5-этапное руководство по выводу из эксплуатации инструментов Martech без прерывания работы

Регулярный аудит вашего стека martech должен быть частью процесса вашей организации. Во время аудита вы, вероятно, обнаружите несколько инструментов, которые могут быть удалены по разным причинам.

Возможно, в вашей компании произошло слияние или поглощение, и у вас есть дублирующиеся инструменты, выполняющие ту же функцию. Возможно, другие инструменты в вашем стеке могли добавить функциональность, сделав инструмент излишним. Или инструмент просто не используется достаточно, чтобы оправдать стоимость.

Копните глубже: вы получаете максимальную отдачу от своего стека? Примите участие в обзоре замены MarTech 2023 года

Какой бы ни была причина, определение того, какие инструменты могут быть упразднены, является важной частью аудита martech. Но что происходит после того, как вы приняли это решение? Как удалить инструмент, не вызывая возмущения среди пользователей и не нарушая автоматизацию?

Отказ от программного обеспечения Martech требует тщательного планирования и четкого выполнения. Вот пять шагов, которым нужно следовать.

Шаг 1. Определите системные интеграции и зависимости процессов

Чтобы не прерывать работу, очень важно определить, какие другие системы и процессы зависят от инструмента, который вы планируете вывести из эксплуатации. Если вы работаете в крупной организации и инструмент существует уже много лет, это может быть сложнее, чем кажется. Если ваша организация не тщательно подготовила документацию, другие системы могут использовать вызовы API или экспорт данных из инструмента без вашего ведома.

Еще более сложной задачей, чем выявление системных интеграций, является определение ручных процессов, которые существуют вне инструмента, но зависят от него. Например, из инструмента отправляется отчет, который другая команда вручную копирует/вставляет в другую систему. Эти типы ручных обходных путей случаются чаще, чем вы думаете.

Начните общаться со всеми и всеми в организации, у которых есть подключение к инструменту. Если возможно, найдите людей, участвовавших в первоначальном внедрении инструмента. У них могут быть институциональные знания, которые вам понадобятся, чтобы полностью понять последующие последствия вывода инструмента из эксплуатации.

Копните глубже: почему маркетологи заменяют фундаментальные маркетинговые технологии

Шаг 2. Оцените потребности в переносе данных

Возможно, вам придется учитывать значительную миграцию данных как часть процесса вывода из эксплуатации. Жестко регулируемые отрасли, такие как финансовые услуги или здравоохранение, имеют обязательные периоды хранения данных (иногда до семи лет!).

Задокументируйте, какие данные необходимо перенести, и определите, куда эти данные должны быть перемещены. Если вы переходите с одной похожей платформы на другую, например, систему автоматизации маркетинга, вы можете перенести данные из своего старого инструмента в новый. Спросите своего нового поставщика, как другие клиенты справились со своими потребностями в переносе данных. Они могут предложить профессиональные услуги или указать вашей ИТ-команде на надежную документацию по лучшим практикам, которые они видели с другими клиентами.

Но что произойдет, если вы откажетесь от инструмента и не собираетесь его заменять? Куда должны идти эти данные? Вместе со своими ИТ-партнерами разработайте план. Данные могут храниться на сайте SharePoint или в новой базе данных. Лучшее решение будет учитывать, насколько доступными должны быть эти данные и кто должен получить к ним доступ.

Если к данным нужно обращаться редко, может быть достаточно хранить их в базе данных, которую кто-то из технической группы может извлечь один раз в голубую луну. Однако если пользователям, не обладающим техническими знаниями, например маркетологам или продавцам, требуется регулярный доступ к историческим данным, вам потребуется более удобное решение.

Шаг 3. Определите подходящее время для выхода на пенсию и составьте план проекта

Оценив свой стек Martech, вы должны определить подходящее время для вывода инструмента из эксплуатации. Это может быть основано на нескольких факторах, таких как окончание контракта, завершение проекта или конец финансового года. Какой бы ни была причина, убедитесь, что время не нарушит вашу работу.

После того, как вы установили целевую дату выхода на пенсию, пришло время составить план проекта. Принимая во внимание все затронутые нижестоящие системы и потребности в переносе данных из шагов 1 и 2. У вас должна быть вся информация, необходимая для построения плана проекта, работающего в обратном направлении от целевой даты вывода из эксплуатации.

Что произойдет, если проектная работа по отделению систем или переносу данных заставит вас выйти за установленные сроки? Если ваша целевая дата была основана на контракте, договоритесь с поставщиком, чтобы узнать, можете ли вы продлевать контракт из месяца в месяц, чтобы дать вам время, необходимое для полного выполнения вашего плана, а не для продления на целый год.

Копните глубже: 4 шага, которые нужно сделать, прежде чем переходить на новую маркетинговую платформу

Шаг 4: Разработайте план коммуникаций

Коммуникация жизненно важна при выводе из эксплуатации инструмента Martech. Определите всех, кого необходимо подключить, например сотрудников, партнеров агентства, а иногда и внешних клиентов. Предупредите их заранее и объясните причины отказа от инструмента. Вы также должны сообщить о своем плане переноса данных в новый инструмент и о том, какая поддержка будет доступна во время перехода.

Если вы отказываетесь от одного инструмента и заменяете его другим, сосредоточьте свое общение на преимуществах, которые предоставляет новый инструмент. Поделитесь планом обучения, чтобы пользователи знали, что им будет оказана поддержка, которая поможет им освоить новый инструмент.

Постарайтесь, чтобы инструменты перекрывались в течение определенного периода времени, чтобы пользователи получали мягкую посадку, где они могли бы начать изучать новый инструмент, сохраняя при этом подстраховку, чтобы делать что-то по-старому, если у них жесткие сроки и они борются с трудностями. новый инструмент.

При выводе из эксплуатации инструмента, который не будет заменен, поговорите с пользователями, чтобы понять функции и функции, от которых они зависят, и поработайте над созданием плана, учитывающего, как эти потребности могут быть удовлетворены с помощью других инструментов или процессов.

Шаг 5. Откажитесь от инструмента Martech и продайте выигрыши

После того, как вы перенесли свои данные из старого инструмента и обучили сотрудников использованию нового, пришло время уйти на пенсию. Период после вывода инструмента из эксплуатации имеет решающее значение для коммуникации. Обязательно сообщайте заинтересованным сторонам о «выигрышах» выхода на пенсию.

Какова скорость принятия пользователями нового инструмента? Какие успехи в продажах или положительные отзывы клиентов вы слышали о новом инструменте? Сколько дней прошло с момента вывода инструмента из эксплуатации, когда не было ошибок или сбоев в работе? Какие новые инвестиции были сделаны благодаря экономии средств за счет вывода инструмента из эксплуатации?

Это все ключевые вопросы, которые можно использовать в качестве отправной точки, чтобы напомнить заинтересованным сторонам о том, почему инструмент был упразднен в первую очередь.

Отказ от старых инструментов для более эффективного стека martech

Исследования показали, что маркетинговые организации используют до 91 маркетингового облачного сервиса, а раздувание инструментов может снизить производительность. Для многих маркетологов принцип «меньше значит больше», и отказ от дублирующих или недостаточно используемых инструментов может стать секретным оружием команды.

При правильном выполнении с сильным планом отказ от решений приведет к созданию более экономичного, дешевого и эффективного стека маркетинговых технологий.