4 шага к более быстрому поиску DAM: Создание соглашения об именах файлов

Соглашение об именах файлов является необходимым стандартом для реализации управления цифровыми активами (DAM), поскольку оно выполняет несколько задач. Соглашения об именах:

• Расширьте возможности поиска DAM, предоставляя условия поиска в именах, которые не требуют дальнейшей маркировки.
• Упростите автоматизированные рабочие процессы, предоставив текстовые подсказки, указывающие, «где» файлы должны храниться в таксономии DAM.
• Укажите основную информацию о том, что находится внутри файла, любому пользователю в организации без необходимости проверять его вручную.

Ниже приведены четыре шага, которым может следовать команда DAM, чтобы внедрить собственное соглашение об именах файлов и обеспечить быстрый и точный прием и возможность поиска ресурсов DAM.

1. Узнайте, как ускорить поиск в DAM.

Узнать о классификации документов

Часто говорят, что высшей формой лести является воровство, но назовем это «заимствованием». Обратите внимание на группы, которым необходимо включать сложные документы в упрощенный корпоративный поиск, в том числе:

• Библиотекари (в Гарварде есть замечательный справочник по этому предмету).
• Архивариусы (например, в Организации Объединенных Наций).
• Научные органы (например, Международная организация по стандартизации).

Даже беглый взгляд на примеры соглашений даст вам представление. Ваши документы будет намного легче разделять и властвовать.

Тренируй себя

Узнайте, как создавать аспекты поиска, ярлыки, ссылки, полезные теги и автоматизированные рабочие процессы в вашей DAM, которые ускорят получение и архивирование. Большинству этих процессов легко научиться. Когда позволяет время, создавайте для своей команды практические документы, аннотации и видеоролики, чтобы все были готовы к оптимизированной DAM.

Копните глубже: теги и метаданные в DAM: в чем разница?

2. Поймите, как создаются вещи

Узнайте, как менеджеры проектов создают имена/номера для проектов и файлов.

Творческие группы обычно организуются по запросам отделов, при этом менеджеры проектов назначаются каждому, а квалифицированные поставщики иногда обслуживают несколько отделов по мере увеличения или уменьшения потребностей.

• Каковы функции дат, типов активов и другой информации, которую они в настоящее время помещают в имена файлов?
• Почему определенная часть имени стоит первой, средней или последней?

Руководители проектов получат массу информации о том, как обычно называются файлы.

Соберите текущие имена и аббревиатуры

Нет необходимости изобретать велосипед — да и зачем? Существующие аббревиатуры можно проверить на предмет длины и убедиться, что они не перекрываются.

Когда вы просматриваете список, вы, скорее всего, будете выделять способы сокращения и отличия часто используемых имен от тех, которые используются реже. Посоветуйтесь с менеджерами проектов, пока вы компилируете, и выберите их мозги для других, которые могут использоваться реже.

3. Поймите, как вещи используются

Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами

Начните с организационных единиц, которые запрашивают активы у производства. Затем попросите добровольца стать их контактным лицом DAM. Эти контакты могут объяснить, что происходит, когда они получают свои активы.

Например, на веб-сайтах брендов отображается большинство цифровых активов, и для их размещения существуют ограничения платформы и соглашения о бизнес-процессах.

Сократите до обязательных требований

Веять отдел нуждается, объединяя общие черты. Поощряйте заинтересованные стороны идти на жертвы, сосредоточив внимание на том, что действительно является самой важной информацией. Без каких элементов именования они могут обойтись или с которыми можно научиться жить ради согласованного соглашения, которое будет разумно для всей организации?

Например, подход нашей компании к цифровому маркетингу определял решения о том, какие элементы появляются, когда . Дата публикации, например, отображается первой, потому что она влияет на то, как программно отображаются активы веб-сайта. Эта дата была менее важна для других отделов, но была ключевой переменной для маркетинга, крупнейшего заказчика производства.

Копаем глубже: определена и объяснена структура управления DAM

4. Представьте новую конвенцию как можно проще

Упростите присвоение имен с помощью генератора имен файлов

Включите именование файлов в свои инструменты управления проектами и DAM, чтобы они распространялись на другие платформы SaaS и более широкую организацию. Генератор имен файлов можно создать в Microsoft Excel или Google Sheets с помощью текстовых формул. Затем имя файла можно скопировать в такой инструмент, как Adobe Illustrator, при сохранении файла.

Генератор имен также помогает членам команды изучить ритм соглашения об именах. Убедитесь, что имеется основной список, объясняющий названия и перечисляющий все аббревиатуры.

Тренируйтесь в небольших группах

Наша команда разработала окончательное соглашение об именах файлов после нескольких переговоров с руководителями заинтересованных сторон. Во время переговоров команда стала более комфортно работать с DAM, ее функциями поиска и тем, как соглашение поможет поиску работать быстрее в долгосрочной перспективе.

После того, как конвенция была завершена, эти заинтересованные стороны провели учебные занятия с нами и их отдельными командами. Сессии были значительно улучшены благодаря этому чирлидеру, который был доволен конвенцией и понимал, почему она разворачивается.

Не забывайте адаптироваться по мере изменения потребностей

Ваше соглашение об именах будет сокращаться по мере того, как пользователи узнают, как упростить элементы в именах — типы активов, номера проектов, поставщики, организационные подразделения, размеры, куда отправляются активы, даты и многое другое. Команды, использующие «новую норму», заставят свои знания и знания других отдельных сотрудников «встроиться» в активы, чтобы их можно было легко найти снова.

Вскоре они будут предлагать изменения для оптимизации имен файлов, вводить новые, более качественные аббревиатуры и другие элементы, которые сделают процесс именования проще и быстрее для всех.

Копните глубже: вот почему вам нужен рабочий процесс DAM — и как его отобразить