Ce este o comandă de achiziție? O prezentare generală a comenzilor de achiziție

Să vorbim despre comenzile de cumpărare și despre gestionarea furnizorilor.
Pentru a vă conduce afacerea mică, aveți nevoie de un anumit bun sau serviciu, astfel încât să vă contactați furnizorii și să vă explicați cerințele. Ei o oferă. Trebuie să le plătiți. Povestea s-a încheiat.
Sună prea simplu? Este. Da, procedura de achiziție a articolelor poate fi mai complicată decât ceea ce a fost descris anterior. Pot apărea probleme de plată, lipsuri de aprovizionare, neînțelegeri care duc la expedieri necorespunzătoare și întârzieri în program.

Dar nu este imposibil să obțineți servicii de la furnizori de încredere într-o manieră fără întreruperi, în timp util - este posibil, iar utilizarea comenzilor de achiziție poate ajuta.

Ce este o comandă de achiziție?

Comenzile de achiziție sunt cu siguranță ceva pe care îl întâlniți în fiecare zi în timp ce gestionați proviziile companiei. O comandă de achiziție, sau PO, este un document formal pe care un client îl livrează unui furnizor pentru a autoriza o tranzacție. Include detalii esențiale legate de achiziție, cum ar fi data comenzii, suma, prețul, condițiile de plată și data livrării. Fiecare OP are un număr de referință specific care este utilizat pentru urmărire și supraveghere.

Comenzile de achiziție sunt esențiale pentru obținerea proviziilor, pentru a ține evidența inventarului și pentru a fi plătit. Prin urmare, una dintre componentele fundamentale ale tranzacțiilor comerciale este o comandă de cumpărare. Acestea urmăresc tranzacțiile dumneavoastră financiare, de la achiziționarea de bunuri până la vânzarea de produse finite. Pentru a spune simplu, o comandă de cumpărare este un document crucial atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător, care conține detalii referitoare la tranzacție și poate fi folosit ca referință în caz de dezacord sau neînțelegere.

Semnificația numărului PO: numărul PO este similar cu numărul facturii și identifică o anumită comandă plasată înaintea vânzătorului.

Beneficiile comenzii de achiziție

O comandă de cumpărare este foarte benefică pentru companii, deoarece:

• Ajută la urmărirea plăților și a comenzilor
• Înregistrează sumele plătite diverșilor furnizori.
• Menține înregistrări pentru audit
• Gestionează referințele pentru corespondența viitoare

Tipuri de comenzi de achiziție

Este esențial să rețineți că nu toate comenzile de achiziție sunt efectuate în mod egal. Dacă ați văzut o comandă de achiziție, probabil că le-ați văzut pe toate până acum, dar pur și simplu nu este cazul. Există cinci tipuri diferite de comenzi de cumpărare și fiecare conține o cantitate diferită de informații.

1. Comenzi de achiziție standard

Cele mai populare și cunoscute comenzi de cumpărare sunt cele standard. În acest caz, cumpărătorul este la curent cu specificul tranzacției și poate specifica produsul sau serviciul pe care îl achiziționează, precum și cantitatea, data livrării și condițiile de plată.
De exemplu, o companie care are un consum redus de cartușe de imprimantă poate trimite o comandă de achiziție normală, deoarece este sigură de cantitatea și data de livrare de care au nevoie.
În funcție de cerințele dvs., comenzile de achiziție standard pot fi create pentru o varietate de scopuri diferite, cum ar fi:

• Pentru a fi furnizate cu servicii
• Subcontractare
• Consignație

2. Comenzi de achiziție planificate

Trimițând în avans o comandă de achiziție programată, un cumpărător proiectează cât de mult din bunurile va avea nevoie afacerea sa în viitor. Articolul, prețul și termenii de plată sunt cunoscuți în acest caz, dar cantitatea și data de livrare sunt speculative și depind de presupuneri educate.
De exemplu, cumpărătorul responsabil ar determina de câte cartușe de imprimantă au nevoie, cu un program de livrare mai flexibil, dacă aceeași companie care nu dispune de cartușe de imprimantă a plasat o comandă de achiziție programată.

3. Comenzi de achiziție generale

Când folosește o comandă generală, un cumpărător trimite mai multe comenzi simultan pentru a negocia prețuri mai mici.
De exemplu, o corporație s-ar gândi să folosească o comandă de achiziție generală pentru a cumpăra cartușe de imprimantă și hârtie, dacă acest lucru i-ar permite să negocieze un preț mai ieftin de la un singur furnizor.

4. Comenzi de achiziție contractuale

Cel mai formal tip este o comandă de cumpărare prin contract. În acest caz, un contract care specifică condițiile de vânzare este semnat de către cumpărător și vânzător înainte de emiterea unui ordin de cumpărare care se referă la contract. Cel mai cuprinzător nivel de apărare juridică este oferit de acest tip de comandă de cumpărare.
Folosind exemplul consumabilelor pentru imprimante, aceste companii ar fi obligate printr-un contract de comandă de achiziție dacă încheie un contract cu furnizorul lor, care definește mărfurile, cantitatea, prețul și programul de livrare și apoi urmează cu o comandă obișnuită.

5. Comenzi de achiziție digitale

O procedură definită pentru comenzile de achiziție poate face ca procesul de achiziție să funcționeze fără probleme și să fie avantajoasă atât pentru cumpărători, cât și pentru vânzători.
În Microsoft Excel sau Open Office, o comandă de achiziție digitală poate fi creată și partajată rapid. Când deschideți o nouă foaie de calcul, selectați Mai multe șabloane și introduceți „factură” în bara de căutare, puteți accesa șabloane preexistente.

Diferența dintre facturi și comenzi de achiziție

Comenzile de cumpărare sunt scrise de cumpărători, în timp ce facturile sunt scrise de vânzători. Când există termene de plată specificate (net 30, net 60, FOB etc.), vânzătorii pot trimite o factură pentru a încasa plata. Ei pot trimite, de asemenea, o factură cu un sold zero pentru a indica faptul că a fost primită plata pentru comandă.

Informații similare, inclusiv adresa de facturare și adresa de expediere, pot fi găsite atât pe comenzile de achiziție, cât și pe facturi. Facturile includ adesea o referință la numărul comenzii de achiziție împreună cu un număr de factură pentru a verifica relația și corespondența dintre cele două documente.

Faptul că informațiile despre comandă și alte detalii tehnice văzute în comanda de cumpărare sunt de obicei absente de pe factură este o diferență majoră.

Scrisoare în formatul comenzii de achiziție

Formatul comenzii de achiziție în Word, precum și în Excel, este acceptat peste tot.

Chiar și o probă sau un șablon de comandă de achiziție preexistent este disponibil online pentru descărcare. O foaie Excel sau un document Word poate fi folosit pentru a crea un format PO simplu. Următoarele câmpuri se găsesc de obicei într-o comandă de achiziție standard:

1. Antet:

Secțiunea antet a documentului conține informații cruciale despre OP și afacerea dvs. Următoarele detalii sunt furnizate aici:

• Număr PO – Este un număr special care este folosit pentru a urmări comanda.
• Data PO – Este ziua în care este emisă comanda de cumpărare
• Detalii despre client – ​​Include numele companiei, adresa înregistrată și informații despre GST pentru cumpărător.
• ID furnizor – Un ID unic de furnizor este atribuit de către cumpărător unui anumit furnizor.

2. Informații despre furnizor:

Acesta conține informații despre furnizor, cum ar fi numele companiei, adresa, informațiile de contact și informațiile GST. Pentru a păstra înregistrările pentru audituri, sunt necesare anumite precizări.

3. Detalii de livrare:

Cum ar fi ora, locația și modul de livrare, sunt incluse în secțiunea cu detalii de livrare. Dacă doriți ca produsele să fie trimise prin poștă, trebuie să includeți adresa de expediere și orice alte informații necesare.

4. Conditii de plata:

Conține informații despre taxe, transport, reduceri, termeni de credit și alte condiții. Aceste date sunt o componentă crucială a formatului PO, deoarece ajută la crearea facturilor și, dacă este necesar, la soluționarea viitoarelor dispute.

5. Detalii comandă:

Conține informații despre comandă, cum ar fi ID-ul SKU, descrierea bunului sau serviciului, cantitatea necesară, costul pe unitate și data livrării.
Deci, oferă o imagine de ansamblu asupra comenzii, inclusiv costul total, taxele de livrare, reducerile și taxele.

Cum funcționează o comandă de achiziție?

Procedura de comandă este destul de simplă. Înainte de a selecta un vânzător sau vânzător, ar trebui să faceți o listă cu articolele necesare. Negocierea condițiilor de cumpărare și a prețului cu vânzătorul este următoarea etapă. Așa se face o comandă de cumpărare.

Pentru a înțelege mai bine cum funcționează un PO, să examinăm unul de la început până la sfârșit, de la creare până la plată:

1. Cumpărătorul creează un PO

În primul rând, cumpărătorul trebuie să creeze un PO prin introducerea datelor necesare, cum ar fi data, adresa de facturare, adresa de expediere, cantitatea, cantitatea, data livrării, aprobarea de către și alte date pertinente. Excel sau Word pot fi folosite pentru a crea formatul PO. Asigurați-vă că este concis și ușor de înțeles pentru vânzător.

2. Cumpărătorul prezintă OP spre aprobare echipei interne

Cumpărătorul trebuie să partajeze PO pregătit cu echipa internă pentru a obține permisiunile necesare. Formatul normal de PO utilizat de organizații asigură informații corecte și aprobări interne. În plus, a avea o structură comună permite flexibilitate pentru fiecare comandă, economisind în același timp timp.

3. Trimiterea unui PO

OP-ul este pregătit pentru a fi transmis vânzătorului odată ce a primit aprobarea internă. Împărtășirea OP-ului cu vânzătorul și acordarea unui timp rezonabil pentru a-l aproba este o idee inteligentă.

4. Vânzătorul examinează și aprobă OP

După primirea formatului PO, vânzătorul îl revizuiește și stabilește dacă îl poate îndeplini sau nu. Un contract este creat după ce vânzătorul acceptă OP, făcându-l executoriu. O copie a OP-ului autorizat trebuie returnată cumpărătorului de către vânzător ca parte a acestui proces.

5. OP îndeplinită

OP-ul trebuie îndeplinit la confirmarea vânzătorului. Livrarea articolelor către cumpărător este responsabilitatea vânzătorului. O factură este, de asemenea, creată de vânzător și livrată împreună cu produsele sau serviciile. Această factură trebuie păstrată și gestionată de către cumpărător pentru nevoi contabile.

6. PO decontat

Plata se face împotriva OP pentru bunuri și servicii la acest pas. Puteți închide PO după ce a fost plătit și puteți păstra o înregistrare pentru referință în viitor.

Concluzie

Deși inițial pare dificilă, crearea comenzilor de achiziție este esențială pentru gestionarea eficientă a banilor companiei tale. Vă puteți asigura că înregistrați informațiile necesare despre tranzacțiile dvs. comerciale utilizând formatul PO corect. Șabloanele PO online simplifică procesul de creare și întreținere a PO.

Întrebări frecvente

1. Ce intelegi prin comanda de achizitie?

Răspuns: O comandă de achiziție, sau PO, este un document formal pe care un client îl livrează unui furnizor pentru a autoriza o tranzacție. Include detalii esențiale legate de achiziție, cum ar fi data comenzii, suma, prețul, condițiile de plată și data livrării.

2. Câte tipuri de comenzi de cumpărare există?

Răspuns: Există 5 tipuri de comenzi de cumpărare:

• Comenzi de achiziție standard
• Comenzi de achiziție planificate
• Comenzi de achiziție generale
• Ordine de achiziție contractuale
• Comenzi de achiziție digitale

3. Care este semnificația unui număr PO?

Răspuns: Este un număr special care este folosit pentru a urmări comanda.