Ce este digitizarea documentelor și de ce merită implementată?

Datorită digitizării, nu trebuie să vă faceți griji că documentele dumneavoastră vor fi distruse, de exemplu, ca urmare a vărsării de cafea, incendiu sau orice alt eveniment neașteptat. Toate materialele digitale pot fi recuperate chiar și în cazul unei defecțiuni a computerului.

Cu ceva timp în urmă, fiecare firmă sau secretariat avea un spațiu special amenajat în care strângea și depozita documentele pe hârtie. În zilele noastre, însă, arhivarea documentelor arată complet diferit - arhivele tradiționale devin învechite.

Așa-numita digitizare este responsabilă de acest fenomen. Ce este și ce merită să știi despre el? De ce merită să implementezi această soluție în compania ta?

Ce este digitizarea documentelor și ce implică aceasta?

Digitalizarea documentelor este procesul de transformare a documentelor pe hârtie în formă digitală. Datorită acestui fapt, informațiile conținute în aceste materiale devin ușor accesibile de pe un computer și dispozitiv mobil.

Ele pot fi căutate rapid, stocate în siguranță și supuse diferitelor activități electronice - partajate, semnate, aprobate, înregistrate sau editate.

Multe tipuri de documente pot fi digitizate:

1. Facturi – Digitalizarea facturilor permite gestionarea ușoară și accesul rapid la informații despre tranzacții.
2. Contracte – Copiile digitale ale contractelor le permit să fie stocate și partajate cu ușurință.
3. Rapoarte financiare – Digitalizarea rapoartelor financiare facilitează analiza datelor și luarea deciziilor de afaceri.
4. Documente de personal – Versiunile digitale ale documentelor angajaților, cum ar fi contractele de muncă, permit gestionarea ușoară a datelor personale într-o singură aplicație.
5. Note de afaceri – digitizarea notelor facilitează comunicarea între membrii echipei.
6. Formulare de cerere – Sunt mai ușor de completat și procesat decât cele tradiționale.
7. Documente legale – Copiile digitale ale documentelor juridice le fac mai ușor de accesat și arhivat.
8. Fișe medicale – Fișele medicale electronice facilitează gestionarea datelor pacientului.
9. Corespondență – Digitalizarea corespondenței permite gestionarea ușoară și accesul rapid la mesajele importante.

Nu doar documentele pot fi digitizate, ci și, de exemplu, înregistrările audio sau microfilmele. Acest proces este perfect și pentru arhivarea materialelor bibliotecii și permite, pe de o parte, să le pună la dispoziție utilizatorilor și, pe de altă parte, să protejeze originalul împotriva deteriorării.

De ce este recomandată digitizarea documentelor?

Digitalizarea permite stocarea tuturor documentelor în formă digitală. Dar care sunt beneficiile deciziei de a-l implementa? Ce câștigi tu, ca antreprenor, și angajații pe care îi gestionezi? Acestea sunt efectele pozitive ale digitizării colecțiilor, arhivelor și a tuturor tipurilor de documentație pentru compania dumneavoastră.

1. Economisirea spațiului de birou
2. Ușurând munca de zi cu zi
3. Depozitare sigură a documentelor
4. Protecția documentelor împotriva distrugerii
5. Calitatea superioară a serviciilor pentru clienți
6. Digitalizarea și protecția mediului

Cum implementați digitalizarea în compania dvs.?

Implementarea digitizării documentelor într-o companie este un proces complex. Cu toate acestea, cu o planificare și implementare adecvată, va aduce multe beneficii întreprinderilor. Amintiți-vă, totuși, că cheia succesului nu este doar tehnologia în sine, ci și angajamentul și disponibilitatea angajaților de a se schimba.

Stilul de lucru al furnizorului de sistem de digitizare a documentelor în sine este, de asemenea, foarte important. Ar trebui să ofere servicii complete și să coopereze în fiecare etapă de implementare.

Merită să fiți atenți dacă dedică suficient timp interviului pre-implementare, precum și dacă oferă suport post-implementare și consultanță generală de afaceri în domeniul tehnologiei.

Implementarea în fiecare companie va arăta complet diferit. Instrumentele de digitalizare și strategia de implementare sunt adaptate naturii specifice a afacerii, industria, dimensiunea, obiectivele și nevoile acesteia.

Cu toate acestea, o adaptare bine realizată trebuie să includă următoarele etape:

1. Definirea obiectivelor și cerințelor

Primul pas este să definiți ceea ce doriți să obțineți prin digitalizarea documentelor. Este vorba despre îmbunătățirea proceselor de afaceri? Economie de spațiu? Reducerea costului?

Definiți-vă obiectivele și cerințele pentru a putea planifica bine întregul proces.

2. Analiza Situației Actuale

Apoi analizați situația actuală din compania dvs. Ce tipuri de documente sunt utilizate în prezent? Cum sunt stocate și gestionate?

Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți ce schimbări sunt necesare și ce provocări pot apărea.

3. Alegerea tehnologiei potrivite

Următorul pas este selectarea instrumentelor și tehnologiilor adecvate pentru digitizarea documentelor. Există multe sisteme și soluții diferite disponibile pe piață. Prin urmare, este important să faceți o alegere în cunoștință de cauză, care să vă satisfacă toate cerințele.

În acest scop, trebuie să efectuați cercetări amănunțite în industria furnizorilor de acest tip de soluții.

4. Planificare și pregătire

După ce ați ales tehnologia potrivită, este timpul să vă planificați și să vă pregătiți. Decideți ce documente vor fi digitizate mai întâi, stabiliți un program de lucru și pregătiți resursele adecvate.

5. Implementare

Acum este momentul pentru implementarea corectă. Începeți prin a digitiza documentele selectate, monitorizați întregul proces și verificați în mod regulat dacă totul funcționează conform planului.

6. Instruirea personalului

Nu uitați să vă instruiți angajații. Ei trebuie să știe cum să folosească noul sistem și cum să gestioneze documentele digitale.

7. Monitorizare și îmbunătățire continuă

După implementare, este important să monitorizați și să îmbunătățiți constant procesul de digitalizare.

Verificați în mod regulat dacă sistemul corespunde așteptărilor dumneavoastră și dacă aduce beneficiile așteptate.

În concluzie

Digitalizarea joacă un rol extrem de important în afacerile moderne și este de așteptat să progreseze în continuare. Merită să ții pasul cu vremurile și să folosești noile tehnologii.

Cu atât mai mult cu cât aduce beneficii măsurabile și specifice atât companiei în sine, cât și angajaților, partenerilor și clienților săi.

Digitalizarea documentelor este un proces care poate îmbunătăți semnificativ funcționarea unei companii.

De la creșterea eficienței muncii, prin economisirea spațiului, până la protejarea mediului - beneficiile sunt numeroase.