Asistent virtual de vânzări: De ce ai nevoie de ele?

Ce este un asistent de vânzări? În SUA există aproximativ 3,6 milioane de asistenți de vânzări angajați, dar dacă căutați acest termen în Google, veți vedea descrieri diferite ale posturilor: de la casieri cu amănuntul până la dezvoltarea afacerilor și asistenți administrativi.

Acest lucru se datorează faptului că, spre deosebire de contabili, manageri PPC sau agenți de curățenie, poziția asistenților implică funcții diferite, în funcție de tipul de afacere (offline sau online), industrie (eCommerce sau SaaS), structura organizațională, scara companiei, obiective etc. .

Un asistent de vânzări poate fi un membru intern al personalului cu normă întreagă sau - ceea ce este mai frecvent - compania poate alege să angajeze un asistent de vânzări virtual. Mai jos vă explicăm cum să angajați și să organizați cooperarea cu asistenți de vânzări virtuali și când este recomandabil să îi angajați.

Cum asistenții de vânzări virtuali vă susțin vânzările

Asistenții de vânzări virtuali (VA) sunt specialiști externalizați pe care o companie îi poate angaja pentru o gamă exactă de lucrări sau un termen specificat. Un asistent virtual de vânzări nu este un contractor ocazional sau freelancer - el sau ea face parte din echipa de vânzări. Deși acești angajați nu fac parte din personal, pot lucra fie câteva ore pe săptămână, fie pot fi angajați integral pentru proiectele unei singure companii și pot petrece peste 40 de ore pe săptămână pe ei. Puteți reînnoi acordurile de servicii și puteți colabora ani de zile cu asistenți de vânzări virtuali, astfel încât aceștia să devină membri de echipă de neînlocuit.

Pentru o companie care contractează vânzări virtuale, asistentul este rezonabil în cazul:

• afacerea și vânzările se dezvoltă rapid și nu are resurse suplimentare pentru a angaja imediat mai mult personal

Când o organizație se transformă în dimensiuni medii sau mari, se confruntă cu un număr imens de provocări. Mai mulți clienți, noi concurenți, restructurarea capitalului, schimbări de proprietate - acestea sunt doar câteva de menționat. În acest moment, este posibil să nu investim prea multe resurse - timp și bani - în angajarea unor profesioniști de nivel inferior sau chiar de nivel mediu pentru noi locuri de muncă. Cu toate acestea, operațiunile de vânzare, de exemplu, mailinguri sau apeluri telefonice cu clienți potențiali, trebuie gestionate zilnic. Un asistent externalizat poate fi o „albină ocupată” care va ajuta echipa internă.

• compania este nouă sau mică și nu poate împacheta complet echipa de vânzări

Operatorii de vânzări calificați pot solicita 60.000 USD pe an pentru serviciile lor, astfel încât angajarea unei echipe de astfel de specialiști poate fi inaccesibilă pentru start-up-uri, antreprenori privați sau nou-veniți din industrie. O cale de ieșire poate fi - angajarea unui vânzător calificat și contractarea mai multor asistenți virtuali care vor îndeplini sarcini sub supravegherea managerului.

• compania intenționează să se extindă pe noua piață geografică

Când intenționați să intrați pe piețe noi, una dintre dificultăți este de a găsi angajați care să poată vorbi cu clienții locali în limba lor. Aceasta nu este o problemă importantă în țările vorbitoare de limbă engleză sau în care această limbă este comună, să spunem Mexic sau India, dar dacă decideți să vă scufundați în Orientul Mijlociu sau Asia, bariera lingvistică poate deveni o barieră descumpănitoare pentru vânzări. Este recomandabil să căutați VA pe platformele locale de angajare și să le contractați pentru trimiteri, comunicări în persoană cu clienții sau dovezi de conținut.

• este mai ieftin să externalizați unele locuri de muncă decât să plătiți în mod regulat ore suplimentare

Fiecare afacere are sarcini ușoare, dar consumatoare de timp și plictisitoare, de exemplu, extragerea manuală a datelor de pe Internet. Poate fi mai ieftin să angajați 1 sau 2 asistenți virtuali decât să plătiți ore suplimentare de lucru pentru profesioniștii interni.

• echipa este deja 100% la distanță sau distribuită în întreaga lume

Dacă compania nu are un birou fizic și angajații săi sunt localizați în întreaga lume, contractarea asistenților de vânzări virtuali are și mai mult sens. Singura întrebare este de a angaja angajați din aceleași sau fusuri orare închise. În caz contrar, când unii se află în Japonia și alții în Africa de Sud, va fi destul de deranjant să programați apeluri sau întâlniri de echipă online.

Ce face un asistent virtual de vânzări?

Cantitatea de muncă pe care o puteți aloca unui asistent de vânzări virtual depinde de abilitățile sale și de modul în care reușiți să ajungeți la o înțelegere. VA-urile pot contribui la fiecare etapă a canalului de vânzări și a conductei, în special:

• efectuează cercetări de perspectivă

Căutarea de clienți nu este ușoară și există mai multe moduri în care poate merge o companie: examinează manual profilurile utilizatorilor de pe rețelele de socializare, lansează campanii lead gen, parcurge prin agregatoare, registre și directoare ale companiei (relevante pentru piața B2B), verificați cui îi vând concurenții, citesc comentarii pe YouTube, verifică ascultătorii podcast-urilor, cumpără baze de date de contacte (o opțiune proastă, dar totuși) sau - toate acestea dintr-o dată. Deși rutina de navigare nu este o știință dificilă, aceasta consumă mult timp, astfel încât asistenții de vânzări cu experiență de scraping de date vor face o favoare.

• efectuează cercetări ale concurenților

Aceste informații sunt esențiale pentru ajustarea atât a strategiei, cât și a activităților de vânzare tactice - campanii promoționale, designuri ale prezentărilor de reclame sau de vânzări, e-mailuri și distribuție de conținut. După ce ați compilat o listă cu principalii concurenți, managerii de vânzări pot elabora o metodologie de cercetare și pot atribui asistenți virtuali pentru a efectua lucrări de teren.

• participă la cercetări de piață

Analiza include studierea percepțiilor clienților asupra unei companii sau mărci, cercetarea tendințelor pieței, prospectarea și așa mai departe. Deși aceasta este o responsabilitate de marketing, specialiștii în vânzări pot contribui și la cercetarea pieței. De exemplu - distribuiți chestionare între potențiali sau cumpărători, colectați feedback, organizați focus grupuri etc.

• creați și gestionați baze de date de plumb

Gestionarea datelor este o sarcină istovitoare. Nu numai că necesită precizie, atenție și diligență - lucrul cu informații implică faptul că un VA folosește instrumente, de ex. Tableau, Azure, cunoaște SQL sau alte limbaje de interogare și poate scrie independent cereri simple pentru a extrage informațiile necesare (de preferință). Așa fac de obicei analiștii de date, dar dacă nu vă puteți permite un specialist dedicat să proceseze date de vânzări, puteți angaja un asistent de vânzări cu experiență tehnică pentru acest loc de muncă.

• configurați și mențineți CRM

Gestionarea CRM-urilor este un domeniu distinct al activității legate de vânzări. Mai presus de toate, trebuie să hărțiți călătoria clienților, procesele de vânzare și să decideți câmpurile de date necesare, etichetele etc. Vânzătorii virtuali vă pot ajuta în mod semnificativ - studiați POC-uri majore, utilizați Google Analytics și monitorizați sursele de trafic ale site-ului web, pregătiți rezumate despre campaniile de generare de clienți potențiali , calculați durata pâlniei, timpul mediu pentru încheierea unei oferte. Și apoi - agregați informațiile și încărcați-le în CRM.

• configurați automatizarea vânzărilor

Există mai multe instrumente pe piață: instrumente pentru generarea și cultivarea de clienți potențiali, lansatoare de campanii prin e-mail, căutători de date, planificare de conținut și sisteme de distribuție etc. Dar fără integrare și setare corectă, acestea sunt inutile. Un asistent de vânzări care știe să „manipuleze” toate aceste instrumente vă va economisi mult timp și va crește semnificativ operațiunile de vânzare.

• abordează perspectivele

Outreach este unul dintre cele mai frecvente motive pentru care companiile angajează VA. Comunicarea poate fi automatizată, dar numai până la un punct. Dialogurile cu „față umană” și asistența pentru clienți sunt încă importante în vânzări - uneori, chiar mai mult decât publicitatea sau software-ul de automatizare scump. Asistenții virtuali pot contribui mult la construirea de relații, de exemplu, efectuează mesaje la rece, pot susține clienți potențiali cu conținut foarte personalizat, pot urmări ofertele și pot oferi asistență post-vânzare.

• participă la păstrarea clienților

Probabil ați auzit deja că, chiar și o mică creștere a unei valori de păstrare crește profiturile afacerii cu până la 95%. Chiar dacă este pe jumătate adevărat, grija pentru păstrarea clienților merită bani, de acord. VA-urile pot contribui la LTV-ul clienților, de exemplu, trimițându-le e-mailuri de angajare personalizate și colectând informații pe baza cărora poate fi stabilit programul de loialitate.

• compune rapoarte

Procesarea datelor rezultă în toate celelalte atribute de analiză - compoziția tabelelor, diagrame, note, rezumate, brief-uri sau chiar capitole din rapoartele de vânzări.

• pregătiți materiale de vânzare

Cine a creat odată o prezentare de vânzări știe că aceasta este o sarcină descurajantă. Nu numai că ar trebui să fie consecvent și convingător, partea sa vizuală, de exemplu alinierea textului, fonturile, imaginile și efectele nu sunt mai puțin importante. VA poate ajuta la structurarea informațiilor, astfel încât clientul va primi o prezentare frumoasă, în loc de diapozitive dezordonate.

De ce ar trebui să angajezi un asistent de vânzări virtual?

Am stabilit deja că AV-urile pot îndeplini o mulțime de sarcini de complexitate variabilă, dar acest lucru se întâmplă numai atunci când fluxul de lucru este bine coordonat. Astfel, ar trebui:

• elaborați „pachetul” integrat - scrieți descrierea atribuțiilor VA și furnizați-le conturi de corespondență corporative, lista instrumentelor, cu cine să contactați pentru a obține drepturi de acces, proceduri de cooperare cu marketingul, reguli de raportare etc.
• stabiliți sarcini clare, indicatori de performanță și termene - ambiguitatea și incertitudinea distrug încrederea și productivitatea, deci știți ce rezultate exacte vă așteptați să obțineți de la VA
• sunt de acord cu raportarea timpului - în timp ce unii sunt în regulă cu instalarea și utilizarea software-ului de urmărire a timpului, alții ar putea crede că este umilitor; deoarece veți plăti o rată orară, în majoritatea cazurilor, este mai bine să fiți de acord cu metoda de urmărire cu un asistent de vânzări virtual
• dă feedback - atât aprecierea, cât și critica sunt mai bune decât tăcerea; singurul punct este să găsești un formular adecvat pentru a exprima recomandări, astfel încât VA să rămână motivați și dispuși să-și îmbunătățească performanța.

Dacă reușiți cu aceste pregătiri ușoare, cooperarea cu un asistent virtual ar avea ca rezultat următoarele beneficii:

• cheltuieli de muncă reduse - veți plăti pentru anumite lucrări și ore petrecute, mai degrabă decât întreaga zi care include pauze, mici discuții cu colegii etc; în plus, specialiștii dvs. interni scumpi nu vor pierde timp pentru a efectua sarcini manuale care necesită multă muncă
• volum de muncă redus - puteți contracta mai mulți asistenți de vânzări virtuali în timpul anotimpurilor aglomerate
• externalizați locuri de muncă unice - în loc să angajați noi vânzători, puteți externaliza sarcini specifice, cum ar fi setările CRM
• procese automatizate - puteți angaja VA calificat pentru o săptămână sau două, care vor achiziționa licențe și vor integra software.

Pentru a găsi un asistent virtual, puteți consulta toate site-urile de ocupare a forței de muncă populare, cum ar fi Workana, Upwork sau Indeed. În postarea de locuri de muncă, subliniați în copie că căutați un „asistent digital de vânzări”, altfel solicitanții de locuri de muncă vă pot confunda compania cu un magazin fizic. Puteți include următoarele responsabilități pentru a face acest lucru și mai clar:

• trimiteți noi comenzi de vânzare în sistemul de vânzări {menționare CRM}
• monitorizați performanța conturilor cheie
• coordonați informații despre clienți pentru directorii de cont
• manipularea documentelor se referă la vânzări
• să fii intermediar între clienți și vânzători
• și nu uitați să menționați că poziția este complet îndepărtată și poate presupune un contract pe durată determinată.

De asemenea, luați în considerare menționarea acestor calificări:

• Licență în economie, management, marketing, administrarea afacerilor {sau altele relevante} de la o instituție acreditată
• experimentat cu {menționarea sistemelor CRM și / sau a bazelor de date}
• competență în MS Office, în special MS Word, Excel și PowerPoint
• competență cu G Suite.

Instrumente suplimentare pentru munca eficientă a asistentului de vânzări virtual

Time Doctor

instantaneu este preluat de la Timedoctor.com

Acesta este un tracker de timp cu câteva progrese: un CRM, opțiunea de captare a ecranului, foi de timp și salarii pregătite automat, alerte de distragere a atenției și așa mai departe. Puteți integra Time Doctor cu software-ul de gestionare a proiectelor, cum ar fi Jita sau Trello, sau îl puteți folosi ca instrument PM principal - creați sarcini și urmăriți performanța acestora. Persoanele fizice pot începe cu un plan de abonament de 6 USD / lună.

Snov.io

instantaneu preluat de la Snov.io

Acesta este software-ul suprem pentru automatizarea căutării și extinderii e-mailurilor. Snov.io va efectua căutări și verificări prin e-mail, va programa corespondențe regulate, va stoca conținut de e-mail și va lansa campanii de degajare complet în mod autonom. Cu acest instrument, puteți fie să formați o bază de date de clienți de la zero, fie să o validați pe cea de pre-servitoare, astfel încât adresele de e-mail nevalide să ajungă la lista de corespondență. Planul de abonament începe de la 33 USD pe lună.

Slack

instantaneu preluat de pe Slack.com

Slack este o platformă de comunicare convenabilă pentru echipele de la birou sau de la distanță. Puteți utiliza biblioteca sa, numită Bolt, pentru a vă dezvolta propriile aplicații și pentru a păstra comunicarea corporativă în siguranță. Dialogurile sunt organizate în spații de lucru și puteți invita noi utilizatori trimițând linkuri către spațiul de lucru. Slack, dar pentru mai multe oportunități puteți plăti de la 6,67 USD / lună pentru 1 utilizator.

Faceți cunoștință cu Edgar

instantaneu preluat de la Meetedgar.com

Acest instrument vă va ajuta VA să gestioneze mai multe conturi sociale. Aici pot programa partajarea de noi publicații și urmări performanța conținutului - consultați vizualizări și clicuri. MeetEdgar funcționează bine pentru a găsi și a previzualiza profilurile potențialilor clienți, astfel încât vânzătorii să îl poată folosi și ca o componentă a activității de generare a clienților. Prețurile încep de la 19 USD pe lună.

ContentStudio

instantaneu preluat de la Contentstudio.io

Puteți automatiza complet gestionarea conținutului cu acest instrument, de exemplu, căutați subiecte de actualitate, gestionați articole pregătite și puteți partaja publicații între toate profilurile sociale ale companiei. Pentru asistenții de vânzări virtuali, ContentStudio are o ofertă specială - informații cumulate de la toate Mesaje primite. Astfel, pot găsi noi mesaje directe de la LinkedIn, Facebook, Twitter și așa mai departe într-un singur loc. Abonamentul plătit începe de la 49 USD pe lună.

Calendly

instantaneu preluat de pe Calendly.com

Calendly este un calendar de disponibilitate care poate fi partajat, este util să conveniți cu întâlniri cu persoane din afara organizației - investitori, clienți, furnizori și așa mai departe. Pentru a programa o întâlnire, VA trebuie să împărtășească un calendar cu plumbul și să menționeze opțiunile de timp. Astfel, ținta va alege cel mai convenabil slot. Calendly are abonamente gratuite și plătite, scrisoarea începând de la 8 USD per utilizator pe lună.

PicMonkey

instantaneu preluat de la Picmonkey.com

Acest instrument poate fi un înlocuitor temporar pentru un designer. Cu PickMonkey creați sau editați materiale vizuale, de exemplu, imagini de marcă pentru publicații sau postări de blog, imagini de copertă pentru site-uri web, reclame publicitare etc. Planul de bază totalizează 7,99 USD pe lună.

Angajarea asistenților virtuali de vânzări este o opțiune bună atât pentru companiile mici, cât și pentru marile corporații - în timp ce prima poate beneficia de cheltuieli de muncă reduse, a doua poate descărca echipele interne și poate obține scări mai mari în vânzări. Dacă reușiți să organizați o cooperare convenabilă, asistentul virtual de vânzări va deveni un membru valoros al echipei dvs. de vânzări.