Camere de date virtuale: beneficii, utilizări și instrumente

Tehnologia a transformat modul de operare al afacerilor și modul de lucru al angajaților din întreaga lume.

Diverse tehnologii noi, cum ar fi smartphone-urile, SaaS, laptopurile, tabletele etc., au promovat spațiile de lucru digitale și lucrul de la distanță. Acestea au un rol important în transformarea digitală, permițând astfel echipelor să lucreze mai eficient ca niciodată.

VDR-urile sau Virtual Data Rooms sunt una dintre părțile acestei revoluții în ceea ce privește tehnologia. Camerele de date virtuale au schimbat complet modul de a face oferte pentru companii. Această postare va explora VDR-urile, beneficiile, utilizările lor și unii furnizori de VDR.

Ce este un VDR sau o cameră de date virtuală?

O cameră de date virtuală este un spațiu sau un depozit online în care organizațiile stochează date și fișiere confidențiale. Ei folosesc VDR-uri în cazul efectuării de tranzacții financiare sau când au de-a face cu terți.

VDR-urile sunt servicii de stocare bazate pe cloud care permit partajarea informațiilor private sau confidențiale cu parteneri, clienți și multe altele.

Camerele de date virtuale folosesc metode puternice de criptare, care fac stocarea destul de fiabilă și sigură. VDR-urile codifică datele înainte de a le muta în cloud de stocare.

De asemenea, vă permit să alegeți dintre diverse setări de restricții și permisiuni pentru documente. Acest lucru împiedică copierea, partajarea sau tipărirea datelor fără permisiune.

Utilizări ale camerelor de date virtuale

VDR-urile oferă un spațiu pentru diligența necesară în timpul finalizării unei afaceri. Aceste tranzacții presupun documente și dosare de dimensiuni mari și în cantități mai mari.

Majoritatea acestor documente sunt confidențiale și conțin date foarte sensibile. Un VDR oferă o modalitate fiabilă pentru toate persoanele interesate de a schimba și revizui documente în timp ce negociază.

Pentru ca întreprinderile să mențină relații de afaceri, sunt necesare transmisii frecvente de date și contracte. Camerele de date virtuale asigură stocarea acestor contracte și le fac disponibile oricând este necesar.

Acestea funcționează ca un punct de acces centralizat pentru avocați, autorități de reglementare externe și interne, contabili și mai multe părți. Un astfel de sistem central reduce riscul de întârzieri și erori. De asemenea, oferă transparență în comunicare.

Beneficiile camerelor de date virtuale

O cameră de date virtuală este o soluție perfectă pentru orice organizație. Poate ajuta companiile să eficientizeze procesul de partajare a documentelor și să-l facă mult mai eficient. Acestea oferă o gamă largă de beneficii, dintre care unele includ:

• Partajarea eficientă a documentelor și informațiilor de afaceri critice și private în siguranță.
• Oferiți protecție informațiilor organizației.
• Gestionare sigură și sigură a datelor și a documentelor.
• Accesibil pentru mai multe părți simultan.
• Este posibilă încărcarea unei cantități mari de date.
• Suport dispozitive mobile.
• Funcție de căutare precisă disponibilă.

În continuare, vom explora cazurile de utilizare ale camerelor de date virtuale.

Cazuri de utilizare ale camerelor de date virtuale

Camerele de date virtuale sunt aplicabile în toate domeniile care implică strângerea de capital, tranzacțiile financiare și tranzacțiile de afaceri. Să aruncăm o privire la unele dintre aplicațiile majore ale VDR-urilor.

Tehnologie

VDR-urile sunt soluții extrem de utile pentru industria tehnologiei. Acestea permit celor mai mari organizații tehnologice să partajeze date și informații între echipe și să se răspândească în întreaga lume.

Dezvoltare corporatista

Strategiile corporative implică o cantitate mare de utilizare a matricelor de date. Utilizarea VDR-urilor ajută la identificarea tendințelor de date care altfel rămân neobservate.

Banca de investitii

Industria bancară de investiții utilizează în mare măsură facilitățile de camere virtuale de date. Procesele precum strângerea de capital, IPO-urile și fuziunile și achizițiile necesită un schimb uriaș de date, ceea ce face ca VDR să fie o necesitate.

Sectorul Juridic

Industria juridică implică o cantitate mare de documente. Cu toate acestea, aceste documente se transformă în documente electronice. Și astfel, camerele de date virtuale au intrat în joc în această industrie pentru a stoca, a prelua și a partaja documente legale.

Firme de contabilitate

VDR-urile ajută organizațiile de contabilitate și audit să-și partajeze conturile și rapoartele de audit cu clienții pe o platformă sigură.

Imobiliare

Industria imobiliară include o cantitate mare de documente și schimb de documente. Un VDR ajută la stocarea și gestionarea acestor documente fără niciun risc.

Camere de date virtuale vs. fizice

Mai devreme, înainte de evoluția tehnologiei digitale, erau folosite camerele de date fizice. Acestea au fost utilizate pentru a stoca documente critice, documente de proprietate intelectuală și multe altele. Camerele de date fizice erau locații fizice reale.

Dar acum, odată cu evoluția tehnologiei digitale, documentele virtuale sau electronice au înlocuit documentele fizice. Ca rezultat, camerele de date virtuale au înlocuit camerele de date fizice. Camerele de date virtuale au multe avantaje în comparație cu camerele de date fizice. Să aflăm câteva:

#1. Diferența de cost

Camerele de date fizice necesită o locație închiriată și facilități de securitate adecvate pentru a proteja documentele. Aceasta înseamnă că au fost implicate costuri uriașe în ceea ce privește închirierea, întreținerea, securitatea etc.

Pe de altă parte, camerele de date virtuale sunt soluții cloud care oferă capacitatea de a stoca în siguranță cantități uriașe de date. Camera de date virtuală este mult mai rentabilă decât cea fizică.

#2. Timp de recuperare a datelor

În camerele de date fizice, vă puteți imagina cât de dificil ar fi să căutați printre grămezi de documente prezente. Ai nevoie de ore întregi pentru a face acest lucru, chiar dacă este organizat perfect.

În comparație cu aceasta, VDR-urile vă permit să faceți acest lucru fără probleme și în câteva secunde. Toți cei care au permisiunea de a accesa documentele pot căuta și prelua date imediat, fără timp de așteptare.

#3. Eficienţă

VDR-urile ajută la îmbunătățirea eficienței gestionării documentelor și, prin urmare, a proceselor de afaceri. Deoarece permite documentelor să ajungă la mai mulți ofertanți aproape în cel mai scurt timp.

Dar când vorbim despre camerele de date fizice, ofertanții trebuie să programeze întâlniri pentru a accesa camera. Astfel, nivelul de eficiență ar fi scăzut.

#4. Comunicare confidențială

VDR-urile permit comunicarea confidențială și privată între părți. Puteți răspunde la întrebări specifice de la o altă organizație fără a permite nimănui să vă acceseze informațiile. Puteți acorda oricui permisiunea de a vă vedea documentele sau mai multe.

#5. Urmărire

VDR-urile oferă urmărirea ușoară a vizualizărilor documentelor. În același timp, acest lucru este imposibil în camerele de date fizice. Nu puteți controla cine vede ce document. Dar camerele de date virtuale vă permit să vedeți câți oameni s-au uitat la fișierele dvs. Primiți rapoarte zilnice despre acest lucru, ceea ce face ca urmărirea să fie convenabilă.

Mai mulți furnizori de camere de date virtuale oferă caracteristici excelente. Funcțiile diferite vă permit să vă gestionați eficient și eficient documentele și fișierele online.

Instrumente pentru camerele de date virtuale

Să explorăm cei mai buni furnizori de camere de date virtuale pe care îi puteți lua în considerare.

iDeals

iDeals oferă o modalitate de a colabora și de a partaja în siguranță documentele tale de afaceri esențiale. Vă permite să vă încărcați fișierele folosind funcția de glisare și plasare simplă. Puteți încărca în bloc fișierele și puteți economisi timp prețios.

Acceptă peste 25 de formate de fișiere diferite și vă permite să vă integrați cu Windows Explorer. Opțiunile sale ușoare de căutare a textului și filtrele fac recuperarea datelor mult mai convenabilă.

Ansarada

Ansarada este o cameră de date virtuală inteligentă care funcționează mult mai mult decât o soluție de stocare și partajare a fișierelor. Se integrează cu alte platforme pentru a permite sincronizarea bidirecțională și oferă o funcție de glisare și plasare pentru a vă permite să încărcați rapid documente și fișiere.

Ansarada vă permite să urmăriți și să vă controlați toate acțiunile. Este susținut de puterea inteligenței artificiale, care vă ajută să automatizați raportarea, să preziceți rezultate și multe altele.

CapLinked

CapLinked oferă soluții sigure și simple pentru camere de date virtuale pentru ca organizațiile să își stocheze documentele în siguranță. Vă permite să încărcați documente instantaneu și să limitați accesul prin acordarea permisiunii părților dorite.

Puteți încărca fișiere în bloc și astfel economisiți timp prețios. Securitatea la nivel de întreprindere asigură că documentele dumneavoastră critice sunt întotdeauna în siguranță și protejate. CapLinked oferă camere de date pentru proiecte, organizații și întreprinderi de orice dimensiune și buget.

OneHub

Colaborați ușor și fără probleme cu colegii, clienții și partenerii dvs. într-un mod sigur. Cu OneHub, puteți partaja informațiile private de afaceri fără nicio grijă.

Vă permite să încărcați fișiere rapid cu funcționalitatea de glisare și plasare. Urmărirea sa avansată a activității vă permite să urmăriți totul în camera de date. Puteți avea previzualizări de înaltă calitate pentru peste 30 de tipuri de fișiere. Puteți simplifica cu ușurință colaborarea prin atribuirea de sarcini, acordarea de permisiuni și multe altele.

Această cameră de date este dotată cu criptare la nivel de bancă.

Cutie

Box vă permite să vă gestionați în siguranță licitațiile, fuziunile și achizițiile și contractele cu cea mai mare protecție. Vine cu peste 1400 de integrări pentru a ușura procesele. Vă permite să vă îmbunătățiți experiența utilizatorului, permițând previzualizări în browser și accesări mobile.

Securitatea sa de vârf previne accesul neautorizat și asigură accesul securizat la documente. Controalele folderului și permisiunile puternice ale utilizatorului urmăresc activitățile suspecte.

Cuvinte finale

Deci, vedeți cât de importante și utile sunt camerele de date virtuale atunci când vorbim despre documentația critică. Fiecare sector care implică documentație și tranzacții electronice are nevoie de camere de date virtuale securizate pentru a asigura cea mai mare siguranță a documentelor.

Puteți lua în considerare oricare dintre furnizorii VDR sugerați mai sus și vă puteți concentra pe activitatea dvs. de afaceri fără nicio grijă.

Apoi, puteți consulta software-ul de automatizare a documentelor pentru a economisi orele de lucru.