8 инструментов, без которых я не смог бы вести свой внештатный бизнес

Вести любой бизнес непросто. Это верно даже для бизнеса в стиле шоу одного человека, включая мой собственный.

Я внештатный контент-маркетолог, меня часто заказывают за несколько месяцев вперед. Время — это буквально деньги, и чем быстрее я работаю (при этом получая качественные результаты), тем больше я зарабатываю.

В результате я нашел множество различных инструментов SaaS, которые помогают мне управлять и оптимизировать различные части моего бизнеса. Некоторые из них стали абсолютно необходимыми для моей повседневной работы, будь то улучшение качества моей работы, снижение нагрузки на административные задачи или упрощение сотрудничества с другими клиентами.

В этом посте я расскажу о 8 инструментах, которые мне нужны для моего внештатного писательского бизнеса, и о том, как я их использую.

1. Набор инструментов Google

У Google есть исключительный набор инструментов, которые я использую каждый день для самых разных целей. Инструменты включают в себя:

• Документы Google, которые я использую для составления, обмена и редактирования контента, который я отправляю своим клиентам.
• Таблицы Google, которые я использую для своей собственной CRM-системы отслеживания данных о клиентах.
• Gmail, который я использую для связи с клиентами
• Google Analytics, который делится бесценной информацией о моем собственном сайте и его эффективности (и, когда мне предоставляется доступ, к данным о сайте моих клиентов и их контенте)

Инструменты Google можно использовать бесплатно, они максимально надежны и просты в использовании. И Google Docs, и Google Sheets имеют отличные функции совместной работы, которые делают совместную работу между командами довольно легкой.

Бонус: я использую Wordable (который есть в этом списке!), чтобы быстро загружать контент на сайты моих клиентов, и этот инструмент может принимать контент из Google Docs.

2. Семруш

Существует так много выдающихся инструментов SEO и исследования ключевых слов, но Semrush — мой любимый инструмент здесь.

Я начал использовать этот инструмент в основном потому, что чувствовал, что плотность ключевых слов и данные об уровне конкуренции представлены в ясной и понятной форме. (Это не относится ко всем инструментам). Мне также понравилось, что у них были данные о трендах ключевых слов.

Со временем я начал использовать и другие инструменты. Я следил за позициями сообщений в блоге, которые я писал. Если упадет что-то высокопоставленное, я знаю, что пришло время сообщить клиенту, что мы должны обновить этот пост, чтобы сохранить безопасное положение.

Я также большой поклонник их помощника по написанию SEO, который является простым инструментом оптимизации SEO. Скопируйте и вставьте свой контент в инструмент, задайте основное ключевое слово и получите предложения по второстепенным ключевым словам, тону голоса, удобочитаемости и т. д.

Существует множество других замечательных инструментов, которые вы можете использовать для всего: от исследования конкурентов до оценки технических аспектов вашего сайта.

3. Нектива

Если вы похожи на меня, вы тратите много времени на звонки с клиентами. Чтобы сделать это правильно, вам нужна отличная телефонная система для бизнеса, и Nextiva предоставит ее вам.

Это облачная платформа VoIP, которая является лучшим выбором для малого бизнеса и фрилансеров. Это означает, что он работает через Интернет, что делает Nextiva более гибким, доступным и с гораздо лучшим качеством связи, чем другие телефонные системы.

Nextiva хороша еще и тем, что позволяет легко вести себя профессионально с клиентами. Вы можете настроить бесплатный номер или перенести его на старый номер. Кроме того, вы можете настроить индивидуальное приветственное сообщение и маршрутизацию вызовов, чтобы любой звонящий воспринимался так, как будто он обратился в компанию с большим бюджетом.

Отвечать на звонки легко на аппаратном телефоне, компьютере или даже с помощью приложения Nextiva на моем смартфоне. Когда я в пути, приложение намного лучше, чем иметь один номер для работы и другой для личных звонков, и намного проще, чем носить с собой два телефона.

А для тех, кто получает новых клиентов с помощью холодных звонков, это идеальный вариант. Существуют встроенные функции, которые упрощают обзвон потенциальных клиентов, например, возможность исправить идентификатор вызывающего абонента или легко просмотреть историю звонков. Если вы хотите улучшить телефонные звонки и отношения с клиентами, вам нужна Nextiva.

4. Грамматически

Никто не идеален. Опечатки случаются, особенно при таком объеме работы, который я выполняю. И хотя я просматриваю и корректирую весь свой контент, ваши глаза могут легко пропустить ошибки, даже если вы будете осторожны.

Grammarly вошла в чат.

Ни один грамматический инструмент не идеален — во многих случаях Grammarly может предложить неудобную структуру предложения или сказать мне, что название бренда написано неправильно, потому что они просто не знают этого слова. Но большое количество их предложений хороши, и это может помочь мне обнаружить небольшие ошибки, которые в противном случае так легко пропустить.

Я использую расширение Grammarly, которое сканирует мой контент в большинстве окон онлайн, в том числе когда я ввожу контент в WordPress и когда я печатаю в Google Doc. Вы можете либо принять, либо отклонить предложения, и даже если вы не сделаете предложение напрямую, иногда оно может пометить неловкое предложение, которое вы захотите исправить вручную.

Мое лучшее использование Grammarly прежде всего: это позволяет мне устанавливать различные диалекты для проверки правописания в зависимости от того, где мой клиент публикует контент. Мои клиенты в Австралии, например, используют «британский английский», в то время как мои американские клиенты используют «американский английский». Это имеет большое значение для достижения более качественных результатов, которые делают моих клиентов счастливыми.

Я плачу за подписку Grammarly, а не просто использую бесплатный план, и это стоит каждой копейки.

5. Календарь Apple

У меня нет модного программного обеспечения для планирования, потому что это слишком хлопотно для меня. Вместо этого я предпочитаю использовать простой (и бесплатный) Apple Calendar, чтобы не отставать от своего графика.

Мое расписание имеет цветовую кодировку. Синий — для работы, фиолетовый — для планов, оранжевый — для встреч. Я могу быть уверен, что не буду дважды записываться на прием к врачу одновременно со звонком клиента, имея все в одном месте.

Как только я получаю задание, я делаю две вещи: подключаю его к своему программному обеспечению для выставления счетов (которое мы рассмотрим далее) и помещаю его в свой календарь Apple. Я устанавливаю оповещения за 30 минут до встречи, но отключаю оповещения для всего остального.

Здесь отличный визуальный макет, который позволяет мне легко видеть, что у меня есть в моем расписании, и избегать избыточного бронирования. Это делает мою жизнь проще и гарантирует, что я не буду обещать слишком много того, что могу сделать на самом деле. И даже если я в пути, они синхронизируются с моими Apple Watch, так что я всегда могу проверить, что происходит и когда мне нужно составить план.

6. Свежие книги

Я довольно часто писал о том, как сильно я люблю Freshbooks, который является моим любимым программным обеспечением для выставления счетов, поэтому он определенно должен был войти в этот список моих обязательных инструментов.

Вот основные причины, по которым я люблю его:

• Это безумно доступно по сравнению с другими альтернативами
• Он имеет невероятные функции отчетности, позволяющие мне просматривать общий годовой, квартальный или ежемесячный доход наряду с регулярными доходами от клиентов и данными о прибылях и убытках.
• Я могу сотрудничать со своим бухгалтером, поэтому им не нужно, чтобы я отправлял им объемные файлы или документы; они могут получить доступ только для просмотра, чтобы помочь мне с квартальными оценками и налогами
• Я могу полностью настроить свои счета, и есть гибкие функции, такие как возможность повторять определенные счета, принимать различные типы платежей и использовать шаблоны счетов.

И вкратце: для всех, кто платит себе зарплату (что я и делаю как человек, который предпочитает облагаться налогом как S-корпорация), Gusto — выдающийся инструмент, помогающий с заработной платой и налогами с сотрудников. Проверьте это тоже.

7. Словарный

Я использую Wordable с февраля 2021 года и на данный момент являюсь постоянным клиентом.

Я отправляю большинству своих клиентов ссылку на документ Google с созданным мной контентом, который они затем загружают сами. Однако в некоторых случаях клиенты хотят, чтобы я загрузил контент.

Раньше я боялся этого. Требуется значительный период времени, чтобы получить контент, точно написанный в Google Docs, а затем загрузить его в систему CMS, но у меня было достаточно времени, чтобы WordPress пожирал сообщения, чтобы знать, что вы никогда не должны писать напрямую в CMS.

Wordable позволяет загружать содержимое из документов Word или Google Docs на определенные платформы CMS, включая WordPress, HubSpot, Shopify, Medium и другие. Контент остается правильно отформатированным, включая изображения, и он даже может регистрировать SEO-информацию, такую ​​​​как метаописания или альтернативный текст.

Одна из моих любимых функций — это опции «преобразования» при загрузке контента. Например, вы можете автоматически открывать все ссылки на новой вкладке вместо того, чтобы вручную настраивать каждую из них; вы можете вставлять замещающий текст, метаописания и многое другое. Вы также можете получить базовую очистку или сжатие изображения.

Это значительно упрощает трудоемкую и утомительную часть моей работы, что всегда является хорошей новостью.

8 HelloSign

HelloSign — это программа для виртуальной подписи документов. Эти подписи имеют юридическую силу.

Инструмент позволяет загружать документы, создавать шаблоны и либо подписывать их, либо отправлять их кому-то еще для подписи (или делать и то, и другое!).

Хотя существует множество инструментов для подписи документов, я выбрал HelloSign из-за его универсальности, доступной стоимости и исключительно простого в использовании интерфейса. Это качества, которыми обладают не все конкурирующие инструменты.

Мой шаг вперед с HelloSign — иметь готовый стандартный шаблон контракта. Я уже подписал его со своей стороны, и у меня есть текстовые поля, куда клиенты могут вводить свою информацию, такую ​​как название компании, имя представителя и подпись. Пока никаких изменений не требуется, я могу закрыть договор в течение нескольких минут после соглашения между мной и новым клиентом.

Последние мысли

Если бы вы сказали мне, что быть внештатным писателем означает, что мне понадобятся десятки различных инструментов, чтобы помочь мне с основными задачами, чтобы работать с клиентами с помощью инструментов, которые они выбрали, и даже для выполнения основных бизнес-функций, таких как получение оплаты , я бы, наверное, побежал в другую сторону.

Наличие внештатного письменного бизнеса означает, что вам нужно отнестись к нему серьезно и найти инструменты, которые помогут вам поддерживать его бесперебойную работу. Я не могу рекомендовать эти 8 инструментов для фрилансеров в достаточной степени, но помните, что существует множество вариантов, и большинство из них предлагают бесплатные пробные версии — найдите то, что лучше всего подходит для вас и ваших конкретных потребностей. Подробнее: самозанятые рабочие места.

Ищете новые инструменты, которые помогут оптимизировать различные основные задачи вашего бизнеса? Начните с Wordable! Получите первые пять экспортов бесплатно здесь .