Întâlniri de afaceri 101 – 7 sfaturi pentru a conduce o întâlnire eficientă

Chiar dacă întâlnirile fac parte din interacțiunile noastre zilnice, nu știm niciodată ce pot fi, o întâlnire super productivă sau doar o altă întâlnire care este inutilă și ne pierde timpul. Întâlnirile vă pot duce la îndeplinire multă muncă sau vă pot termina multe întâlniri și susțin că nu ați făcut nimic! La urma urmei, nu poți spune că nu ai intrat niciodată într-o întâlnire proastă. Poate că ați fost doar într-una sau vă amintiți când întâlnirea la care ați participat nu mergea bine sau începea bine și s-a terminat prost. Oamenii de la întâlnire au întârziat? Sau nu au fost atenți? Există multe întrebări la care trebuie să răspundeți, dar în acest articol, vom discuta în continuare despre cum puteți evita aceste mici greșeli și să organizați o întâlnire eficientă cu următorii pași.

7 sfaturi pentru desfășurarea unei întâlniri eficiente

Ai nevoie de o întâlnire?

Dacă echipa ta sau alți membri corporativi sunt demotivați să participe la întâlnirile tale, probabil că ei consideră că întâlnirile tale nu sunt necesare. Când se întâmplă acest lucru, nu numai că pierzi timpul oamenilor, ci și propriul tău timp. Totuși, când știi că trebuie să stabilești o întâlnire? În primul rând, v-ați așezat să vă gândiți cum este situația în afacerea dvs.? Dacă nu, programează-ți un timp de gândire singur - doar pentru tine. Chiar dacă trebuie să programați o întâlnire, veți putea face acest lucru mai târziu.

Nu trebuie să stai mult pe gânduri pentru a ști unde este afacerea ta. În schimb, poți încerca pur și simplu să stai jos timp de cel puțin 10 minute și să te gândești dacă te poți descurca pe cont propriu sau nu. Apoi, dacă aveți nevoie de interferențe externe din partea persoanelor care participă la întâlnire, trimiteți un e-mail și programați întâlnirea imediat după. La urma urmei, cu puterea întâlnirilor online, nu trebuie să programați întâlniri față în față; pot fi online.

Planificați și structurați-vă întâlnirea eficientă

Toate întâlnirile trebuie să fie structurate cumva, așa că asigurați-vă că vă publicați obiectivele și agenda, chiar dacă include câteva puncte. Alegeți un interval de timp potrivit pentru dvs. și asigurați-vă că este momentul potrivit pentru participanții dvs. De asemenea, amintiți-vă că doriți să evitați întâlnirile lungi. Sunt mai greu de încadrat în programul oamenilor și pot lua o perioadă considerabilă de timp.

Mai presus de toate, nu există un moment ideal pentru cât de lungă ar trebui să fie o întâlnire, deoarece este posibil să nu știi niciodată cât de încărcat este programul cuiva, iar durata va depinde de scopul general al întâlnirii de afaceri. Cu toate acestea, conform statisticilor, regula generală a întâlnirilor ar trebui să fie ca acestea să nu depășească 60 de minute și să fie între 15 și 30 de minute.

Ca alternativă, puteți discuta în profunzime cu participanții cum sunt programele de timp. Dacă timpul este strâns, încercați să țineți o întâlnire mai scurtă, iar dacă sunt mai liberi, organizați întâlniri mai lungi de până la o oră.

Mai mult, ori de câte ori vezi că ții întâlniri mai scurte, poți începe să distribui o carte de vizită tuturor celor care se grăbesc. Serviciile de imprimare a cărților de vizită vă permit să faceți acest lucru, astfel încât să mențineți toată lumea implicată cu orice întrebări pe care le-ar putea avea după întâlnire, mai ales când se grăbesc.

Setați Agenda

Ai fi surprins de câte întâlniri încep de fapt fără niciun scop și aici participanții vor fi demotivați să se alăture. Ordinea de zi a întâlnirii poate fi rezumată pe o tablă albă sau chiar pe o fișă și apoi discutată pe tabla albă. Cu toate acestea, înainte de a începe întâlnirea, toată lumea ar trebui să știe de ce se află acolo unde se află și scopul întâlnirii generale.

Ordinea de zi va ghida conversația și va asigura că întâlnirea nu depășește subiectul. Așadar, dacă aveți agenda stabilită înainte de începerea ședinței, toată lumea va ști ce se va întâmpla de la început. Majoritatea profesioniștilor din afaceri nu le-ar plăcea să participe la întâlniri dacă nu au o agendă stabilită. De fapt, potrivit unui studiu, majoritatea profesioniștilor din afaceri au fost de acord că, dacă nu există o agendă, întâlnirea poate deveni haotică destul de repede. La urma urmei, nimeni nu vrea să intre într-o întâlnire pentru a discuta despre ce a făcut ieri!

Decideți cât de des ar trebui să organizați o întâlnire eficientă

Există două motive importante în spatele unei întâlniri, fie pentru a câștiga impuls, fie pentru a schimba cursul modului în care funcționează afacerea. Prin schimbarea cursului, înțelegem prin încurajarea sesiunilor de planificare, a negocierilor, a oricăror întâlniri de urgență și multe altele. Pentru a menține impulsul, trebuie să țineți și întâlniri regulate, dar cât de des trebuie să faceți acest lucru? Întâlnirea prea des nu este o idee inteligentă și ar putea fi doar o pierdere de timp. Pe de altă parte, neîntâlnirea suficientă nu este o idee bună, iar evaluarea și îmbunătățirea sunt considerate doar o idee ulterioară.

În general, nu există niciun motiv să vă întâlniți în fiecare zi, dar organizarea unei întâlniri o dată sau de două ori pe săptămână este alegerea ideală. De exemplu, conform lui Mark Zuckenberg, întâlnirile săptămânale sunt esențiale pentru menținerea unui nivel de performanță ridicat în compania dumneavoastră. În plus, cel mai bine este să vă întâlniți zilnic ori de câte ori există noi angajați până când își cunosc propriul traseu. În plus, dacă oricum vă simțiți confuz, puteți adresa următoarele întrebări pentru a evalua mai bine câte întâlniri trebuie să aveți:

• Este ședința urgentă? Fă-o în fiecare zi.
• Este întâlnirea importantă, dar nu urgentă? Întâlnește-te regulat, dar nu în fiecare zi.
• Este întâlnirea urgentă, dar nu atât de importantă? Aveți o întâlnire unică.
• Întâlnirea dumneavoastră nu este importantă sau urgentă? Nu aveți deloc o întâlnire; trimite doar un e-mail.

Alegeți cu înțelepciune cine este publicul dvs

Este o idee excelentă să împărtășiți informații întregii echipe și să mențineți toată lumea pe deplin implicată. Totuși, trebuie să luați în considerare și impactul pe care întâlnirea îl are asupra nivelurilor de productivitate și asupra bugetului dvs. Totuși, să presupunem că doriți să reduceți participarea la întâlniri. În acest caz, puteți lua în considerare utilizarea unui instrument de management de proiect colaborativ care permite întregii dvs. echipe să vadă modul în care propriile sarcini influențează progresul proiectului. Acest lucru vă poate ajuta să economisiți timp, fără a fi nevoiți să actualizați angajații cu privire la nivelurile lor de progres. De exemplu, unele instrumente de management de proiect colaborativ pe care le puteți lua în considerare sunt:

• Trello
• Manager de proiect
• Jira
• Wrike
• Monday.com și multe altele

Fii punctual cu timpul

După cum am menționat mai devreme, toți cei care participă la o întâlnire ar putea să nu aibă prea mult timp. De aceea trebuie să fii foarte punctual când vine vorba de timp. De exemplu, dacă întâlnirea începe la ora 10:00, nu o apăsați un minut mai târziu și nici măcar nu o încheiați după ora de încheiere stabilită. Timpul înseamnă bani și toată lumea care așteaptă să ghicească când va începe întâlnirea este o mare îngrijorare și o risipă de resurse. La urma urmei, dacă cineva vrea să ajungă la timp, o va face.

Toți profesioniștii din întreaga lume respectă timpul mai presus de orice altceva. De exemplu, dacă stai să vorbești cu Bill Gates, el îți lasă doar cinci minute, iar dacă trebuie să prelungești acel timp, va seta un alt cronometru de cinci minute. Cei mai de succes oameni din lume sunt cu toții punctuali cu gestionarea timpului, mai ales atunci când sunt la întâlniri.

În plus, ora de încheiere este la fel de importantă ca și cea de început. Dacă ai obiceiul de a termina mai târziu decât ora finală, majoritatea oamenilor vor ști că nu ești punctual și nu iei întâlnirile în serios. Pe scurt, nu ești aici să pierzi timpul nimănui, inclusiv al tău.

Nu uitați să aveți o atitudine bună

Nimeni nu vrea să participe la o întâlnire care are o cultură organizațională proastă, iar asta include o atitudine proastă și multe altele. Iată ce puteți face pentru a manifesta un comportament bun atunci când vă aflați într-o întâlnire:

• A fi punctual (la timp)
• Acordați mare atenție la ceea ce au de spus alții
• Ascultă atât cât vorbești
• Fiind pozitiv și energic
• Asumarea responsabilitatii
• Respectând prezența celuilalt
• Nu da vina pe alții pentru nimic

Făcând următoarele, mențineți un mediu pozitiv în cadrul întâlnirii și evitați orice conflict cu ceilalți participanți la întâlnire. La urma urmei, toată lumea vrea să fie în preajma unei persoane pozitive și energice.

Întâlnire eficientă – Încheierea

Ei bine, asta se referă la cele șapte sfaturi pentru a conduce o întâlnire eficientă. Sperăm că aveți o înțelegere clară a ceea ce puteți face pentru a avea întâlniri mai bune în afacerea dvs. Mulți oameni vor participa la întâlniri și nici măcar nu știu de ce participă la ele. Acest lucru este cu siguranță ceva ce nu doriți să se întâmple, deoarece importanța unei întâlniri este de a identifica unde sunt problemele organizației și de a promova îmbunătățirea după încheierea întâlnirii. Întâlnirile sunt importante, iar dacă găsești echilibrul potrivit atunci când le organizezi, toți, inclusiv tu, vor fi bucuroși să participe la ele.