Как защитить и использовать свой единственный источник истины

Помните, как в детстве играли в «Телефон» (он же «Шепот по переулку»)?

Здесь вы шепчете предложение на ухо тому, кто шепчет его кому-то другому, и оно продолжается до тех пор, пока не дойдете до конца строки. Затем последний человек объявляет то, что он услышал, чтобы увидеть, насколько это похоже на оригинал. Спойлер: все почти никогда не было прежним. В некоторых случаях конечный результат настолько сильно отличался, что его было невозможно отличить от исходного материала.

Часто можно услышать, что систему управления цифровыми активами компании (DAM) называют «единым источником достоверной информации» обо всех ее активах. Это должна быть ваша первая и единственная остановка, когда вам нужна текущая, утвержденная версия ресурса. Но что произойдет, если вы загрузите этот ресурс, а затем загрузите его в одну или несколько отдельных систем или сайтов? Если этот ресурс обновляется, как вы обновляете копии во всех других местах?

Тогда очень легко попасть в ситуацию, подобную той, что происходит в «Телефоне».

Чем дальше актив и его метаданные перемещаются из DAM, тем больше вероятность того, что они устареют. Каждый раз, когда вы берете актив из своей DAM и вручную загружаете его в другую систему, вы подвергаете себя риску. Метаданные могут быть неправильно введены или вообще отвалиться, имена файлов могут измениться. Без них вы потеряете всю информацию о том, что делается с этим активом с точки зрения того, когда, где и кем. Чем сложнее это отслеживать, тем меньше последовательности в управлении вашим брендом.

Копните глубже: метаданные DAM: почему меньше значит лучше

Загружать один и тот же ресурс в несколько мест не только рискованно, но и неэффективно. Каждая загрузка — это избыточная задача. Время сотрудников лучше тратить на работу, которая приносит большую ценность. Помните, что пространство для хранения не безгранично и не бесплатно. Больше копий может принести вам больше затрат на увеличение емкости хранилища.

Нет DAM — это остров

Ключевой способ минимизировать риск, обеспечить согласованность контента, повысить эффективность и повысить общую рентабельность инвестиций в вашу DAM — это ее интеграция с другими вашими инструментами и системами.

Есть ли у вас какие-либо из этих инструментов, которые используют (или должны использовать) ресурсы вашей DAM?

• Платформа управления брендом.
• Система управления контентом (CMS).
• Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
• Система управления рисками предприятия (ERM).
• Автоматизация маркетинга.
• Система управления информацией о продукции (PIM).
• Инструменты управления социальными сетями.

Знаете ли вы, насколько хорошо они интегрированы с вашей DAM? Если вы этого не сделаете, вам следует это сделать.

Не ограничивайте свою интеграцию системами и инструментами, расположенными ниже по потоку от вашей DAM. Да, вы хотите, чтобы DAM направлял этот окончательный, одобренный актив непосредственно в столько мест, сколько это необходимо, но что находится выше него? Какие рабочие процессы существуют вокруг процессов создания, сотрудничества и утверждения контента? Также рассмотрите следующие системы и инструменты в качестве возможных кандидатов на интеграцию:

• Программное обеспечение для проектирования и/или инструменты для создания документов
• Программное обеспечение для управления проектами

А как насчет аналитики? Наличие интегрированного автоматизированного способа отслеживания ваших активов после того, как они покинут вашу DAM, может показать вам, как работает ваш маркетинг в режиме реального времени, и позволит вам оценить ощутимую ценность ваших активов. Ваша DAM, скорее всего, способна сообщать вам, сколько раз ресурс был загружен, но сколько раз он использовался после этого? Сколько глаз это видели и где? Чем больше у вас будет информации о том, когда, где и как используется актив, тем эффективнее вы сможете как разрабатывать свою цифровую стратегию, так и повышать эффективность за счет повторного использования успешного контента.

Рисование карты

Как только вы определили системы и инструменты, которые хотите интегрировать с вашей DAM, с чего начать?

Я предлагаю сосредоточиться на метаданных. Схема метаданных в вашей DAM определена и приведена в порядок, но как она будет выглядеть в других системах, с которыми вы будете интегрироваться? Согласование метаданных во всех ваших системах — это не только лучшая практика управления данными и обеспечения целостности метаданных, но также необходимая для бесперебойного соединения между системами. Если ваши метаданные не согласованы в ваших системах, это эквивалентно тому, что группа людей, говорящих на разных языках, собралась в одной комнате и ожидает, что они сразу же начнут беспрепятственно общаться. Конечно, в конце концов они это поймут, но до тех пор это будет долгий и ухабистый путь.

Если вы готовитесь интегрировать свою DAM с другой системой, вам следует задать себе следующие вопросы о метаданных:

• Если активы поступают в DAM из вышестоящей системы или инструмента, какие метаданные будут поступать с ними? Добавлены ли в DAM метаданные, которые можно или нужно добавить в эту систему восходящего потока?
• Как только актив поступит в DAM, какие дополнительные метаданные, возможно, потребуется добавить к нему?
• Какие метаданные должны быть связаны с активом каждой последующей системы, с которой вы интегрируетесь? Какие поля необходимо сопоставить из DAM с нижестоящей системой?

После того как вы определили, какие поля метаданных будут сопоставлены в ваших системах, вам потребуется согласовать как имена полей, так и любые контролируемые словари, прикрепленные к этим полям. Наличие одной системы, в которой используется определенный термин, связанный с вашим брендом, и другой системы, в которой используется аббревиатура этого термина, — это рецепт путаницы. Пусть все говорят на одном языке.

Даем вам возможность расти

Интеграция вашей DAM — это не просто приятно, это необходимость. DAM — это ваш единственный источник правды, ваше центральное место для всех ваших окончательно утвержденных ресурсов, готовых помочь вам продвигать послание вашего бренда по всему миру. Интеграции помогают вам управлять этими сообщениями и контролировать их, обеспечивая единообразие голоса вашего бренда. Они также повышают эффективность и минимизируют риски за счет автоматизации ручных, повторяющихся задач и поощрения повторного использования существующего контента, предоставляя членам команды больше времени, которое они могут потратить на ценную творческую работу.