5 лучших практик для создания эффективного руководства для сотрудников

У каждой компании сегодня есть своя политика, правила и процедуры, регулирующие работу и практику ее сотрудников. В некоторых случаях достаточно будет просто сказать вашей команде, что вам нужно, чтобы они это сделали. Однако это не всегда работает.

Обмен политиками вашей компании в устной форме может привести к путанице и непоследовательному применению. Если ваша команда не проинформирована о своих правах, обязанностях, а также о ваших ожиданиях, вы не можете ожидать, что они будут им следовать, не так ли?

Вам нужен справочник для сотрудников , чтобы сделать все доступным и понятным для вашей команды. В этой статье вы узнаете, почему это важно, и как создать отличный сайт.

Почему важно иметь справочник сотрудника

Хороший справочник сотрудника будет содержать все, что нужно сотруднику для эффективной работы в компании. Это может включать в себя все, от правил и положений до законов, касающихся их работы, до установленных для них социальных норм.

Сектор предприятий перечисляет основные причины, по которым предприятиям нужны справочники для сотрудников, исходя из того, что они включают:

• Определите миссию, культуру и ценности компании. Это покажет сотрудникам, как они могут способствовать достижению ваших бизнес-целей и сохранить прозрачность вашей миссии.
• Определите ожидания и политику компании. Все, кто работает в вашей компании, должны быть в курсе ваших ожиданий от них. Это включает в себя каждую деталь, от того, когда и где они будут работать, до того, какие правила у вас есть.
• Расскажите о своих ресурсах и поддержке. Сотрудники должны знать, какие ресурсы доступны и где они могут получить поддержку.
• Перечислите преимущества компании. Это будет мотивировать команду и способствовать равенству на рабочем месте.
• Минимизируйте конфликты и риски. Наконец, справочник послужит правовой защитой от таких рисков, как судебные иски и претензии.

Лучшие практики для вашего справочника сотрудников

Теперь, когда вы знаете, почему это важно, давайте перейдем к практической части — передовым методам, которые помогут вам создать отличное руководство для сотрудников.

1. Включите все важные элементы в свой справочник

Работа над справочником для сотрудников еще не завершена, но первая его версия будет самой сложной для вас. Есть много чего включить, поэтому вполне естественно, что вы не знаете, с чего начать.

Когда вы начинаете создавать свой справочник, полезно думать об этом как о написании руководства. Идея состоит в том, чтобы включить все важные аспекты работы в вашей компании, ответить на общие вопросы , которые могут возникнуть у сотрудников, и открыто рассказать о планах вашей компании .

У Управления по делам малого бизнеса США есть очень полезное руководство, в котором перечислены вещи, которые должны быть включены в справочник для сотрудников. Вы можете использовать этот список, чтобы начать работу над собой:

• Графики работы
• Компенсации и льготы работникам
• Общая информация о занятости
• Соглашения о неразглашении
• Антидискриминационная политика и политика отпусков
• Секция компьютеров/технологий
• Охрана и безопасность в компании
• Стандарты и ожидания в отношении поведения

Конечно, это всего лишь общий список, который включает в себя некоторые из наиболее часто добавляемых вещей в эти справочники. Вы не должны останавливаться на этом. То, что вы включите в свое руководство, будет зависеть от вашей компании, ваших ожиданий и задач, которые вы ставите перед командой.

Все, что вы считаете важным или представляет ценность для команды, вы можете включить в свое руководство для сотрудников.

Возможно, вы не сделаете это правильно с первого раза, но помните — вы всегда можете изменить и улучшить свой справочник для сотрудников. Это незавершенная работа, и хотя первый черновик самый сложный, редактировать его позже намного проще.

2. Используйте внутренний блог для обмена знаниями

Отличной идеей было бы завести внутренний блог компании, где вы будете публиковать руководство для сотрудников. Это позволит сотрудникам получать доступ к руководящим принципам в любое время и из любого места. Это также позволит вам вносить изменения в руководство по мере необходимости и делиться новостями и обновлениями в одном месте.

Внутренний блог, к которому имеет доступ только ваша команда , — отличный способ способствовать общению и обмену знаниями на рабочем месте . Это самое естественное, подходящее место для вашего справочника.

Вы можете создать страницу руководства в своем блоге и связать ее с полезными ресурсами, новостями, файлами, которые может загрузить ваша команда, инструментами, к которым они могут получить доступ для решения проблемы, и т. д. Сделать свое руководство цифровым и доступным — лучший способ обеспечить доступ к нему для всех. к информации – всякий раз, когда они в ней нуждаются.

3. Предлагайте решения в дополнение к правилам

Важнейшей целью справочника для сотрудников является облегчение внутренней коммуникации . Тем не менее, вы должны убедиться, что ваше руководство содержит инструкции по решению технических проблем, связанных с их работой, таких как использование корпоративного оборудования и программного обеспечения, процедуры входа в систему, доступ к общим ресурсам и т. д.

Многие предприятия совершают ошибку, добавляя правила в свои справочники, не сообщая сотрудникам, как решать их проблемы, когда они возникают.

Допустим, у ваших сотрудников возникли проблемы со скоростью работы компьютера после установки новой macOS. Все, что им нужно сделать, это обратиться к вашему руководству, чтобы найти рекомендации по ускорению Ventura, которые помогут им решить эту проблему и ускорить работу устройства.

Такие инструменты жизненно важны для всех компаний, особенно для удаленных предприятий, поскольку они помогают сэкономить ценное время ИТ-поддержки. Более того, это поддерживает эффективность команды, особенно в первые недели после приема на работу в вашу компанию.

4. Убедитесь, что это хорошо выглядит

Справочники для сотрудников могут содержать важную информацию, но давайте будем честными — они действительно убивают настроение! Нет ничего забавного в справочнике, наполненном правилами и положениями.

Ваша команда не будет в восторге от прочтения этого документа и еще меньше будет в восторге, когда просматривает его в поисках хоть какой-то информации.

Таким образом, важно не только то, что вы включаете в него, но и то, как вы это представляете. Если вы хотите, чтобы это работало, вы должны сделать его простым , привлекательным и понятным для читателей.

Начнем с простого и ясного. Если все, кто работает на вас, не имеют юридического образования, они не поймут сложный раздел о государственных или федеральных законах о занятости. Это означает, что вы не можете скопировать это слово в слово и ожидать, что они поймут это. Вместо этого попросите кого-нибудь из вашей юридической команды сделать его более понятным и увлекательным.

Далее идет внешний вид вашего справочника. Обратите особое внимание на форматы, которые вы используете, и вставьте некоторые визуальные эффекты, чтобы сделать часть более привлекательной, если это возможно. Изображение может сказать тысячу слов, особенно если вы делитесь инструкциями по устранению проблемы, тому, как что-то сделать или выполняете пошаговую процедуру.

Внешний вид имеет решающее значение в таких документах. Чтобы содержимое было легко сканировать и чтобы ваши сотрудники могли сразу найти нужную им информацию, добавьте множество заголовков и подзаголовков, используйте много пустого пространства и добавьте маркеры, где это возможно.

Учтите это — у сотрудника есть проблема или сомнения относительно того, что он может или не может сделать. Они решают открыть справочник сотрудника. Если это документ с небольшим пустым пространством и плохим форматом, они потратят целую вечность, пытаясь найти нужную им информацию. Если у вас есть заголовки и маркеры, это будет намного проще.

5. Редактируйте его регулярно

Это не разовая задача. Многие компании пользуются одним и тем же справочником, ничего не меняя годами, если не десятилетиями. То, что работало раньше, может не работать сейчас. Работодатели меняют свои ожидания, и сотрудники тоже. Не говоря уже о том, что законы и политика меняются. Возможно, вы забыли что-то добавить раньше или решили сделать исключения.

Справочник сотрудника — это официальный документ, к которому у всех есть доступ и который он должен соблюдать. Таким образом, он всегда должен включать актуальную обновленную информацию. Это вызовет к вам больше уважения со стороны сотрудников и поможет избежать бесконечных проблем.

Чтобы быть в безопасности, запланируйте периодические проверки своего справочника. Делайте заметки, когда у вас есть изменения, которые вы хотели бы добавить к ним, и возвращайтесь к этим заметкам во время этих обзоров. При просмотре справочника не торопитесь, чтобы просмотреть законы, которые могли измениться с момента последнего обновления. Законы постоянно меняются, поэтому вы можете проконсультироваться со своим юридическим отделом, чтобы избежать ошибок и дорогостоящих судебных исков.

Последние мысли

У вас уже есть справочник сотрудника? Если да, есть ли в нем все из этого списка? Есть ли у вас соответствующая информация в нем и поддерживаете ли вы ее в актуальном состоянии?

Просмотрите эти советы еще раз и выясните, чего не хватает вашему справочнику. Позаботьтесь об этом как можно скорее и убедитесь, что он доступен для вашей команды, когда он им нужен.