Ce este o semnătură electronică: o oportunitate de digitalizare

Semnăturile electronice reprezintă o modalitate perfectă de a digitiza procesele și de a le regândi complet pentru a le face mai eficiente, eliminând dezeconomiile care caracterizează adesea procesele tradiționale.

Valoarea legală și posibilitatea utilizării lor în mai multe situații le face un instrument puternic în sprijinul digitalizării.

Ce este o semnătură electronică?

Semnătura electronică este o tehnologie care face posibilă semnarea unui document sau contract fără a-l imprima și fără a aplica o semnătură de mână pe acesta.

La semnarea electronică a unui contract asociem un set de date electronice, care creează însăși semnătura electronică, unui alt set de date electronice, care formează documentul sau contractul pe care trebuie să-l semnăm.

Acest lucru se poate face pur și simplu făcând clic pe un buton, de exemplu.

Scrive , care este partenerul Doxee pentru semnături electronice, asigură evidența acestor elemente cheie datorită Pachetului de dovezi, un set de informații care descrie toate evenimentele diferite prin care documentul este supus și care este atașat documentului semnat în sine. Pachetul Scrive Evidence, care stabilește standardul industriei, este atașat fiecărui document semnat. Este o colecție detaliată și, cel mai important, completă de dovezi de înaltă calitate care cuprind fiecare eveniment din procesul de semnare a documentului, din momentul în care autorul termină pregătirea documentului pentru semnare și până când documentul final semnat este sigilat digital.

Sunt semnăturile electronice obligatorii din punct de vedere juridic?

Semnăturile electronice sunt obligatorii din punct de vedere juridic datorită celor trei elemente din cadrul pachetului de probe care trebuie să fie întotdeauna prezente și clare, indiferent de formatul documentului – hârtie sau digital, și definesc ciclul de viață al unui document semnat – din momentul în care acesta este partajat. cu omologul, până la momentul semnării.

Cele 3 elemente care asigură valoarea juridică a unui contract semnat pot fi rezumate astfel:

• dovada intenției , adică intenția semnatarului de a fi de acord cu documentul și conținutul acestuia
• identitatea semnatarului
• integritatea documentului în sine, asigurați-vă că nu a fost alterat.

Dovezile colectate în Pachetul de dovezi constau din jurnalele de audit care arată, de exemplu:

• O captură de ecran a acordului în interfața de utilizare Scrive, pentru a demonstra intenția
• Dovada identificării semnatarului , care ar putea fi adresa de e-mail, numărul de telefon sau alte mijloace de identificare electronică a acestuia
• Referințe de timp care arată data și ora exactă a evenimentelor, cum ar fi identificarea, deschiderea documentului și semnarea
• În cele din urmă, pe documentul semnat este aplicată o semnătură digitală (sau sigiliu digital ): acest lucru va preveni manipularea acestuia și va asigura integritatea acestuia.

Când vorbim de semnături electronice în orice țară din Uniunea Europeană, ar trebui întotdeauna să luăm în considerare mai întâi Regulamentul eIDAS, care reglementează diferitele tipuri de semnătură electronică și cu caracteristici diferite atât din punct de vedere tehnologic, cât și juridic. Acesta este motivul pentru care utilizarea și implementarea soluțiilor de semnătură electronică oferă o oportunitate puternică de a crea noi servicii și de a genera o eficiență mai mare în procesele normale de afaceri și de onboarding digital.

De ce să folosiți o semnătură electronică pentru a vă simplifica procesele digitale?

Implementarea unei semnături electronice ajută la accelerarea proceselor de semnare, deoarece face posibilă semnarea unui contract oricând, oriunde și de pe orice dispozitiv, fie că este un computer personal sau un smartphone. În funcție de procesul specific și de tipul contractului, puteți alege soluția de semnătură electronică care se potrivește cel mai bine cerințelor. Acestea sunt doar câteva exemple ale beneficiilor semnăturii electronice , care face posibilă atingerea scopului final: simplificarea unui proces digital.

Printre beneficiile imediate, se numără: costuri reduse de management, sincronizare eficientă a proceselor și posibilitatea de a obține semnături cu valoare legală deplină în doar câțiva pași, chiar și atunci când există mai mult de un semnatar.

Semnăturile electronice de bază (BES) și Semnăturile electronice avansate (AES) sunt adesea cea mai bună opțiune atunci când vine vorba de digitalizarea proceselor de onboarding sau semnare: ele combină nevoia de eficiență cu nevoia de a avea documente obligatorii din punct de vedere legal. BES și AES sunt ușor de utilizat și sunt gratuite pentru semnatari. În plus, utilizatorii nu trebuie să gestioneze noi acreditări personale, parole sau dispozitive suplimentare, cum ar fi carduri inteligente sau jetoane USB. O adresă de e-mail, un telefon mobil și un mijloc de identificare sunt tot ce au nevoie pentru a accesa documentul și a-l semna.

Ce poți face cu semnăturile electronice

În ultimii ani, aproape toate procesele de cumpărare s-au transformat în tranzacții online, de la achiziționarea de toate tipurile de produse, până la semnarea contractelor, și de la furnizarea de servicii și contracte de asigurare până la crearea unui nou cont bancar.

Multe dintre tranzacțiile care acum au fost transformate în procese digitale au fost odată posibile doar în prezența sau cu sprijinul esențial al unui operator.

La asta ne referim exact când vorbim despre onboarding digital . Onboarding-ul digital constă într-un proces care digitalizează toți pașii necesari pentru a permite unui nou client să procedeze la achiziționarea unui produs sau să activeze un serviciu.

Poate vă întrebați de ce am introdus acest concept și ce legătură are el cu semnăturile electronice.

Fiecare relație cu un client, fie că este un client nou sau unul existent, poate fi transformată într-o relație digitală, făcând-o mai eficientă și satisfăcătoare de ambele părți. Dar cum?

Pentru a implementa un proces de onboarding digital, trebuie să începem prin a analiza fiecare dintre pașii relației cu clienții și să înțelegem cum îi putem digitaliza cel mai bine, asigurându-ne că oferim întotdeauna suportul necesar și compensăm absența „ umanului ”. componentă, adică contactul cu operatorul.

Exact atunci semnăturile electronice pot fi integrate cu succes, ca instrument care transformă momentul achiziționării semnăturii într-un proces eficient, fără fricțiuni și care economisește timp. Dacă luăm ca exemplu scenariul italian, cercetările arată că:

• După pandemia de COVID-19, 68% dintre italieni se așteaptă să poată contacta companiile prin canale digitale (IlSole24Ore)
• Onboarding-ul digital, inclusiv semnarea electronică a contractelor, este una dintre primele 10 priorități de investiții pentru sectorul bancar (raportul ABILab, 2022).

Așadar, să ne aruncăm în câteva exemple și să vedem cum să folosim semnăturile electronice pentru a debloca oportunități cheie de digitalizare.

Un caz de utilizare: sectorul utilităților

O activitate care a dus la cozi mai scurte la ghișeele de față în favoarea digitalului este achiziționarea de noi contracte pentru furnituri multi-utilități și gestionarea ulterioară a tuturor fazelor și activităților conexe. În acest caz, o soluție de semnătură electronică de bază poate fi utilizată eficient, eventual sub forma unui BES „robust”. Cel mai simplu mod de a crește valoarea unui SES este să folosești un cod OTP (parolă unică) care să fie trimis semnatarului, prin sms, aplicație sau e-mail. Trimiterea codului OTP către un dispozitiv deținut de semnatar este o formă de autentificare de către acesta și permite persoanei să-și confirme în continuare disponibilitatea de a semna acel document.

Documentele necesare pot fi puse cu ușurință la dispoziție pentru semnare prin e-mail sau prin încărcarea lor într-o zonă web dedicată și devine posibil să se creeze o experiență digitală a clienților din ce în ce mai bogată și personalizată.

Pe lângă dematerializarea contractelor și abonamentelor, se mai pot crea și procese în care alte interacțiuni între companie și client nu mai au loc la ghișeu sau la telefon, ci digital. Cu fluxul de lucru potrivit și punctele de contact necesare și îndemnurile la acțiune, puteți oferi clienților opțiunea de a face o întâlnire cu un operator sau de a activa un nou serviciu cu doar câteva clicuri, creând astfel oportunități de vânzare încrucișată și upselling. Toate documentele pot fi puse la dispoziție pentru semnare prin e-mail sau printr-o zonă web dedicată și devine posibil să se creeze o experiență digitală a clienților din ce în ce mai bogată și personalizată.

Semnătura electronică în documentele de resurse umane

O simplă semnătură electronică poate fi folosită și pentru a dematerializa și a eficientiza anumite rapoarte și procese de HR. De exemplu, o simplă semnătură electronică poate fi utilizată atunci când se solicită concediu, concediu, solicitări de formare sau cereri de cheltuieli. În acest sens, merită menționată o clarificare recentă din partea Agenției Fiscale din Italia, care este cuprinsă în răspunsul nr. 740 din 20 octombrie 2021, privind gestionarea rapoartelor de cheltuieli, un tip de document foarte răspândit în HR. Răspunsul agenției italiene a clarificat că rapoartele de cheltuieli digitale nu necesită o semnătură electronică calificată sau o semnătură avansată a angajatului, făcând astfel perfect plauzibilă folosirea unei semnături electronice de bază.

Semnătura electronică pentru notificările de confidențialitate

Politicile de confidențialitate pot fi semnate printr-osoluție simplă de semnătură electronică odată ce semnatarul are șansa de a vizualiza și citi în mod corespunzător documentul în sine.Acest lucru ar putea fi implementat și prin e-mail sau informațiile pot fi puse la dispoziție într-o zonă web specială pe care o accesează semnatarul cu o pereche de acreditări. Îndemnul pentru semnătură, sub forma unei soluții punct-and-click (de exemplu, un buton care exprimă clar dorința de a semna documentul) poate fi plasat la sfârșitul dezvăluirii, astfel încât semnatarul să poată vezi-o.

Semnătura electronică pentru aprobarea ofertelor și a comenzilor de cumpărare

Acceptarea unui deviz sau a unei comenzi de cumpărare este o altă activitate care se poate realiza prin aplicarea unei Semnături Electronice de bază, digitalizând astfel și aducând eficiență acestor tipuri de tranzacții. De asemenea, în acest caz, semnătura electronică de bază vă permite să simplificați procesele care altfel ar necesita schimbul, tipărirea și scanarea diferitelor documente pentru a obține o semnătură scrisă de mână. Acești pași sunt redusi semnificativ, dacă nu eliminați, odată cu adoptarea unei abordări digitale. În plus, valoarea juridică a unei semnături electronice de bază este clar definită în Regulamentul european eIDAS, în timp ce nu același lucru se poate spune și pentru semnăturile scrise de mână scanate.

Articol scris împreună cu Scrive.