Cum să maximizați eficiența cu software-ul de automatizare a fluxului de lucru
Publicat: 2023-02-17Automatizarea fluxului de lucru accelerează comunicarea și procesele de afaceri.
Majoritatea companiilor doresc să reducă costurile operaționale, îmbunătățind în același timp rentabilitatea investiției (ROI). Software-ul de automatizare a fluxului de lucru a deschis multe posibilități pentru întreprinderile de toate dimensiunile de a automatiza sarcinile esențiale pentru afaceri și de a economisi timp angajaților în munca repetitivă.
În funcție de sarcinile pe care le automatizați, instrumentele de automatizare a fluxului de lucru pot avea un impact semnificativ asupra multor aspecte vitale ale proceselor dumneavoastră zilnice.
Acest blog aprofundează în software-ul de automatizare a fluxului de lucru, beneficiile acestuia și cum să îl implementați în afacerea dvs. Să începem cu elementele de bază ale automatizării fluxului de lucru.
Ce este automatizarea fluxului de lucru?
Automatizarea fluxului de lucru este procesul de automatizare a proceselor de afaceri folosind tehnologie avansată. Utilizatorii își pot automatiza sarcinile prin configurarea unei secvențe de acțiuni de declanșare, în care o acțiune declanșează alta pentru a obține rezultatele dorite.
Majoritatea platformelor de automatizare a fluxurilor de lucru sunt dotate cu o interfață intuitivă cu utilizatorul (UI) care facilitează gestionarea și implementarea fluxurilor de lucru în sistemele lor de către utilizatorii non-tehnici. Aceste platforme acceptă, de asemenea, o gamă largă de aplicații terțe, astfel încât să puteți integra aplicațiile la alegere și să vă gestionați toată munca dintr-un singur loc.
De ce este importantă automatizarea fluxului de lucru?
Fluxurile de lucru manuale ocupă timp care ar putea fi cheltuit mai bine pe sarcini critice. Intervenția umană continuă face procesele mai lente și mai predispuse la erori.
Iată câteva motive pentru care ar trebui să renunți la fluxurile de lucru manuale și să le automatizezi.
1. Mai multe erori
Sarcinile manuale sunt predispuse la erori. Chiar și o inexactitate minoră poate avea consecințe grave. Pierderile financiare, strategiile imprecise și costurile suplimentare datorate erorilor vă pot afecta negativ afacerea. Automatizarea realizează aceleași sarcini cu șanse mici sau deloc de eroare.
2. Costuri crescute cu forța de muncă
Gestionarea sarcinilor manuale complexe necesită o forță de muncă calificată, care este costisitoare de achiziționat și întreținut. Gândiți-vă la timpul și resursele cheltuite pentru a angaja abilitățile potrivite și a le pune să lucreze la aceleași sarcini repetitive, mai degrabă decât la aspecte importante de afaceri. Munca manuală poate duce la creșterea costurilor forței de muncă și nu lasă loc pentru inovație și creștere.
Deci, cum ajută automatizarea?
Automatizarea reduce costurile forței de muncă prin eliminarea proceselor manuale care angajează mai mulți oameni, astfel încât să puteți lucra cu ușurință cu o echipă compactă și calificată.
3. Scăderea satisfacției angajaților
Cu greu nimănui îi place să facă aceeași muncă în fiecare zi. Prea multe sarcini manuale repetitive i-au plictisit pe angajații și reduc motivația, ceea ce duce la o productivitate și eficiență reduse. Creșterea profesională limitată îi poate obliga să caute alte oportunități.
Automatizarea fluxurilor de lucru este cea mai bună modalitate de a vă elibera echipa pentru a se concentra pe sarcini mai importante și pentru a crește moralul și satisfacția angajaților.
4. Procese mai lente
Unul dintre cele mai mari dezavantaje de a te baza mai mult pe procesele manuale este timpul necesar pentru a merge mai departe. Aprobarile devin dureros de lente și necesită un dus-întors constant între departamente. Acest lucru se datorează parțial pentru că mutarea documentelor pe hârtie necesită timp, energie și efort. Nici mementourile offline nu funcționează la fel de bine, provocând întârzieri suplimentare.
Procesele mai lente ar putea împiedica grav creșterea și extinderea afacerii, deoarece satisfacerea cererii prin aprovizionare sau pur și simplu îndeplinirea obiectivelor devine o problemă. O trecere la aprobările online ar putea atenua multe dintre aceste probleme.
5. Satisfacția clientului redusă
Loialitatea clienților provine din experiența excepțională a clienților. Dacă asistența dvs. pentru clienți nu este la egalitate, clienții dvs. ar putea pleca nemulțumiți. Procesele manuale întârziate au ca rezultat timpi de așteptare mai mari și clienți nemulțumiți, cărora nu le este frică să-și exprime online plângerile și preocupările.
Automatizarea fluxurilor de lucru accelerează procesele și îmbunătățește capacitatea de răspuns. Acest lucru crește satisfacția clienților, creează clienți mai fericiți și îți îmbunătățește reputația.
Beneficiile software-ului de automatizare a fluxului de lucru
Cu software-ul de automatizare a fluxului de lucru, nu trebuie să vă concentrați asupra micilor detalii sau să treceți prin munți de documente. Aveți mai mult timp să vă planificați viitorul și să obțineți o creștere mai bună a afacerii. Ce alte beneficii oferă? Hai să aruncăm o privire.
Eficiență îmbunătățită a sarcinii
Puteți integra mai multe aplicații cu software-ul de automatizare a fluxului de lucru pentru a facilita partajarea automată a datelor. Acest lucru vă scutește de introducerea manuală a datelor de fiecare dată când creați o sarcină; configurați un flux de lucru automatizat cu declanșatoare și acțiuni pentru a vă automatiza sarcinile și a economisi timp și efort.
Management eficient
Trecerea la un sistem automat de aprobare online vă poate ajuta să gestionați eficient aprobările. Fișierele și documentele digitale sunt mai ușor de transferat decât omologii lor pe hârtie. Fișierele pot fi partajate prin e-mail sau prin linkuri, în funcție de aplicația utilizată, cu mementouri online instantanee care asigură respectarea termenelor limită.
Aducerea întregului proces online aduce beneficii și managementului superior, permițându-le să monitorizeze mai îndeaproape operațiunile cu urmărirea performanței la nivel de întreprindere.
Costuri reduse
Trecerea la automatizarea software vine cu un cost inițial. Cu toate acestea, acest lucru poate fi compensat pe termen lung. Software-ul de automatizare a fluxului de lucru ajută companiile să facă mai multe în mai puțin timp și reduce nevoia de sarcini de introducere a datelor. Costul instalării unui program software pentru automatizare este mult mai mic decât salariul și beneficiile unui angajat cu normă întreagă.
Utilizați software-ul de contabilitate, de gestionare a stocurilor sau chiar de integrare a angajaților pentru a economisi timpul petrecut altfel cu instruirea extinsă pentru aceste procese. Automatizarea duce la semnificativ mai puține erori, ceea ce reduce, de asemenea, costurile de gestionare a erorilor.
Relații mai bune cu clienții
Într-o lume cu ritm rapid, automatizarea serviciului pentru clienți este calea eficientă de urmat. Comportamentul și așteptările clienților s-au schimbat radical în ultimii ani. Ei se așteaptă la o asistență și o rezoluție mai bună, mai rapidă și mai eficientă. Pentru a satisface cererea în creștere, aveți nevoie de automatizarea fluxului de lucru pentru a utiliza pe deplin capabilitățile digitale de servicii pentru clienți.
De exemplu, integrați toate platformele dvs. de comunicare într-o interfață unificată pentru a gestiona mai bine interacțiunile cu clienții. De asemenea, puteți sincroniza platformele de emitere a biletelor și sistemele de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) pentru a atribui automat bilete, pentru a gestiona interogările clienților și pentru a urmări fiecare aspect critic fără prea multă intervenție.
Această eficiență nouă vă va permite să explorați strategii de implicare a clienților pentru a consolida relațiile și a genera vânzări și venituri mai mari.
O mai bună colaborare internă
Software-ul de automatizare a fluxului de lucru reduce micromanagementul și face delegarea sarcinilor mai convenabilă. Obțineți mai mult control asupra datelor dvs. și puteți gestiona mai bine partajarea informațiilor între echipe sau rolurile postului.
Instrumentele de automatizare a fluxului de lucru se integrează cu diverse aplicații de afaceri, facilitând schimbul de date și colaborarea ușor. De exemplu, cu software-ul de raportare, puteți crea automat rapoarte detaliate cu informații cheie și le puteți partaja între echipe pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină.
Dacă utilizați instrumente de colaborare precum Microsoft Teams sau Slack pentru lucrul de la distanță, le puteți sincroniza cu ușurință cu software-ul dvs. de gestionare a sarcinilor. Acest lucru vă permite să creați automat sarcini pe baza mesajelor pe care le primiți și să programați întâlniri. Ușor, nu?
Mai mult spațiu pentru scalabilitate și extindere
Deoarece automatizarea fluxului de lucru se ocupă de majoritatea sarcinilor dvs. de zi cu zi, vă eficientizează și organizează mai bine munca, încurajând angajații să-și exploreze abilitățile și să producă rezultate de calitate.
O organizare mai bună devine o parte integrantă a culturii dvs. de muncă, astfel încât să vă puteți atinge obiectivele de afaceri mai rapid și să vă pregătiți pentru mai multe oportunități de creștere. Pe măsură ce volumul de muncă crește, veți avea o forță de muncă calificată gata să facă treaba eficient. Deoarece automatizarea reduce nevoia de a angaja resurse, vă puteți extinde fără probleme afacerea cu resurse minime.
Tipuri de software de automatizare a fluxului de lucru
Puteți automatiza diferite aspecte ale afacerii dvs. pe baza unor obiective specifice. Iată câteva instrumente de automatizare pentru a începe.
Automatizare de marketing
Instrumentele de automatizare a marketingului eficientizează și automatizează diverse activități de vânzări și marketing, inclusiv generarea de clienți potențiali, cultivarea și conversia.
De exemplu, puteți configura un flux de lucru automatizat pentru a obține mai multe clienți potențiali prin conținutul închis. Utilizatorii ar fi mai dispuși să-și împărtășească detaliile și informațiile de contact pentru a afla mai multe despre informațiile pe care le oferiți. Un flux de lucru conceput corespunzător vă poate ajuta să beneficiați de beneficiile generării automate de clienți potențiali.
Un alt mod în care puteți utiliza automatizarea marketingului este să creați o pagină de destinație care să se integreze cu CRM-ul sau baza de date. Când cineva completează un formular pentru a vă accesa conținutul, de exemplu o carte electronică, este adăugat automat la o listă de e-mail, ceea ce declanșează alte fluxuri de lucru pe care este posibil să le fi configurat.
Instrumentul dvs. CRM poate segmenta în continuare aceste contacte și poate rula campanii direcționate pentru a califica clienții potențiali. Odată calificată, echipa dvs. de vânzări poate prelua și transforma acești clienți potențiali în clienți.
Automatizarea proceselor de resurse umane
Gestionarea resurselor umane este obositoare, consumatoare de timp și predispusă la ineficiență și la scăderea productivității. Folosind software-ul de automatizare a proceselor, puteți automatiza multe aspecte ale resurselor umane, inclusiv afișări de locuri de muncă, verificări de CV, urmăriri și multe altele.
De exemplu, puteți configura cu ușurință un flux de lucru automatizat pentru a trimite un e-mail de bun venit sau un alt e-mail personalizat cu materiale de înscriere atunci când înregistrați noi angajați. Acest lucru vă oferă un control mai bun și o vizibilitate mai bună asupra sarcinilor dvs. De asemenea, automatizarea poate face mult mai ușoară gestionarea vacanțelor și a salariilor.
Automatizarea comerțului electronic
Conducerea unei afaceri de comerț electronic înseamnă să purtați mai multe pălării simultan și să gestionați mai multe sarcini mari și mici. Automatizarea comerțului electronic salvează ziua aici. Vă ajută să automatizați cele mai banale sarcini și să realizați lucrări de mare valoare.
Gestionarea automată a inventarului este unul dintre cele mai bune cazuri de utilizare a automatizării comerțului electronic. Când stocurile unui produs popular se epuizează, puteți configura notificări automate care le solicită cumpărătorilor să plaseze comenzi înainte ca stocul să se epuizeze. Puteți elimina automat articolele epuizate de pe site-ul dvs. și puteți declanșa returnarea acestora odată ce sosește noul stoc.
Adăugând software de automatizare la infrastructura existentă, puteți accelera expedierea și logistica și puteți onora comenzile mai rapid și mai eficient.
Automatizare asistență clienți
Dacă interacționați și comunicați cu clienții pe mai multe platforme, utilizați software-ul de serviciu pentru clienți pentru a aduce toate interacțiunile pe o singură platformă unificată și pentru a alimenta datele relevante direct în CRM-urile dvs.
De asemenea, puteți partaja mesaje automate, notificări, e-mailuri și alte actualizări importante. Conectați rețelele sociale și platformele de e-mail cu CRM-ul dvs. și notificați instantaneu clienții.
Folosind software-ul de serviciu pentru clienți, puteți, de asemenea, să configurați un chatbot pe site-ul dvs. web sau în aplicația dvs. mobilă, care direcționează utilizatorii către resurse de auto-ajutor, cum ar fi baze de cunoștințe, întrebări frecvente, videoclipuri tutorial și multe altele, pe baza cuvintelor cheie declanșate pe care le-ați configurat.
Puteți sincroniza în continuare toate aplicațiile de servicii pentru clienți pentru partajarea și gestionarea datelor îmbunătățite. O mai bună vizualizare a datelor prin automatizare vă permite să luați decizii bazate pe date și să dezvoltați strategii mai bune.
De ce automatizarea fluxului de lucru este calea de urmat
Productivitatea crescută, eficiența timpului și costurile reduse au un impact pozitiv asupra afacerii dvs. O productivitate mai bună înseamnă că angajații oferă rezultate mai bune, de calitate superioară.
Eficiența timpului vă ajută să vă atingeți obiectivele de afaceri mai rapid și să faceți mai multe în mai puțin timp. Cu costuri reduse și performanță îmbunătățită, vă puteți extinde marjele de profit și puteți genera mai multe venituri pentru afacerea dvs.
Automatizarea fluxului de lucru are puterea de a ajuta lumea să facă față provocărilor și nevoilor consumatorilor în continuă evoluție. Oferă companiilor un avantaj față de concurenții lor, cu rezultate mai bune și servicii mai rapide. De asemenea, digitalizarea deschide porți către noi oportunități, încurajează inovația și vă ajută să vă extindeți baza de clienți. Beneficiile sunt nesfârșite!
Doriți să creați procese eficiente și eficiente care să vă sporească producția și să vă ajute să vă atingeți obiectivele? Iată cum o puteți face cu gestionarea fluxului de lucru.