Care sunt procedurile pentru rezervarea călătoriilor de afaceri?

Gestionarea rezervării călătoriilor de afaceri este unul dintre pașii critici în managementul călătoriilor. Organizațiile simplifică rezervarea călătoriilor de afaceri prin implementarea unor politici de călătorie bine definite. Angajații se pot referi la politicile de călătorie pentru a ști ce pot rezerva și ce nu pot rezerva.

Pe lângă simplificarea rezervărilor pentru călătorii de afaceri, politica se concentrează pe controlul costurilor călătoriilor de afaceri. Pentru a face acest lucru, companiile încurajează rezervările anticipate, stimulând angajații să aleagă opțiuni de rezervare eficiente din punct de vedere al costurilor.

În același timp, angajații se așteaptă ca angajatorii să le permită să își rezerve produsele și serviciile de călătorie alese. Ca urmare, au apărut numeroase proceduri de gestionare a rezervării călătoriilor de afaceri .

Cum simplifică companiile rezervarea călătoriilor de afaceri?

Organizațiile oferă angajaților mai multe moduri de a face rezervări pentru călătorii de afaceri. Unele organizații implementează manageri de călătorii interni, în timp ce altele partenează cu companii de management de călătorie sau folosesc software de management de călătorie . Prin urmare, procedurile pentru rezervarea călătoriilor de afaceri variază în funcție de organizație.

Implementarea managerilor de călătorii interni

Un manager de călătorii de afaceri gestionează pe deplin nevoile de călătorie de afaceri ale unei organizații. Pe lângă elaborarea politicilor de călătorie și asigurarea respectării politicilor, profesionistul îi ajută pe angajați să facă aranjamente de călătorie de afaceri. Managerul de turism îi ajută pe angajați să rezerve cele mai bune produse de călătorie de afaceri conform politicilor organizaționale de călătorie.

Mai mult, ei negociază cu diverși furnizori și vânzători pentru a face disponibile produse de călătorie de afaceri la prețuri mai mici. Pe lângă facilitarea rezervării călătoriilor de afaceri, managerul de călătorii reconciliază cheltuielile de călătorie și gestionează tranzacțiile cu cardul de credit. Prin urmare, angajații se pot concentra pe alte aspecte ale călătoriilor de afaceri atunci când compania are un manager de turism intern.

Parteneriat cu companii de management de turism

Multe companii gestionează programe de călătorie de afaceri prin parteneriat cu companii de management de călătorie (TMC). Un TMC pune la dispoziție produse și servicii de călătorie esențiale la prețuri mai mici prin construirea de conexiuni în industria călătoriilor. Pe lângă aceasta, oferă angajaților opțiuni de rezervare mai largi, permițând accesul la inventarele de călătorii interne și internaționale.

Multe TMC-uri rezervă produse de călătorie corporative pentru angajați conform politicilor organizaționale de călătorie. În plus, multe TMC-uri oferă angajaților instrumente de auto-rezervare. Instrumentele de auto-rezervare îi ajută pe angajați să își rezervă singuri călătoriile de lucru. Cu toate acestea, aceștia au opțiunea de a obține sfaturi de specialitate contactând TMC în timp ce efectuează rezervări pentru călătorii de afaceri.

Utilizarea software-ului de management al călătoriilor

Multe companii eficientizează gestionarea călătoriilor de afaceri prin automatizare. Au la bord un software de gestionare a călătoriilor, care include soluții încorporate de gestionare a călătoriilor și de gestionare a cheltuielilor. Angajații pot folosi software-ul pentru a accesa un inventar mare de călătorii de zboruri, locuri de cazare și închirieri de mașini. De asemenea, își pot rezerva produsele de călătorie de afaceri alese în câteva minute folosind instrumentul de rezervare pentru călătorii proprii oferit de software.

Astfel de soluții software de management de călătorie permit companiilor să implementeze politici organizaționale de călătorie. Ei se asigură că angajații nu încalcă politicile de călătorie atunci când aleg și rezervă produse de călătorie. Mai mult decât atât, software-ul de management al călătoriilor new-age recomandă cele mai bune opțiuni de zbor și hotel pentru călătorii frecventi de afaceri, în funcție de preferințele lor de rezervare și istoricul călătoriilor.

Ce iau în considerare angajații când fac o rezervare pentru călătorii de afaceri?

Majoritatea companiilor permit călătorilor să rezerve produse și servicii de călătorie. Ei au la bord instrumente de auto-rezervare care oferă angajaților acces la un inventar extins de călătorii și selectează opțiunile de călătorie de afaceri alese. Dar angajații trebuie să ia în considerare mai mulți factori atunci când fac o rezervare de călătorie de afaceri. Iată câțiva dintre acești factori:

Politici organizaționale

Companiile îi ajută pe angajați să evite suportarea cheltuielilor de călătorie nerambursabile prin implementarea politicilor de călătorie și cheltuieli. Un angajat se poate referi la politici pentru a decide ce clasă aeriană și ce stea de hotel poate rezerva. Înainte de a începe rezervarea călătoriilor de afaceri, angajații petrec ceva timp înțelegând politicile organizaționale. De asemenea, ei pun mai multe întrebări pentru a evita încălcările politicii de călătorie.

Bugetul de călătorie

Unele organizații țin sub control costurile prin crearea unui buget de călătorie pentru angajați. În timp ce aprobă cererile de călătorie de afaceri, managerii împart costul estimat al călătoriei de afaceri cu angajații. În astfel de cazuri, angajații trebuie să se concentreze pe prețurile zborurilor, hoteluri și închirieri de mașini pentru a respecta bugetul de călătorie. De asemenea, ei explorează modalități de a rezerva produsele de călătorie dorite, valorificând cele mai bune oferte.

Itinerariul de călătorie

În timpul rezervărilor pentru călătorii de afaceri, itinerariile de călătorie joacă un rol crucial. Angajații urmăresc programul evenimentelor și activităților din timpul călătoriilor de serviciu prin planificarea itinerariilor de călătorie de afaceri. Acestea se referă la itinerariile de călătorie pentru a decide orele de plecare și de sosire ale zborurilor. De asemenea, ei decid ora de check-in la hoteluri pentru a se relaxa și a se relaxa înainte de întâlniri.

Cronologia rezervării

Companiile controlează costurile încurajând angajații să finalizeze din timp rezervările de călătorie. Unele companii solicită angajaților să facă rezervări de călătorie într-un anumit interval de timp, de exemplu, cu 10 zile înainte de data plecării. Angajații efectuează rezervarea de călătorie din timp pentru a respecta politicile organizaționale. De asemenea, rezervarea timpurie a călătoriilor îi ajută să își rezerve zborul și cazarea la alegere în timpul sezonului de vârf.

Reducerea stresului

Atingerea obiectivelor de afaceri devine extrem de dificilă dacă angajații sunt stresați în timpul călătoriilor de serviciu. Cu toate acestea, experimentarea stresului și a anxietății după călătoriile lungi ale companiei aeriene este obișnuită printre călătorii frecventi. Pentru a evita acest lucru, călătorii de afaceri inteligenți reduc timpul de călătorie cu avionul pentru a rămâne relaxați și plini de energie după călătoriile aeriene. Ei fac acest lucru prin rezervarea de zboruri directe și non-stop, în loc de zboruri de legătură, pentru a reduce stresul și a atenua riscurile de întârziere și anulare a zborurilor.

Siguranță

Menținerea în siguranță a devenit una dintre prioritățile de top ale călătorilor de muncă după pandemie. În timp ce compară locurile de cazare pentru rezervare, ei verifică măsurile luate de hotel pentru a menține oaspeții în siguranță. În plus, mulți călători de afaceri se concentrează pe locația hotelului pentru a reduce timpul de navetă și pentru a se bucura de timpul de nefuncționare.

Opțiuni de salvare

Multe organizații controlează costurile stimulând angajații să opteze pentru soluții de călătorie eficiente din punct de vedere al costurilor. Ei împart o parte din economii cu angajații ca recompensă. Angajații explorează modalități de a reduce costurile călătoriei fără a le afecta experiența și siguranța călătoriilor de afaceri, dacă politicile organizaționale de călătorie îi recompensează pentru reducerea costurilor de rezervare a călătoriilor de afaceri.

Cuvintele finale în

În zilele noastre, organizațiile au mai multe proceduri diferite pentru a gestiona călătoriile de afaceri. Prin urmare, procedurile pentru rezervarea călătoriilor de afaceri diferă de la o organizație la alta. Dar fiecare organizație se concentrează pe ușurarea rezervării de zboruri și hoteluri pentru angajați. De asemenea, angajații preferă să rezerve produse de călătorie de afaceri care îi mențin în siguranță și fără stres în timpul călătoriilor de afaceri.