5 шагов к созданию платформы для делового общения

Хорошая внутренняя коммуникация является важным элементом успеха любого бизнеса. Фактически, исследование показало, что сотрудники на современном рабочем месте тратят около 80% своего времени на совместную деятельность. В современном деловом мире инструменты цифровой коммуникации являются ключом к максимизации этих взаимодействий.

Связанный пост: Как технологии изменили деловое общение

К сожалению, большинство предприятий страдают от фрагментации, разобщения внутренних платформ. Небольшой стартап с 5-10 сотрудниками может хорошо работать с обычными мессенджерами, такими как электронная почта или приложения для социальных сетей. Однако по мере того, как вы нанимаете новых сотрудников и создаете более разветвленную структуру, вам потребуется специализированная внутренняя коммуникационная платформа, которая легко интегрируется в ваши существующие процессы и настраивается в соответствии с требованиями ваших сотрудников.

Кроме того, вам нужно решение, например, решение для набора номера, которое вы можете включить в свою коммуникационную платформу и которое позволит вам беспрепятственно связываться с вашими клиентами и заказчиками. Если вам интересно, взгляните на 1800 номеров, которые продает Call Cowboy.

В этом подробном руководстве мы поговорим о преимуществах индивидуального инструмента делового общения и о том, как его создать с нуля.

Преимущества внутренней платформы делового общения

Создание инструмента коммуникации может помочь вашему бизнесу во многих отношениях. Вот некоторые из преимуществ индивидуального программного обеспечения для внутреннего делового общения:

1. Повышение производительности

Основная причина, по которой бизнесу следует развивать корпоративную коммуникационную платформу, заключается в повышении производительности труда сотрудников. Когда общение становится быстрее и проще, ваши сотрудники могут сосредоточиться и уделять больше времени другой важной работе. Благодаря индивидуальному программному обеспечению ваши сотрудники могут иметь доступ к последним обновлениям и актуальной информации, к которой можно легко получить доступ на любом устройстве в любом месте и в любое время.

Если вы хотите, вы также можете включить в свою платформу инструменты для совместной работы, такие как почтовые ящики или общие рабочие пространства, которые открывают совершенно новые возможности для ваших сотрудников. Если у вас есть бюджет, автоматизация — это еще один способ повысить производительность, автоматизируя и упрощая рутинные задачи, чтобы высвободить время для ваших сотрудников.

2. Лучшее взаимодействие с удаленными сотрудниками

Современное рабочее место требует полной цифровой трансформации, особенно сейчас, когда растет тенденция к удаленной работе из-за вспышки COVID-19. Но по мере того, как пандемия начинает ослабевать и предприятия снова начинают открывать свои двери, большинство организаций теперь используют гибридную настройку — сочетание традиционного офиса и удаленной работы.

В обоих случаях бесперебойная внутренняя коммуникация имеет решающее значение для бизнеса, особенно с гибридным рабочим местом. Индивидуальный инструмент связи может помочь повысить вашу производительность, а также оптимизировать существующие процессы.

3. Более оптимизированные процессы

Корпоративная коммуникация обычно включает несколько каналов для разных целей. Это может привести к разрозненности коммуникаций и отключению сотрудников. Создавая собственную внутреннюю коммуникационную платформу, вы можете создать единую коммуникацию, оптимизируя процессы и устраняя необходимость переключения между различными платформами и приложениями.

В результате ваши сотрудники могут тратить меньше времени на поиск необходимых данных и информации. Вместо этого они могут получить весь текущий необходимый контент в одном месте.

Читайте также: 7 шагов по возмещению ущерба в судебном процессе о травмах

4. Развивайте открытую и прозрачную корпоративную культуру

Индивидуальная платформа для внутрикорпоративного общения помогает создать открытую и дружелюбную культуру для обмена мнениями и идеями, а также для знакомства с коллегами и укрепления доверия и духа товарищества.

При правильной разработке платформа для делового общения также может стать местом для распространения и продвижения вашей корпоративной культуры. Это может позволить вам публиковать объявления, делиться корпоративными фотографиями, проводить онлайн-семинары и виртуальные мероприятия или чествовать своих сотрудников — все это может повысить удовлетворенность, мотивацию и инклюзивность на рабочих местах.

Как создать платформу для делового общения

1. Выберите опытную фирму по разработке программного обеспечения

Если вы не являетесь программистом с серьезным опытом разработки программного обеспечения, разработка вашей коммуникационной платформы означает, что вам необходимо нанять или привлечь фирму по разработке программного обеспечения для создания коммуникационной платформы.

Как человек, ответственный за создание вашего коммуникационного программного обеспечения, вы хотите, чтобы кто-то обладал достаточными знаниями. Рассмотрите вопрос о прошлых проектах и ​​о том, есть ли у них опыт создания необходимого вам решения. Проверьте их послужной список и прочитайте отзывы и отзывы об их услугах.

Лучшая фирма по разработке программного обеспечения также должна иметь правильные инструменты и ресурсы, необходимые для разработки индивидуальной коммуникационной платформы для вашей компании. Они должны использовать новейшие и новейшие технологии для создания безопасных и масштабируемых программных продуктов.

Кроме того, разработка программного обеспечения может занять несколько месяцев. Это означает, что вы будете работать с фирмой-разработчиком в течение нескольких месяцев. Итак, вам нужна компания, которая обеспечивает бесперебойную и прозрачную коммуникацию и постоянно информирует вас о вехах проекта.

Читайте также: Роль адвоката в деле о причинении личного вреда

2. Проведите исследование

Как только вы найдете подходящую разработку для партнерства, вы можете начать проводить с ними исследования. Как и в любом проекте, вам необходимо начать разработку платформы для бизнес-коммуникаций с тщательного планирования. Вы и ваш разработчик должны тщательно изучить ситуацию на рынке и климат. В зависимости от жизненного цикла разработки программного обеспечения, используемого вашей компанией-разработчиком, процесс может различаться.

В целом, однако, исследование рынка программного обеспечения для корпоративных коммуникаций требует от вас ответов на следующие ключевые вопросы:

Каковы потребности вашего бизнеса в коммуникационной платформе?

Индивидуальная платформа для делового общения позволяет идеально адаптировать ее в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Итак, вопрос в том, каковы эти потребности?

Чтобы понять потребности вашего бизнеса, рассмотрите кто, что и как.

Кто будет использовать программное обеспечение? Это решение для отдельных отделов или для всей компании? Как ваши сотрудники будут его использовать? Нужно ли им простое приложение для группового чата, чтобы оставаться на связи и делиться новостями компании? Вам нужен инструмент для управления проектами или совместной работы, чтобы несколько конкретных отделов могли получать доступ и обмениваться идеями и информацией? Возможно, вам нужно что-то особенное, например, коммуникационное решение для ваших топ-менеджеров и членов правления? Или, может быть, вы хотите все это?

Вам нужно веб-решение, мобильное приложение или и то, и другое?

После того, как вы определили свои потребности, вам нужно решить, выбрать ли решение только для Интернета/мобильных устройств или запланировать охват обоих вариантов для обеспечения бизнес-коммуникаций.

В общем, традиционный офис состоит из настольных компьютеров и ноутбуков. Таким образом, большинство цифровых коммуникационных решений для бизнеса часто основаны на Интернете. Тем не менее, с ростом популярности удаленной работы количество мобильных приложений также значительно увеличилось.

В большинстве случаев в наши дни даже веб-платформа должна быть адаптирована для мобильных устройств. Тем не менее, лучше разработать оба варианта (если у вас есть бюджет), что позволит вам создать гибридное рабочее место.

Каковы ваши ключевые показатели эффективности?

Установка четких ключевых показателей эффективности успеха позволяет вам лучше понять лучшие функции, необходимые для их достижения. Точный список показателей, которые вам необходимо установить, будет зависеть от потребностей вашего бизнеса. Однако, в целом, ключевые показатели эффективности эффективной платформы делового общения могут включать:

Читайте также: Знаменитости и их неожиданные истории с азартными играми!

1. Метрика вовлеченности

Это относится к тому, как сотрудники будут взаимодействовать с платформой и участвовать в корпоративных и социальных коммуникациях. Например, он может включать в себя открытие, ответ, клик и другие соответствующие показатели.

2. Поведенческая метрика

Это относится к тому, как решение влияет на поведение, отношение и мнение сотрудников. Это может включать уровень удовлетворенности и доверия, средний уровень ответов и многое другое.

3. Метрика производительности

Это относится к тому, как платформа повышает производительность и сотрудников компании. Некоторые примеры могут включать в себя то, сколько времени сэкономлено за счет улучшения внутренних коммуникаций или того, насколько быстрее происходит общение и совместная работа.

Обратите внимание, что на этапе исследования возникнет больше вопросов. Большинство фирм-разработчиков могут помочь вам описать все, что нужно знать о проекте на первом этапе разработки. Итак, не торопитесь, обсуждая свои варианты и потребности с выбранной вами компанией-разработчиком.

3. Установите центральный узел

Для любого эффективного инструмента внутренней коммуникации требуется центральный концентратор, служащий основой для ваших потребностей в совместной работе и общении.

В этом случае рассмотрите возможность использования интрасети. Он действует как централизованное цифровое рабочее место для ваших сотрудников, интегрируя все существующие системы. Это также упрощает для вашего административного персонала управление общением и контентом, а остальным вашим сотрудникам удобнее находить необходимую информацию и общаться друг с другом.

Он позволяет создать место, где может начаться любое сотрудничество и общение, и позволяет пользователям подключаться на трех разных уровнях — личном, локальном и глобальном.

В общем, разработка вашего программного обеспечения может помочь вам в настройке внутренней сети вашей компании в соответствии с развитием вашей коммуникационной платформы.

4. Рассмотрите функции, которые вам нужны

Мы упоминали ранее, что разработка вашей коммуникационной платформы позволяет вам идеально соответствовать потребностям вашей компании. Таким образом, его функциональность также может быть адаптирована. Это делает список потенциальных функций довольно большим.

Читайте также: Окупаемость инвестиций в контент-маркетинг: какие методы приносят плоды?

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных функций внутренней коммуникационной платформы. Обратите внимание, что чем больше у вас функций, тем выше будет стоимость разработки программного обеспечения.

1. Онбординг

Идея онбординга состоит в том, чтобы помочь пользователям ориентироваться, показывая, каковы основные функции и как их использовать. Когда вы создаете коммуникационную платформу, вы можете реализовать процесс адаптации различными способами, такими как короткое вводное видео или несколько скриншотов платформы и ее основных функций.

2. Профили

Внутренняя коммуникация основана на прозрачности. Таким образом, вы хотите, чтобы ваши сотрудники могли войти в систему и идентифицировать себя. Процесс регистрации не должен отличаться от других приложений, где пользователи могут указать свой адрес электронной почты или номер телефона. Или вы можете разрешить своим администраторам создавать профили сотрудников. Их профиль должен включать необходимую информацию, такую ​​как фотография, имя, отдел, должность, контактные данные и нерабочие данные, такие как хобби, которые могут быть полезны для улучшения отношений с сотрудниками.

3. Подача

Здесь будет размещаться вся информация — объявления, достижения, текущие проекты, обновления корпоративной жизни и многое другое. Вы должны включить функцию, позволяющую закреплять важные объявления, чтобы все могли их увидеть. Вы также можете включить систему фильтрации, чтобы сотрудники могли сортировать сообщения по релевантности.

4. Библиотека

Одной из ключевых проблем коммуникации для сотрудников является поиск нужных файлов. Наличие библиотеки общих файлов может помочь вашим сотрудникам хранить все в одном месте и получать к ним доступ в любое время.

5. Группы

Эта функция необходима, чтобы помочь отдельным отделам создать специальную группу для обмена информацией о команде. Объявления и другую информацию можно публиковать так, чтобы только участники группы могли их видеть и иметь к ним доступ.

6. Чат и видеозвонок

Функции обмена мгновенными сообщениями и видеозвонков являются обязательными для любой современной платформы делового общения. Очень важно иметь функции прямого обмена сообщениями между пользователями. Функция видеозвонков также позволяет удаленным командам проводить виртуальные встречи и конференции.

7. Общий доступ к файлам

Это необходимо для любого делового общения. В зависимости от потребностей вашего бизнеса может быть достаточно обмена файлами одного типа, но лучше, если ваша платформа поддерживает несколько типов файлов.

8. Уведомления

Уведомления необходимы для того, чтобы сотрудники не пропустили важные сообщения или объявления, когда приложение работает в фоновом режиме.

9. Административный контроль

Административный контроль является важной функцией безопасности. Он позволяет назначить администратора, который следит за внутренними коммуникациями, добавляет или удаляет сотрудников, изменяет уровни доступа и многое другое.

10. Интеграции

Возможность добавлять и интегрировать сторонние приложения обеспечивает плавную совместимость с вашим существующим решением. Это также помогает сэкономить на расходах. Например, вместо того, чтобы разрабатывать функцию для совместного редактирования документов, вы можете просто интегрировать существующие сервисы, которые вы уже используете, такие как Dropbox или Office 365.

Читайте также: Зачем изучать бизнес и менеджмент

5. Установите бюджет

Платформа для делового общения стоит недешево. Если вы идете по индивидуальному маршруту, вам нужно отложить значительную часть вашего бюджета. Как правило, ваш разработчик может помочь спланировать вашу платформу в соответствии с установленным бюджетом.

Тем не менее, вот некоторые факторы, влияющие на развитие коммуникации:

• Типы специалистов, которые вам нужны (менеджер проекта, разработчик Android/iOS, веб-разработчики и т. д.)
• Продолжительность разработки
• Функциональность и особенности
• Дизайн (готовый интерфейс или сделанный с нуля)
• Платформы (веб-приложение или мобильное приложение)

Еда на вынос

Деловое общение продолжает развиваться по мере изменения социальных связей. Сегодня для создания прозрачной бизнес-среды для совместной работы как никогда важна специальная платформа для делового общения.

Вот почему разработка программного обеспечения для делового общения становится все более популярной, чтобы предоставить вашим сотрудникам платформу, которая разработана специально для их нужд, а также идеально соответствует вашим существующим рабочим процессам — то, что вряд ли могут предложить готовые решения.

Благодаря индивидуально настроенному инструменту внутренней корпоративной коммуникации ваш бизнес может воспользоваться многочисленными преимуществами, в частности, повысить общую производительность. А бизнес с продуктивными сотрудниками — это успешная организация.