Cine este cine într-un program de e-mail de succes?

În joburile noastre de zi cu zi la Validity, lucrăm cu echipe de e-mail de toate formele și dimensiunile din întreaga lume. Acest lucru ne ajută să cunoaștem și să înțelegem rolurile cheie într-un program de e-mail de succes de la început până la sfârșit.

În timp ce soluțiile de e-mail, cum ar fi suita noastră de produse de livrare, sunt concepute pentru a ajuta la identificarea problemelor sau riscurilor, uneori s-ar putea să vă gândiți „acum ce?” sau „cui cer să facă asta?”

În calitate de agent de marketing, este important să știți la ce resursă să apelați (atât în ​​interiorul, cât și în afara organizației dvs.) pentru a finaliza lucrurile.

Rolurile și responsabilitățile din cadrul unui program de e-mail pot fi limitate la o singură persoană, care poartă toate pălăriile despre care vom discuta sau pot include o varietate de echipe în funcție de complexitatea organizației. Acest ecosistem poate include și o sursă externă, cum ar fi un furnizor de servicii de gestionare (MSP) sau un consilier juridic.

Deci, să vorbim despre operarea unui program de e-mail de la zero. Aceasta nu este o listă exhaustivă de sarcini de făcut, deoarece unele sarcini ar putea necesita mai mulți pași. Dar, vă va oferi un punct de plecare și o direcție.

Configurați-vă domeniul de trimitere

Este extrem de important să ai un domeniu specific pentru afacerea ta (în loc să te bazezi pe o adresă de e-mail mai personală de la un furnizor gratuit precum Outlook sau Gmail).

De ce?

• Credibilitate: Folosind numele companiei dvs. ca domeniu de trimitere, câștigați credibilitate față de baza dvs. de abonați.
• Conștientizarea mărcii: utilizarea unui domeniu de afaceri ajută la creșterea gradului de cunoaștere a mărcii și la evitarea confuziei cu abonatul final.
• Securitate sporită: un domeniu de afaceri vă ajută să vă protejați conturile, atât intern, cât și extern.

Am vorbit cu propriul nostru director senior de IT, Dean O. despre acest subiect. Gândurile lui erau clare: „Întotdeauna cred că companiile care folosesc un cont de e-mail gratuit, cum ar fi Gmail, chiar și într-o operațiune cu două persoane.Cred, crește!Ai un domeniu de afaceri!”

Dacă nu sunteți sigur cum să obțineți și să înregistrați un nume de domeniu, puteți lucra cu site-uri de găzduire populare, cum ar fi GoDaddy sau domain.com, sau puteți identifica și selecta un furnizor de servicii de e-mail (ESP) și ei pot face acest lucru pentru dvs. ESP-ul dumneavoastră va fi, de asemenea, responsabil pentru atribuirea unei adrese IP.

Selectați un furnizor DNS

Stai, un DN-ce?

DNS (Domain Name Server) furnizează instrucțiuni și informații despre un domeniu, inclusiv ce adresă IP este asociată cu acel domeniu și cum se gestionează cererile pentru acel domeniu.

DNS a fost creat pentru că oamenilor le este mai ușor să-și amintească nume (de exemplu, www.afacerea ta.com ) decât o serie de numere precum adresa ta IP.

Furnizorul de DNS poate gestiona procesul de înregistrare a domeniului, așa că atunci când căutați soluții, întrebați dacă aceasta face parte din serviciile incluse, deoarece vă va economisi un pas mai târziu. Ca parte a DNS, veți crea un fișier de zonă găzduită la care veți avea acces dumneavoastră sau echipa IT. Fișierul de zonă va conține informații importante pe care furnizorii de căsuțe poștale le vor căuta. De exemplu, o înregistrare SPF sau diferiți identificatori TXT care sunt necesari pentru a configura Instrumentele Google Postmaster.

Această funcție este de obicei completată de o persoană IT sau de un administrator de rețea. Acest lucru poate fi, de asemenea, externalizat către un furnizor de servicii gestionate (MSP), care este ideal pentru întreprinderile mici și mijlocii. Veți găsi că MSP este similar cu un consultant IT.

Asigurați-vă că autentificarea este configurată corect

Autentificarea prin e-mail este procesul de confirmare și verificare a identității digitale a unui expeditor. Confirmând că un expeditor este cine pretinde că este, autentificarea protejează atât marca, cât și destinatarii e-mailurilor de atacuri de falsificare și phishing.

În marketingul prin e-mail, există trei piloni de autentificare:

• SPF (cadru de politică pentru expeditori)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (autentificare, raportare și conformitate a mesajelor bazate pe domeniu)

SPF și DKIM sunt ambele necesare și sunt cele mai utilizate pe scară largă de către expeditorii de e-mail. DMARC poate fi configurat în orice moment odată ce SPF și DKIM sunt instalate. ESP-ul dvs. va gestiona de obicei SPF și DKIM, în timp ce DMARC este actualizat în fișierul zonei DNS de către o persoană IT, un administrator de rețea sau MSP.

Solicitați consiliere juridică

Înainte de a trimite campanii de e-mail, veți dori să vă implicați echipa juridică (internă sau externă) pentru a vă asigura că respectați CAN-SPAM și diversele legi de confidențialitate la nivel de stat aici, în SUA.

Când vine vorba de crearea de conținut pentru a-l trimite abonaților tăi, sunt necesare anumite elemente de e-mail. De exemplu, șabloanele de e-mail trebuie să includă adresa dvs. fizică, ceea ce este de obicei surprinzător pentru cei mai noi în marketing.

Rețineți că ceea ce vă împărtășesc aici nu este consiliere juridică și nu este o listă exhaustivă.

Dacă trimiteți poștă internațională, vor exista considerații suplimentare, cum ar fi legile privind confidențialitatea GDPR, CASL sau LGDP, în funcție de locul în care se află abonații dvs., nu dvs.. Echipa dumneavoastră juridică vă va ajuta să navigați în aceste reglementări în evoluție.

Verificați buclele de feedback

ESP-ul dvs. va fi responsabil să se asigure că sunt configurate buclele de feedback adecvate, care permit identificarea și eliminarea abonaților care vă marchează e-mailul ca nedorit sau spam.

De ce ți-ar marca cineva e-mailul ca spam sau nedorit? Există o mulțime de motive, dar unele motive comune sunt că abonatul nu mai găsește conținutul dvs. relevant, nu poate găsi linkul de dezabonare (acesta este necesar și în șablonul dvs. de e-mail, apropo!) sau poate nu au avut o experiență bună cu marca dvs.

Deși ESP este responsabil pentru buclele de feedback, va trebui să le verificați pentru a vă asigura că funcționează conform așteptărilor.

Cunoaște-ți procesul de gestionare a respingerii

ESP va avea, de asemenea, stabilite reguli pentru gestionarea adreselor de e-mail care resping.

Pentru configurarea tehnică, nu aveți de ce să vă faceți griji. Darar trebuisă fiți conștienți demotivul pentru careadresele revin sau sunt blocate de furnizorii de căsuțe poștale precum Yahoo sau Gmail. ESP-ul dumneavoastră vă va putea furniza rapoarte despre codurile de respingere dacă este o problemă.

Unele motive comune de respingere ar putea include trimiterea către o adresă de e-mail nevalidă sau trimiterea către o căsuță de e-mail plină a abonaților.

Creați și mențineți lista de abonați

Nu cumpărați niciodată liste. Vreodată. Achiziția listei trebuie să se facă organic, cu abonații consimțând să primească mesajele dvs.

Pentru a vă construi lista, adăugați un formular pe site-ul dvs. web în care abonații se pot înscrie pentru a vă primi e-mailurile. Asigurați-vă că capturați și păstrați ziua și ora la care persoana a optat pentru a vă primi e-mailurile.

Acestea sunt informații importante pe care trebuie să le păstrați în cazul oricărei acțiuni legale întreprinse împotriva mărcii dvs. în legătură cu programul dvs. de e-mail. Un administrator de e-mail sau un administrator al bazei de date va fi responsabil pentru menținerea bazei de date a abonaților.

Vorbind de liste, veți dori să efectuați o igienă regulată a listei pe lista dvs. de abonați.

Utilizați o soluție, cum ar fi Validity BriteVerify, pentru a ajuta la identificarea înregistrărilor care sunt invalide, au o greșeală de tipar sau chiar dacă căsuța poștală a abonaților este plină. Serviciul va oferi îndrumări cu privire la contactele de suprimat și care sunt valide și care pot fi trimise prin e-mail.

În mod ideal, veți folosi un serviciu de validare a e-mailului pentru a vă menține lista de abonați curată, dar, cel puțin, asigurați-vă că verificați manual problemele evidente de sintaxă și greșelile de scriere.

Creează-ți conținutul

Acum pentru puțină distracție! Este timpul să vă gândiți la conținutul și designul dvs. de e-mail. Există câteva opțiuni bune de șabloane drag-and-drop care se pot inspira din site-ul dvs. web pentru a vă ajuta să vă construiți șabloanele. Unele ESP oferă acest lucru ca parte a serviciului lor. De asemenea, puteți colabora cu un furnizor care oferă acest serviciu.

Când creați, gândiți-vă la ceea ce vă place și ce vă atrage atenția în propria dvs. căsuță de e-mail.

În cele din urmă, asigurați-vă că verificați cum se redă reclamele pe diferite dispozitive și asigurați-vă că optimizați pentru utilizatorii de dispozitive mobile înainte de a trimite.

Trimite e-mailul!

Desfășurarea e-mailului va fi efectuată de dvs. atunci când sunteți conectat la ESP. Dar înainte de a apăsa trimite, asigurați-vă că numele dvs. de marcă este „prietenos de la”.

Aceasta este diferită de adresa de e-mail completă – este mai mult ca o poreclă pentru acea adresă de e-mail. Ne spune de la ce companie provine e-mailul fără să fim nevoiți să ne uităm la informațiile despre domeniul de trimitere.

Utilizarea numelui companiei dvs. va oferi abonatului o recunoaștere ușoară și va reduce riscul ca e-mailul dvs. să fie marcat ca nedorit.

Iată un exemplu prietenos din Validity:

Monitorizați-vă performanța e-mailului

E-mailul a fost trimis în sfârșit! Si acum ce?

Veți dori să măsurați succesul său și să știți dacă ceva nu merge bine. Urmăriți valorile cheie, cum ar fi deschideri, clicuri, respingeri, reclamații și dezabonări.

De asemenea, veți dori să urmăriți dacă e-mailul dvs. ajunge în cutiile poștale ale abonaților dvs. (nu în dosarele lor de spam) folosind o soluție de livrare a e-mailului, cum ar fi platforma noastră Everest. Cu Everest, vă puteți monitoriza cu ușurință domeniul și reputația IP, plasarea în căsuța de e-mail de către furnizorul de căsuțe poștale, puteți verifica redările de design înainte de a trimite și multe altele.

Deci, acesta este structura de bază a unui program de e-mail performant. Iată un ghid rapid de referință recapitulând ceea ce tocmai am învățat.

Dar rețineți: nicio echipă nu este completă fără instrumentele și tehnologia potrivite.

Pentru a vedea ce poate face Everest pentru dvs., discutați astăzi cu echipa noastră de experți în e-mail!