Ce este o comandă de achiziție? - Înțelegerea pe deplin pentru a gestiona unul

Comenzile de achiziție sunt esențiale pentru toate activitățile comerciale. Cu toate acestea, „Ce este o comandă de achiziție” și „Cum poate o afacere să se ocupe eficient de una” sunt încă întrebări dificile pentru mulți proprietari de afaceri noi sau cei care intenționează să înceapă o afacere. Nu vă faceți griji. Acest articol vă va răspunde la toate întrebările despre o comandă de cumpărare.

Ce este o comandă de achiziție?

O comandă de achiziție (PO) este un document obligatoriu creat de cumpărător și transmis vânzătorului.

OP-urile ajută companiile să țină evidența achizițiilor lor – cantitatea, costul, timpul de plată, deoarece totul va fi listat pe factură și pe borderoul de ambalare. Ele sunt, de asemenea, cruciale pentru monitorizarea nivelurilor de inventar, deoarece urmăresc numărul de articole și timpii de livrare. Acest lucru le face o parte esențială a evidenței și minimizează riscul de eroare a furnizorului.

PO este benefică și pentru furnizori. Ar trebui să aibă timp să pregătească produsele și să primească plăți în timp util și precise, deoarece numărul comenzii de achiziție se potrivește cu factura și borderoul de ambalare.

Cum funcționează o comandă de achiziție?

1. Cumpărătorul creează o cerere de achiziție

În primul rând, conducerea informează departamentul de achiziții al companiei dumneavoastră că trebuie făcută o comandă. Compania a trimis acest document la departamentul de achiziții pentru a urmări mărfurile comandate.

2. Cumpărătorul creează o comandă

O comandă este creată atunci când bunurile care urmează să fie achiziționate sunt convenite. PO listează data comenzii, informațiile de livrare FOB, termenii reducerii, numele cumpărătorului și vânzătorului, descrierea articolului achiziționat, numărul articolului, prețul, cantitatea și numărul PO.

3. Vânzătorul acceptă (sau respinge) comanda

Un cumpărător trimite comanda furnizorului, care decide dacă poate și vrea să onoreze comanda. Acesta devine un contract obligatoriu din punct de vedere juridic pentru ambele părți odată ce o comandă este acceptată.

4. Cumpărătorul înregistrează achiziția

Cumpărătorul plătește prețul convenit (sau o dată convenită specificată în comandă) - furnizorul expediază comanda de cumpărare cu o factură. Departamentul financiar al cumpărătorului compară apoi această factură cu comanda de cumpărare pentru a se asigura că cele două documente sunt consecvente.

Furnizorul va livra produsele la data precizată, iar cumpărătorul le va plăti. Ambele părți trebuie să îndeplinească OP în mod corespunzător.

Tipuri de comenzi de cumpărare

1. Comenzi de cumpărare standard (comandă de cumpărare de unică folosință) – Acest acord de comandă rămâne în vigoare până când cumpărătorul primește toate articolele.

Este folosit pentru colecții neregulate, rare sau unice. Conține specificații complete de achiziție care detaliază prețul, cantitatea, plata și termenele de livrare.

2. Comenzi de cumpărare planificate (precomandă) – similar celor de mai sus, dar acesta este de obicei un acord pe termen mai lung care nu include o dată de livrare care să permită cumpărătorului să prezică cererea viitoare

Toate informațiile necesare trebuie prezentate în ordinea planificată, de exemplu, detalii despre bunuri și servicii și costurile acestora. O eliberare va fi emisă pentru a confirma programul de livrare atunci când informațiile de livrare sunt setate pentru anumite articole.

3. Comenzi de achiziție generale – Companiile mai mari pot folosi comenzi generale pentru a urmări toate articolele comandate pentru un anumit departament sau proiect. O comandă generală poate conține sau nu prețul.

Această comandă de achiziție este utilizată de obicei pentru a cumpăra în mod repetat anumite articole de la un furnizor, cum ar fi B. materiale primare și consumabile.

4. Comenzi de achiziție contractuale

Comenzile de achiziție prin contract sunt utilizate pentru a crea acorduri și termeni de livrare între cumpărători și vânzători ca bază pentru o relație de afaceri continuă. Pentru a comanda produse, cumpărătorul se poate referi la comanda contractuală în cazul unei achiziții standard.

Beneficiile comenzilor de achiziție

1. Evita comenzile duplicate

Atunci când o companie își extinde afacerea, comenzile de achiziție pot ajuta la urmărirea a ceea ce este comandat și cine l-a comandat. Chiar dacă cumpărătorul a comandat un produs similar, poate fi dificil să verifici factura. Comanda este folosită ca cec pentru factura care urmează să fie plătită.

2. Ține evidența comenzilor primite

Acest lucru poate părea evident, dar un sistem de comandă bine organizat simplifică gestionarea stocurilor și a expedierii, făcându-i ușor să vezi ce produse vin în orice moment.

3. Asigură o comunicare clară

În esență, comanda comunică toate detaliile achiziției. Puteți evita potențiale conflicte sau confuzii viitoare clarificând, explicând și documentând fiecare segment.

4. Servește drept documente legale

În cazul în care există o dispută cu privire la comandă sau la prețul convenit în tranzacții viitoare, comanda va servi ca document juridic executoriu. Cel mai important, ele protejează ambele părți.

Dezavantajele comenzilor de achiziție

1. Mai multe documente

OP-urile creează documente suplimentare, care pot fi enervante pentru achiziții mai mici și consumatoare de timp pentru echipele mai mici.

2. Poate fi înlocuit cu ușurință

Deși nu acționează ca un contract legal între vânzător și furnizor, cardurile de credit pot înlocui OP-urile pentru a ajuta la înregistrarea achizițiilor.

Ce conține o comandă de achiziție?

1. Numărul comenzii de achiziție – Permite părților să potrivească cererile cu expedierile și facturile
2. Detaliile cumpărătorului – includ numele companiei și datele de contact
3. Detalii de livrare – adresa de livrare, metoda de livrare, data și ora de livrare
4. Detalii furnizor – informații despre furnizor, cu datele de contact adecvate ale unei persoane din afacerea furnizorului care este responsabilă
5. Termeni relevanți – inclusiv termeni de plată și orice alte cuvinte, de exemplu, aranjamente de expediere.
6. Lista articolelor – includeți numărul categoriei, cantitatea, prețul și totalul.
7. Descrierea bunurilor și serviciilor – adăugați context la lista de articole

Cum să gestionați eficient comenzile de cumpărare în magazinele de comerț electronic?

1. Urmăriți comenzile

Proprietarul unui magazin trebuie să se ocupe de informații abundente despre comandă în fiecare lună. Specificarea direcționată a numerelor de comandă ajută la urmărirea și verificarea rapidă a stării acestora.

Antreprenorii pot folosi codul pentru a găsi o anumită comandă și a verifica rapid detaliile acesteia.

2. Permiteți comenzi în vrac

Magazinele de comerț electronic permit clienților să comande în vrac. Acest lucru va ajuta clienții, în special magazinele B2B, să cumpere orice număr de produse într-o singură comandă, reducând numărul de comenzi pe care trebuie să le gestioneze un magazin online.

3. Utilizați un cod de bare și o notificare avansată de expediere

Pentru toate expedierile primite, cumpărătorii pot furniza notificări de expediere cu etichete cu coduri de bare pentru fiecare produs. Ajută vânzătorii să identifice instantaneu ce produse comandate ajung la punctul de primire prin scanarea codurilor de bare.

Utilizarea codurilor de bare ajută la controlul sistemelor de inventar în mod eficient, deoarece proprietarii magazinelor pot identifica fiecare articol și îl pot potrivi cu o comandă validă.

4. Setați numerele de factură pe baza numerelor de comandă

Este esențial să trimiteți automat prin poștă copii ale comenzilor, informațiilor de expediere și facturilor către clienți după finalizarea lor de cumpărături în magazinul dvs.

Pentru a gestiona cu ușurință comenzile și facturile, proprietarul magazinului trebuie să compilați informații precum numărul facturii pe baza numărului comenzii. Acest lucru face ca sistemul să fie ușor de gestionat atunci când clienții își plătesc facturile.

Concluzie

Tot ce se referă la întrebarea „Ce este o comandă de cumpărare” a fost explicat. Sperăm că articolul vă va fi de ajutor dacă intenționați să începeți o afacere.

Și pentru proprietarii de magazine, amintiți-vă că, odată cu creșterea comerțului electronic de astăzi, o creștere a comenzilor online este inevitabilă. Trebuie să fiți proactiv în gestionarea eficientă a comenzilor, deoarece acest lucru le afectează în mod direct rezultatele afacerii.