Что такое деловое письмо? Как общаться профессионально

Деловое общение – это не то же самое, что обычное общение.

Обычный день в корпоративной среде включает в себя общение по телефону, видеозвонки или деловые письма. Общение на работе формально и профессионально — по крайней мере, так и должно быть. Даже в спокойной культуре вам следует создавать и записывать письменную переписку с помощью программного обеспечения для создания документов .

Деловые письма часто носят частный и конфиденциальный характер, и их характер зависит от заинтересованного лица, которому вы их отправляете. Тема должна быть четкой и целенаправленной, привлекая немедленное внимание.

Для каждого приглашения докладчика, отзыва, платежа поставщику или последующей работы с клиентом вы можете написать деловое письмо.

Чтобы составить идеальное деловое письмо, необходимо уделить особое внимание получателю. Когда вы пишете инвестору, ваш язык должен быть убедительным и ясным. Если вы отправляете электронное письмо только что подключившемуся клиенту, укажите график внедрения продукта. Кроме того, убедитесь, что вы используете официальный бланк организации при отправке письма.

Некоторые примеры деловых писем, которые мы обсудим, — это электронные письма рекрутерам, благодарственные письма, рекомендательные письма, благодарственные письма и письма для клиентов.

Независимо от варианта использования, деловое письмо должно звучать четко, целенаправленно и профессионально. Отточите свои навыки письма и будьте готовы к тому, что вас ждет.

Понятный формат делового письма

Во-первых, давайте поговорим о том, как вы должны форматировать деловое письмо. Специфика каждого письма будет выглядеть по-разному, но если вам нужно отправить общее деловое письмо, вам нужно использовать структурное представление.

1. Заголовок: Как и у любого письма, у вас должен быть заголовок с адресом и датой.

2. Приветствие : Далее вы должны написать приветствие. Упомяните имя. электронная почта, наименование и адрес отправителя и получателя письма. Стандартный формат — это имя получателя, за которым следует его должность, компания и адрес.

2. Затем идет строка темы . Кратко изложите суть делового письма в одной строке, прежде чем переходить к следующему разделу.

Затем идет тело письма. Вам нужно будет обратиться к получателю по имени. Если вы не знаете их имени, вы можете адресовать письмо «Кому это может касаться».

Как только вы закончите писать свое (очень важное) деловое письмо, подпишитесь вежливой подписью.

Давайте соберем все вместе, чтобы создать примерный шаблон делового письма, который вы можете использовать для оценки успеха проекта и его улучшения.

Лучшие практики деловых писем

Когда вы начнете писать письма, помните, что деловое письмо — это не приглашение на день рождения. Или ежегодный ужин-барбекю с членами вашей команды. Вам нужно пропустить любезности и сразу перейти к делу.

Один из способов убедиться, что ваше сообщение получено должным образом, — это следовать следующим передовым методам, независимо от уникальной цели письма.

• Вычитка: обязательно просмотрите свое письмо два или три раза, проверяя грамматические и орфографические ошибки. Так вы будете казаться более проницательным в общении.
• Совместное редактирование : если у вас есть друг, коллега или наставник, который, как вы знаете, готов отредактировать документ для вас, не бойтесь попросить об этом. Взглянув на письмо на свежую голову, вы поймете ошибки, которые ваш мозг упустил из виду.
• Формат файла: убедитесь, что ваше письмо соответствует запрошенному формату файла. Например, отправляйте сопроводительные письма в формате PDF, но отправляйте рекламные письма в соответствии с предпочтениями вашей компании.
• Проверка правописания имени: я знаю, что уже упоминала корректуру, но проверка правильности написания имен должна быть шагом. Особенно это касается сопроводительных писем и писем о намерениях. Это знак уважения, чтобы правильно назвать имя человека или организации.
• Длина письма: Контролируйте длину вашего делового письма. Пропустите цветистый жаргон или введение и, если возможно, перечислите содержание маркерами. Разбейте свои опасения, одно за другим, четким тоном. Не путайте получателя с отправителем массовой рассылки.
• Правильный тон: избегайте сарказма при написании письма. Убедитесь, что ваш получатель ни на каком этапе не чувствует, что его принуждают или приказывают выполнить определенную задачу. Будьте интуитивными, чуткими и добрыми, так как это краеугольные камни хорошего профессионала.

Мы не можем указать на какой-то один тип делового письма, который имеет значение. Одно деловое письмо не может иметь такое же содержание, как другое. Следовательно, следование черновому варианту и его редактирование каждый раз может быть злоупотреблением служебным положением.

Виды деловых писем.

Деловые письма делятся по назначению. Не каждая часть сообщения направлена ​​на отправку одного и того же сообщения. Некоторые письма заканчивают ваше время в компании; другие обращают на вас внимание нового менеджера по найму. Некоторые из них являются итогом вашего пребывания в качестве сотрудника; другие представляют собой опросы для оценки вашей удовлетворенности текущим рабочим пространством.

Ниже приведен список различных форматов деловых писем, а также образцы деловых писем, которые помогут вам лучше понять смысл.

Чтобы поддерживать профессиональные отношения на рабочем месте, ознакомьтесь со следующими типами писем и с тем, когда их использовать.

1. Электронное письмо рекрутеру

Когда вы входите в болото корпоративного мира, ищите способы защитить себя. Каждый соискатель заполняет заявки и личные данные и подает резюме. Это не бросается в глаза тренированному глазу. Как не попасть в эту канаву избыточности? Отправив электронное письмо рекрутеру.

В настоящее время мы являемся свидетелями наиболее конкурентной фазы века. На каждую вакансию кандидаты выстраиваются в очередь сотнями и даже тысячами. Описание работы для должности начального уровня включает в себя нереалистичные ожидания, такие как «MBA высшего уровня», «пять лет опыта» и так далее. Скромным кандидатам некуда пойти, если они не справятся с историей науки. Хорошо написанное электронное письмо потенциальному рекрутеру может вытащить вас из этой колеи и сделать ваше приложение блестящим.

2. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это письмо, которое вы отправляете в компанию, когда хотите, чтобы вас рассмотрели при приеме на работу. Он охватывает дополнительные аспекты профессионального пути, который вы прошли до сих пор, помимо того, что упомянуто в вашем резюме. Вы можете перейти на личности и коснуться нескольких причуд, чтобы привлечь своих рекрутеров своим умом. Сопроводительные письма обычно отправляются вместе с заявлением о приеме на работу и резюме.

Сопроводительные письма направлены на то, чтобы нанять вас таким, какой вы есть. Это информация, которую они обычно не смогут почерпнуть из ваших других профессиональных материалов.

Для получения дополнительной информации о том, как писать сопроводительные письма, прочитайте все, что вам нужно знать о сопроводительных письмах.

Вы должны написать сопроводительное письмо всякий раз, когда вы пытаетесь получить работу в корпоративном мире. Во многих заявлениях о приеме на работу будет указано, что сопроводительное письмо не является обязательным. Тем не менее, я призываю вас написать один в любом случае.

3. Благодарственное письмо

Благодарственное письмо — это знак признательности получателю за любую помощь или время, которое они вам предоставили. Вы можете написать благодарственное письмо потенциальному интервьюеру, менеджеру или коллеге, который помог вам справиться с трудностями и обрести уверенность. Как правило, профессиональные благодарственные письма пишутся менеджерам по найму или интервьюерам от кандидата, который прошел собеседование и рассматривается на работу.

Благодарственные письма — это способ выразить признательность вашей потенциальной новой организации, а также показать руководителям, что вы не боитесь проявлять инициативу.

Вы должны написать профессиональное благодарственное письмо по ряду причин, но в данном случае мы говорим о письмах как оде работодателю. Для интервьюируемых они должны поблагодарить работодателя, прежде чем они организуют личное видео-интервью.

4. Заявление об увольнении

  Письмо об увольнении официально информирует вашего нынешнего работодателя о том, что вы больше не будете работать там через короткий промежуток времени. В более крайних или срочных случаях заявление об увольнении информирует вашего работодателя о том, что вы будете увольняться, вступая в силу немедленно.

В большинстве случаев сотрудники сдают это письмо с уведомлением за две или три недели. Это означает, что вы сообщили своему работодателю о том, что уходите, но будете продолжать работать в течение заранее определенного периода времени, чтобы помочь с переходом либо нанять замену, либо вообще потерять сотрудника.  

Чтобы потребовать полного и окончательного (FnF) урегулирования от бывшего работодателя, используйте следующий проект:

Вы должны написать заявление об увольнении, когда вы готовы уйти с работы. Количество уведомлений, которые вы даете, будет полностью зависеть от вашей ситуации. Однако не подавайте заявление об увольнении, если вы не готовы уйти в течение следующих двух или трех недель.

5. Рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо пишется профессиональным или личным знакомым, который подтверждает навыки и опыт кандидата в надежде помочь ему получить новое предложение о работе. Рекомендательные письма часто пишут бывшие менеджеры или другие руководители или учителя, профессора и наставники. Рекомендательные письма иногда, но не часто, пишут друзья или соседи.

Независимо от того, кто их пишет, они должны быть положительным пересказом профессионального опыта работы с кандидатом или наблюдения за ним. Они должны упоминать конкретные анекдоты и описывать аспекты характера кандидата. Рекомендательное письмо также известно как «рекомендательное письмо».

Вы должны написать рекомендательное письмо, если вас попросили написать рекомендательное письмо. Вам следует говорить «да» только в том случае, если вы можете честно и позитивно рассказать о характере и опыте работы человека. Если кто-то, кого вы плохо знаете или о ком не очень высокого мнения, просит вас написать рекомендательное письмо, возможно, лучше будет вежливо отказаться.

6. Письмо о намерениях

Письмо о намерениях именно так и звучит: это письмо, в котором заявляются ваши намерения. Письма о намерениях используются для заключения соглашения между различными сторонами. Их можно использовать при составлении предложения, подаче заявки или принятии на работу или при заключении конкретной сделки.

Письмо о намерениях отображает ваше подтверждение для определенной задачи. Вас могут назначить на новый проект, но вы не знаете, с чего начать. Письмо о намерениях может показать вашу привлекательность, помочь вам найти руководство и оживить ситуацию.

Вы можете использовать письмо о намерениях, чтобы сообщить о будущих опасениях, а также объявить или обнародовать свои предпочтения. Письмо о намерениях связывает обе стороны «неявным» соглашением с некоторым общим мостом интересов.

8. Рекламное письмо

Рекламное письмо, возможно, более известное как коммерческое электронное письмо, представляет собой форму общения, которая существует, чтобы привлечь и заинтересовать читателя в получении дополнительной информации о продукте или услуге.

Есть много различных стратегий относительно того, как следует писать продающее письмо. В конечном счете, вы должны следовать стратегии, которую ваша компания изложила в своем учебнике. Однако все коммерческие письма должны содержать призыв к действию, а также способ связаться с вами, если читатель заинтересуется.

Вы должны написать рекламное письмо, когда хотите привлечь внимание профессионала или организации. Другими словами, в надежде заинтересовать кого-то сделкой или продажей.

9. Жалоба

Письмо-жалоба — это письмо, которое вы пишете, когда у вас есть претензии к организации или частному лицу. Он разоблачает ваши проблемы и поднимает их в центр внимания. Одна жалоба может выступать от имени нескольких других членов команды. Скажем, вы столкнулись с ужасным обслуживанием клиентов или обнаружили рекламу, адресованную вам ненадлежащим образом.

Вы бы написали письмо с жалобой, чтобы проинформировать организацию о ситуации и позволить им принять решение о следующих шагах.

Хотя в названии есть слово «жалоба», не все письма с жалобами должны быть документами гнева, в которых вы обвиняете компанию в каких-либо нарушениях. Это может быть простое описание вашей неудовлетворенности с несколькими предполагаемыми ожиданиями обращения за помощью.

Если же вы сердитесь, то, во что бы то ни стало, дерзайте.

Вы должны написать письмо с жалобой, когда у вас есть жалоба. Конечно, в наши дни у нас есть много других способов пожаловаться (счастливые представители службы поддержки клиентов).

Чаще можно увидеть, как кто-то звонит на горячую линию обслуживания клиентов компании или даже общается в чате с представителем компании. Письмо — более формальный способ общения, но оно дает понять, что вы достаточно серьезно относитесь к этому вопросу, чтобы написать об этом.

10. Письмо о корректировке

Письма о корректировке — это ответ компании или отдельных лиц на письмо с жалобой. В письме должна быть четко изложена позиция компании по делу.

Если вы на стороне клиента, немедленно заявите об этом. Если вы не на стороне клиента, обязательно четко сообщите об этом, при этом предлагая исключительное обслуживание клиентов.

Вы должны написать корректировочное письмо после того, как ваша компания получила письмо с жалобой от клиента. Важно отвечать на запросы в службу поддержки, чтобы сохранить лицо и сохранить лояльность клиентов.

11. Заказное письмо

Письмо-заказ — это документ, в котором бизнес-менеджеры или владельцы сообщают своим производителям особенности того, что они будут покупать. Письма с заказами содержат такую ​​информацию, как количество, размеры, цвета, названия продуктов и номера заказов, а также ожидаемую цену.

Письма-заказы часто оформляются как форма, а не как официальное деловое письмо. Это связано с тем, что формы и электронные таблицы облегчают понимание общей картины того, чего хочет человек.

Вам следует написать заказное письмо, когда вы будете готовы закупать товары оптом для розничных продаж. Некоторые бизнес-менеджеры и владельцы включают оплату товаров в письмо-заказ, поэтому крайне важно, чтобы вы не отправляли письмо-заказ до тех пор, пока не будете готовы и не сможете совершить покупку.

12. Благодарственные письма

Письма-подтверждения аналогичны подтверждениям заказа. Компании рассылают их, чтобы сообщить клиенту или родственнику, что они получили предыдущие телефонные звонки, электронные письма, письма и т. д.

Благодарственные письма ничего не гарантируют. Они также не сообщают о том, что бизнес предпринял шаги для улучшения ситуации. Скорее, они говорят клиенту, что их услышали.

Предприятия должны написать письмо-подтверждение, когда они считают необходимым, чтобы лицо или организация знали, что они получили свою корреспонденцию. Это особенно необходимо, если исходное сообщение касалось чего-то серьезного, например травмы в магазине.

Письмо-подтверждение не означает, что вы предприняли какие-либо действия. Скорее, это бизнес-эквивалент квитанции о прочтении, предлагающий уверенность.

Буквально

В деловом письме объясняется краткость ситуации и предлагаются способы обойти ее без вреда. Думайте об этом как о замене профессиональных разговоров за кофейным столиком. Ручку нужно держать аккуратно, чтобы не пролить непрофессионализм.

Надеюсь, это дало вам представление о деловых письмах. Сделайте это своим официальным способом взаимодействия, чтобы у другой стороны было мало возражений.

Чем сильнее корпоративная культура, тем меньше негативных деловых писем. Внедряйте лучшие практики корпоративной культуры и будьте в авангарде удовлетворенности сотрудников.