6 основных шагов для преобразования вашей фирмы в виртуальную юридическую практику

Пандемия COVID-19 навсегда изменила то, как потенциальные клиенты ищут и используют юридические услуги. Опрос 2021 года показал, что 79% респондентов предпочли бы юридическую фирму, которая предлагает удаленные юридические консультации, что на 56 пунктов больше всего за три года.

Этот резкий поворот имеет смысл. Создание виртуальной юридической фирмы имеет широкий спектр преимуществ, в том числе:

• Охват более широкой аудитории, которая больше не привязана к физическому местоположению, в котором работает ваша юридическая практика.
• Сокращение ваших накладных расходов за счет уменьшения расходов, связанных с арендой или арендой вашего офисного помещения.
• Повышение вашей гибкости для создания более естественного рабочего времени для ваших сотрудников, что приводит к лучшему балансу между работой и личной жизнью и производительности.
• Повышение качества обслуживания клиентов за счет более коротких и гибких консультаций.

Все эти преимущества являются лишь гипотетическими. Они вступают в силу только тогда, когда вы успешно перешли на виртуальную или удаленную юридическую практику.

К счастью, добраться туда не сложно. Вам просто нужно выполнить несколько важных шагов, чтобы подготовить свой офис и персонал к переезду. Давайте рассмотрим эти шесть основных шагов более подробно.

1. Внедрение надежных и эффективных систем виртуальной связи

При любом новом строительстве фундамент должен стоять на первом месте. В случае удаленной юридической фирмы это означает наличие надежных систем для виртуального общения как внутри вашей практики, так и с потенциальными и текущими клиентами.

У вас должна быть простая в использовании телефонная система, по которой ваши клиенты смогут легко звонить. Любая первоначальная навигация по телефону должна быть быстрой и удобной для пользователя, перенаправляя звонящих в нужное место всего за несколько секунд.

Конечно, не менее важны и другие средства коммуникации:

• Платформы для видеоконференций необходимы для внутренних встреч и звонков клиентов. У таких платформ, как Zoom, Google Hangout и Microsoft Teams, есть свои плюсы и минусы для юридической практики. Вам следует подумать о покупке премиальных версий этих платформ, а не об использовании базовых бесплатных версий.
• Электронная почта остается важным инструментом для первоначального общения с клиентами и документированного общения как внутри компании, так и за ее пределами.
• Варианты живого чата становятся все более популярными среди виртуальных юридических фирм, особенно для первоначальных запросов, которые еще не требуют конфиденциальности или общения один на один.

Ключевым среди всех этих вариантов является поиск инфраструктуры виртуальной связи, которая подходит именно вам. Имея четкое представление о том, какие варианты связи будет использовать ваша юридическая фирма и когда, вы сможете упростить свой переход в удаленное юридическое бюро.

2. Обеспечьте плавный переход к цифровому документу

Никакая юридическая практика не может работать без документов. К счастью, в настоящее время существует множество вариантов виртуального обращения с этими документами. Другими словами, когда вы переходите на удаленную работу, вам больше не нужно указывать своим клиентам распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять документы по электронной почте.

Вместо этого ищите альтернативы цифровому программному обеспечению. Программное обеспечение для электронной подписи, такое как DocuSign, является отличным началом, и подписи, представленные через программное обеспечение, так же действительны, как и при личном обращении. Убедитесь, что программное обеспечение, которое вы выбираете, простое в использовании и имеет необходимые меры безопасности для обеспечения безопасности и защиты ваших документов.

В зависимости от размера вашего офиса и объема дел также может иметь смысл рассмотреть более комплексные платформы управления цифровыми документами. Правильные инструменты заменят ваш физический шкаф для документов, а также позволят вам создавать формальные письма и другие стандартные элементы для оптимизации ваших файлов и перемещения всех ваших документов в Интернете.

3. Выберите программную платформу для управления практикой

Возможно, вы слышали о программе управления практикой. Эти комплексные платформы переносят всю вашу повседневную административную работу в облако. Это сокращает время, которое вы тратите на административные задачи, и гарантирует, что эти задачи могут быть выполнены из любого места.

Функции платформы будут различаться в зависимости от выбранного вами поставщика, но вы можете рассчитывать на одинаковую базовую функциональность для большинства доступных вариантов:

• Управление делами , позволяющее хранить всю вашу информацию и документацию, связанную с конкретным делом, в легкодоступном месте.
• Управление документами или интеграция с вашим существующим программным обеспечением для управления документами.
• Процессы выставления счетов , которые можно автоматизировать и упростить платежи для ваших клиентов.
• Свяжитесь с руководством , чтобы отслеживать всех ваших текущих и потенциальных клиентов и их взаимодействие с вашей фирмой.
• Управление календарем, чтобы помочь вам управлять вашими встречами, крайними сроками и датами суда.
• Табель учета рабочего времени и отслеживание расходов, чтобы помочь вам оптимизировать то, как вы тратите свое время и взимаете плату с клиентов.

В лучшем случае программное обеспечение для управления практикой помогает всем в офисе выполнять свои задачи более эффективно — из любой точки мира. Это не просто оптимизирует ваше время; это также гарантирует, что больше времени можно будет потратить на реальную помощь вашим клиентам и решение их юридических проблем.

4. Пересмотрите свои правила, чтобы они отражали реалии удаленной работы

В виртуальной среде ваши сотрудники — от административного персонала до партнеров — скорее всего, будут работать по-другому. Политика вашего офиса должна соответствовать новому характеру вашего офиса, который может включать в себя любое количество вещей:

• Организуйте работу по гибкому графику, чтобы обеспечить покрытие потребностей клиентов.
• Правила и рекомендации относительно виртуальных встреч, от включения камер до отключения микрофонов и использования виртуальных фонов, представляющих вашу юридическую фирму.
• Правила и рекомендации относительно того, какие встречи вы можете записывать, и где эти записи должны храниться для обеспечения максимальной конфиденциальности и безопасности.
• Задокументируйте и онлайн-процедуры безопасности, чтобы убедиться, что ваши данные остаются конфиденциальными и защищенными от кибератак или непреднамеренного раскрытия.

Политика вашего офиса должна учитывать нюансы, с которыми вы сталкиваетесь в новой среде. Не бойтесь также со временем корректировать их. Когда вы сталкиваетесь с новыми ситуациями и проблемами, вы должны добавить в свой справочник сотрудника, чтобы помочь установить ожидания в фирме.

5. Создайте передовой веб-сайт и легальную маркетинговую стратегию

Когда ваша внутренняя структура готова, пришло время подумать о том, как именно вы хотите представить себя потенциальным клиентам. Этот процесс начинается и заканчивается на вашем сайте.

Для любого виртуального бизнеса веб-сайт действует как входная дверь и вестибюль. Это важно как для первых впечатлений, так и для получения подробной информации, которая нужна вашей аудитории, чтобы решить, следует ли им работать с вами. Он должен быть профессиональным, удобным для пользователя, простым в управлении и обновлении с вашей стороны.

Хороший веб-сайт также означает его оптимизацию, чтобы вашу юридическую фирму можно было легко найти в онлайн-поиске. Этот процесс поисковой оптимизации (SEO) особенно важен для виртуальных юридических фирм.

Юридическая фирма SEO имеет нюансы и требует оптимизации вашего контента и взаимодействия с пользователем. Но его потенциальная рентабельность инвестиций (ROI) значительна, что имеет смысл, учитывая, что 96% людей используют поисковую систему, когда ищут юридическую консультацию.

Помимо SEO, ваша юридическая фирма также может извлечь выгоду из ряда других тактик для завершения вашей стратегии юридического маркетинга:

• Сильное присутствие в социальных сетях , включая такие каналы, как Facebook, Instagram, LinkedIn и Twitter. Каждая из этих сетей предлагает платные и органические варианты для повышения осведомленности и вовлечения потенциальных клиентов.
• Легальная стратегия контент-маркетинга, которая ставит ценность выше продвижения. Создавая релевантный контент для своей аудитории, вы можете улучшить SEO, в то же время повышая доверие и заполняя свою клиентскую воронку.
• Подход к мобильному контенту и маркетингу , учитывающий ожидания и предпочтения вашей аудитории, которая все чаще использует смартфоны и планшеты для работы в Интернете и поиска необходимой информации.

Каждый из них является важной частью большой головоломки легального маркетинга. Но все они могут сыграть свою роль в создании и улучшении вашего SEO, расширении вашего присутствия в Интернете и облегчении поиска вашего веб-сайта для потенциальных клиентов и другой аудитории.

6. Работайте с подходящим партнером для управления маркетингом вашей виртуальной юридической фирмы

Глядя на вышеперечисленные шаги может быть пугающим поначалу. Перемещение вашей юридической фирмы в виртуальную среду требует значительного планирования и усилий. Хорошая новость: вам не нужно быть в одиночестве.

На самом деле, поиск подходящих партнеров является важной частью уравнения. Это особенно верно в отношении такой сложной темы, как SEO, которая в противном случае могла бы перегрузить более крупный процесс и помешать вашему долгосрочному успеху.

Работа с авторитетной юридической SEO-компанией может стать большим преимуществом для вашего перехода. Задавая правильные вопросы перед тем, как нанять юридическую фирму по поисковой оптимизации, вы можете быть уверены, что выбранный вами партнер может помочь, а не просто давать пустые обещания.

Эти вопросы также помогут вам выбрать партнера, который не просто сосредоточится на узкой части головоломки, но и будет управлять всеми вашими усилиями по легальному маркетингу. Если вы готовы сделать этот шаг, давайте поговорим! Наш опыт работы в юридической отрасли может идеально подойти вашей юридической фирме при переходе на виртуальную практику.

Правила этики, о которых следует помнить при переходе на удаленную юридическую фирму

Теперь, когда мы обсудили шаги, необходимые для перевода вашей фирмы в виртуальную среду, крайне важно рассмотреть этические обязанности адвоката, связанные с удаленной юридической практикой.

В связи с повсеместным переходом на удаленную работу во время COVID-19 Американская ассоциация юристов (ABA) в декабре 2020 года выпустила руководство, разъясняющее, что адвокаты могут заниматься юридической практикой удаленно, если они практикуют право той юрисдикции, в которой они имеют лицензию. Кроме того, если адвокаты занимаются юридической практикой в ​​другой юрисдикции, в которой они имеют лицензию, они должны убедиться, что удаленная юрисдикция разрешает им это делать. Более того, они не должны заявлять общественности о том, что они уполномочены заниматься юридической практикой в ​​удаленной юрисдикции (например, устанавливая юридический адрес или рекламируя свои услуги в удаленной юрисдикции).

В марте 2021 года ABA выпустила дополнительное руководство для решения этических проблем, связанных с работой виртуальной практики. Вот несколько ключевых моментов, которые следует учитывать при дистанционной юридической практике:

• Чтобы выполнять этические обязанности компетентности (Правило 1.1), усердия (Правило 1.3) и коммуникации (Правило 1.4), адвокаты должны иметь план информирования клиентов и обеспечения продвижения их дела, который мы обсуждали ранее в шаги 1-3.
• Юристы, практикующие виртуально, должны принимать разумные меры предосторожности для защиты конфиденциальной информации (Правило 1.6). Это может включать использование безопасного доступа в Интернет, использование надежных паролей, реализацию политики утечки данных в случае взлома, шифрование информации и отключение возможности прослушивания любых устройств, используемых вне юридической практики.
• Обязанность управляющего поверенного по надзору (Правило 5.1) не затрагивается переходом на виртуальную практику, даже несмотря на то, что контролировать удаленных работников может быть сложнее. Соответственно, управляющие юристы должны внедрять политику, обеспечивающую соблюдение всеми сотрудниками фирмы профессиональных стандартов, решение таких вопросов, как использование безопасных методов связи и их хранение, разрешение конфликтов интересов, соблюдение сроков и отслеживание средств клиентов.

Крайне важно быть в курсе Правил профессионального поведения вашего штата и любых разъясняющих указаний, изданных Коллегией адвокатов вашего штата или ABA, даже при дистанционной юридической практике. Выполняя шаги, описанные выше, и старательно соблюдая правила юридической этики, вы на правильном пути к созданию успешной виртуальной юридической практики.