Un ghid complet pentru utilizarea sistemelor automate de răspuns

În calitate de proprietar de afaceri, îmbunătățirea satisfacției clienților este esențială pentru succesul dumneavoastră. O modalitate de a realiza acest lucru este prin implementarea unui sistem de răspuns automat, cunoscut sub numele de însoțitor automat. Acest sistem bazat pe telefon poate gestiona un volum mare de apeluri, îndreptându-le către departamentul sau persoana adecvată, eliminând nevoia de un recepționer live. Acest lucru îl face o soluție eficientă pentru companiile care operează în afara orelor tradiționale.

Când vine vorba de îmbunătățirea satisfacției clienților, companiile iau adesea diverși pași pentru a atinge acest obiectiv. Cu toate acestea, atunci când vă confruntați cu un volum mare de solicitări, preocupări și reclamații ale clienților, poate fi dificil să țineți pasul. Din fericire, cu ajutorul automatizării, sistemele automate de răspuns sunt acum disponibile pentru a acționa ca reprezentanți ai serviciului pentru clienți și pentru a gestiona toate întrebările clienților în numele dvs.

Sistemele automate de răspuns pot completa rolul unui recepționer, ajutând la dezvoltarea afacerii dvs., la gestionarea relațiilor cu clienții și la eficientizarea proceselor. Ele nu înlocuiesc nevoia unui recepționer uman. Acesta acționează ca un recepționer digital care este disponibil 24/7 pentru a gestiona toate întrebările clienților. Acest lucru elimină îngrijorarea apelurilor pierdute sau a mesajelor pierdute, deoarece serviciul se va ocupa de totul în numele tău. Acest ghid oferă o prezentare cuprinzătoare a tot ceea ce trebuie să știți despre serviciile de răspuns automat.

Care este procesul de utilizare a sistemelor de răspuns automat și cum funcționează acestea? Acest ghid va oferi o înțelegere de bază pentru începători.

Ce este un serviciu de răspuns automat?
Cum funcționează un serviciu de răspuns automat?
Ce este devierea apelului?
Beneficiile serviciilor de răspuns automat
Diferite sectoare care utilizează servicii de răspuns automat

Ce este un serviciu de răspuns automat?

Mai multe companii au operatori live la bord pentru a răspunde la apeluri telefonice și a prelua mesajele cheie ale clienților. Astfel de companii se bazează în general pe servicii de răspuns automat care au grijă de telefon ori de câte ori operatorii live sunt ocupați cu alte sarcini.

Serviciile de răspuns automat sunt ideale pentru persoanele care primesc frecvent apeluri importante, dar nu pot răspunde personal la fiecare apel. Pe scurt, un serviciu de răspuns automat acționează ca un înlocuitor pentru un serviciu tradițional de răspuns, gestionând cererile și întrebările clienților și oferind răspunsuri prompte fără a-i face pe clienți să aștepte în așteptare.

Un serviciu de răspuns automat este un instrument care gestionează apelurile de intrare, spre deosebire de un serviciu de apelare automată care se ocupă în primul rând de apelurile de ieșire. Utilizează tehnologia AI avansată pentru a oferi clienților opțiuni de autoservire, permițându-le să primească rapid răspunsuri la solicitările sau întrebările lor, fără a fi nevoiți să aștepte. Acest lucru îl face o soluție ideală pentru persoanele fizice sau companiile care primesc un volum mare de apeluri importante.

Cum funcționează un serviciu de răspuns automat?

Un serviciu de răspuns automat poate fi personalizat pentru a se potrivi nevoilor afacerii dumneavoastră. Indiferent dacă trebuie să acceptați plăți, să direcționați apeluri către diferite echipe sau să efectuați alte sarcini, un serviciu de răspuns automat se poate ocupa de asta.

Cu alte cuvinte, un serviciu de răspuns automat este un recepționer digital care poate răspunde la apeluri în numele tău, poate direcționa clienții către departamentul relevant sau îi poate ghida printr-o serie de meniuri. Un serviciu de răspuns automat funcționează în general în trei moduri diferite

• Răspundeți la apeluri în numele dvs. folosind numărul de telefon existent
• Redați un mesaj de întâmpinare preînregistrat, care este adaptat cerințelor dvs. de afaceri
• Ghidați clienții printr-o serie de meniuri și cereți-le intenția și adunați toate informațiile relevante

Un serviciu de răspuns automat poate aduna o cantitate semnificativă de informații, o poate transfera utilizatorului și apoi poate direcționa apelantul către departamentul corespunzător. În plus, un serviciu de răspuns poate utiliza, de asemenea, o funcție de deviere a apelurilor pentru a gestiona apelurile cu volum mare.

Ce este devierea apelului?

Deviația apelului, conform numelui, este o caracteristică de răspuns vocal interactiv (IVR) care redirecționează automat un apel de la un punct la altul ori de câte ori un anumit punct final este ocupat. Este una dintre numeroasele forme de redirecționare a apelurilor.

Serviciile de răspuns automat pot fi adaptate și personalizate pentru a satisface cerințele dvs. de afaceri și nevoile fiecărui client. Când vine vorba de servicii de răspuns, de fiecare dată când primiți un apel, acesta va fi direcționat direct către un operator care va cere apoi apelantului/clientului numele și natura apelului.

Odată ce operatorul a obținut informațiile, acesta va verifica dacă clientul are o înregistrare în baza de date. Dacă se găsește o potrivire, operatorul va direcționa apoi clientul către partea corespunzătoare. Dacă nu se găsește nicio înregistrare client, operatorul va prelua mesajul clientului și apoi îl va transmite clientului prin mesaj text sau e-mail.

Beneficiile serviciilor de răspuns automat

Pe lângă faptul că vă scutiți de costurile ridicate ale serviciului pentru clienți și îmbunătățiți serviciile pentru clienți. Un serviciu de răspuns automat oferă mai multe beneficii, cum ar fi

Imagistica profesionala

În funcție de nevoile afacerii dvs., vă puteți personaliza serviciul de răspuns pentru a vă asigura că toate răspunsurile sunt prompte și pentru a îmbunătăți imaginea profesională a companiei.

Serviciu de răspuns personalizat

Un serviciu de răspuns automat poate fi utilizat pentru o varietate de scopuri, cum ar fi primirea plăților, programarea întâlnirilor, înregistrarea cererilor/reclamațiilor clienților, gestionarea întrebărilor și multe altele.

Economisește costurile de operare

Un serviciu de răspuns automat acționează ca un recepționer digital care colectează toate informațiile despre clienți în numele dvs., eliminând necesitatea unui intermediar sau agent și, în cele din urmă, reducând costurile clienților.

Apeluri pierdute minime

Nu orice apel necesită prezența unui agent. Un serviciu de răspuns automat poate ajuta prin prioritizarea apelurilor importante și economisind timp.

Așteptările timpului de așteptare/Gestionarea cozilor

Clienții care așteaptă într-o coadă trebuie să știe cât timp vor aștepta înainte ca cererea lor să fie adresată. Un serviciu de răspuns automat poate oferi așteptări privind timpul de așteptare pentru o gestionare mai bună a cozilor.

Simplitate și Precizie

Un serviciu de răspuns automat poate conecta clienții direct la agentul sau departamentul corespunzător, punându-le câteva întrebări simple.

Opțiuni multiple de rutare

Multe servicii moderne de răspuns au mai multe opțiuni de rutare care reduc timpul de așteptare al clienților. Acest lucru permite clienților să ocolească coada și să vorbească direct cu un agent desemnat pentru a-și rezolva problemele.

Serviciu Clienți 24/7

Un serviciu de răspuns automat permite companiei dvs. să fie disponibilă 24/7, oferind clienților acces la serviciul pentru clienți în toate fusurile orare.

Oportunitate de vânzare adăugată

Robotele telefonice automate sunt benefice atât pentru proprietarii de întreprinderi mici, cât și pentru întreprinderile mari, pentru a îmbunătăți și a crește vânzările. Mesaje personalizate de răspuns pot fi create pentru a oferi clienților cele mai recente oferte și actualizări ale produselor oricând apelează.

Diferite sectoare care utilizează servicii de răspuns automat

După cum am menționat mai devreme în articol, indiferent dacă sunteți un deținător de afaceri mici sau aveți o întreprindere mare, un serviciu de răspuns automat va ajuta afacerea dvs. să crească și să înflorească.

Afacerile de orice statură și dimensiune pot beneficia de avantajele oferite de serviciul de răspuns automat pentru a economisi timp și a reduce costurile operatorului. În plus, aceste servicii sunt perfecte pentru companiile care funcționează 24/7, au resurse limitate și/sau au clienți internaționali.

În plus, serviciile de răspuns automat depind în mare măsură de tipul de servicii oferite de companii. Pe baza serviciilor oferite, următoarele sunt locurile în care puteți găsi servicii de răspuns automat utilizate cel mai mult.

MSME : Întreprinderile Mici Mijlocii și Microîntreprinderile (MSME) sunt unele dintre cele mai bune companii care preferă servicii de răspuns automat. Deși volumul apelurilor telefonice ar putea fi mai mic, acestea pot beneficia totuși de beneficiile asociate cu un serviciu de răspuns

Servicii HVAC : Serviciile HVAC, cum ar fi instalatorii, primesc adesea apeluri în afara orelor de lucru standard. Aici poate fi util să aveți un serviciu activ. Un serviciu de răspuns automat poate elimina întrebările și mesajele esențiale.

Afaceri în creștere/în tranziție: companiile aflate în pragul tranziției sau a unei actualizări tind să folosească servicii de răspuns care sunt flexibile și se pot adapta la nevoile lor de afaceri în creștere

Imobiliare: Imobiliare se întâmplă, în general, în afara serviciului și pe teren. În acest moment, profesioniștii imobiliari au nevoie de cineva la birou care să se ocupe de apelurile și întrebările clienților. Aici este util un serviciu de răspuns automat personalizat

Cabinete medicale și stomatologice: Datorită reglementărilor stricte HIPAA, furnizorii de servicii medicale și stomatologice trebuie să respecte cu strictețe atunci când preiau informațiile despre clienți prin telefon. Aici puteți personaliza un serviciu de răspuns în conformitate cu legile HIPAA pentru a asigura informații sigure și securizate despre clienți

Companii de asigurări : lucrătorii din asigurări, la fel ca oamenii din domeniul imobiliar, tind să lucreze la ore ciudate pentru a se potrivi mai bine cu programul clienților lor. Prin urmare, în astfel de scenarii, chiar și apelurile în afara orelor de program sunt la fel de importante. Configurarea unui serviciu automat de preluare a apelurilor va ajuta la preluarea acestor apeluri și le va oferi clienților potențiali informațiile pe care le doresc.

Spa-uri și saloane: Spre deosebire de vremurile vechi, spa-urile și saloanele moderne necesită o programare prealabilă. Configurarea unui robot telefonic și personalizarea acestuia îi va ajuta pe clienți să facă acea întâlnire cu ușurință.

Pe scurt, a avea un serviciu de răspuns automat este o opțiune excelentă pentru companiile cu mai multe zone de operare. Prin urmare, dacă afacerea dvs. operează în zone diferite, a avea un serviciu de răspuns este extrem de favorabil în dezvoltarea afacerii dvs.

Concluzie

Serviciile de răspuns automat pot completa agenții tradiționali dintr-un centru de apeluri și vă pot ajuta să vă dezvoltați afacerea în multe feluri. Cu un serviciu de răspuns automat, aveți un recepționer digital disponibil 24/7 pentru a gestiona toate întrebările clienților. Acest lucru a făcut și mai important pentru companii să aibă un serviciu de răspuns automat pentru a se asigura că nu pierd niciun apel important, chiar și atunci când nu sunt prezente fizic pentru a răspunde la telefon. Cu un serviciu de răspuns automatizat, companiile se pot asigura că toate apelurile sunt preluate prompt și eficient, indiferent de ora din zi sau de locația apelantului.

Având un serviciu de răspuns automat, puteți îmbunătăți serviciile pentru clienți, puteți crește productivitatea și vă puteți eficientiza comunicarea de afaceri. De asemenea, vă poate ajuta să economisiți costuri de operare, timp și resurse de personal și vă poate oferi o prezență digitală profesională 24/7.

FAQ

Ce este un dialer IVR?

Un IVR Dialer este un apelator automat care formează numere dintr-o bază de date dată și redă mesaje IVR (Interactive Voice Response) atunci când este conectat.

Ce este un sistem de răspuns automat?

Un sistem de răspuns automat permite centrului dvs. de contact să răspundă la apeluri telefonice fără un agent de servicii pentru clienți pe linie. În loc ca echipa dvs. să răspundă la apeluri, un robot telefonic automat folosește autoservire și AI automatizată avansată pentru a răspunde.

Care este funcția unui sistem automat de răspuns vocal?

Răspunsul vocal interactiv este un sistem telefonic automat care combină mesajele preînregistrate sau tehnologia text-to-speech cu o interfață cu două tonuri și frecvență multiplă (DTMF) pentru a implica apelanții, permițându-le să furnizeze și să acceseze informații fără un agent live.