Что такое коммерческие расходы? Как обеспечить разумную экономию налогов

Вы не можете вести бизнес, не зная, что приносит вам деньги, а что их истощает.

У каждого бизнеса есть расходы, независимо от того, работаете ли вы дома или в корпоративном офисе. Отслеживание этих расходов невероятно важно для владельца бизнеса, большого или малого. Эти расходы могут быть капитальными или операционными расходами, которые отображаются как вычеты в отчете о прибылях и убытках.

Вы можете рассчитать налогооблагаемый чистый доход вашей компании, вычтя эти вычеты из общего дохода. Компании обычно отслеживают и управляют бизнес-расходами с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Публикация 535 Службы внутренних доходов (IRS) дает вам четкое представление о вычитаемых и невычитаемых деловых расходах. В нем говорится, что деловые расходы должны быть как необходимыми, так и обычными, чтобы их можно было вычесть из налогооблагаемой базы. Эти расходы могут быть полностью или частично вычтены.

Обычные расходы — это обычные расходы, связанные с бизнесом, такие как плата за установку телефонной линии. Необходимые расходы — это те, которые помогают вам торговать эффективно. Расходы не обязательно должны быть незаменимыми, чтобы считаться необходимыми. Общие примеры включают арендную плату, платежную ведомость и инвентарь.

Важно уметь различать деловые и личные расходы. Действительно ли обед с коллегой полезен для вашего бизнеса? Как насчет той лавовой лампы на вашем столе? К сожалению, ни одна из этих вещей не подпадает под вычитаемые деловые расходы.

Коммерческие расходы против личных расходов

Коммерческие расходы — это то, что вы тратите на деловые цели или во время ведения бизнеса. Обычные деловые расходы возникают, когда вы покупаете оборудование для оптимизации производства или арендуете офисные помещения. Вы можете вычесть эти расходы из своего дохода, чтобы снизить налоговые обязательства. Убедитесь, что в документах по этим расходам четко указана сумма расходов, имя продавца и дата.

Личные расходы - это те, которые не являются необходимыми для деловых операций. Вот почему разумно использовать банковские счета для деловых расходов. Таким образом, вы можете разделить личные расходы для целей налогообложения.

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках является основным финансовым отчетом, который предприятия используют для учета расходов и определения налогооблагаемого дохода. Отчеты о прибылях и убытках дают вам 360-градусный обзор расходов, прямых затрат, косвенных затрат и доходов.

Прямые затраты

Прямые затраты — это расходы, которые вы непосредственно несете при производстве товаров или услуг. Эта себестоимость проданных товаров (COGS), также известная как себестоимость проданных произведенных или приобретенных товаров, вносит большой вклад в прямые расходы компании.

Себестоимость равна разнице между запасами в наличии на начало и конец налогового года. Эта разница также известна как стоимость запасов. Вы можете вычесть COGS или стоимость запасов из общего дохода, чтобы найти валовую прибыль за год.

Косвенные затраты

Косвенные расходы — это операционные расходы, которые ваш бизнес несет в связи с администрированием и повседневным обслуживанием. Общие примеры включают общие расходы, заработную плату руководителей, расходы на маркетинг и амортизацию.

Эти эксплуатационные расходы могут быть фиксированными, переменными или полупеременными, поскольку они не меняются в зависимости от производства или продаж. Вычитание косвенных затрат из валовой прибыли дает вам прибыль до вычета процентов и налогов (EBIT).

Амортизация

Амортизация — это процесс распределения или вычета стоимости физического актива в течение длительного периода времени вместо одного года. Амортизационные расходы относятся к таким активам, как имущество, мебель, компьютеры и т. д.

Вы можете показать амортизацию как не облагаемый налогом косвенный расход в отчете о прибылях и убытках. В соответствии с Общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP) компании должны использовать стандартные методы амортизации и специальные графики амортизации.

Амортизация аналогична амортизации, но относится к стоимости нематериального актива. Предприятия также могут показывать процентные расходы или проценты, выплаченные по кредитам, из своего налогооблагаемого дохода.

Вычитаемые коммерческие расходы на налоги

Возвращаясь к определению IRS, деловые расходы подлежат вычету, если они считаются обычными (у других предприятий, подобных вашему, тоже есть такие расходы) и необходимыми (расходы полезны для вашего бизнеса).

Расположение

Большинству предприятий требуется физическое местоположение для работы — кирпич и миномет, офисные помещения и так далее. С этими помещениями приходят ипотека, аренда, арендная плата и коммунальные услуги, все из которых являются вычитаемыми бизнес-расходами. И это включает в себя расходы на телефон и компьютер.

Если вы являетесь владельцем малого бизнеса, работающего не по найму и работающего из дома, вы можете иметь право на частичный вычет по налогам на имущество, процентам по ипотечным кредитам и домашнему офису, который является основным местом работы.

Публикация IRS 587 содержит очень строгие правила относительно отчислений из домашнего офиса.

Не знаете, что подлежит вычету? Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для налогообложения малого бизнеса для упрощения подачи налоговых деклараций.

Оборудование

Активы, которые вы покупаете для использования в бизнесе (например, принтеры, офисная мебель, стеллажи и т. д.), подпадают под вычитаемые деловые расходы.

Стоимость этих активов немного сложна, потому что они обесцениваются со временем. Подумайте о стоимости автомобиля, когда он сходит со стоянки; стоимость долгосрочных активов делает нечто подобное, когда стоимость актива снижается с течением времени. Программное обеспечение для управления активами предприятия (EAM) может помочь крупным компаниям следить за стоимостью своих активов. Рассмотрите возможность расчета амортизации перед вычетом соответствующей суммы.

Офисные принадлежности

Такие вещи, как скобы, бумага для принтера, стикеры, маркеры и другие канцелярские принадлежности, могут показаться незначительными. Но когда вы пополняете их каждый месяц, они действительно могут складываться. Ведение инвентаризации этих мелочей может быть чрезвычайно полезным при представлении их в качестве вычитаемых деловых расходов.

Программное обеспечение

Помощь, которую некоторые программы могут предоставить бизнесу, не имеет себе равных ни с чем другим, что делает ее незаменимой для фрилансеров и предприятий, как больших, так и малых. За всем этим программным обеспечением будет важно следить, чтобы вы могли вычесть самое необходимое из ваших налогов.

Отслеживание контрактов вашего бизнеса с поставщиками, вплоть до индивидуальных мест для ваших сотрудников, может помочь вам в первую очередь управлять суммой денег, которую вы тратите. С G2 Track вы можете делать все это и даже больше.

Есть некоторые особые обстоятельства, при которых программное обеспечение не подлежит вычету. Чтобы быть в безопасности, проверьте Раздел 179.

Реклама и маркетинг

Расходы на печатную и цифровую рекламу, а также расходы на любые маркетинговые и рекламные материалы могут быть вычтены. Затрат на их печать или оцифровку может быть много, но подумайте, сколько вы платите графическому дизайнеру-фрилансеру за разработку новой концепции, а также сколько вы платите за доставку. Эти расходы тоже можно вычесть.

Частично вычитаемые коммерческие расходы

Приведенный выше список ясно показывает, что вычитаемые деловые расходы — это именно деловые расходы. Однако бывают случаи, когда грань между деловыми и личными расходами становится немного размытой.

Например, по данным IRS, подарки, представительские расходы и некоторые дорожные расходы подлежат вычету только частично. Вы можете изучить детали публикации IRS 535 с профессиональным бухгалтером, чтобы убедиться, что вы записываете все как можно точнее.

Невычитаемые коммерческие расходы

Наконец, есть некоторые деловые расходы, которые IRS просто не будет вычитать. Прежде всего, IRS не будет вычитать ничего, что вы не предоставите доказательств. Если у вас нет записей, не утруждайте себя отправкой их. Но даже при наличии записей следующее никогда не будет вычтено:

• Клубные взносы
• Одежда для работы
• Политические пожертвования
• Штрафы и пени
• Транспортные расходы
• Федеральный или штатный подоходный налог и другие налоги

Советы по управлению бизнес-расходами

Бизнес-расходами может быть сложно управлять, но они также могут помочь вам минимизировать общие налоговые обязательства. Воспользуйтесь этими советами, чтобы упростить управление бизнес-расходами.

• Ведите тщательный учет налоговых вычетов и проверок IRS. IRS требует, чтобы вы хранили квитанции, трудовые книжки и налоговые декларации до четырех лет. Если вы списываете безнадежные долги, подумайте о том, чтобы сохранить соответствующие документы в течение семи лет.
• Сохраняйте квитанции об оплате командировочных расходов, не облагаемых налогом , включая транспорт, проживание и деловое питание.
• Разделите личные и деловые расходы , потому что вы можете списать деловые расходы, чтобы уменьшить налоговые обязательства.
• Будьте в курсе расходов, не облагаемых налогом. Хотя не все расходы вычитаются из налогооблагаемой базы, большинство из них могут быть списаны с налогов. Например, вы не сможете за год списать капитальные затраты на крупную единицу оборудования. Но вы можете списать его эксплуатационные расходы и амортизационную стоимость.
• Периодически пересматривайте расходы. Внедрите надежные политики управления расходами и двойную бухгалтерию, чтобы отслеживать расходы и предотвращать ошибки в учете.

Программное обеспечение для учета бизнес-расходов

Программные решения для бухгалтерского учета обеспечивают точный учет за счет автоматизации процессов управления финансами. В зависимости от выбранного вами программного обеспечения вы также сможете обрабатывать счета, финансовые отчеты, расчет заработной платы и сверку.

Оставайтесь подотчетными с лучшим бухгалтерским учетом

На самом деле определение бизнес-вычетов имеет смысл. Трудная часть - отслеживать доходы и расходы бизнеса и знать, что подлежит вычету, а что нет.

Если у вас есть время, чтобы прочитать об этом самостоятельно, не стесняйтесь. Но знайте, что есть также специалисты по налогам или сертифицированные бухгалтеры (CPA), которые будут более чем рады помочь вам с бухгалтерским учетом.

Ознакомьтесь с лучшими бухгалтерскими платформами, которые помогут вам работать эффективнее и быстрее развиваться.

Эта статья была первоначально опубликована в 2019 году. Она была дополнена новой информацией.