Implementăm DAM! De unde sa incep?

Felicitări! Aveți aprobările și bugetul pentru prima soluție de management al activelor digitale (DAM) a companiei dvs. și sunteți gata să interveniți. Acum ce? Emoția din primele zile ale călătoriei tale DAM poate lăsa rapid loc încrezării atunci când te confrunți cu întrebarea: De unde încep?

Unde sunt activele mele?

Înainte de a vă decide asupra unui sistem DAM adecvat și asupra cantității de stocare de care veți avea nevoie, aveți nevoie de o imagine completă a ceea ce lucrați în ceea ce privește numărul de active și dimensiunile fișierelor. Dacă compania dvs. produce un volum mare de active video de înaltă rezoluție care vor fi stocate în DAM, acesta poate ocupa o cantitate semnificativă de spațiu de stocare. Nu este niciodată prea devreme să începeți să descoperiți și să strângeți activele companiei dvs.

Pentru a obține cea mai mare valoare din PZU, acesta trebuie să fie singura sursă de adevăr pentru toate activele tale. Nu lasa nici o piatra neintoarsa. Conține toate tipurile de fișiere, inclusiv imagini, videoclipuri, documente și fișiere sursă. Nu presupuneți că toate activele dvs. se află pe drive-urile comune ale companiei. Unitățile partajate sunt un loc excelent pentru a începe, dar asigurați-vă că vă uitați și pe site-urile Sharepoint, lansați un apel pentru orice dispozitiv de stocare extern și aflați dacă utilizatorii dvs. au obiceiul de a stoca lucruri pe hard disk-urile lor. Compania dvs. lucrează cu agenții? Asigurați-vă că v-au furnizat toate fișierele pe care sunt obligați prin contract să le furnizeze.

Indicatori timpurii

După ce ați făcut progrese în colectarea tuturor activelor, uitați-vă la ceea ce ați colectat și vedeți dacă puteți începe să identificați câteva cerințe preliminare generale:

1. Ce gamă de tipuri și dimensiuni de fișiere trebuie să găzduiască DAM-ul dvs.?
2. Având în vedere volumul, profunzimea și istoricul activelor pe care le vedeți, totul ar trebui să intre în DAM din prima zi? Sau are mai mult sens să selectați o dată cheie și să încărcați fiecare material creat din acea zi înainte în DAM, păstrând în același timp materialele de arhivă într-o altă locație? Rețineți că, dacă mențineți materiale de arhivă într-o locație separată, acestea ar trebui să fie accesibile rapid și ușor de către utilizatorii desemnați. De obicei, veți descoperi că unele active vechi încă aprobate pentru utilizare curentă nu vor intra în domeniul de aplicare a ceea ce ați încărcat în DAM pentru lansarea acestuia. Aceste active vor trebui să fie încărcate în DAM pe măsură ce utilizatorii le solicită.
3. De obicei, generați mai multe predări pentru un singur material? De exemplu, aveți nu numai versiunea originală, ci și o miniatură, versiuni mici, medii și mari?
4. Va trebui să luați în considerare versiunea? Când încărcați o nouă versiune a unui material în DAM, trebuie să păstrați toate versiunile anterioare în scopuri de arhivare și să le asociați cu versiunea actuală? Trebuie urmărite modificările specifice între versiuni?
5. Există cerințe legale sau de reglementare specifice pentru unele sau toate activele dvs.?

Văzând dublu. Sau triplu.

O altă sarcină legată de active pe care veți dori să o abordați mai devreme decât mai târziu este duplicatele. Cu materialele împrăștiate în mai multe locații, copiile duplicate ale acelorași materiale sunt obligatoriu să fie în mai multe locații. Este posibil ca toate să aibă același nume de fișier, permițându-le să fie ușor identificate, sau nu. Adesea, poate fi nevoie de ochiul instruit al echipei dvs. de creație sau al experților în conținut pentru a identifica activele duplicat cu nume de fișiere diferite.

Cu cât începeți mai devreme să identificați și să eliminați duplicatele în timp ce adunați active, cu atât mai bine. Probabil că sunteți deja familiarizat cu principiul „gunoaie în, garbage out” și ar trebui să-l amintiți atunci când pregătiți materiale pentru încărcare în DAM. Sigur, ai putea să arunci totul acolo și să-l cureți mai târziu, dar vrei? Și între timp, cât de multă confuzie provoacă utilizatorilor finali, dintre care unii sunt expuși la un DAM pentru prima dată? Trebuie să găsești cândva timp și resurse pentru a rezolva duplicatele, așa că faceți o prioritate să faceți acest lucru înainte de a fi gata pentru acea încărcare în bloc de active în noul dvs. DAM strălucitor. S-ar putea să economisiți timp pentru a nu duplica munca prin introducerea metadatelor asupra activelor care vor fi probabil șterse la scurt timp după încărcare în DAM.

Cine conduce acest tren DAM? Și cine este alături de plimbare?

Luați în considerare serios să aduceți un bibliotecar DAM. Cu cat mai repede cu atat mai bine. S-ar putea să ezitați să cheltuiți o parte din bugetul DAM pentru un bibliotecar cu normă întreagă și, da, s-ar putea să fiu puțin părtinitor în privința acestui punct, dar va merita fiecare ban. Să ai un bibliotecar dedicat proiectului încă de la început este crucial în special dacă acesta este primul PZU al companiei tale. Și pentru a profita la maximum de investiția ta, găsește pe cineva cu experiența trifectă a DAM: selectarea, configurarea și întreținerea unui DAM. Aduceți-le cât mai curând posibil. Vă va economisi timp și bani pe termen lung, deoarece vă pot scuti de la luarea unor decizii devreme pe care va trebui să le dedicați resurse pentru remedierea mai târziu.

În calitate de bibliotecar care a ajutat trei companii să lanseze DAM-uri, știu foarte bine ce să nu fac și vă pot îndruma să nu luați decizii pe care le veți regreta mai târziu. Așteptând să aduci pe cineva până când îți dai seama că ești peste cap și ai luat niște decizii nu atât de optime înseamnă că bibliotecarul tău ar putea petrece luni, dacă nu ani, după ce a ajuns în modul „remediere” în timp ce face. controlul daunelor și încercarea de a convinge utilizatorii că pot avea încredere în sistemul care nu a făcut prima impresie cea mai bună.

Dacă bibliotecarul dvs. DAM este conducătorul trenului dvs., părțile interesate sunt pasagerii dvs. VIP de primă clasă. Identificarea lor și obținerea angajamentului lor față de proiect ar trebui să aibă loc cât mai curând posibil. Acest lucru le oferă timp pentru a obține orice aprobări necesare de la liderii lor și pentru a-și pregăti programele pentru angajamentul de timp. Când identificați părțile interesate, asigurați-vă că includeți oameni din fiecare divizie separată a companiei dvs. care se vor implica direct cu PZU. Orice grup sau departament care va include utilizatori finali obișnuiți ai PZU ar trebui să fie reprezentat. Și nu uitați că departamentele IT și Juridic trebuie incluse.

Deși doriți să vă asigurați că aveți o voce din fiecare zonă relevantă a companiei, aveți grijă să stabiliți un grup prea mare de părți interesate, care ar putea face discuțiile grele și ar putea duce la un consens asupra problemelor. O parte a rolului părților interesate este de a reprezenta divizia respectivă și de a fi o singură voce pentru aceștia în cadrul întâlnirilor, astfel încât este necesar doar un singur stakeholder per zonă. Definiți clar pentru părțile interesate parametrii rolului și așteptările dumneavoastră. Asigurați-vă că cunosc timpul care va fi implicat și obțineți angajamentul că sunt dispuși și capabili să rămână pe deplin implicați pe toată durata lucrării. Participarea părților interesate poate ajuta sau afecta semnificativ progresul și calendarul proiectului dvs., așa că stabiliți așteptări clare chiar de la început.

În timp ce călătoria DAM va fi în cele din urmă plină de satisfacții, vor exista suișuri și coborâșuri pe parcurs. Făcând acești câțiva primi pași specifici, vă va începe călătoria pe drumul cel bun și vă va pregăti pentru succesul viitor.

Opiniile exprimate în acest articol sunt cele ale autorului invitat și nu neapărat MarTech. Autorii personalului sunt enumerați aici.