Cum să decideți când să externalizați anumite roluri de muncă

Conducerea unei agenții digitale nu este ușor. Deși designul web este profitabil, concurența abundă, iar marjele de profit sunt uneori subțiri. De aceea, diferența dintre o agenție digitală de succes și una nereușită nu are deseori nimic de-a face cu talentul. Mai degrabă, totul ține de eficiență. Este o cursă grozavă pentru a vedea care agenție poate conduce cel mai slab fără a compromite calitatea muncii sale. Fără îndoială, unul dintre cele mai eficiente instrumente pe care agențiile digitale le au la dispoziție pentru a îmbunătăți eficiența și a limita costurile este externalizarea. Unele locuri de muncă și roluri nu justifică angajarea de personal cu normă întreagă. Uneori, asta din cauza cheltuielilor generale implicate. Alteori, este pentru că rolurile postului în sine nu fac parte din competențele de bază ale agenției. Indiferent de motiv, a ști ce roluri să externalizezi poate însemna diferența dintre o agenție care trage cu toți cilindrii și una care pur și simplu șchiopătează.

Vestea bună este că există un proces destul de simplu pe care o agenție digitală – sau orice altă companie – îl poate urma pentru a lua decizii inteligente de externalizare. Acest articol va explica acest proces într-un limbaj simplu. Prin concluzia sa, veți avea instrumentele și cunoștințele necesare pentru a decide ce posturi să externalizați și pe care să le păstrați în interior. Să începem.

Atribuiți un scor fiecărui rol de post

Primul pas în procesul de luare a deciziilor de externalizare este crearea unei liste cu fiecare post de muncă din cadrul companiei. Apoi, ar trebui să atribuiți un scor fiecărui rol enumerat. În esență, ar trebui să acordați fiecărui rol un singur punct pe baza răspunsurilor afirmative la următoarele întrebări:

• Rolul postului nu are legătură cu funcționarea de zi cu zi a afacerii?
• Este rolul postului în afara competențelor de bază ale afacerii?
• Rolul postului necesită expertiză specifică?
• Funcția rolului postului necesită timp?
• Ar putea lucrarea să fie făcută fără cunoștințe extinse despre afacere?

În esență, cu cât este mai mare scorul atribuit funcției, cu atât este mai mare probabilitatea ca acesta să fie o țintă bună pentru externalizare. Cu scorurile în mână, ar trebui să fie posibilă eliminarea multor – dacă nu majoritatea – rolurilor actuale de muncă din cadrul companiei. Rolurile eliminate sunt fie prea centrale pentru operațiunile afacerii, fie implică o muncă realizată cel mai bine în strânsă colaborare cu restul forței de muncă a afacerii.

Calculați costul general al rolurilor de job cu scoruri ridicate

Întrucât unul dintre avantajele majore ale externalizării este că ajută la limitarea costurilor, următorul pas este calcularea cheltuielilor generale asociate fiecărui rol cu ​​punctaj ridicat identificat în primul pas. Aceasta va oferi o bază solidă de comparație cu ofertele de la o firmă de externalizare sau un freelancer. Pentru a determina cheltuielile generale legate de un rol individual de muncă, este necesar să luați în considerare câteva lucruri.

În primul rând, este necesar să se calculeze cheltuielile generale lunare totale ale companiei. Acestea includ costurile de birou, consumabile, tehnologie și orice altceva pe care afacerea le oferă fiecărui angajat. Apoi, împărțiți totalul acestor costuri la numărul total de oameni angajați de companie. Aceasta va oferi o estimare rezonabilă a cheltuielilor generale brute per angajat al companiei.

Următorul pas este de a calcula cheltuielile generale directe asociate cu angajatul care servește în prezent în fiecare post. Acestea includ salariile, beneficiile, impozitele pe salarii și alte costuri asociate. Apoi, adăugați rezultatul la cifra generală pentru fiecare angajat și veți ajunge la costul lunar total al fiecărui post. Pentru comparații mai bune mai târziu, puteți împărți acele rezultate la numărul total de ore pe care fiecare angajat a lucrat (sau câte ore le-a petrecut îndeplinind un anumit rol). Asta vă va spune cât costă fiecare rol pe oră.

Calculați costurile concedierii angajaților

Următorul lucru de luat în considerare este cât va costa renunțarea angajaților dacă eventualul aranjament de externalizare o impune. Deși acestea sunt de obicei costuri unice, compania trebuie să le înțeleagă înainte de a merge mai departe cu un plan de externalizare. Acolo unde este cazul, principalele lucruri de luat în considerare sunt pachetele de indemnizație și beneficiile extinse.

De asemenea, este necesar să ne gândim la costurile asociate cu retragerea angajaților. De exemplu, cât va costa recuperarea proprietății companiei și dezactivarea accesului la infrastructura IT și la datele companiei? Aceste costuri pot varia considerabil în funcție de tipul de angajat și de durata serviciului. De asemenea, este o idee bună să păstrați un angajat care pleacă pe statul de plată, ori de câte ori este posibil, în timpul tranziției la un aranjament de externalizare. Deoarece acest lucru ar putea crește temporar costurile, afacerea trebuie să fie pregătită să suporte povara suplimentară.

Determinați o marjă de eroare acceptabilă

Dacă un aranjament de externalizare ar fi o adevărată comparație de la mere la mere cu angajații dvs. să îndeplinească un anumit rol de muncă, rezultatele pasului anterior ar decide întotdeauna ce roluri de muncă să externalizeze. Cu toate acestea, locurile de muncă externalizate nu sunt echivalente cu cele făcute de lucrătorii interni. Va exista întotdeauna o anumită marjă de eroare din cauza distanței logistice și fizice dintre afacere și lucrătorii care se ocupă acum de fiecare post. Deci, este important să ținem cont de asta.

Ideea este să vă dați seama, pentru fiecare post de muncă pe care aveți în vedere externalizarea, câte erori sau întârzieri în efectuarea acelei lucrări poate tolera afacerea. De exemplu, dacă afacerea predă o funcție a unui loc de muncă către o firmă de outsourcing sau un freelancer și face o greșeală - cât timp își poate permite afacerea să aștepte o corecție înainte de a costa mai mulți bani și daune reputației decât valoarea jobului?

Chestia este că nu există un răspuns corect sau greșit la întrebare. Este ceva pe care fiecare afacere trebuie să decidă singură, în funcție de relațiile cu clienții și de standardele de calitate pe care alege să le susțină. În această etapă, este posibil ca unele roluri de muncă – indiferent cât de mult ar putea economisi afacerea prin externalizare – să nu merite riscul potențial implicat.

Solicitați cotații de externalizare

Următorul și ultimul pas în procesul de luare a deciziilor de externalizare este solicitarea de oferte pentru munca necesară. Acest lucru ar trebui să înceapă cu o anumită diligență cu privire la potențialii parteneri de externalizare. Este esențial să găsiți candidați cu experiență solidă pentru succes și experiență verificabilă în ceea ce privește munca pe care o cere afacerea. Apoi, puteți pregăti o cerere de ofertă pentru candidații care trec de adunare. Aici sunt utile toate informațiile adunate în pașii anteriori. Îl puteți folosi pentru a comunica mai multe lucruri potențialilor parteneri de externalizare, inclusiv:

• Natura specifică și domeniul de aplicare a lucrării solicitate
• Marja de eroare acceptabilă
• Maximul pe care afacerea ar lua în considerare cheltuielile pentru lucrare
• Când trebuie să înceapă aranjamentul de externalizare

În acest moment, decizia se rezumă la care partenerii de outsourcing vor fi de acord să îndeplinească cerințele companiei la cel mai mic preț. Pentru cei care o fac, ar trebui să urmeze aranjamentul corespunzător.

Concluzia – Când să externalizați

Urmând procedura de mai sus, o agenție digitală sau orice alt tip de afacere ar trebui să poată lua decizii inteligente de externalizare. Când este urmată, procedura ar trebui să minimizeze riscul și să îmbunătățească șansele ca aranjamentele de externalizare rezultate să răspundă nevoilor afacerii, reducând în același timp costurile. Desigur, este, de asemenea, posibil ca externalizarea să nu aibă sens pentru multe dintre agențiile digitale de acolo. Cu siguranță nu este nimic în neregulă cu asta. Cu toate acestea, merită întotdeauna să păstrați externalizarea disponibilă ca opțiune, deoarece condițiile de afaceri și de operare se pot schimba și se schimbă adesea.