от каждого провайдера. Убедитесь, что все важные функции, необходимые вашему бизнесу, включены в сравниваемые планы, чтобы обеспечить точную оценку.
• Прочтите отзывы и попросите рекомендации. Лучшие отзывы могут исходить от тех, кого вы знаете в своей сфере деятельности. У них могут быть аналогичные потребности в профессиональной телефонной системе, и они могут посоветовать вариант, который подойдет вам.
• Проведите переговоры с провайдером: после того, как вы выбрали поставщика системы деловой телефонной связи, который соответствует вашим потребностям, поторгуйтесь по окончательному контракту, чтобы обеспечить наилучшую сделку. Готовые планы могут не соответствовать вашим потребностям и в конечном итоге могут стоить вам дороже из-за дополнительных и ненужных функций. Часто настройка плана в соответствии с вашими требованиями может помочь вам получить более выгодную сделку.

Связанный: Уязвимости VoIP и риски безопасности: все, что вам нужно знать.

Последние мысли

В какой-то момент у любой компании, какой бы маленькой или большой она ни была, возникает потребность в системе деловой телефонии. Это повысит качество обслуживания ваших сотрудников и клиентов, упростит управление вызовами и повысит производительность. Но, учитывая широкий спектр доступных альтернативных вариантов, важно не относиться к этому решению легкомысленно.

Прежде чем выбирать телефонную систему, необходимо учитывать конкретные потребности вашего бизнеса. Независимо от того, остаетесь ли вы верны стационарной системе, выбираете настройку VoIP или выбираете виртуальную телефонную систему, все эти формы имеют свои преимущества и недостатки, которые могут помочь вашему бизнесу. Есть много поставщиков услуг, доступных для выбора. Однако, когда вы определили тип соглашения, необходимый для вашей фирмы; Изучение прайс-листов, включая функции, а также отзывов пользователей может ускорить принятие решения о приобретении эффективной телефонной установки, которая повысит производительность и приведет к повышению организационных достижений.