Руководство по выбору идеального программного обеспечения для управления проектами

Попытка управлять проектом без управления проектом подобна попытке играть в футбол без плана игры.

— Кэтрин Тейт

Важность эффективного управления проектами становится критической при работе над проектом в реальном времени. Владельцу малого бизнеса или руководителю группы всегда сложно обеспечить своевременное завершение проектов с получением высококачественных результатов. Однако в последние годы использование программного обеспечения для управления проектами сделало эту задачу менее сложной для малого бизнеса. С различными вариантами, доступными на мировом рынке, выбор лучшего программного обеспечения для вашего бизнеса может быть ошеломляющим. Чтобы помочь в принятии этого решения, рассмотрите следующие советы при выборе программного обеспечения для управления проектами для вашего бизнеса:

1 . Определите свои потребности:

Точно так же, как вы определяете свои потребности перед покупкой, важно определить свои потребности перед выбором программного обеспечения для управления проектами. Благодаря многочисленным доступным вариантам лучшее программное обеспечение для вашего бизнеса будет зависеть от бизнес-требований вашей команды. Чтобы помочь в процессе выбора, рассмотрите следующие потребности при выборе программного обеспечения для управления проектами:

• Количество пользователей. Подумайте о количестве пользователей, которые будут использовать программное обеспечение для вашего бизнеса.
• Эффективная коммуникация: программное обеспечение должно иметь функции, облегчающие эффективную коммуникацию между членами команды, такие как уведомления, чтобы избежать дублирования.
• Варианты интеграции: ищите в программном обеспечении варианты для интеграции с различными инструментами, которые использует ваша команда.
• Функциональность: оцените функциональность, предлагаемую программным обеспечением, и подумайте, будет ли она полезна для вашего конкретного проекта.
• Простота использования. Подумайте, легко ли членам вашей команды ориентироваться в программном обеспечении и использовать его.
• Объем памяти: посмотрите на объем памяти программного обеспечения.
• Безопасность: оцените функции безопасности, предлагаемые программным обеспечением для защиты данных вашего бизнеса.
• Постоянная эволюция: вам следует рассмотреть программное обеспечение, которое может развиваться и адаптироваться к меняющимся потребностям вашего бизнеса по мере его роста, приспосабливаясь к растущему числу пользователей и проектов.

В дополнение к обычно рассматриваемым параметрам, изложенным выше, у вашего бизнеса могут быть уникальные потребности, характерные для проектов, над которыми вы работаете. При выборе программного обеспечения для управления проектами важно учитывать и расставлять приоритеты для этих конкретных потребностей в сочетании с более общими потребностями.

2 . Исследуйте программное обеспечение:

С быстрым развитием технологий количество приложений и программного обеспечения для различных задач увеличивается с каждым днем. Однако не все программное обеспечение на рынке может подойти для нужд вашего бизнеса. Поэтому важно провести тщательное исследование доступного программного обеспечения для управления проектами, прежде чем выбрать то, которое соответствует потребностям вашего проекта. Чтобы помочь в вашем исследовании, вы можете:

• Создайте список лучшего программного обеспечения для управления проектами и изучите особенности каждого из них.
• Прочтите отзывы клиентов, чтобы узнать об их опыте использования программного обеспечения.
• Ищите рекомендации на отраслевых сайтах.
• Получите обратную связь от коллег и людей в вашей отрасли.
• Посмотрите на количество пользователей, которое позволяет каждое программное обеспечение.
• Оцените уровень доступа и контроля каждого программного обеспечения для обновления статусов проектов, дат и графика/графиков доставки.
• Сравните количество полезных функций, предлагаемых каждым программным обеспечением.

Следуя этим шагам, вы сможете принять обоснованное решение о выборе программного обеспечения, которое наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.

3 . Тестирование программного обеспечения:

После выбора программного обеспечения следующим шагом является его тщательное тестирование. Многие поставщики программного обеспечения предлагают пробную версию своего продукта, которую можно использовать для оценки его возможностей. Перед началом теста важно собрать небольшую команду, в которую входят участники с разными стилями работы и опытом работы над разными типами проектов. Каждый член команды должен тестировать все функции программного обеспечения индивидуально. Кроме того, вы можете выделить реальные проекты в качестве тестовых примеров, чтобы оценить, как программное обеспечение работает в реальных сценариях.

4 . Отзыв от команды:

После того, как ваша команда завершила тестирование программного обеспечения, важно получить подробные отзывы от каждого члена команды. Во время сеанса обратной связи вы можете задавать вопросы, чтобы понять, какую пользу программное обеспечение принесет вашему бизнесу, например:

• Общий рабочий процесс программного обеспечения для управления проектами
• Насколько легко обновлять детали в программе и сколько времени это занимает
• Отзывчивость инструмента интеграции по отношению к программному обеспечению
• Функционал уведомлений в программе
• Конкретные функции, которые члены команды считают полезными для проекта.

Обсуждение этих вопросов с членами команды может помочь вам принять решение о покупке или рассмотрении альтернативного программного обеспечения. После завершения работы над программным обеспечением вы можете работать над созданием бюджета с учетом количества пользователей, периода времени и соответствующей стоимости программного обеспечения.

5 . Внедрение программного обеспечения:

После того, как вы завершили разработку и приобрели программное обеспечение для управления проектами, важно сосредоточиться на реализации. При внедрении программного обеспечения важно учитывать:

• Временная шкала: когда вовлекать всех, как вести проект и следует ли его расширять или завершать одним махом.
• Обучение: Какие методы обучения будут адаптированы для разных людей, кто будет проводить обучение и как будет проводиться обучение?
• Интеграция: когда настраивать интеграцию, кто будет участвовать в настройке и какие инструменты необходимо интегрировать.

Использование программного обеспечения для управления проектами может значительно упростить задачу управления проектами. Некоторые из преимуществ использования программного обеспечения для управления проектами включают в себя:

• Простота планирования проекта
• Эффективное управление и балансировка ресурсов
• Упрощение коммуникации между членами команды.

Несмотря на то, что существуют различные методы выбора лучшего программного обеспечения для управления проектами, описанные здесь шаги обеспечивают прочную основу для определения программного обеспечения, которое может принести наибольшую пользу вашему бизнесу.