Managementul sarcinii de lucru cu software-ul de monitorizare a angajaților: un ghid complet 2022

Te deranjează echipa ta care nu lucrează? Cauți în mod constant modalități de a face timpul angajaților tăi mai productiv? Ei bine, acest blog este soluția supremă pentru tine. Majoritatea companiilor nu reușesc într-adevăr să descopere modul corect de gestionare a volumului de muncă în cel mai bun mod. La rândul lor, își suprasolicită sau își lucrează sub angajații. Ambele situații nu sunt în niciun fel benefice afacerii.

Menținerea personalului sub muncă nu vă va ajuta să acoperiți costurile și proiectele cu prioritate înaltă la timp. De asemenea, menținerea lor suprasolicitată va duce la epuizare. Dar cu ajutorul ghidului meu, vei putea găsi echilibrul perfect pentru tine. Am acoperit tot ce trebuie să știți despre gestionarea volumului de muncă în 2022.

Ce înseamnă gestionarea sarcinii de muncă ? _ _

Un bun management al volumului de muncă se referă la alocarea și deliberarea sarcinilor pentru a obține rezultate productive maxime. Când atingeți un echilibru bun la locul de muncă, fiecare membru al echipei va lucra la maximum. Atât de multe organizații se fac vinovate că acordă prea multă importanță costurilor, resurselor, banilor etc. La rândul lor, uită să aibă grijă de cea mai importantă resursă – angajații.

Utilizarea unui software de monitorizare a angajaților va rezolva toate aceste probleme pentru dvs. legate de gestionarea volumului de muncă. Un software eficient ca acesta vă ajută să înțelegeți ce sarcină ar trebui să fie atribuită cui. De asemenea, problemele de gestionare a timpului sunt rezolvate fără blocaje. Puteți vizualiza rapoartele de performanță a angajaților – în funcție de echipă, individual și chiar de departament. Odată ce știi cine este cel mai bun la ce și de ce timp are nevoie fiecare proiect, este o afacere gata! În viitor, veți putea să atribuiți și să delegați sarcini angajaților dvs. cu cea mai bună aplicație de urmărire a timpului pentru angajați. În acest fel, nu veți menține nicio presiune inutilă asupra lor!

Cum ajută un sistem de monitorizare a angajaților în gestionarea volumului de muncă?

Recomandat pentru tine: Întâmpinați probleme de productivitate a angajaților? Iată câteva cauze comune ale acestei probleme.

Prioritizează proiectele în funcție de urgență

În alocarea muncii, lipsa prioritizării este una dintre erorile majore. Cu toate acestea, având software de monitorizare a angajaților rezolvă această mare problemă. Cu acest software, puteți rezolva pur și simplu greutatea fiecărei sarcini. Tot ce trebuie să faceți este să adăugați, să editați sau chiar să ștergeți sarcini din foaia de pontaj a lucrătorului la fața locului sau de la distanță și voila treaba este gata. Puteți adăuga câte comentarii doriți și puteți îndrepta sarcinile urgente pentru ziua respectivă. În acest fel, nimeni nu este confuz și nicio sarcină cu prioritate nu este lăsată în urmă. Când aveți acest ajutor, nu vor mai fi lupte pentru identificarea și distribuirea sarcinilor între mai mulți angajați.

Calcularea sferei de aplicare a fiecărui proiect

Afacerile tind să ofere un calendar nepotrivit pentru proiecte. Uneori puteți atribui un termen limită nepotrivit care ar putea duce la un dezechilibru în menținerea volumului de muncă. Asistența de la o aplicație de monitorizare a angajaților va ajuta la identificarea domeniului de aplicare al fiecărui proiect. Veți putea aloca termenul limită corect, etapa de referință sau chiar dependențele cu această aplicație. Un alt aspect important al acestei aplicații este că puteți scoate cu ușurință ultimele rapoarte ale proiectelor similare. Când aveți informații detaliate și exacte cu dvs., va fi ușor de înțeles cât timp va continua proiectul.

Verificarea cu membrii echipei

Poate că ați auzit poveștile de groază ale managerilor de proiect răi care nu înțeleg un sistem sănătos de gestionare a volumului de muncă. Ei bine, nu vrei să fii unul dintre ei acum, nu? Din aceste motive, cel mai bine este să alegeți software-ul de monitorizare a angajaților. Puteți înțelege stilul de lucru al fiecărui angajat, timpul necesar pentru finalizarea proiectelor și multe altele. Uneori, angajaților le este dificil să gestioneze sarcina (dacă proiectul necesită multă atenție atentă). În aceste situații, puteți delega sau edita sarcini conform cerințelor. În acest fel, în echipa ta vor fi mai mulți angajați fericiți și productivi.

Descurajează distragerile

Angajații distrași vă costă o mulțime de ore de lucru valoroase. Atunci când un angajat este distras, nu există nicio șansă ca munca care i-a fost atribuită să fie făcută la timp. La sfârșitul zilei, angajatul tău va încerca să se grăbească și să finalizeze proiectele și ei bine, știm cu toții ce se întâmplă atunci! Graba a făcut întotdeauna risipă!

S-ar putea să fi observat că angajații tăi se complac în multe distrageri, cum ar fi rețelele de socializare, discuțiile de la birou, folosesc prea mult „timp de apelare” etc.

Acest lucru duce la o serie de probleme precum -

• Termene incomplete,
• Sarcini cu prioritate ridicată lăsate uitate,
• Grăbindu-se la sfârșitul zilei,
• Epuizarea minții angajatului și multe altele.

Toate situațiile menționate mai sus nu sunt un semn „mare” pentru afacerea dumneavoastră! În medie, un angajat pierde aproape 3 ore pe zi! Acum, imaginați-vă genul de muncă care altfel ar fi fost executată la perfecțiune în aceste 3 ore. Utilizarea instrumentelor de urmărire a timpului rezolvă această problemă. Când îi faci pe un angajat să instaleze un tracker bun în sistemul său, acesta este în alertă maximă. Ei înțeleg foarte bine că veți urmări genul de muncă făcută de ei. De fapt, cele mai bune instrumente de urmărire de pe piață vor avea o mulțime de funcții care vă permit să accesați fiecare secundă din orele facturabile ale angajatului dvs. și să oferiți și rapoarte detaliate pe oră. Deci, dacă găsești că angajatul tău lipsește undeva, mergând la ei cu raportul va evita orice probleme de transparență.

Există un alt avantaj uriaș de a instala acest tracker. Când distragerile sunt reduse la minimum, veți observa că și membrul echipei este mai încărcat și mai productiv. Acest lucru se întâmplă pentru că încep să lucreze la momentul potrivit, iau numărul corespunzător de pauze, nu se angajează în bârfe banale și multe altele. Obținerea trackerelor va fi bine pentru a face ziua angajatului tău mai productivă și nu vor fi epuizate la sfârșitul zilei. Orice practică care îi face să rămână cu ochii pe alte activități, va fi diminuată cu eficiența acestui software de înaltă calitate!

Despărțirea proiectelor mari

În calitate de șef de proiect, nimeni nu știe mai bine decât tine că gestionarea unui proiect de anvergură este dificilă pentru un angajat. Acest lucru face gestionarea volumului de lucru mult mai dificil. Până la urmă, vei avea un proiect nesatisfăcător cu un angajat morocănos! Gestionarea unui proiect de lungă durată este mai bună cu un grup bun și de încredere. Cu toate acestea, gestionarea lor manuală nu este o glumă. Vor fi mai multe greșeli pe parcurs, cum ar fi comunicarea, înțelegerea meserii fiecărei persoane, completarea lor cu spirit de echipă și multe altele.

Am avut ocazia să vorbesc cu Ella, șeful echipei unei renumite companii de design și dezvoltare. S-a confruntat cu ceva similar în timp ce încerca să gestioneze un proiect mare cu un grup, manual. Vorbind cu mine, ea a spus:

„Toată experiența a fost un dezastru. Gândirea că un grup poate fi gestionat fără ajutor profesional a fost o decizie greșită din partea mea. Toți angajații au fost amarați cu mine, au fost multe ciocniri între ei, iar rezultatul a fost că clientul nostru ne-a cerut să refacem totul!”.

Ei bine, nu vrei să faci aceeași greșeală ca Ella. Este doar evident că, fără o direcție adecvată, îndrumări și transparență, angajații vor avea dreptate între ei în timpul oricărui proiect. Acest lucru va duce la o pierdere de timp valoros și, de asemenea, la realizarea proiectului cu emoții negative în cap.

Pentru a rezolva acest lucru, obținerea de ajutor de la un software de monitorizare a angajaților este cea mai bună cale de acțiune. Acest software cuprinde multe caracteristici excelente care sporesc productivitatea muncii în echipă și gestionează cu ușurință volumul de lucru. Fiecare membru al echipei va fi clar care sunt sarcinile sale ale zilei când va avea loc întâlnirea, cine va lucra cu cine și multe altele. Utilizarea acestuia este cel mai bun curs de acțiune pentru a gestiona proiecte mari cu simplitate.

S-ar putea să vă placă și: Sfaturi pentru crearea programelor de lucru ale angajaților care să funcționeze pentru toată lumea.

Identificarea orelor productive

Să fim sinceri, nu există nicio posibilitate ca membrii echipei dvs. să ofere 100% productivitate pentru fiecare oră facturabilă. Și nu este corect din partea ta să te aștepți la asta de la ei. Cu toate acestea, dacă știți în ce ore din zi angajatul dvs. este cel mai productiv, vă va ajuta să îi atribuiți sarcini mai importante în acel moment al zilei.

Există multe sarcini solicitante și dificile cu care membrii echipei trebuie să le facă față în fiecare zi. Și dacă ai acea sarcină în timpul celor mai neproductive ore, rezultatul nu va fi grozav. Ar putea ajunge să nu-i acorde suficientă atenție sau vor ajunge să facă ceva care este mult mai perfect.

Cu toate acestea, managerii care au angajat software-ul de gestionare a angajaților au recunoscut că după utilizarea acestuia pot gestiona cele mai bune ore ale angajaților în cele mai bune moduri. Acum le pot atribui cea mai dificilă lucrare în cele mai productive ore ale zilei pentru a o executa la perfecțiune.

Toate modalitățile menționate mai sus vă vor ajuta să obțineți un management sănătos al volumului de muncă în 2022. Amintiți-vă că folosirea acestei aplicații extraordinare este soluția unică pentru a crea fețe fericite și o afacere productivă în viață!

 Acest articol este scris de Chris Philips de la KnowYourDay. Chris este un blogger experimentat și creativ care scrie despre beneficiile software-ului de monitorizare a angajaților. Prin munca sa, majoritatea companiilor ajung să afle despre tipul de software pe care ar trebui să le instaleze pentru a face o muncă mai productivă în timpul orelor facturabile. Urmărește-l: Twitter | LinkedIn | Facebook | Instagram.