Полное руководство по выбору системы отслеживания кандидатов

Найм и удержание нужных людей — единственный и наиболее важный фактор успешной реализации стратегических целей компании.

Выбор правильной системы отслеживания кандидатов , также известной как ATS, имеет решающее значение для найма наиболее талантливых сотрудников и напрямую влияет на вашу способность реализовать свои стратегические цели.

Джим Коллинз классно сформулировал это так:

«…У меня был бы один приоритет превыше всех остальных: привлечь как можно больше лучших людей… Самым большим препятствием на пути к успеху моей организации является способность найти и удержать достаточное количество нужных людей».

Причина в том, что прирост производительности от наличия высокоэффективных сотрудников огромен. По данным McKinsey, Высокоэффективные люди до 8 раз более продуктивны, чем среднестатистические.

Это руководство поможет вам понять различные преимущества, которые предоставляют системы отслеживания кандидатов. В нем будут объяснены общие основные функции систем и определены ключевые преимущества, которые открывает каждая функция, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящую для ваших нужд.

Каковы преимущества системы отслеживания кандидатов?

Преимущества системы отслеживания кандидатов в целом можно разделить на три категории, представленные ниже.

Из них повышение точности найма легко становится ключевым преимуществом, поскольку оно влияет на вашу способность нанимать высокопроизводительных сотрудников, а невероятные 82% компаний не верят, что в настоящее время они нанимают очень талантливых людей.

Повышенная точность найма

Более технологически продвинутые системы отслеживания кандидатов предлагают функции оценки талантов, которые помогут вам спрогнозировать будущую эффективность кандидата. Это значительно повышает точность подбора персонала, позволяя лучше выявлять и отбирать лучших сотрудников.

Увеличение скорости найма

Системы отслеживания кандидатов автоматизируют ряд процессов найма, поэтому вы можете сократить время найма, гарантируя, что вы быстрее закроете открытые вакансии и быстрее проинформируете кандидатов о решении о найме.

Снижение затрат на найм

Автоматизация процессов также помогает снизить общие затраты на подбор персонала.

Кроме того, многие системы отслеживания кандидатов также предлагают возможность проверять или отфильтровывать кандидатов. Эти функции часто отсеивают более 50% кандидатов на основании опыта работы и/или образования. Это значительно сокращает время, затрачиваемое на чтение резюме, и, следовательно, снижает стоимость подбора персонала.

Каковы различные типы систем отслеживания заявителей?

Многие системы отслеживания кандидатов предлагают длинный список функций, которые сложно понять или которые сложно сравнивать у разных поставщиков систем. Это может затруднить выбор программного обеспечения без трудоемкой демонстрации нескольких систем.

Итак, как же с уверенностью выбрать лучшую систему для вашего бизнеса?

Сосредоточьтесь на точности найма

У этих поставщиков есть собственное специально разработанное решение для оценки талантов, которое является естественной частью системы отслеживания кандидатов.

Обратите внимание, что эти системы предлагают множество функций автоматизации процессов, но часто не так много, как две приведенные ниже категории.

Фокус на автоматизацию процессов

Это большинство всех систем отслеживания кандидатов. Эти системы имеют множество функций, направленных на увеличение скорости найма и снижение затрат на найм. Однако обычно функции, помогающие повысить точность найма, отсутствуют или их мало.

Интеграция автоматизации процессов и оценки талантов

Эти поставщики также хорошо справляются с автоматизацией процессов, но они потратили время на интеграцию со сторонними поставщиками услуг по оценке талантов.

Если поставщик услуг по оценке талантов является поставщиком услуг по обеспечению качества, это может помочь повысить точность найма. Однако, учитывая, что это сторонняя интеграция, это может повлиять на пользовательский опыт, и обычно оценка талантов будет применяться только к кандидатам, включенным в короткий список, в конце процесса найма.

Адаптация систем отслеживания кандидатов к вашему бизнесу

Ваш выбор системы отслеживания кандидатов должен основываться на том, что наиболее важно для того, чтобы помочь вашей компании достичь своих стратегических целей.

Хотя стратегические цели будут различаться от компании к компании, есть некоторые общие черты в том, на чем должны сосредоточиться большинство компаний, в зависимости от размера компании.

Стартапы

Стартапы обычно наращивают свою кадровую базу относительно быстрее, чем крупные компании. Все сотрудники (включая новых сотрудников) должны работать эффективно и иметь высокую мотивацию, поскольку команда небольшая и гибкая, а ресурсы ограничены.

Кроме того, у них может быть или не быть отдела кадров. Таким образом, выгоды от автоматизации процессов относительно невелики, а повышение точности найма является, безусловно, наиболее важным стратегическим преимуществом.

Малый и средний бизнес (СМБ)

Малый и средний бизнес также быстро наращивает свою кадровую базу, хотя и не так быстро, как стартапы. В этих компаниях обычно есть часть HR-команды, занимающейся подбором персонала.

Точность найма, как правило, по-прежнему является наиболее важным преимуществом при достижении стратегических целей, но экономия средств за счет автоматизации также начинает становиться значимой.

Предприятия

Крупные компании обычно растут гораздо медленнее, чем более мелкие компании. Кроме того, из-за большого размера организаций в целом их команды по подбору персонала также, как правило, большие, и экономия от автоматизации процессов может быть значительной.

Следовательно, эти компании могут получить наибольшую выгоду от автоматизации процессов и экономии затрат. Однако повышение точности найма по-прежнему критически важно для этих компаний.  

Особенности системы отслеживания кандидатов на каждом этапе цикла найма

Многие функции, которые предлагают системы отслеживания кандидатов, можно классифицировать в зависимости от того, к какой части цикла найма они относятся. Ниже мы описали преимущества каждой категории функций.

Инструменты поиска

Системы отслеживания кандидатов предлагают ряд различных функций поиска. Однако общим знаменателем всех функций является то, что они помогают быстрее привлекать и находить больше кандидатов.

Другими словами, это увеличивает количество претендентов и позволяет быстрее заполнять открытые позиции. Это сокращает цикл набора персонала и тем самым снижает общую стоимость набора персонала.

Это не обязательно приведет к принятию более эффективных решений о найме без использования надлежащих инструментов для выявления и отбора лучших специалистов среди выбранных кандидатов.

Общие особенности поиска включают в себя:

1. Интеграция с доской объявлений

Эта функция позволяет вам размещать вакансии на нескольких досках объявлений напрямую через систему отслеживания кандидатов.

Это означает, что вам не нужно вручную вводить сведения о вакансии на каждой доске объявлений, и что ваша вакансия легко будет показана большому количеству потенциальных кандидатов. По сути, это быстрый способ увеличить число кандидатов.

2. Страницы карьеры

Страницы вакансий могут предлагаться как услуга, поэтому компании, у которых их нет, могут получить два существенных преимущества:

• Брендинг работодателя. Карьерные страницы — один из основных инструментов, позволяющих брендинг работодателя на новый уровень и более профессионально относиться к потенциальным высококачественным кандидатам.
• Автоматическая интеграция: поскольку ваша система отслеживания кандидатов создает страницу карьеры, все функции будут автоматически доступны для отслеживания и управления кандидатами, поступающими со страницы карьеры.

3. Расширенный функционал поиска кандидатов.

Эти функции позволяют вам искать подходящих кандидатов непосредственно из вашей системы отслеживания кандидатов. Есть два основных преимущества:

• Поиск всех общедоступных кандидатов. Система отслеживания кандидатов позволит вам выполнять поиск в миллионах общедоступных профилей кандидатов, объединяя данные из нескольких бесплатных и общедоступных баз данных кандидатов.
• Расширенный поиск и ранжирование. Система может предложить лучшие функции поиска и ранжирования, чем те, которые доступны в исходных базах данных. Кроме того, некоторые программы интегрируются с искусственным интеллектом, обеспечивая простой в использовании интерфейс для ранжирования и фильтрации кандидатов.    

Автоматизированный просмотр и ранжирование резюме

Большинство систем отслеживания кандидатов фильтруют или отсеивают кандидатов на основе заранее определенных критериев отбора. Обычно система отсеивает более 50% ваших кандидатов.

Это делается путем объединения функций проверки с анализом резюме или других функций, которые позволяют определить опыт работы и образования заявителя.

Преимуществами являются скорость и снижение затрат на подбор персонала, поскольку рекрутерам нужно читать резюме только тех кандидатов, которые соответствуют критериям.

Однако рекрутерам следует быть осторожными с тем, какие критерии они используют для отбора кандидатов. Например, критерии отбора, основанные на уровне образования, часто не коррелируют с успеваемостью кандидатов. При неправильном использовании эти критерии могут вместо этого привести к появлению неосознанных предубеждений , которые могут уменьшить ваш доступный кадровый резерв и привести к некачественным решениям о найме.

Общие функции скрининга включают в себя:

1. Скрининг

Возможность отклонять кандидатов до того, как они станут активными участниками набора персонала, на основе заранее определенных вами критериев. Обычно эти критерии основаны на опыте работы или образовании.

2. Автоматический парсинг резюме

Система идентифицирует и делает доступными ключевые части резюме. Например, опыт работы соискателя и какое высшее образование. Эта функция обычно сочетается с проверкой.

Отслеживание и управление кандидатами

Эти функции, по сути, позволяют вам хранить все данные о кандидатах в одной системе и использовать эти данные для управления кандидатами на протяжении всего цикла найма. Это основа любой системы отслеживания кандидатов.

Преимущества заключаются не только в скорости и снижении затрат на подбор персонала. Эти функции, по сути, позволяют вам осуществлять более профессиональный подбор персонала.

Общие функции отслеживания и управления кандидатами включают в себя:

1. Отслеживание данных и статуса

Система отслеживания кандидатов должна собирать и предоставлять легкодоступные данные о кандидатах, связанные с набором персонала. Кроме того, система отслеживания кандидатов должна присваивать каждому заявителю статус, позволяющий отслеживать, на каком этапе процесса найма находится заявитель.

2. Автоматизированное общение с кандидатами

Вы можете автоматизировать общение с соискателями на основе лучших практик. Сюда входят электронные письма с автоматическими отказами, электронные письма с запросами на собеседование и другие сообщения, связанные с наймом.

3. Портал заявителя

Портал, на котором заявители могут войти в систему и увидеть статус заявки в режиме реального времени.

Кроме того, эти порталы могут предоставить заявителям дополнительные преимущества, такие как советы по собеседованию, руководства по составлению резюме и подобную информацию. Это еще больше улучшает опыт заявителя в процессе найма.

Структурированные интервью, руководства и помощь

Эти функции помогут вам провести профессиональное и структурированное собеседование, позволяющее сравнивать кандидатов на сопоставимой основе.

Функции варьируются от руководств и отчетов по собеседованиям до программного обеспечения для видео, которое автоматизирует процесс собеседования:

1. Руководство по собеседованию

Руководства, которые обеспечивают общую и профессиональную структуру интервью. Это гарантирует, что все кандидаты проходят собеседование одинаковым образом, чтобы их можно было сравнить на справедливой основе.

2. Отчеты об интервью

По сути, это руководства по собеседованиям, обновленные и включающие дополнительную информацию, ценную для оценки кандидатов. Сюда входят ключевые данные из резюме, индивидуальные вопросы для собеседования с кандидатами и данные оценки талантов.

3. Программное обеспечение для видеоинтервью

Эта функция позволяет проводить собеседование с помощью программного обеспечения для видеособеседований, подключенного к системе отслеживания кандидатов. Программное обеспечение обычно позволяет рекрутеру предварительно записать собеседование, включая все вопросы собеседования. Затем все кандидаты отвечают на заранее записанные вопросы в видеоформате.

Оценка талантов для отбора

Тесты для оценки талантов помогут составить целостную картину способностей кандидата добиться успеха на должности путем оценки его «мягких» и «жестких» навыков. Это помогает рекрутерам выбирать лучших сотрудников, что является ключевым фактором эффективности организации.

Это может даже помочь перейти от традиционного найма к найму на основе навыков , который в настоящее время является основным направлением деятельности многих организаций.

Чтобы количественно оценить влияние на производительность, McKinsey сравнила производительность 1% лучших исполнителей с 1% худших и обнаружила: что их в 12 раз больше Продуктивен на работах средней сложности.

Наивысшая точность найма будет достигнута, когда оценка талантов будет проводиться для всех кандидатов, а не только для нескольких выбранных кандидатов. Зачастую для этого требуется, чтобы тест для оценки талантов был встроен в систему отслеживания кандидатов, а не осуществлялся посредством сторонней интеграции.

1. Оценка талантов мягких навыков

Мягкие навыки можно связать с желаемыми личностными качествами и поведением, а это означает, что личностные тесты можно использовать для оценки соответствия кандидата.

Влияние на точность найма будет зависеть от:

• Структура тестирования. Важно выбрать тип теста, который доказал свою эффективность при приеме на работу. В этом отношении выделяется личностный тест «Большой пятерки » (также известный как тест ОКЕАН), поскольку он тщательно исследовался в контексте найма и используется при найме руководителей.
• Общий или специфичный для роли. Большинство личностных тестов являются общими, то есть один и тот же тест используется для всех ролей. Хотя эти тесты помогают повысить точность найма, можно использовать личностные тесты, в которых содержание теста и/или баллы настраиваются для конкретной должности.

2. Оценка талантов профессиональных навыков

Хард-скиллы — это навыки, необходимые для достижения успеха на работе. Если правильный тест технических навыков предлагается и проводится правильно, это может значительно повысить точность найма.

Влияние на точность найма зависит от следующих факторов:

• Содержание теста: связаны ли темы, охватываемые тестом навыков, с фактическими требованиями должности, на которую вы нанимаете? Чем лучше ссылка, тем выше точность найма.
• Валидность теста: тест должен был быть разработан экспертом в данной области и проверен организационным психологом. Серьезные поставщики тестов могут документально подтвердить, что психолог утвердил тест.

Заключительные рекомендации

Как мы выяснили, суть рекрутинга заключается не только в автоматизации процессов, но и в точности подбора кадров.

Хотя автоматизация процессов играет жизненно важную роль в сокращении ручного административного бремени, она не может затмить основную задачу подбора персонала: найти идеального кандидата с соответствующим сочетанием «железных» и «мягких» навыков.

Система отслеживания кандидатов не только упрощает процесс найма, но и значительно повышает качество ваших сотрудников. Выбор лучшей системы зависит, прежде всего, от ее способности выявлять и резонировать с уникальными потребностями каждой должности и кандидата.

Превосходные системы используют возможности инклюзивности и комплексной оценки талантов, а не просто просеивают резюме. Это помогает глубже понять навыки, необходимые для работы, и подобрать кандидатов, которые идеально подходят.

Рост удаленной работы, экономики свободного заработка и разнообразия рабочей силы означает, что мягкие навыки – адаптивность, общение, сотрудничество – становятся более важными, чем когда-либо. Эффективная система отслеживания кандидатов отдает приоритет этим навыкам, гарантируя, что организации получат всесторонне развитых людей, которые не просто соответствуют своей роли, но и улучшают более широкую командную динамику.

Приступая к поиску идеального программного решения, очень важно помнить, что суть рекрутинга не в автоматизации; это человеческий потенциал.

Приобретение таланта – это особый навык. Узнайте, как разработать эффективную стратегию привлечения талантов.