Sfaturi pentru a încorpora colectarea de cunoștințe în fluxurile de lucru zilnice

Săptămâna aceasta, la Forrester's B2B Summit din Austin (primul meu eveniment în persoană în ultimii ani), Jackie Palmer, VP de marketing de produse la Demandbase, și am discutat despre inconvenientele inerente culturii și mediului nostru de lucru actual. Ea mi-a spus că a auzit de la unul dintre colegii mei cu o zi înainte, dar pentru că fusese afară savurând cină și băuturi, a amânat mesajul pentru a putea reveni la el mai târziu.

Am convenit asupra acestor puncte: Slavă Domnului că amâni și ce ușurare este că acum putem programa și mesaje (e-mailuri, DM-uri Slack, texte etc.) pentru a fi trimise mai târziu. Ambele progrese tehnologice ne permit să ducem lucrurile la bun sfârșit atunci când timpul ne permite, permițând profesioniștilor ocupați să lucreze în câteva minute rapide ici și colo (în timp ce la cină, de exemplu) fără a ne bloca complet când sarcina se dovedește a fi mai puțin de dimensiunea mușcăturii decât ne așteptam inițial.

Ați verificat un e-mail, dar nu aveți timp sau resurse pentru a răspunde imediat? Pune-l înapoi în coadă sau programează-l să reapară atunci când probabil că vei avea tot ce ai nevoie. Ai avut o idee pe care vrei să o împărtășești cu un coleg? Notează-ți mesajul, dar programează-l să ajungă în căsuța lor de e-mail atunci când sigur vor fi concentrați pe muncă.

Săptămâna trecută, am stabilit un cadru pentru gestionarea cunoștințelor personale și am partajat unele dintre aplicațiile din cutia mea de instrumente. De data aceasta, voi împărtăși câteva tehnici de captare a cunoștințelor care profită de tehnologie pentru a se asigura că informațiile potrivite sunt la locul potrivit, la momentul potrivit. (Mă surprinde faptul că acesta este același limbaj pe care îl folosim atunci când discutăm despre atragerea clienților și potențialilor să interacționeze cu conținutul nostru.)

Ați trecut de la aplicațiile moștenite de acasă la soluții comerciale (sau invers)? Anunță-ne!

Participați astăzi la sondajul de înlocuire MarTech din 2022!

Ideea principală din spatele tuturor acestor fluxuri de lucru este că pentru fiecare tip de informații pe care le culegeți — informațiile de contact ale unei persoane, o sarcină care trebuie îndeplinită, un articol perspicace pe care doriți să-l găsiți mai târziu etc. — aveți un singur punct final cu mai multe intrări. Așadar, indiferent de context (strângerea unei verificări a telefonului mobil, îndeplinirea completă a sarcinii la birou, multitasking într-o întâlnire virtuală etc.), aveți o modalitate ușoară de a aduce acele informații la locul potrivit, astfel încât să poată să fie scos la suprafață la momentul potrivit.

Forma omniprezentă

Sunt un mare fan al formularelor pentru colectarea de informații, deoarece vă oferă atât de multe opțiuni la celălalt capăt. Puteți tăia și tăiați datele sau pur și simplu le puteți trata ca text liber.

Extensia browser Zapier + ??

Zapier oferă o extensie pentru Chrome care vă permite să configurați un formular care să apară ca o bară laterală din dreapta, lângă orice faceți. O utilizare excelentă pentru aceasta este atunci când trebuie să adaug contacte noi în baza mea de date sau când colectez informații despre furnizori când fac cercetări pentru rapoartele noastre de informații MarTech (MIR). Uneori, aceste informații vor apărea atunci când cineva îmi prezintă altcineva prin e-mail. Alteori, încep acest proces de la cercetarea online pe o pagină web.

În orice caz, pentru a mă asigura că informațiile merg la locul potrivit, ating extensia Zapier pentru Chrome, care îmi oferă o bară laterală de unde pot prelua informații de pe ecranul principal fără a părăsi acel context. Momentan, vreau ca informațiile de contact să fie stocate și accesibile dintr-o grămadă de locuri diferite, așa că folosesc un Zapier zap pentru a trimite astfel de informații către Google Contacts, ClickUp, Airtable și (pentru că le testez chiar acum ) Folk. L-am introdus o dată și dau clic pe butonul de trimitere și voila — nu mai sunt introduse de date duplicat sau tăiate și lipite. Nu este perfect , dar ajută foarte mult.

Avantaj: Iată un link către Zapier-ul meu care face acest lucru, pe care îl puteți personaliza pentru propria dvs. aplicație

JotForm

Solicităm furnizorilor din categoriile pe care le acoperim în Rapoartele noastre MarTech Intelligence să completeze formulare care îi interoghează despre companiile lor și ofertele lor de produse în sectorul tehnologic pe care îl examinăm. Acest lucru ne ajută să ne asigurăm că punem aceleași întrebări fiecărui furnizor și, cu anumite tipuri de întrebări, putem transforma răspunsurile direct în diagrame sau grafice. Secțiunea finală a chestionarului solicită opiniile lor cu privire la tendințele care conduc categoria în ansamblu. Aceste informații calitative sunt informații super valoroase pentru mine, așa că folosesc Zapier pentru a mă asigura că răspunsurile lor ajung în Mem, unde le pot scoate la suprafață atunci când descriu și scriu.

Folosesc aceste forme și pe plan intern. Au o mulțime de capabilități care le fac mai puternice decât extensia de browser Zapier, iar una dintre cele mai importante este capacitatea de a utiliza meniuri derulante, casete de selectare și butoane radio. Aceste tipuri de intrări vă asigură că obțineți date consistente, structurate, fără alternative deranjante sau greșeli de ortografie, greșeli de scriere etc.

Cu aceste date consecvente, este mult mai ușor să tăiați, să dați cuburi și să analizați datele rezultate fără a face o curățare mare. Când colectez informații despre furnizori din diverse categorii în primele etape ale cercetării MIR, folosesc un formular care furnizează date în Google Tables sau Airtable, unde le pot analiza pe toate ulterior. Îmi voi configura desktop-ul unde am formularul pe o parte a afișajului și informațiile destinate să fie introduse pe cealaltă. Deoarece folosesc câmpuri drop-down, cum ar fi „Categoria de software”, unde pot alege dintre diferite opțiuni, mai târziu pot să mă uit la toate companiile din acea categorie una lângă alta, deși pot sări de la categorie la categorie atunci când colectez informații.

Redirecționare e-mail sau BCC

În calitate de marketer, probabil că lucrezi mult în e-mail. Cu toate acestea, interfețele de e-mail – oricât de bine concepute – nu sunt locurile ideale pentru a evidenția informațiile pe care le partajați și le primiți prin e-mail. Deci, atunci când vă gândiți ce elemente să includeți în baza dvs. de cunoștințe personale, asigurați-vă că redirecționarea e-mailurilor este acceptată ca mijloc de importare a informațiilor.

Cu unele instrumente, cum ar fi ClickUp, pot BCC o anumită adresă de e-mail atunci când trimit un mesaj care are legătură cu o anumită sarcină, iar acel e-mail (precum și multe răspunsuri) vor fi incluse în câmpul „comentarii” al unei sarcini. .

Înregistrare + transcriere AI

Acesta este ceva ce l-am folosit pentru întâlniri virtuale (asigurați-vă că obțineți permisiunea), seminarii web sau evenimente, chat-uri pe Twitter, podcasturi și altele asemenea. După ce ați înregistrat vorbirea, plasați-l în Otter sau Speak pentru transcriere automată, apoi aruncați transcrierea în depozitul dvs. nestructurat (asigurați-vă că păstrați audio original în cazul în care traducerea automată este mai puțin exactă).

Citește-o mai târziu

Folosesc Pinboard (evoluția a ceea ce a fost delicios) pentru a capta două tipuri de informații: articole care par promițătoare, dar în prezent nu am timp să le citesc și articole pe care le-am citit și la care vreau să mă refer mai târziu - cum ar fi atunci când Adun ceva ce scriu. Dacă plătiți pentru contul „arhivă” (39 USD/an), Pinboard păstrează o copie locală a conținutului de pe adresele URL pe care le-ați marcat. Mai târziu, puteți găsi informații relevante prin intermediul etichetelor sau al căutării integrale, chiar dacă sursa de conținut original nu mai este online.

Concluzie

Acestea sunt doar câteva dintre modalitățile prin care încerc să mă asigur că informațiile importante nu trec pe lângă mine în cursul zilei. Sper că vă vor genera câteva idei care vă pot ajuta să vă ușurați fluxul de lucru. Voi explora organizarea și scoaterea la suprafață a acestor informații în săptămânile următoare.